单据报销管理办法

单据报销管理办法

第一章总则

第一条为了规范实业公司及其下属分公司和控股子公司的费用报销程序，加强企业资金的内部财务控制和管理，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计制度》、《内部会计控制规范——货币资金（试行）规定》，特制定本管理办法。

第二条本办法适用于实业公司及其下属分子公司的货币资金审批和单据报销管理。

第三条财务单据主要包括付款审批表、费用报销单、出差申请单、差旅费报销单、发票等各类单据；主要用于记录和证明经济业务的发生或完成情况的书面证明，它是会计核算的原始资料和重要依据。

第四条单据的作用

1.财务单据是一切经济活动进行财务核算的唯一依据；

2.对经济活动的过程进行监控、考核；

3.对经济活动的结果进行评估。

第二章财资部单据流程规范

第五条进仓单

1.进仓单亦称入库单、入仓单。所有物资、物员、采购材料等进仓，均需填写进仓单。本单一式四联，由仓管员凭供应商送货单、采购合同、申购单或经审批的采购计划据实填写与验收。

2.四联单分配：第一联为仓库存根并记账；第二联为财务记账入账；第三联为结算联；第四联为采购留存与财务对账。

3.质检部门应出示质检报告，并与仓库、采购三方同时签字，方可入库，否则判定为待检区存放，不能入库、不能发货出库。

4、进仓流程

(1)采购部门提供的单据；

①实物进仓；

②送货单；

③采购合同；

④请购单或采购计划；

⑤货物发票；

⑥货物发票。

(2)采购员的工作流程

①将第二、三、四联进仓单交财务复核，采购留存第四联；

②凭送货单及采购发票等自制现金物料报销单；

③采购留存第四联。

(3)仓库验收入库手续

①填写四联进仓单、验收报告；

②四联进仓单必须采购员、综合部管理员、仓管员同时签字；

③仓库留存第一联存根联。

(4)财资部工作程序

①凭第二联进仓单及送货单、发票等填制记账凭证；

②凭第三联进仓单结算。

(5)仓库与财务对帐程序

①仓库与采购核实当月采购与收发存汇总表一致，交财资部；

②财资部凭收发存汇总表及入库汇总表与财务帐核对。

(6)采购与财务对账程序

①月结供应商当月采购量对账；

②月结供应商购货发票对账与签收；

③应付账款余额对账；

④付账计划核定。

第六条产成品（半成品）入库单：

1.成品（半成品）入库，所有让售、销售、加工销售等产成品（半成品）均需填写本入库单。本单一式四联，由仓管员依据生产部产成品加工入库单填写：第一联为仓库存根联；第二联为财务记账联；第三联为仓库仓管结账联（月终交财务）；第四联为生产部对账联。

2.产成品（半成品）入库流程

①生产部门填写原产成品入库单一式二联，与仓管员共同签字，各留一联；

②财资部凭入库单、成本计算及发出商品，留存第二联；

③仓库依据生产部门入库单填写一式四联入库，同时留存第一联存根；

④仓库月终计算产成品（半成品）原材料数入账，与财资部结账，报财资部第三联；

⑤生产部门依据原填写入库单一式二联单，同时留存第四联对账联。

第七条出仓单

1.出仓单，含产成品（半成品）、加工料、废次品等。除消耗领料单外的销售让售，均需填写出仓单。本单一式六联，由销售部门凭销售合同（协议）、销售计划、客户通知等填写。对发生质量退货或重开出仓单的，由销售部门重新开具红字出仓单，经质检等部门确认，各方冲账。

2.联单分配

①营业部存根记账；

②收货单位随货同行，（客户入账）；

③财务结算收款（交客户）；

④财务记账（应收账款或发出商品）；

⑤财务备查（出厂放行）；

⑥放行条转财务对账备查，仓库记账预留财务、营业部对账。

3.出仓单流程

①财务结算收款交客户第三联；

②营业部开单记账，留存第一联；

③司机或客户提货随货同行，留存第二联；

④财务备查出厂放行转财务对账，留存第五联；

⑤财务记账应收款或发出商品，留存第四联；

⑥仓库发货记帐与财务对账留存第六联。

第八条领料单

1.领料单，即仓库所有物料出仓，均应填写领料单。本单一式三联，由领料部门填写，第一联存根领料部门留存，第二联财务留存记账与仓库结账，第三联仓管记账留存。

2.领料单流程

①仓库记账留存第三联，与财务结账；

②财务月终结账与仓库对账，财务留存第二联，凭单做材料分配消耗表；

③领料部门填写、留存第一联，作对账领料控制。

第九条客户对账\记账

1.用挂号信给客户寄出对账单；

2.确认对账单的收回情况（月结单）；

3.对账目不清楚、账款不符的，由业务部门制定处理方案，经主管领导批准后执行。

第十条缴款及收据的使用流程

1.缴款单由业务部门在财资部统一领用；

2.业务部门收到客户的货款开具一式三联收据，把第二联（客户联）交客户，以便确认已收款项。

3.业务部门把收到的款项连同收据第三联交司机带回公司，以确认款项，并保存收据备查核对，营业部核对此笔货款的来源，打出缴款单，司机连同货款一齐交给出纳，出纳根据缴款单作收款处理。

