关于会议接待礼仪常识

关于会议接待礼仪常识
关于会议接待礼仪常识

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关于会议接待礼仪常识

迎来送往,是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节,是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。下面是小编为大家搜集的关于会议接待礼仪常识,供大家参考。

会议接待礼仪常识

根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。

首先是会议的筹备工作。

根据会议规模,确定接待规格。

发放会议通知和会议日程。

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

选择会场。

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选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。

第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为上次会议是从这里开的,没出什么问题,就草率地认为这回也会同样顺利。否则,可能会造成损失。

第四:要有停车场。现代社会召集会议,一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

会场的布置。

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------ 坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于1020人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。

准备会议资料。

会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。

会议前的接待礼仪。

会前检查。

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如

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检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

提前进入接待岗位。

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。

①签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差错,应不动声

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------ 色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。

其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员严阵以待,做好各项准备工作。如,会议进行第一项:全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力。

做好会后服务的准备。会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

会后服务

会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。

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送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

清理会议文件①根据保密原则,回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结

随着经济的快速发展,礼仪在商务活动中显得尤为重要。而其中的接待礼仪也将成为决定商务活动成败的重要因素之一。下面是小编为大家搜集的新人职场基本接待礼仪知识,供大家参考。

接待礼仪常识一、个人礼仪

1、仪容仪表

一位专业的职业人士,着装要整洁大方,体现出你的职业性与专业性。女士不要披头散发,化妆以淡妆为宜,打扮不可过于浮夸与性感。男士要注意清理胡须,切勿留长发。

2、言谈

言谈要礼貌、亲切,表露出对他人尊重。交谈中,你作为接待的一方要说敬语,如:您、请、谢谢、对不起、打扰、指教等等。

3、举止

在接待中,你的行为举止要温文尔雅,有礼大方,无论是说话姿势、坐姿、走姿、站姿都应按照礼仪规范动作,变现出优雅、自然、大方、礼貌。

接待礼仪常识二、见面礼仪

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------ 见面时,可向对方进行握手礼或鞠躬礼。握手时要站姿端正,目光正视对方,脸带微笑;鞠躬时上身要向下弯,但不可弯得东倒西歪,要郑重其事地弯腰问好,表达你的尊重。

接待礼仪常识三、介绍礼仪

1、自我介绍

自我介绍之前最好先向对方进行握手礼或鞠躬礼,然后向对方说明自己的名字与职位,言语要言简意赅,点到即止。

2、介绍他人

介绍他人时,你的手心要向上,掌向被介绍人,根据双方的身份高低而进行先后介绍,当中要说明他人的名字与身份。

接待礼仪常识四、行进礼仪

作为接待引领客人时,你应走在前方当向导,宾主双方并进走在道路内侧,你走在道路外侧。乘坐电梯时,你应先行进入控制电梯,再邀请客人进入。若电梯已有人控制,你则要等待客人进入后方可进入。出电梯时,你都应是最后走出那个。

接待礼仪常识五、电话接待礼仪

接电话时,当听到电话铃声响起,你应第一时间接听电话向对方问好说明身份,接着询问对方身份与意图;电话交流中,你要认真听取与记录好对方的要求,语言要有礼貌,态度要诚挚与耐心;结束通话时,要说再见,先等待对方挂电话你在挂电话。

其实,接待礼仪常识不止职场人士要掌握,而是每个人都应学会与

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掌握的常识之一,毕竟我们都有接待他人的时候,学会这些接待礼仪常识对我们是有备无患啊!

商务礼仪是人们在商务活动中所必循遵循的行为规范和准则。下面是小编为大家搜集的浅谈会议接待的礼仪知识,供大家参考。

1、确定接待规格

会议规模是由主持单位领导决定。一般来说,企业内部的一般工作性会议讲究效率,可以不拘形式。对于上级单位主持的会议,因为邀请各企业的代表参加,所以接待工作要求比较规范。通常是由企业的一位主要领导直接抓会议准备工作,成立一个会务组,专门研究布置会议接待接待的有关工作。

2、发放会议通知

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。

会议通知一般在会议前15至30天之内寄出,这样可以使对方有充足的时间把会议回执寄回来。

3、会场的选择

选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------ 第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。

第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为上次会议是从这里开的,没出什么问题,就草率地认为这回也会同样顺利。否则,可能会造成损失。

第四:要有停车场。现代社会召集会议,一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

4.会场的布置

会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。

一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下

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几种配置方法:

①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于1020人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。

③教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。

【座次排序基本规则】

以左为上(中国政府惯例)

以右为上(遵循国际惯例)

居中为上(中央高于两侧)

前排为上(适用所有场合)

以远为上(远离房门为上)

面门为上(良好视野为上)

5、会议资料的准备

---------------------------------------------------------------范文最新推荐------------------------------------------------------ 现代化的会议离不开各种辅助器材,在召开会议之前,就应该把各种辅助器材准备妥当。这些资料包括桌椅、名牌、茶水、签到簿、名册、会议议程、黑板、白板、笔等。

