Word 文档排版教程

Word 排版技巧

1设置页边距和装订线

选择菜单文件->页面设置，在“页面设置”属性页上选择“纸张”选项卡，在“纸张大小”属性中选择“A4”，选择“页边距”选项卡，在“上”“下”“左”“右”四个边距属性中，分别调整2厘米，并选择“装订线位置”为“左”，“装订线”设置为1.5厘米，方向设为“纵向”。

注：如果使用双面打印，建议把“页码范围”设置为“对称页边距”。

2正文编辑

2.1使用“样式和格式”对文档进行编辑：

选择菜单格式->样式和格式，这是在编辑区右侧会出现“样式和格式”的任务窗格，在其中便可设置和应用格式或样式。

其中，“正文”样式是文档中默认样式，新建的文档中的文字通常都采用“正文”样式。很多其他的样式是在“正文”样式的基础上经过格式改变而设置出来的，因此“正文”样式是Word中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将影响多有基于它的其他样式的格式。

“标题1-标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是

标题样式具有级别，分别对应级别1-9.这样，就能通过级别得到文档结构图、大纲

注：一般论文级别控制在3级以内，以避免文章结构过于复杂。

2.2规划样式

对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2-4”样式。

文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式，图和图号、表格和表格号，采用“注释标题”样式。具体操作如下：插入->引用->题注，如图：

新建一个标签“图1－”，编号格式为阿拉伯数字（如果不是点击“编号”修改），位置为所选项目下方，单击“确定”后Word 就插入了一个文本框在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，比如“形态学膨胀运算示例”，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接选择就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。

在文档中引用这些编号时，比如“如图1－1所示”，分两步做。插入题注之后，选中题注中的文字“图1－1”，在“插入”菜单选“书签”，键入书签名，点“添加”。这样就把

题注文字“图1－1”做成了一个书签。在需要引用它的地方，将光标放在插入的地方（上

例中是“如”字的后面），在“插入”菜单选“交叉引用”，弹出对话框中引用类型选“书签”，“引用内容”为“书签文字”，选择刚才键入的书签名后点“插入”，Word就将文字“图1－1”插入到光标所在的地方。在其他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了，不用再做书签。至此我们就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的题注“图1－1”改为“图1－2”，文档中的“图1－1”也会自动变为“图1－2”。

表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式”（Word默认），光标放在公式之后，不要（注意是“不要”）选中公式，在“插入”菜单选“题注”，由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式1－”，点击“插入”，Word就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。在文档中引用公式编号的方法与图相同，此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末，具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容，Word使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域的具体使用方法请参考Word的帮助。

注：题注中新建标签时，Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看起来不那么舒服，可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。书签名最好用图（表、公式）的说明文字，尽量做到见名知“图”。图（表、公式）的编号改变时，文档中的引用有时不会自动更新，可以鼠标右击引用文字，在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开Word会更新所有的域。

2.3应用样式

首先，录入文章第一部分的大标题，保持光标的位置在当前标题所在的段落中。从菜单“格式-样式和格式”命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的样式

用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。在所需样式都被选择过一次后，可显示“有效样式”，这样不会显示其他无用的样式。

2.4定义样式的快捷键

在录入和排版过程中，可能经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度，对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。

在“样式和格式”任务窗格中选择某一样式，单击下拉箭头，单击“修改”命令。在“修改样式”对话框上单击“格式”按钮，选择“快捷键”，显示“自定义键盘”对话框。此时，在键盘上按下自己所希望设置的快捷健，如“Ctrl+1”，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键，注意不要在其中输入快捷键，应该按下快捷键。单击“指定”按钮，快捷键即可生效。

2.5修改样式和设置新样式：

当我们在编辑时，对Word自带的样式不满意或者根据正式标准论文要求，我们可以对已有样式进行修改或是自定义新样式。

2.5.1修改样式：

将鼠标移至要修改的样式上（如标题1），选择右侧下拉菜单中的修改，在弹出的“修改样式”对话框上选择“格式”，会出现一个下拉菜单，如图：

这时便可以按照实际所需情况进行设置了。在进行设置后在修改样式界面有两个选框，“添加到模板”和“自动更新”，在这两个选项前打钩那么，所有之前运用了此样式的内容都会随之改变。