4.出纳核对无误后，在缴款单上签字确认，司机把已确认的缴款单第一联交回营业部存查，作月结依据。

5.销售部门用完的收据整本（存根联）交财资部核销，如有作废应一式三联连同核销。

第十一条应收账款核对流程

1.缴款单

①由收款当天将收款明细输入电脑、汇总，回传给销售部门；

②期票、外币等，由各公司销售会计从登记簿与缴款人交接，到期后开具缴纳单；

③送货单及作废单，原则上在当日全部交财资部；

④所有信件，业务部门在当日回复财资部，当月报表当月确认回传财资部存查。

2.缴款单一式四联流程

①应收款会计留存第二联并交制证主管会计复核；

②出纳员签名核实；

③销售部门留存第一联（双方签字）；

④出纳员凭会计凭证及本单入账，交第三联应收账备查；

⑤缴款人留存第四联。

3.销售部门对账

①月终打印对账、核对送货单，交由应收账会计；

②销售部门打印送货单，业务经理签名确认，月报表报财资部；

③财资部核对销售部门的销售数据；

④财资部每月定期向销售部门报账龄分析表，

第十二条财务单据管理

1.所有的财务原始单据必须加盖审核章，并有经办人、验收人、复核人、审批人签字；

2.原始凭证分割章--注明原始凭证日期、凭证号、主管会计、经办人签字、仓管——入库（进仓）单、出库（领料）单填报，《收发结存月报表》账账、账表、账实三相符，每季度常规盘点，每半年\年终定期盘点，最高\最低储存量呈报控制等，财资部是整个票（单）据流程及印章管理的监控部门。

第三章资金的审批权限

第十三条各企业资金实行授权审批管理。资金授权审批包括授权审批范围、授权审批层次、授权审批权限、授权审批程序。

第十四条资金授权审批范围：各企业经营过程中涉及资金的一切经济业务，包括：资产、工程项目、成本费用、对外投资、利润分配、贷款、担保等业务。

第十五条资金授权审批层次：分子公司经理与实业公司部门负责人、实业公司副总经理、实业公司总经理、实业公司董事长。

第十六条计划内资金授权批准使用权限

计划内资金是指每年由实业公司总经理办公会下达的保证生产经营正常运营所需要的计划内购置固定资产、购置原材料、工程项目支出、支付劳务费、小型基建项目、设备维修和大修、合同预付款、购买低值易耗品、工资支出、办公费用（不包括实业公司统购部分）、招待费用等经常性管理费用和其他大额费用支出所需资金。

1．购置固定资产。计划内固定资产购置资金支出各分子公司经理没有审批权；单项设备（含生产线等固定资产）5万元以下的，由各公司经理审核，实业公司副总经理审批；5万元（含5万元）以上的，由实业公司总经理审批；30万元（含30万元）以上的，由实业公司董事长审批。

2．购置原材料。标的额在10万元以下的，由各分子公司经理审批；10万元（含10万元）以上的，由各分子公司经理审核，实业公司副总经理审批；30万元（含30万元）以上的，由实业公司总经理审批。

3．外包工程项目。资金额10万元以下由各分子公司经理审批；10万元（含10万元）以上的，由各分子公司经理审核，实业公司副总经理审批；30万元（含30万元）以上的，由实业公司总经理审批。

4．支付劳务费。资金额5万元以下由各分子公司经理签字审批；5万元（含5万元）以上的，由各专业公司经理审核，实业公司副总经理审批；10万元（含10万元）以上的，由实业公司总经理审批。

5．小型基建和设施维护费用。资金额3万元以下由各分子公司经理签字审批；3万元以上（含3万元）由各分子公司经理审核，实业公司副总经理审批；10万元以上（含10万元）由实业公司总经理审批。

6．设备维修和大修费用。资金额5万元以下由各分子公司经理签字审批；5万元以上（含5万元）由各分子公司经理审核，实业公司副总经理审批；10万元以上（含10万元）由实业公司总经理审批。20万元以上（含20万元）资金支出均需由实业公司财务总监提前审核。