6、接待人员提前入场

接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分签到、引座、接待三个岗位。

①签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。

③接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。

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会议接待服务工作流程

1.0 目的: 为了使会议能够正常运行,做好优质化服务工作。 2.0 适用范围: 3.0 职责: 落实会议服务流程,保证会议服务质量,在会议顺利举行后处理相关事项。 4.0 作业内容: 4.1 会前工作 4.1.1会议领班接到《培训服务需求通知单》后,根据会议通知单内要求,按人数预备好凳子、茶 杯、烟缸,必要时准备香巾及果盘等物品。 4.1.2确定会议的日期,在会前前一天检查好空调、音响及灯光设备设施的正常使用情况,确保会 议能够正常运行。 4.1.3检查好会场的盆景及桌椅是否按要求摆放。 4.1.4检查好会场排放后的整体效果及卫生情况。 4.2服务流程 4.2.1做好会前的迎梯、司梯工作。 4.2.2做到客到茶到,为每一位客人倒好茶水。 4.2.3请会议负责人签好会议使用单 4.2.4根据会议通知单的要求,确定续水的时间,按规定的时间进入会场进行续水服务,如发现会 议人员喝水较多或是喝水较少,也可适当提前或推后续水时间。 4.3 续水顺序 4.3.1从主席台开始,按顺时针方向续茶姿势,左手提壶,右手小指、无名指拿起杯盖,拇指、食 指、中指端起杯子,续七成满茶,然后从一边轻轻盖上。 4.3.2如有领导参加会议,从行领导开始,然后依次顺时针斟倒(倒水后伸手示意请用茶)。 4.8如有外宾参加会议,要先为第一外宾斟倒,再为第二主宾斟倒,然后按主宾的顺时针斟倒。 4.9进入会议室时要做到走路轻,动作轻,留意与会人员的要求,尽量让客人满意。如客人的需求 本人无法解决,要及时上报,寻求解决办法,一切工作完毕后离开会议室,关好会议室门,站在会议室门口,如会议期间有人进出,要为其开门,直到会议结束。 4.10当会议结束后,服务员打开会议室门与客人道别,如需要协助按电梯,把客人送进电梯。 4.11等与会人员离开,服务员检查会议室内是否有客人遗留物品,如有及时报部门领导,做好交接, 然后撤出杯具及小毛巾等物品,对会议室进行整理工作。 5.0 相关支持性文件及附件 6.0 质量环境记录: 6.1《培训中心服务需求通知单》

会议服务基本礼仪

会议服务基本礼仪

第一章会议服务基本礼仪 一、服饰仪容礼仪 (一)服饰的类别和要求 1、统一着工作服,工作服一般要求颜色淡雅一些,深色的服饰会给人一种压抑或与严肃的感觉,工作服一定要合身,不紧身不松垮,工作服要定期清洗、熨烫,保持服装干净平整、清晰无异味。穿与工作性质相符的鞋,会议服务过程中不要发出嗒嗒的响声。 2、不得穿低领装、肚脐装等奇装异服,穿着要大方得体,工作期间要正确佩戴胸卡,工作期间不得佩戴戒指手链手镯,夸张的耳环,不得留长指甲,不涂指甲油。不得涂抹过于浓厚,刺鼻的香气,不得吃刺激性食物,保持口腔清晰的清新。 (二)、发饰的选择 1、不得披发,不烫怪异发型,头发保持自然色,统一发式统一头花。 2、不得留过长的刘海,一般要求不留刘海,以免低声道水时刘海会滑落参会人员脸上,甚至发生头发掉落杯中的事情。 3、不得喷太浓重的发胶发蜡,如等刺鼻的美发用品。 (三)、面容的化妆 1、选择适当的化妆品与自己气质,脸型,年龄等特点相符的化妆方法。

2、工作时间精神饱满,面带微笑,给人一种亲近的感觉,不得浓妆艳抹,天仙化淡妆,妆容自然大方。 (四)言谈举止,礼貌用语。 1、接听会议室电话要使用文明礼貌用语,声音要轻柔,语速不要过快生硬“您好,这里是会议服务,请问您有什么需要……” “请问您贵姓……?请问您的联系方式……?” “请问您还有什么会议要求?” “好的再见” “您好,请问您是来参加XX会议的吗?请您往这边走,XX会议室在这边……” “您好,这是您的茶,请慢用。” 2、会议服务过程中,经常会遇见业主有临时的服务要求,注意观察主客的眼神、举动,服务人员要上前要略欠身体轻声问候:“你好!请问您有什么事情……?(如要求更换茶水、空调温度调低点、喝浓茶,传递物品等)” “…好的,您稍等…” 3、会议期间,客人提出了一些要求,能办到的不能推诿拒绝,尽量去完成,不能完成的要如实、合理的给客人解释。 4、如电梯间遇见主要领导,要主动打招呼,微笑点头问好“李总您好!吴总您好!”主动按电梯键按钮,尽量不要和高景领导乘坐一台电梯。

