公司文书管理制度

中敖畜牧集团

文件管理制度

文件编号：

编写单位：人力资源部

版本：第版

生效日期：2005年月日

机密等级：■秘密□普通合计页数：共7页

目录

第一章总则

第二章文件的处理

第三章文件的制作

第四章请示文件的审批

第五章文件的送发

第六章文件的整理与保存

第一章总则

第一条为加强集团管理标准，使集团公文处理工作标准化、规范化、制度化，提高工作效率，结合公司的实际情况，特制定本制度。

第二条集团下属各子公司（含事业部、业务执行部门，下统一简称“各单位”）应参照本规定制定本单位的相关规定，或参照集团制度执行。

第三条本规定所称文件管理，是指集团和各单位与政府、相关联的企、事业单位来往的文件及企业内部间来往的各种文件：包含公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要）、电报、传真、合同、证照、各种帐簿、图表、签呈等，自收（发）文至归档全部过程之办理与控制。

第四条文件管理还包含全部电子文本文件及上述资料电子版本的管理。

第五条文件按下列要点处置或办理：

（一）凡重要事件的指示、请示、汇报、报告、答复等，一律以“文件”的形式进行。所有文件的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。

（二）须请示审批的事项，即使在紧急状况下已口头或电话形式处置的，事后也必须以文件形式记录下来。

第六条全部文件归集团所有并收藏，任何个人不得私自占有。

第七条文件管理工作的归口管理部门为集团行政办公室。

第八条本规定由集团行政办公室制定，解释和修改权归集团行政办公室。

第九条本规定自集团总经理批准之日开始实行。

第二章文件的处理

第一条公司与外部往来的文件由行政办公室统一登记、接收，按下列要点处置。

（一）署名为集团或各单位接受的文件予以启封，根据业务性质分送各有关部门处理。

（二）指定部门或专人接受的文件不必开启，直送收信部门或收信人。

（三）集团对外公开的办公邮箱收到相关文件时，行政办公室可直接将电子文件转发到相关部门或各单位，亦可将打印出的文件交相关人员。

第二条集团内部下发的各类文件由各部门、各单位指定专人负责收发、立卷、存档并登记处理。

第三条内部制发的文件中以集团名义撰写，需内部公布的文件由各权责部门组织拟稿、审批，由集团行政办公室登记发文。其他内部制发的文件流转时，由权责部门拟稿、审批、登记发文，直接送收文部门登记签收。