设备大修需在每年1月10日前报当年设备大修计划，由董事会审批。

7．合同预付款。资金额10万元以下由各分子公司经理签字审批；10万元以上（含10万元）由各分子公司经理审核，实业公司副总经理审批；20万元以上（含20万元）由实业公司总经理审批。

8．购买低值易耗品。资金额3万元以下由各分子公司经理签字审批；3万元以上（含3万元）由各分子公司经理审核，实业公司副总经理审批；10万元以上（含10万元）由实业公司总经理审批。

9．工资支出。工资、奖金和加班工资支出按照实业公司薪酬管理办法按月支付，各公司自定的福利费用由各分子公司经理签字审批，报实业公司总经理综

合部审核（根据年前核定的工资总量标准执行），实业公司总经理签字审批。

10．管理费用（不包括工资性支出）。资金额5万元以下由各分子公司经理签字审批； 5万元以上（含5万元）由各分子公司经理审核，实业公司副总经理审批；10万元以上（含10万元）由实业公司总经理审批。

11．其他大额费用。资金额5万元以下由各分子公司经理签字审批；5万元以上（含5万元）由各分子公司经理审核，实业公司副总经理审批；10万元以上（含10万元）由实业公司总经理审批。

第十七条计划外资金授权批准使用权限

计划外资金主要包括对外投资、利润分配、贷款、担保、捐赠、计划外购置固定资产以及不在每年的经营计划内列支的资金。

10万元以内计划外资金的使用必须由实业公司总经理签字审批；10万元（含10万元）以上计划外资金的使用必须由实业公司董事长签字审批。

第四章资金的审批程序

第十八条资金授权审批程序

1．支付申请。各公司有关部门或个人用款时，应提前向审核人和审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明。

2．支付审批。审核人对资金使用申请进行审核并签认；审批人根据授权审批程序、权限对支付申请进行审批。

3．支付复核。资金结算中心主任作为所有资金支出项目的复核人，对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后，由资金结算中心主任交出纳人员办理支付手续。

4．办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续。

第十九条监督审查。各分子公司银行预留印鉴由实业公司保管(或由分子公司自行保管)，对于不符合资金授权审批权限的审批业务，实业公司有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第二十条领导审批原则

无分管领导审核签字的接待单不批；无正当理由超过标准的接待单不批；无签字权人员签字的接待费用不批；未经领导批准擅自购物的单据不批；无财务员验收签字的购物单据不批；无分管领导签字派差的差旅费不批；无正当理由超派差期的差旅费不批；无用车人签字证明的加油单据不批；无用车人签字证明的修理单据不批；未按程序报修的车辆修理费用不批。

第五章报销流程

第二十一条报销的程序

1.采购物品的报销必须附国家正规发票、发货单位的发货清单或收银条、仓库经理出具的入库单。

2.报销人根据填写要求粘贴、填写费用报销单，并在“报销人”处签字，在“报销部门”处填写费用所属部门的名称。

3.交本部门主管签署。

4.资金结算中心审核确定是否符合公司管理规定且在预算额度之内。

5.财资部核算会计审核数量金额无误。

6.对不符合规定或超出预算额度的报销，报销人应书面说明报销原因，交总经理特别签署。

7.由财资部集中所有待报销凭证，统一交总经理、副总理审批。

8.返回财资部后，由资金结算中心通知报销人完成报销。

第二十二条报销凭证的填写要求

1.原始单据、入库的粘贴应整齐、均匀、不得超出粘贴单的边框；未使用粘贴单的，应整齐地将票据正面粘贴在费用报销单背面的左上角，不得超出费用报销单的边框；财务票据不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。

2.费用报销单的填写要清楚、明晰、分类准确、符合规范

①费用报销单的填写只能使用钢笔、签字笔书写，不得使用其他工具书写；

②在费用报销单左上角“报销部门”处一定要注明报销部门的名称；

③在费用报销单右上角注明单据及附件的数量；

④大、小写填写准确，不得涂改；

⑤在用途栏注明费用项目、类别；

⑥在备注栏内应详细载明产生报销的事由。

第二十三条财务单据的保管

根据《中华人民共和国发票管理办法》，企业财务单据应保存十五年，如果未按照规定保管发票的单位和个人，由税务机关责令限期改正，没收非法所得，可以并处一万元以下的罚款。

第六章附则

第二十四条本办法由实业公司综合部和财资部、资金结算中心负责解释。

第二十五条本办法经实业公司董事会通过后由实业公司组织实施。

第二十六条本办法自年月日起施行