职场礼仪常识汇总知识

职场礼仪常识汇总知识 1、办公桌的礼貌 我们办公室有十张办公桌,情形却大不一样。只有一两张是整洁的,其他都是惨不忍睹。我一看到凌乱的办公桌,就对这个桌子的 主人打了折扣。 所以奉劝大家,保持办公桌的清洁是一种礼貌。 想说说在办公室里用餐的事,使用一次性餐具,最好吃完立刻扔掉,不要长时间摆在桌子或茶几上。如果突然有事情了,也记得礼貌地 请同事代劳。容易被忽略的是饮料罐,只要是开了口的,长时间摆 在桌上总有损办公室雅观。如茶水想等会儿再喝,最好把它藏在不 被人注意的地方。 吃起来乱溅以及声音很响的食物最好不吃,会影响他人。食物掉在地上,最好马上捡起扔掉。餐后将桌面和地面打扫一下,是必须 做的事情。 有强烈味道的食品,尽量不要带到办公室。即使你喜欢,也会有人不习惯的。而且其气味会弥散在办公室里,这是很损害办公环境 和公司的形象。 在办公室吃饭,时间不要太长。他人可能按时进入工作,也可能有性急的客人来访,到时候双方都不好意思。在一个注重效率的公司,员工会自然形成一种良好的午餐习惯。 准备好餐巾纸,不要用手擦拭油腻的嘴,应该及时擦拭。嘴里含有食物时,不要贸然讲话。他人嘴含食物时,最好等他咽完再跟他 讲话。 2、洗手间的礼貌

我有一回在洗手间遇到同事,当时正在想事情,没有主动打招呼,同事也没跟我打招呼,她认为我高傲,这样后来我们之间好像就有 了一种隔膜。 所以,在洗手间遇到同事不要刻意回避,尽量先和对方搭话。千万不要装做没看见把头低下,给人不爱理人的印象。也不要与上司 在同一时间上洗手间,特别是洗手间小的情况下。 有的洗手间采用封闭的门扉,在有人敲门时,应回答:我在里面! 3、有借有还的礼貌 有借有还,再借不难,这是妈妈在我小时候告诉我的。 假如同事顺道替你买外卖,请先付所需费用,或在他回来后及时把钱交还对方。若你刚好钱不够,也要在次日还清,因为没有人喜 欢厚着脸皮向人追债。同样地,虽然公司内的用具并非私人物品, 但亦须有借有还,否则可能妨碍别人的工作。还有就是严守条规, 无论你的公司环境如何宽松,也别过分从中取利。可能没有人会因 为你早下班15分钟而斥责你,但是,大模大样地离开只会令人觉得 你对这份工作不投入、不专一。此外,千万别滥用公司的电话长时 间聊天,或打私人长途电话。 4、电梯间里的礼貌 电梯很小,但是在里面的学问好大呢。 伴随客人或长辈来到电梯厅门前时,先按电梯按钮;电梯到达门 打开时,可先行进入 电梯,一手按开门按钮,另一手按住电梯侧门,请客人们先进; 进入电梯后,按下客人要去的楼层按钮;行进中有其他人员进入,可 主动询问要去几楼,帮忙按下。 电梯内尽可能不寒暄。电梯内尽量侧身面对客人。 到达目的楼层,一手按住开门按钮,另一手并做出请出的动作,可说,到了,您先请!

酒店会议接待方案

酒店会议接待方案

酒店会议接待方案 (一)会前工作: 1、与会议主办方洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。 4、与会议主办方确认会议接待方案。 5、与会议主办方签订会议接待合同,顺便要定金。 6、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。) (二)、跟进工作: 1、机场、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。 2、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。 3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 4、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其它相关安排等工作。 6、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、

娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。 8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。 9、确认特殊客人(如伟大的领导少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。 10、协调会议期间的交通工具的安排。 11、代办会议代表返程及她程的交通票务及其它委托代办服务。 (三)、会后工作: 1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 3、与会议主办者的费用结算工作。 4、欢送代表工作。 (四)、会议的筹备工作: 1、根据会议规模,确定接待规格。设定待规格。 2、发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样能够确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其它要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了与会者问路的许多麻烦。

公司会议接待流程

会议接待流程 为使公司日常工作有一个规范化的管理模式,进一步提高工作质量和效率,为各部门提供正确指导,现将公司会议接待工作特制订以下流程。 一、会前准备阶段 1. 接到上级会议接待通知后,市场部应先与办公室的会议策划人取得联系,了解与会人员的相关资料,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。 2. 确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。 3. 草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。 4.合理安排相关会务工作人员,相关事宜有:①由公司办公室专员负责制作电子欢迎牌和指引牌,标准语句参照“热烈欢迎XXX莅临指导”,力求简洁明了。②安排一位工作人员专门拍摄会场情况,以备将来宣传和纪念之用。③安排负责会场茶水等有关工作人员。 5.市场部应在会议召开提前,以飞秋形式通知员工,按要求着装,并保持良好的办公环境,树立良好的公司外部形象。 6.重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等设备是否能正常使用

