用友致远A6协同管理软件操作手册

用友致远
协同管理软件
操作手册
用友致远软件技术有限公司 二零零七年九月

目
录
普通用户启用注意事项 ...................................................................................................................... 3 第一章 快速使用 .................................................................................................................................... 6 1.1 发起协同事项 ............................................................................................................................... 6 1.2 处理协同事项 ............................................................................................................................... 6 1.3 查看协同事项 ............................................................................................................................... 7 1.4 发出会议通知 ............................................................................................................................... 8 1.5 提交会议回执 ............................................................................................................................... 9 1.6 发布公告调查 ............................................................................................................................... 9 1.7 新闻发布 ..................................................................................................................................... 10 第二章 普通用户操作 .......................................................................................................................... 10 2.1 协同工作 ...................................................................................................................................... 10 2.1.1 新建事项 .............................................................................................................................. 10 2.1.2 待发事项 ............................................................................................................................... 14 2.1.3 已发事项 ............................................................................................................................... 15 2.1.4 待办已办 ............................................................................................................................... 18 2.2 文档管理 ..................................................................................................................................... 23 2.2.1 我的文档 .............................................................................................................................. 23 2.2.2 单位文档 .............................................................................................................................. 29 2.2.3 综合查询 .............................................................................................................................. 30 2.3 公共信息 ...................................................................................................................................... 31 2.3.1 公告...................................................................................................................................... 31 2.3.2 调查...................................................................................................................................... 33 2.3.3 讨论...................................................................................................................................... 36 2.3.4 新闻...................................................................................................................................... 37 2.4 个人设置 ..................................................................................................................................... 38 2.4.1 修改密码 ............................................................................................................................... 38 2.4.2 个人信息设置 ....................................................................................................................... 38
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普通用户启用注意事项
一.控件下载安装
系统控件在登录界面[辅助程序安装]，点击进入，可以获得 A6 协同的辅助安装程序， 其中的 A6 精灵和 XP 辅助安装程序需要进行安装。
入口在此
精灵
1． 安装：登录界面 －〉 辅助程序安装 －〉A6 精灵客户端，下载后运行安装，注意 A6 精灵安装时需要关闭所有 IE 窗口，包括 A6 协同自己的 IE 窗口。 2． A6 精灵直接登录：在[开始]菜单[程序]中到[A6 精灵登录]，运行后弹出配置界面，输入 密码即可完成登录 3． 使用：A6 界面右上角的 键是 A6 系统的切换键，点击它可缩小到右下角变成精
灵图标，精灵图标上可以直接发协同、直接到文档。可以设置“自动登录”、“开机登录”。
主要功能: 支持 outlook 的个人邮件与 A6 协同之间的集成，可与 office2003 打通，实现 word、excel、PowerPoint 集成，完成独立的功能操作。 第一步：在系统的登录界面的右下角处“辅助程序安装” ，用户点击“辅助程序 安装” ，出现所有系统提供的辅助程序列表，选择“A6 精灵客户端控件”
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第二步：点击“下载安装”下载 A6 精灵安装程序，保存在本地硬盘。安装程序 的名称为“A6setup.exe”
第三步：运行 A6setup.exe 程序安装 A6 精灵，在运行安装程序以前必须关闭所 有 IE 浏览器和 office 程序。
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第四步： 安装完毕， 再登录协同系统时， 协同系统的退出按钮由
变成
，
在退出时，变成托盘形式。
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使 用 篇
第一章 快速使用 1.1 发起协同事项
第一步：点击一级菜单中“协同工作”，选择“新建协同”，出现下面输入页面， 输入标题和正文信息内容 第二步：选择“流程”，在选择人员的页面，选择事项的相关人员，确定流程 的流转方式是串行还是并行（系统缺省设置是并行） 第三步：点击“添加附件”，选择文件进行上传 第四步：点击“立即发送”，即完成发送
1.2 处理协同事项
第一步：当系统出现“A6 新消息”的在线短信提示表示会有新的协同事项要 求进行处理，直接点击消息提示就可以进行事件处理，也可以采用 刷新首页，在个人首页的“我的待办事项”列表中会出现要进行处理 的事项，点击“待办事项”，显示事项内容 第二步：点击页面上 图标，在页面呈现处理窗口，在输入框内填写处理
意见和内容。 第三步：点击“继续并提交”，事项处理完毕
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1.3 查看协同事项
第一步：在个人首页点击“我的跟踪事项” 点击事项标题，在协同页面上 ， 图标，在页面右侧呈现处理流程，处理状态分别表示： 已办；
进行中； 待办。 第二步：在协同页面上，拖动页面的竖向滚动条，在协同正文的下方呈现处 理意见和处理态度
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1.4 发出会议通知