第四条各部门、各单位上报集团领导的文件（电子版本）直接送达集团行政办公室，并自行存档、登记。

第五条集团各部门、各单位内部制发的文件流转由各部门、各单位自行收发、立卷、存档登记处理。

第六条对需多部门或多人会签处理的文件处理：

（一）各部门收到需参与会签的文件时，应依本部门职责及时、认真处理并签署意见；

（二）文件处理完毕后依《收文处理单》指定的会签顺序，转送其他会签部门或领导

（三）文件最后一个会签的部门或领导，在处理后将文件转送集团行政办公室。

第七条节假日等规定工作时间外到达的文件，由值班人员接收后转交办公室。

第八条文件按机密程度可分为以下几类。

（一）普通文件。指日常工作需要，非保密类的常规文件。

（二）保密文件。指须严格执行保密制度，注意涉及范围的文件。具体可分为：

1、机密。指极为重要，不得向公司内外任何无关人员泄漏内容的文件。

2、秘密。指次重要，不能向公司内外无关人员透露所涉及内容的文件。

3、内部文件。指不宜向公司以外人员透露内容的文件。

第九条普通文件的处理原则如下。

（一）由收文部门、单位的负责人负责对文件进行审阅、回答以及进行必要的处理；或者指定专人对文件进行具体处理。

（二）如属重要事项或超越个人责权范围的事项，须及时向上一级主管汇报，按上级指示办理。

（三）如涉及与其他部门、单位有关联的事项，须向涉及部门、单位的统一上主管汇报或经会签方能予以处理完毕。

第十条保密文件的处理原则如下。

（一）机密文件原则上必须由直接责任者或当事者自行处理。

（二）机密文件的寄发或传递，必须注明发文者姓名、收件者姓名，发文者应封缄。

（三）到达的指名或亲启文件，原则上由所指名者开启，其他人不得擅自启封。

第十一条文件的阅览原则如下。

（一）文件前页必须附《收文处理单》，依续签阅。

（二）需要签批的文件被签批后，签批者必须签字，并签署签批意见，确认签批结果。

（三）签署领导签批意见后的文件原则上应直接交还行政办公室，或经签批领导确认后可直接交还呈报部门（人）。

（四）需传阅的文件，所有传阅部门或人员都须签字确认传阅完毕，部门由部门负责人或指定人员签字。

（五）传阅文件可按传阅顺序直接转移或由行政办公室转移，最后一名传阅人负责将文件交还行政办公室。

第十二条需各部门、单位会签的文件，在处理意见上如果存在分歧，则由文件的起草部门或直接上级部门出面进行协商；如果不能协商一致，上报所有涉及部门、单位上级裁决。

第十三条文件审批领导或传阅部门、单位应本着“高效、务实”的作风处理文件，严禁拖拉；文件的起草部门（人）或责成行政办公室负责文件的组织会签、传阅、催办和处理。

第三章文件的制作

第一条文件要求严格按标准化制作，力求规范、严谨，要领如下：

（一）文件起草必须简明扼要，一事一议。语言措词准确、严谨，符合规范。

（二）文件内容要求叙事清楚，简明扼要，应注明事项起因、原由、过程、利害，解决建议，预期结果，费用情况等，必要时应附上相关资料或文件。

（三）文件的格式应包括呈送部门（或领导）、抄送部门（或领导）、呈报人、呈报部门或单位、呈报时间、文件编号、页数、文件主题、正文和附录。

（四）文件必须注明事项的直接责任人，所属部门或单位应签名盖章。

第二条文件的起草必须征得本部门（单位）负责人同意，并且在负责人有了明确的决定之后进行，文件的草案必须予以保存。

第三条重要文件（如经济合同），应经过律师咨询或公证，在正式文件形成之前，必须掌握准确的相关证据或证明文件。

第四条文件的签名按下列规定进行：

（一）公司内文件，一般往来文件，只需部门（单位）负责人签名即可；重要文件，部门（单位）负责人签名外应加盖公章。

（二）对外文件，如经济合同、政府许可申请书、公告等重要文件，一律署法人代表职务与姓名并加盖印鉴。如果法人代表委托事项，可由指定责任者署名。

第五条文件的签章按下列要点进行：

（一）对外往来文件按文件要求级别相应加盖集团或部门（单位）印鉴和签章。

（二）集团内部公布的文件根据内容级别和权责加盖集团或部门（单位）公章。

（三）内部往来文件可以由呈报人签字，重要文件由部门（单位）领导签字、盖章。

第六条法人印章与公司印章的使用必须遵循法人印章由董事长签字批准使用，集团公章由总经理批准使用。

第四章请示文件的审批

第一条请示、审批是集团经营的一项重要程序，凡涉及集团重要经营事项、超过本岗责权范围的事项、超越相关制度规定的行为或其他应请示上级的事项等都必须请示、审批，获得相关权责部门或领导的批复之后方可实施。

第二条须请示审批的事项包含但不限于以下情况：

（一）集团各级行政职务及重要人事安排。

（二）集团现行各种明文制度、规定的变更。

（三）重要合同的签定、解除与变更。

（四）诉讼行为。

（五）与政府或各级管理机构有关的、各种重要的请示、回执、申请等。

（六）土地、建筑物或其他涉及集团所有权益的购买与转让。

（七）大额馈赠、谢礼，宣传广告费用的开支。

（八）分支机构的增变与升格。

（九）预算与决算事宜。

（十）借款与贷款，以及借贷银行的开设与变更。

（十一）重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。

（十二）费用开支的计划、使用及修订。

（十三）有关公司经营的重要计划与企划。

（十四）其他上述未涉及的重要事项。

第三条请示审批的事项，必须以“请示”的格式形成文件，经部门或单位领导签署意见呈送上级主管部门或主管领导。如果事情紧急，允许直接以非文件形式请示，但事后必须尽快撰写请示文件上报。

第四条请示文件要求一事一议、一式一份，按管理程序逐级报送。

第五条请示文件必须编号，按本单位（或部门）的文件管理程序进行登记。

第六条涉及集团总体协调或应由集团总经理审批的文件，由集团行政办公室负责签办，呈总经理或交其被授权者做最终的审核、批示。

第七条请示经上级批复、核决或作出其他决定，应以回复或批示返回请示呈报部门（人），按相关批示贯彻、执行。

第八条由集团总经理或有关人员批复的请示，正本留集团行政办公室归档存查；集团行政办公室将文件复印件送呈报部门或单位处理并督促执行。

第五章文件的送发

第一条文件传递一般指定专人直接传递到相关部门（单位）；不明确主送部门（单位）的或需要送多个部门（单位）的交集团行政办公室分送。无法直接传递的可用挂号邮寄或指定专人转交。

第二条文件传递时，收发双方均应做好记录，并在《收发（文）登记簿》上登记。

第三条文件封面必须明确写清发送和接收部门（单位）名称、地址，收件人姓名；并应注明“面呈”或“转交”。

第四条公司内部普通文件原则上不作封缄。

第六章文件的整理与保存

第一条文件按内容进行整理、归类，区分两类文件分别保管，一类是尚未完结的文件，另一类是可以归档的文件。

第二条全部完结的文件，分别按所属部门（单位）、科室、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并做好《文件归卷目录》登记，归档保存。

第三条制度规定、不动产证明文件、经济合同、往来公文与特许专利文件等特别重要的文件，由集团行政办公室填写《重要文件目录》后，予以保存。

第四条各单位或部门的文件，分为两类，一类特别重要文件，直接转集团行政办公室保存；另一类普通文件，留存各单位或部门妥善保管。

第五条文件的保存年限如下：

（一）永久保存文件，主要包括公司章程、股东大会及董事会议记录、重要的制度性规定；重要的合同、协议书、登记注册文件、股票关系书类；重要的诉讼

关系文件；重要的许可证书；有关公司历史的文件；决算书和其他重要的文件。

（二）保存5年文件，指不属于机密级的保密级文件及其他需要中期保存的重要文件。

（三）保存1年文件，指普通的或临时性文件。

（四）对调查报告原件，由主管部门负责人确定保存年限。

（五）法律或政府主管部门明确规定保存年限的文件依相关规定。

第六条机密文件一律存放在保险柜内或带锁的文件柜之中。

第七条保存期届满的文件，填写《文件销毁清单》，经集团主管领导批准后予以销毁。保密文件必须经集团总经理批准后以焚烧的方式销毁。

第八条如果管理权限或部门划分发生变更，文件管理权限相应作出调整，必须做好移交登记工作。

文件的借阅按集团《行政管理制度》有关规定执行。

第九条