7. 会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。 8.参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明公司名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易识。 二、会议落实阶段 1. 检查各项准备工作的落实情况。 2.发送会议通知。通知内容应涵盖日期、时间、具体会址和联络方式。可采用电话通知、电子邮件通知或通过公司信息平台发送短信通知等几种形式,并确保能够按时、准确地传达到全体与会人员。 3.确定电子欢迎牌的播放及指引牌的摆放位置,并安排会务工作人员迎接与会者入场。 4.会场布置具体如下: ⑴会场应庄重、整洁、舒适,合理调节温度,并检测灯光可视度。场内不可堆放杂物,并应摆放适量的花卉陈设。 ⑵会场的座次安排要分清主次,特别是有贵宾参加会议的情况下,更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位。 ⑶每个座位的桌面上应配备公司公用信纸三张,铅笔一支,会议流程一份(红底纸张打印)、小支装矿泉水一支及名牌架一个。将洗净的水果放置在果盆与纸巾盒摆放妥当,并需准备茶水待客。 ⑷会场应设有来宾签到处,签到处最好设在入口通道较明显的地方。

职场礼仪常识汇总

职场礼仪常识汇总 1、社交中的"黄金原则" (1)对朋友的态度要永远谦恭,要常常微笑着同别人交谈,交往。 (2)对周围的人要时时保持友好相处的关系,寻找机会多为别人做些什么,例如,你的邻居病了,你能想到为他做一碗可口的汤,别人对你就会经久难忘。 (3)当别人给你介绍朋友时,你应集中精力去记住人家的名字。在以后的交往中,你一见面就能叫出他的名字,人家就会觉得这个人很热情,很有心。 (4)要学会容忍,克服任性,要尽力理解别人,遇事要设身处地为别人着想。做到这一点就能让朋友感到亲切、可信、安全。 2、办公室里五大礼仪地图我的许多朋友从农村来到城市,开始是做工人的,因为他们自强不息,进修了大专,开始做了办公室职员,有的是接线员,有的是秘书,更多的做了推销员,经常出入office。她们都认为懂得职场礼仪是多么重要。遵循一些礼仪规范,了解、掌握并恰当地应用职场礼仪会使你在工作中左右逢源,使你的事业蒸蒸日上哦。办公桌的礼貌我们办公室有十张办公桌,情形却大不一样。只有一两张是整洁的,其他都是惨不忍睹。我一看到凌乱的办公桌,就对这个桌子的主人打了折扣。所以奉劝大家,保持办公桌的清洁是一种礼貌。想说说在办公室里用餐的事,使用一次性餐具,最好吃完立刻扔掉,不要长时间摆在桌子或茶几上。如果突然有事情了,也记得礼貌地请同事代劳。容易被忽略的是饮料罐,只要是开了口的,长时间摆在桌上总有损办公室雅观。如茶水想等会儿再喝,最好把它藏在不被人注意的地方。吃起来乱溅以及声音很响的食物最好不吃,会影响他人。食物掉在地上,最好马上捡起扔掉。餐后将桌面和地面打扫一下,是必须做的事情。有强烈味道的食品,尽量不要带到办公室。即使你喜欢,也会有人不习惯的。而且其气味会弥散在办公室里,这是很损害办公环境和公司的形象。在办公室吃饭,时间不要太长。他人可能按时进入工作,也可能有性急的客人来访,到时候双方都不好意思。在一个注重效率的公司,员工会自然形成一种良好的午餐习惯。准备好餐巾纸,不要用手擦拭油腻的嘴,应该及时擦拭。嘴里含有食物时,不要贸然讲话。他人嘴含食物时,最好等他咽完再跟他讲话。电梯间里的礼貌电梯很小,但是在里面的学问好大呢。伴随客人或长辈来到电梯厅门前时,先按电梯按钮;电梯到达门打开时,可先行进入电梯,一手按开门按钮,另一手按住电梯侧门,请客人们先进;进入电梯后,按下客人要去的楼层按钮;行进中有其他人员进入,可主动询问要去几楼,帮忙按下。电梯内尽可能不寒暄。电梯内尽量侧身面对客人。到达目的楼层,一手按住开门按钮,另一手并做出请出的动作,可说,到了,您先请! 客人走出电梯后,自己立刻步出电梯,并热诚地引导行进的方向。有借有还的礼貌有借有还,再借不难,这是妈妈在我小时候告诉我的。假如同事顺道替你买外卖,请先付所需费用,或在他回来后及时把钱交还对方。若你刚好钱不够,也要在次日还清,因为没有人喜欢厚着脸皮向人追债。同样地,虽然公司内的用具并非私人物品,但亦须有借有还,否则可能妨碍别人的工作。还有就是严守条规,无论你的公司环境如何宽松,也别过分从中取利。可能没有人会因为你早下班15分钟而斥责你,但是,大模大样地离开只会令人觉得你对这份工作不投入、不专一。此外,千万别滥用公司的电话长时间聊天,或打私人长途电话。洗手间的礼貌我有一回在洗手间遇到同事,当时正在想事情,没有主动打招呼,同事也没跟我打招呼,她认为我高傲,这样后来我们之间好像就有了一种隔膜。所以,在洗手间遇到同事不要刻意回避,尽量先和对方搭话。千万不要装做没看见把头低下,给人不爱理人的印象。也不要与上司在同一时间上洗手间,特别是洗手间小的情况下。有的洗手间采用封闭的门扉,在有人敲门时,应回答:我在里面! 拜访客户的礼貌我常出门拜访顾客,有时会很紧张。后来自己摸索,时间长了,加上别人告诉的经验,也就不觉得紧张。第一条