第一步：在一级菜单“日程会议计划” ，选择“会议管理” ，点击“新建会议” 按钮 第二步：会议发起人填写具体会议内容，选择会议日期和时间和与会人员及 会议记录人员，点击“立即发送” 。会议发出后，所有与会人员均 会收到会议信息
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1.5 提交会议回执
第一步：查看会议：点击一级菜单“日程会议计划” ，选择“会议管理” ，列
表中会显示所有会议记录，点击某条会议记录可以查看具体会议内 容。 用户也可以在个人首页中的“待办事项”查看未召开的会议信息，只需点击 “待办事项”中的会议记录进行查看 第二步：会议回执：与会人员在收到会议信息后，可以直接点击“A6 消息提 示” ，显示会议具体内容，与会人员可以，点击 按钮进行会议回
执；也可以在个人首页中的“待办事项”查看未召开的会议信息， 只需点击“待办事项”中的会议记录进行会议回执，回执可以进行 多次操作。
1.6 发布公告调查
第一步：点击一级菜单“公共信息” ，选择“公告”“调查” 、 ，列表中会显示 所有发布的公告和调查 发布公告和调查的人员必须经 系统管理员进行授权 注：发布公告和调查的人员必须经过系统管理员进行授权 第二步：点击“发布”按钮，填写内容和图片，点击发布。发布的公告在单 位首页公告调查频道可以看到
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1.7 新闻发布
第一步：点击一级菜单“公共信息” ，选择“新闻” ，列表中会显示所有发布 的新闻 新闻发布人员必须经过系 管理员授权 授权。 注：新闻发布人员必须经过系统管理员授权 第二步：点击“新闻发布”按钮，填写新闻内容和新闻图片，点击发布。发 布的新闻在单位首页新闻频道可以看到。
第二章 普通用户操作 2.1 协同工作
协同工作在用友致远协同管理系统中固化成为一种事项流转的功能， 是企业 内部员工间的协同工作平台（包括异地协同） 。通过流程的运作实现事务的审批 审核，以及组织间的计划、执行、事件的分享和信息传递。 协同处理支持简捷的文字编辑、 信息流转、 回复、 意见加载， 以及附件加载。 协同信息可以通过转发邮件,将信息传递到协同以外的工作人员。 操作: 选择菜单第一级，进入“协同工作” ，协同工作包括：新建事项，待 发事项，已发事项，待办已办四个功能。
2.1.1 新建事项
【功能】建立新的协同工作，选择协同的工作流程，添加工作需要的文件。通过
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选择关联项目与项目联合,形成项目协同。 操作: 点击一级菜单“协同工作” ，选择“新建协同” ，进入新建的页面，如图 1
图 1 新建协同 功能键 【立即发送】将建立好的协同事项，按照流程发送，事项进入“已发事项”列表 中。 【保存待发】将协同事项进行保存，不进行发送，事项进入“待发事项”列表中， 用户通过待发事项中对协同进行修改，发送。 【另 存 为】将协同保存为“个人模板”“个人格式”“个人流程”三种方式， 、 、 “个人模板”通过模板调用； “个人格式”通过常用格式调用； “个人流程”通过 流程新建调用。 【模板调用】直接调用已经建立好的系统和个人模板。其中，系统模板是公用的 模板，由系统管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现规范 化管理；个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用，可减少工作量和增加 易用性。 【流 程】图形的方式查看流程。 【添加附件】上传协同事项中要处理的附加文件。 【打 印】提供三种方式：1 全部打印；2 将正文内容和意见分开打印；3 将 打印内容以文件形式保存到本地。 数据项 【标 题】协同事项的题目。不能为空，禁止输入非法字符。 【流 程】协同的流程,可以新建流程,也可以用已经设置好的个人流程。 【常用格式】调用系统所预设的常用办公格式。 【预 归 档】在建立协同事项，预先将协同归档到文档系统中。可预归档到“我 的文档” “单位文档” 或 中， 预归档的流程对有文档查询权的操作者是可见的。 【项 目】选择发起者所关联的项目，必须已经建立了项目。
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【期 限】设定协同事项的处理期限。超过处理期限,系统会自动给予提示， 进行催办。 【跟 踪】标志协同是否需要跟踪，需要跟踪的事项会在首页的“我的跟踪事 项”中列出。 【重要程度】标识协同事项的紧急程度，分为“普通”“重要”“非常重要” ， ， 。 协同的重要程度在流程列表中会显示红色的“！。 ”
2.1.1.1 新建协同操作 第一步：依据数据项的说明，填写协同事项的标题和内容。 第二步：建立流程，鼠标点击“流程”的下拉框，选择“新建” ，出现选择人员 的页面，如图 2，在下拉框中显示系统设置的所有组织结构；左区罗列该组织的 所有人员；右区是选定需要在协同流程中执行的人。
图2
选人界面
鼠标点击左区，选择部门，根据选定的组织人员，选择人员，按“→” ，选定 到执行人区域。如果直接选择右边的“→” ，表示整个部门被选定； 按“↑” “↓”进行发送顺序的调整。根据工作的具体情况选择“并发”“串发”“多 、 、 层” 。 并发：发起人发起流程后，各节点同时收到信息。 串发：发起人发起流程，流程中个每个节点依次处理。
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多层：一个流程中有并发与串发的结合应用。 按“确认”按钮，确认流程后，自动退出该页面，回到“新建协同”操作页面 （图 1） ，同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。 第三步：附件添加，点击“添加附件” ，弹出文件添加，如图 3.1，点击按钮“浏 览” ，选择所要添加的文件名，可以选择单个或者多个附件,按“加入”键，加 入附件，如图 3.2。
图 3.1 添加附件 图 3.2 加入附件 第四步：根据工作情况可以预归档，点击预归档下拉框，出现图 3.4，选择需要 归档的文件夹，点击“确认” 。
