行政前台工作流程

行政前台工作流程

第一章招聘管理

1.1 电话预约面试

为配合分公司的人才招聘和储备，前台需以完成每周分公司的招聘要求为目标，由分公司总监确定面试预约电话量，以标准的预约话术进行电话预约，并以实际达到的面试人数作为考核。

1.2 面试接待

面试者到达公司后，由前台指引进行登记，然后填写《应聘登记表》。如果前面有人正在面试需要等待，前台可以递一份公司的宣传资料给面试者浏览。如果面试者较多，前台应学会安排其他的经理进行面试，或者前台亲自参与面试，以避免造成面试者的长时间等待。

1.3 入职通知

对于通过的面试者，前台按照标准话术通知其入职日期和需提交的资料。一般包括：一寸彩色近照1张，身份证复印件1张，学历证（学位证）复印件1张，离职证明原件1张，以及告知入职者半月内提供县级以上医院开具的体检报告1份。

1.4 招聘渠道

管理和开拓招聘渠道（如58同城、赶集网、员工转介绍、校园招聘等）。前台应当学会招聘网站的使用方法，例如：发布职位，下载简历，搜索简历，发送通知等基本操作。

第二章人事行政报表

2.1 日常使用表格的打印和存档

每月的最后一天，前台都应该将次月需要的表格提前打印出来放置在前台的文件栏内，以便公司员工正常使用。一般包括：外勤登记（手写签到）表、应聘登记表、快递明细登记表、办公用品领用表、打卡异常单、印章使用登记表等。并把当月产生的上述表格妥善归档存放备查。

第三章行政工作

3.1 服务满意度

前台是公司的窗口，前台岗位关系到整个公司的精神面貌。因此，要求前台在待人接物方面一定做到有礼有矩，热情主动。不仅要做到零投诉，更要积极主动地完成各项接待工作。

3.2 来访来电

前台应做好每一宗来访来电的接待或登记，并做好安排或传达。客户致电或到访公司时，一定要迅速传达对接的商务人员做好接听或接待。

3.3 后勤服务

后勤服务是行政工作的关键模块，是分公司前台日常工作的重要组成部分，以下分为六个方面具体介绍：

3.3.1 收发快递

寄快递时做好《快递明细登记表》的使用监督工作，收快递时做

好登记并传达到人，以防重要合同丢件。多联系几家快递公司，使之良性竞争，给予公司最优惠的价格。每月让快递公司提供一份寄件清单以便核对明细。

3.3.2 饮用水

前台应确保饮用水供应商及时送水上门，避免断水。每隔一个月，都应该让供应商清洗饮水机1次，以确保饮用水的安全卫生健康。3.3.3 员工宿舍

对于有租赁员工宿舍的分公司，前台应配合好人事行政主管做好宿舍的管理和检查工作，尤其是宿舍卫生和用电用气安全等方面的检查。

3.3.4 办公设备

对于办公设备，应按照集团《办公设备管理规定》对固定办公资产统一编号管理，做好办公设备的维护、报修、更换和盘点等工作。对于打印机设备这一块，前台应当熟悉打印机的复印、打印、扫描、传真、身份证双面印等功能。前台还需学会投影仪以及液晶电视的使用方法。

3.3.5 酒店和交通

前台应联系几家公司周边的经济型酒店作为公司日常出差人员住宿用，还应争取到更优惠的服务，例如：赠送早餐、延迟退房，住6送1以及短租优惠等。前台还应熟悉订汽车票、火车票、飞机票的电话或网站，以便为出差人员提供订票便利。

3.3.6 常用服务供应商管理

前台应掌握常用服务供应商的基本情况和联系方式，做到货比三家，物美价廉，服务及时，持续合作。如：大厦物业、电脑供应商、家具商、彩印社、饮用水、蛋糕店、办公用品店、网络供应商、电信运营商、照相馆、快递公司、房屋中介、连锁酒店、订票服务、打印机供应商、耗材供应商，招聘网站，社保局等。尤其是出现网络故障，或者打印机、电脑出现问题时，供应商能在最短时间内上门解决。3.4 7S管理

前台应做好接待室、会议室、办公区域的7S管理。7S（整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约）管理方式，保证了公司优雅的生产和办公环境，良好的工作秩序和严明的工作纪律，同时也是提高工作效率，减少浪费、节约成本和时间的基本要求。前台应协助人事行政主管做好员工值日和卫生检查等工作。

3.5 宣传栏和绿植

前台需按照总部要求布置和更新分公司的公告栏内容，尤其是及时张贴和宣导总部不定期下发的各类通知、宣传报道、激励政策和任命书等重要文件。

前台还需管理好前台区域的盆栽和绿植，定期浇水施肥、擦洗树叶和清理枯叶，保持绿植的美观和欣赏性。

3.6 企业VI系统管理

前台现在要拥有三线VI网络系统（微信公众账号+网站维护+APP终端维护），每周五要将所以三线系统进行升级，已达到更好的宣传效果。

3.8 名片与宣传物资的制作

原则上，商务员工出单后即可由人事行政部为其印制名片，前台需要收集姓名、职位、手机号、座机号、公司邮箱等信息交由彩印社按照集团发布的最新名片模版进行制作。

第四章考勤管理

4.1 常规管理

前台应该熟练掌握考勤机的使用方法，给新员工及时录入指纹，为离职员工保存好考勤记录，维护好日常考勤数据的真实性，有效性。做到日常监督到位，考勤纪律严肃，无故意不打卡或不签到，不篡改考勤机的原始数据。

4.2 请假管理

前台需配合分公司人事行政主管宣导请假制度，请事假需填写请假单，请病假除填写请假单外还需提供三甲医院的病历证明方可登记为病假。员工请其他带薪假期也均需提供相关证明方可登记为带薪假。请假管理，要做到无遗漏、无差错，无弄虚作假的假期。

4.3 法定节日管理

张贴总部放假通知并传达到位，放假前做好卫生清理并断闸断电，锁好门窗，春节期间安排好值班人员。

第五章人事档案管理

5.1 建立人事档案

前台应负责每月收集上月新入职员工的档案资料，。

5.2 员工离职档案

员工提出离职申请时，在人事行政主管与其部门经理访谈挽留无效后，前台为其打印《离职通知书》、《离职访谈表》和《部门工作交接表》（总监级离职还需另外打印《离职承诺书》），并指引离职员工进行填写。

第六章结语

6.1 专业

前台应熟悉自己的岗位职责，清晰自己的工作思路，平时应主动学习和掌握人力资源六大模块的各项内容。除此之外，前台还应主动学习一些软件、网络和计算机知识，例如：photoshop、powerpoint 等，努力做到知识丰富、运用灵活、善于学习，能够独当一面。6.2 团队

前台应具备优秀的团队精神，平时处理好跟同事与领导的人际关系，主动给予其他部门人员协助，积极配合其他人员的工作。

6.3 执行

前台应具备较强的执行力，积极主动的完成人事行政主管交办的各项工作任务，并鼓励创造性的执行。