公司会议接待方案

公司会议接待方案 制定好会议方案,在会议召开前对会议的目的、规模、时间、地点设施、内容、议程、日程、组织形式、会议文件、经费、后勤服务等要素做出周密安排,能促进会议顺利进行,取得完满的预期效果。以下是关于公司会议接待方案,欢迎阅读! 公司会议接待方案 一、会议概况: (一)会议时间: (二)会议地点: 地址: 电话: 联系人: (三)参加会议人员 东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长,特邀佳木斯市公安局有关领导与会,约50人。 二、活动日程(见日程安排表) 三、工作分工 成立会议筹备领导小组 组长:××× 副组长:×××

领导小组下设办公室,负责人×××,具体负责整个会议期间的各项工作。 成员单位:政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、交警支队领导各1人。 办公室下设材料组、会务组。 (一)材料组 负责人:××× 成员:秘书处有关人员 职责: 1.领导讲话、主持稿、论文集 2.代表报到、登记,制定花名册、通讯录 3.会议须知、日程表 4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表 5.制做文件袋、配记事本、笔、相册 6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签 7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆 (二)会务组 负责人:××× 成员:交警支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。 职责:具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会

议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。 1.车辆 负责人:××× (1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。 行政处2台轿车主要用于会务。 (2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台,交警支队前导车1台。 主要用于参观、游览。 (3)各单位抽调公务车于8月9日上午8:30分到名门饭店会务组报到,接受任务;交警前导车、3辆中客8月10日11:30到名门饭店会务组报到。 (4)联系交警支队,确定具有长春特色参观路线。 游览期间,沿线主要街路由交警安排勤务。 (5)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。 (6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。 (7)联系各代表团铁路定票,为代表自带车辆加油及送站工作。 2.接站 负责人:×××

会议接待流程

会议接待流程 一次会议的成功开始,最关键的就在会议接待的环节。必须安排好会议接待的人员、会议接待的场所、会议接待时所需要的各种物品。 会前工作: 1、与会议主办者洽谈。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。 4、与会议主办者确认会议接待方案。 5、与会议主办者签订会议接待标准合同。 6、确认会议主办者预付会议订金事宜。 7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。 8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。) 会中工作: 9、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。 10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待。 11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。 15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等安排)。 16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。

17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。 18、协调会议期间的交通工具的安排。 19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。 会后工作: 20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。 22、与会议主办者的费用结算工作。 23、欢送代表工作。 会议接待方案 (一)会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案,属于会议专题策划方案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议总体方案的附件。 (二)会议接待方案的基本内容 1.接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多,包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等,有以政府代表团名义来访的,也有联合组团参加的,还有的是以个人身份参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何接待,即接待的缘由、目的和意义。 2.接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。 3.接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时,主办方出面的人员的身份,以及主办方安排的食宿标准等。 4.接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、

会议接待总方案(1)

集团客户会议接待方案 第一部分:会议类别 第二部分:会议物料配备 第三部分:会议各项预定标准 第四部分:会议操作工作流程 第五部分:接待工作操作执行 第六部分:《接待计划实施表》模板第七部分:短信发送模板

第一部分:会议类别 第二部分:会议物料配备 一、会议物料配备 (一)宣传物料布置清单 1、机场接机物料布置 接机牌 接待区(接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌) 机场贵宾室(欢迎牌易拉宝2个、引导牌) 2、酒店物料 酒店外围布置(罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门\空飘\气柱、引导牌) 酒店接待处(接待处欢迎背景展板、接待桌2张、接待台卡1、桌花1盆) 会议室布置(会议主题背景板、条幅、展区设计、演讲台、演讲台花、嘉宾台卡、排插、麦克风、投影仪) 导示牌(会议室、会务组导示牌、方向导示牌等) (二)嘉宾高级套房房间物料 房卡套、高档洗漱包、台湾水果、插花、厦门特产(馅饼、茯苓糕等)、泡面、红牛、王老吉饮料、雪茄、茶叶,扑克牌、茶盘、茶具、欢迎品偿台卡、欢迎卡 (三)会议材料 会议材料准备(代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图) (四)会议辅助人员配备

客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐 (五)车辆 车辆通行证、车上CD、饮用水 (六)菜单 早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排 (七)晚宴 餐厅布置(晚宴主题背景板、餐牌) 节目表演(舞狮、提线木偶等厦门特色表演) 灯光、音响、酒水饮料 菜单、桌次安排、排桌座位表 (八)会务组 办公设备(A3、A4打印机、复印机等) 办公用品(笔、笔记本) 设施(排插、无线网络等) 第三部分:会议各项预定标准一、车辆使用标准 二、酒店预定标准 三、房间安排标准

会议接待细节流程

会议接待方案及细节流程 会议接待方案: 1、提供多家大酒店由您选择,价格优惠。 2、会场(或分会场)的选择和预定,会场的设计和布置(会场内外气氛的渲染和烘托,横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到台等)以及各种设备的摆放。 3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、请柬、胸卡、餐券的印制。 4、礼品策划、设计、样品提供和制作。 5、设备:会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。 6、翻译:各类外语语种的口译、笔译服务。(视具体情况而定) 7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。 8、提供会议所需各类信息。 9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。 10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等 11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单,根据要求进行调整,协助选择和推荐不同的用餐地点。 12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。 13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线,并根据参会人员的喜好,协助安排各种休闲活动。