图 3.3 带有附件 图 3.4 预归档 第五步：选择项目，在项目下拉框内，选择项目。注意项目需要进行建立后，同 时为项目的成员，在下拉框才出现可以选择的项目。如果选择项目,预归档时只 出现项目文档，如图 4。 第六步：根据需要选择“期限”“跟踪” 、 ，选择“期限”后，超过协同的处理期 限，系统会自动给予提示：选择“跟踪”后，在首页的“我的跟踪事项”的列表 中显示，否则不予显示。 第七步：点击“立即发送” ，所建立好的协同事项进行处理发送。如图 5，发送 之后系统显示已发送的事项列表。
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图4
项目预归档
图5
立即发送
2.1.1.2 修改协同流程节点 在新建协同过程中通过浏览流程可以进行协同流程的节点修改， “流程” 点击 出现流程，点击流程展示中“高级” ，在各个节点出现“修改”按钮，进行节点 权限的修改。
2.1.2 待发事项
点击一级菜单“协同工作” ，选择“待发事项” ，进入待发的操作界面，如图 8 【功能】支持用户对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改。
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图 8 待发的事项列表 功能键 【新建事项】建立的协同事项。 【立即发送】将协同事项进行发送。 【转发邮件】将协同以邮件的形式发送。 【删 除】删除列表记录 【刷 新】更新显示列表。 【全 选】选定所有的待发协同。 【 】上下视图。
步骤：选择要进行发送的协同，点击“立即发送”; 双击该协同,进入编辑协 同的页面。
2.1.3 已发事项
【功 能】列出用户所有已经发出的的协同事项，用户可以对协同处理情况进 行实时查看。 点击一级菜单“协同工作” ，选择“已发事项” ，进入待发的操作界面，如图 9
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图9 功能键 【转发事项】可根据需要对选定的事项进行转发协同、转发邮件、转发公告和 转发新闻。 【重复发起】发起者可以将已发事项重复发起，以便再次形成一个流转圈。该 功能适合对同一事项的多次重复讨论，直至定案。 【归 档】将协同事项进行归档保存。 【撤销流程】发起者可以撤销流程至自己的“待发事项”中；协同流程撤销后 回到“待发事项” 。 【跟踪】发起者可以在列表中点击跟踪标志，可以进行修改跟踪的标志，将跟 踪标志由“有”修改成“否” ，也可以由“否”修改成“有” 。 步骤：选择要进行发送的协同，点击”转发”, 可以转发协同,转发邮件. 【 】点击补充正文按钮，对已发出的协同进行正文内容和附件的补充。
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】点击流程查看按钮可以查看流程中的人员,单击击流程中的人员，可 【 以发送在线消息。如果流程中组成员比较多，用鼠标移上去会显示处理人的 列表,点击后可以固定人员信息,通过滚动条进行查看。
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2.1.4 待办已办
【功能】支持用户对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改。 点击菜单“协同工作” ，选择“待办已办” ，进入待办已办的操作界面，如图 10。 默认显示“待办”事项列表，点击“已办”显示所处理过事项，点击“全部” 则显示所有待办已办及处理中事项同，处理状态分别表示： 中； 待办。 已办； 进行
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功能键 功能键 【转发事项】将所选择的协同事项转发给其他人员或部门。可根据需要选择以 协同、邮件、公告或者新闻的方式进行转发。 【归 档】将协同事项进行归档保存，在待办列表中做归档操作相当于执行 了“继续并归档”的操作，可以进行批量处理。 【 】 （待办协同）将当前的待办协同转化为日程，转化为日程的协同出现
在处理人的日程事件列表中 【 】 （已办协同）在查看已办流程时，处理人可对已办流程后续节点未处
理的流程进行回收，回收后成为处理人的待办事项，重新进行处理。对后续节 点中有成员已经处理了的流程，则不能进行流程回收操作； 【意见震荡回复】在待办和已办事件列表中查看他人意见时，可以对他人意见 进行震荡回复。可以选择是否对回复意见进行隐藏，如果选择隐藏回复意见， 那么只有发起人和处理人可以看见该意见信息，对流程中其它人员则显示为隐 藏。 处理功能操作： 处理功能操作： 【转 发】用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。转发时，系 统将生成一个新的协同事项，内容与原协同事项相同，只是流程变为当前用户 发向被转发用户。 【回 退】用户可以将流程回退至前一节点，回退前可以加注意见、态度等。
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回退之后，该协同事项将出现在上一节点用户的“待办事项”中，上一节点用 户将收到系统自动发出的回退提醒，并可以在“待办事项”中查看回退人员的 意见，同时处理该事项。系统支持多级回退，反复回退。回退可以实现用户对 一个问题的反复讨论、修改，直至定案。但当用户只能回退至前一节点，操作 时系统会出现警告询问提示。
【终 止】如果用户点击“终止” ，流程将在该用户处停止流转，该用户的后续 节点将不会接收到该事项。操作时系统会出现警告询问提示。
【知 会】用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。与转发事项 的不同处在于，转发是生成一个新的协同事项，而知会是在原协同事项的流程 基础上，增加被转发人员为当前用户节点的后续节点,知会操作支持一个或多 个人。进行知会操作后不立即提交后台,只刷新当前的流程图，等用户处理完 后一并提交。知会的节点权限只限于对协同进行转发，而无回退、终止、撤销、 知会、加签、当前会签等权限。与转发事项相比，知会更利于掌握事项的传播 途径和范围。
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