14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。 会议接待细节流程: 一、会前服务 1、办方洽谈会议初步方案。 2、公司为会议主办方提供会议报价: (1)前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。 (2)会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。 (3)机场、火车站接站安排。 (4)酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。(5)会议流程方案。 3、与主办方确定方案,签订合同,预付定金。 4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作。 5、会议展板、展架、横幅的制作。 6、会议各种用品的运输、托运工作。 二:会中服务 1、会务组:会务组工作人员的工作安排和分工要求。 2、机场接站:专人负责机场,车站的接站服务。 3、酒店接待:会议室欢迎调幅、欢迎牌、指示牌等的摆放。 4、酒店签到:客人签到,发放房间钥匙、会议材料、礼品、登

日常礼仪汇总

一、邮件礼仪 1.1、关于签名 1.1.1、签名信息不宜过多;不要只用一个签名档,对内、对私、对熟悉的客户等群体 的邮件往来,签名档应该进行简化; 1.1.2、签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免出现乱码。字号 一般选择比正文字体小一些; 1.1.3、邮件的日期与时间要明确,最好明确到年月日时,以免双方认知不同产生误会。 1.2、收件人、抄送人 1.2.1、收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应;1.2.2、抄送人则只是需要知道这回事,的人没有义务对邮件予以响应,当然如果抄送 的人有建议,当然可以回Email。 1.2.3、请示性的邮件一般只有一个收件人,不相关的人一定不可随意抄送。 1.2.4、收件人(包括抄送人)若为一个以上,不论在邮件地址位置,正文位置,还是 附件内,均需要排序。 1.2.5、最讲礼仪的方式是按照职务高低排序,同样职位按姓氏字母顺序排,不了解职 位时可以按照字母顺序排,但重要邮件不建议这样做,尤其是重要客户。 1.2.6、有内外之别时,以客为先。 1.3、抄送的作用 1.3.1、让自己和对方的领导知道你们在做什么; 1.3.2、让与该项工作相关的人知道事情的进展,保持信息对称; 1.3.3、当遇到困难的时候可以请求抄送领导的援助。 1.4、语言的选择和汉字编码 1.4.1、只在必要的时候才使用英文邮件; 1.4.2、如收件人中有老外建议用英文,因为中英文编码不同,中文有可能变成乱码。 1.4.3、尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件; 1.4.4、对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。你很难保证你的英文表达 水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题,而影响邮件所涉及问题的解决。 1.5、选择便于阅度的字号和字体 1.5.1、中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana 或Arial 字型,字号用五 号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

2015大型会议接待方案

2015 大型会议接待方案 第 1 篇:大型会议接待方案 (一)会议接待方案的含义 会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文 案,属于会议专题策划方案,可以包含在会议总体方案中,也可以单独拟写,作为会议 总体方案的附件。 (二)会议接待方案的基本内容 1.接待对象和接待缘由。会议的接待对象的种类众多,包括上级领导、政府官员、协 办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席) 、参展单位、客商、普通观众以及媒 体记者等等,有以政府代表团名义来访的,也有联合组团参加的,还有的是以个人身份 参会、参展、参观。每一种接待方案一定要写清楚具体的对象。同时还要简要说明为何 接待,即接待的缘由、目的和意义。 2.接待方针。接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据会议 目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定。 3.接待规格。包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时,主办方出面的人员的 身份,以及主办方安排的食宿标准等。 4.接待内容。包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、 参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面。 5.接待日程。写明各项接待活动的日程安排。 6.接待责任。写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。如大型会议活动可设 置报到组、观光组、票务组等工作小组,分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅 游、返离时的票务联系等工作。 7.接待经费。写明与会者的食宿和交通的费用安排,有时也包含安排参观、游览、观 看文艺演出等的支出, 涉外会议活动还包括一定数量的礼品费。 对外公布的接待方案一 般不写这一部分的内容。 第 2 篇:大型会议接待方案 一、会前准备工作 1、组织会务班子、 2、发出会议通知。 3、印刷会议日程, 4、大型会议要编组 并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 (1) 悬挂会标、徽记、旗帜登。 (2) 设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证 音响效果。 (3) 确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。 (4) 保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 (5) 摆放适宜花卉。 7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全 保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。 9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。 明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 包括 会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。 编排好 会议程序,制定注意事项。

会议接待程序

会议接待流程 一、销售部接待程序 1、及时与会务方负责人进行联络 (1)清楚了解会议性质(接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等)。 (2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。 2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。 3、商谈价格 当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡. 价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。 4、签订会议协议,收取会议押金 当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协

议,并依照协议收取相应的会议押金。 5、会议接待通知单 签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案。 6、会议接待 发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程 7、会议结账 会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助。 8、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受。 9、会议结束 会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。 二、前厅部接待程序 房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到: 1、会议接待的前期工作 (1)熟悉、了解会议接待通知单的内容,包括会议内容、人数、抵店时间、离店时间、会场使用情况、所需房间数量等。 (2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人

会务接待基本礼仪

会务接待基本礼仪 会务接待基本礼仪1、如何迎接客人 一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则,即主要迎送人与主宾身份相当,当不可能完全对等时,可灵活变通,由职位相当的 人或由副职出面。其他迎送人员不宜过多。 二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和离开的时间,及早通知全体迎送人员和有关单位。如有变化,应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达迎接地点,不能太早,更不能太迟,甚至 迟到。送行人员则应在客人离开之前到达送行地点。 三是适时献上鲜花。迎接普通来宾,一般不需要献花。迎接十分重要的来宾,可以献花。所献之花要用鲜花,并保持花束整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色花朵。献花的时间,通常由 儿童或女青年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。可 以只献给主宾,也可向所有来宾分别献花。 四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的迎接,可事先准备特定的标志,让客人从远处即可看清;对首次前来,又不认识的 客人,应主动打听,并自我介绍;而对比较熟悉的客人,则不必介绍,仅向前握手,互致问候即可。 五是留下一定时间。客人抵达住处后,不要马上安排活动,要给对方留下一定的时间,然后再安排活动。 会务接待基本礼仪2、如何称呼、介绍和握手 关于称呼。国际上,对男子通常称先生,对女子通常称夫人、女士、小姐。其中对已婚女子称夫人,对未婚女子称小姐;而对不了解 婚姻状况的女子可称小姐,年纪稍大的可称女士。对地位高的官方 人士,还可直接称其职务、阁下。 迎接一批客人,如何介绍呢?是先介绍客人,还是先介绍主人?通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份最高者,先将前来欢迎的人员

按其身份从高到低依次介绍给来宾。在介绍两个人互相认识时,怎 么介绍呢?是先介绍男士,还是先介绍女士?是先介绍年幼者,还是 先介绍年长者?是先介绍身份低者,还是先介绍身份高者?是先介绍 未婚女士,还是先介绍已婚女士?西方是先卑后尊,我国是先尊后卑,西方与我国正好相反。伴随介绍客人,就是如何握手的问题?伸手次序:由尊者决定。公务场合职务高、身份高者先伸手,非公务场合,年长者、女姓先伸手。注意:握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏,等等。 会务接待基本礼仪3、如何陪车和引导 客人抵达后,如果需要陪车,宾主双方如何上车,如何就座呢? 乘坐轿车时,通常有两种情况:当有专职司机开车时,小轿车1 号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机 的旁边(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。 如果是主人自己开车,则要请主宾坐到主人的右侧,即前排右侧的位置,也就是副驾驶的位置。 中轿主座在司机后边的第一排,1号座位在临窗的位置。 乘坐中大型面包车时,则前座高于后座,右座高于左座;距离前 门越近,座次越高。为客人关车门时,要先看清客人是否已经坐好,切忌过急关门,损伤客人。 当宾主双方并排行进时,引领者走在外侧,让来宾走在内侧。单行行进时,引导者应走在前,来宾走在其后,起到带路的作用。出 入房门时,引领者主动开门、关门。出入无人控制的电梯时,引领 者先入后出,操纵电梯。 会务接待基本礼仪4、如何会见和会谈 会见座位的安排。通常将客人安排在主人的右侧,译员、记录员安排在主人和主宾的后面,其他人员按礼宾次序在主宾一侧就座。 主方陪见人员在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。双方人员 的排序由双方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合排定。

接待礼仪六点常识

接待礼仪六点常识 迎来送往,是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节,是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接,是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象,就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有周密的布署,应注意以下事项。(一)对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人,应首先了解对方到达的车次、航班,安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因,相应身份的主人不能前往,前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。(二)主人到车站、机场去迎接客人,应提前到达,恭候客人的到来,决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接,内心必定感到非常高兴,若迎接来迟,必定会给客人心里留下阴影,事后无论怎样解释,都无法消除这种失职和不守信誉的印象。(三)接到客人后,应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍,如果有名片,可送予对方。注意送名片的礼仪:1、当你与长者、尊者交换名片时,双手递上,身体可微微前倾,说一句“请多关照”。你想得到对方名片时,可以用请求的口吻说:“如果您方便的话,能否留张名片给我?”2、作为接名片的人,双手接过名片后,应仔细地看一遍,千万不要看也不看就放入口袋,也不要顺手往桌上扔。(四)迎接客人应提前为客人准备好交通工具,不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具,那样会因让客人久等而

误事。(五)主人应提前为客人准备好住宿,帮客人办理好一切手续并将客人领进房间,同时向客人介绍住处的服务、设施,将活动的计划、日程安排交给客人,并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。(六)将客人送到住地后,主人不要立即离去,应陪客人稍作停留,热情交谈,谈话内容要让客人感到满意,比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累,主人不宜久留,让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。 价等。考虑到客人一路旅途劳累,主人不宜久留,让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。接待客人要注意以下几点: (一)客人要找的负责人不在时,要明确告诉对方负责人到何处去了,以及何时回本单位。请客人留下电话、地址,明确是由客人再次来单位,还是我方负责人到对方单位去。(二)客人到来时,我方负责人由于种种原因不能马上接见,要向客人说明等待理由与等待时间,若客人愿意等待,应该向客人提供饮料、杂志,如果可能,应该时常为客人换饮料。(三)接待人员带领客人到达目的地,应该有正确的引导方法和引导姿势。1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前,配合步调,让客人走在内侧。2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时,应该让客人走在前面,接待人员走在后面,若是下楼时,应该由接待人员走在前面,客人在后面,上下楼梯时,接待人员应该注意客人的安全。3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时,接待人员先进入电梯,

会议接待方案6则完整版

《会议接待方案》 会议接待方案(一): 一、会前准备工作 1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。 2、发出会议通知。包括会议名称、资料、会期、时光、地点、与会人员范围。 3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。 4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。 5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。 6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。 (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。 (2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。 (3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。 (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。 (5)摆放适宜花卉。 7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。 8、做好会议发言、投票、发奖、群众照相等方面的准备工作。 9、进行会前检查或向领导汇报准备工作状况。 二、会务组织与服务工作 1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备状况。 2、搞好会议签到、材料分发。 3、落实主席台领导、发言人是否到齐。 4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。 5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关掉会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关掉手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。 6、做好会议纪录,写好会议简报。

7、组织照相。 8、为与会人员预订车、船、机票等。 三、会议善后工作 1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。 2、组织送站。根据与会人员离会时光,提前安排车辆、送站人员等。 3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。 4、做好会议报道工作。 会议接待方案(二): 一、会前 1、与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。 2、带给会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。 3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的状况。 4、确定方案,签订合同,预付定金。 二、会中 1、会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 2、会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。 3、会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 4、会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。 5、会议餐饮:用餐时光、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。 6、会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 7、会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 8、会议服务:会议代表合影留念、为代表带给文秘服务及相关服务。 三、会后

会议接待倒水礼仪

会议接待、办事工作是办公室一项重要工作。会议是领导组织商讨处理重要事务的组织,领导以及员工要在会议上商讨重要的事情,做出重年夜决定,往往一个会议长达几个小时,参会人员要高度集中精神,所以做好办事工作尤为重要。 令狐采学 中国自古被称为礼仪之邦,凡事以礼待人,特别是对来客长辈以及领导,更要注意以礼相待。会议时间一般要继续好几个小时,特别是领导要长时间的作工作陈述及总结工作、安插工作,所以按时给参会人员倒茶添水的工作显得十分重要。 开会前应及时准备好充分的开水并放好茶叶,如果能掌握准确的开会的时候可以提前几分钟倒好茶水,如果开会时间无法确定,则要等与会人员参加再倒水并双手端上,并礼貌的小声说:请喝水,一是提醒他人避免没注意碰到杯子,造成烫伤,二是暗示礼貌。杯子把手朝向客人,放在容易且便利拿的处所。 续水,一般在活动进行1520分钟后进行,要随时观察会场用水情况,遇到天热时就要随时加倒续水时瓶口要瞄准杯口,不要把瓶口提得过高,以免溅出杯外。如不小心把水洒在桌上或茶几上,要及时擦去。不端下茶杯,而直接在桌上或茶几上往杯中倒水、续水,是不合适操纵规范的。在往高杯倒水、续水时,如果便利或没有掌控一并将杯子和杯盖拿在左手上,可把杯盖翻放在桌上或茶几上,只是端起高杯来倒水。续完水后要把杯盖盖上。切不成把杯盖扣放在桌面或茶几上,这样既不卫生,也不礼貌端放茶杯举措不要过高,

更不要从他人肩部和头上越过。续水时不要把壶提得过高,以免开水溅出。注意不要把手指搭在茶杯边上,不要不端茶杯直接倒水或把杯盖扣放桌上。 倒过水后,要逐杯加以检查。检查时,可用于触摸一下杯子的外壁,如果是热的,标明已倒过水;如果是凉的,说明漏倒水了,要及时补倒。 会议途中倒水时要注意首先是进会议室的时候一定要轻,避免产生年夜的声音;在倒水的时候要稍微提醒一下在座的人,因为有可能他人没看见你在倒水,身体动一下,或者突然站起来的时候会把水洒到他人身上,这是很忌讳的!然后你要看开会的人座位的标的目的,比方说是一个圆形的会议桌,年夜家都在听领导在讲话,那么不要盖住他人的视线,从另一个标的目的把水倒上!另外水不要加的太满以杯的七八分满为宜。 关于倒水的顺序:开会倒水,从右边开始(领导先,顺时针顺序进行)倒水后,壶嘴不要对客人,要从客人右边倒。主席台一定要从客人面前加水。最后一点就是倒水的时候要多注意观察,是否烟灰缸已满,是否茶杯被污染要及时更换;喝水快的话就要加快倒水的频率,喝水慢的话可是减慢倒水的速度,随机应变,灵活运用。切忌心急,一定要轻、稳。这样才干做好会务的办事工作,包管会议的圆满召开。 其实在平时工作中的很多事情都跟倒水一样,说起来的人人城市做的事情,可是要做好也年夜有讲究。凡事要遵循规矩,也要适度立异,简单的事情仔细周全的考虑做好了也可以达到事半功倍的效

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