2.5.2定义新样式：

在“样式和格式”任务窗格上选择“新样式”，会弹出“新建样式”的对话框，内容和“修改样式”的基本一样，在“名称”中输入自己所需的名称，在“样式类型”中选择“段落”，在“样式基于”中选择“标题1”，这样我们只要改自己所喜欢的属性就可以了，其余的都按“标题1”的样式，在“后续段落样式”中选择“标题2”，这样设置后，使用了之前自定义样式内容后面的内容将直接套用“标题2”的样式，会很方便录入和编辑。

通过“格式”属性的设置来简单设置此样式，也可利用“格式”下拉菜单中的8类属性页进行细化，最后通过“格式”属性下方的样式的详细说明来对此样式有一个全面的了解，确认无误后，勾选“添加到模板”并确定。这样新建的样式就会出现在样式列表中可供使用了。

2.6正文编辑时的注意事项：

在写文档时，能用属性控制的，一定不要手动去调整，比如首行缩进2个字符，就不能用空格去控制。此外还有几点要强调：

2.6.1分页符和分节符的使用：

在写论文时，封面和正文是要分成两页的，很多人会用回车把正文顶到第二页，这样以后修改会比较麻烦，容易出问题。正确作法是在封面内容后插入“分页符”或“分节符”,或者直接按下Crtl+Enter也会起到相同的效果。

选择菜单上的“插入”--“分隔符”，在对话框上选择“分隔符类型”中的“分页符”或是“分节符类型”中的“下一页”。

两者都能实现分页的效果，只不过用“分节符”会多一个分节的功能，如果文档中有特殊的页需要纸张方向为“横向”，那么利用分节符会很方便。

2.6.2不要过多的新建样式：

Word中提供了很多种样式，可以打开“样式和格式”的任务窗格上的“显示”--“所有样式”来查看。如有特殊需要，可以修改某种样式，不建议用户自己新建。因为在Word 提供的样式中，大都有“大纲级别”的设置，可以在很多关联功能中使用，比如目录。

2.7正文编辑中的其他操作：

2.7.1公式编辑器的使用：

默认情况下，公式编辑器是没有安装的。打开菜单“工具”--“自定义”，选择“命令”选项卡，在“类别”中选择“插入”，在“命令”中选择“公式编辑器”，将“公式编辑器”的图标拖曳到上方工具栏中。双击“公式编辑器”，系统提示此功能尚未安装，选“是”开始安装(会用到office安装盘或安装文件)。

安装完毕后，会自动弹出公式编辑器及一个输入框，在公式编辑器工具栏上选取符号或是模板，在输入框里输入相应的数字，完成后，按ESC结束。

如果系统中已经安装了公式编辑器，则打开菜单“插入”—“对象”，选择公式编辑器即可。如图

2.7.2表格的插入及使用

在写论文中难免要加入一些表格，插入表格方式有两种。

一是用“表格”菜单下的“绘制表格”，这样可以使用表格绘制工具直观有效的作出表格来。另一种是通过菜单“表格”--“插入”--“表格”，来快速作出一个归整的表格来。

两种方法结合使用，可以把表格作的更复杂，更合理。

构建好表格以后，使用“表格”菜单下的“表格自动套用格式”来快速、专业的完成对格式的修饰。

2.7.3 合并Word文件

我们在使用Word制作文档时，经常要与别人合作，一般情况下，我们都是把别人的文件拷贝过来打印，这虽然方便，但是不利于文件的管理。试着单击“插入”菜单下的“文件”命令，在弹出的窗口中选择“Word文件”，再找到同事的文件，点击“插入”钮。怎么样？同事的文件是不是已经历历在目了，而且图片、表格、字体、字号、格式都丝毫没有任何变化！

2.7.4拷贝粘贴小技巧

平时在写论文时我们可能会在网页或者其他文档中拷贝一些相关资料或者数据，但是如果直接拷贝粘贴的话会发现整个文档的结构就显得不是很雅观，为了避免此类后果的产生，可以采用以下方式打开菜单“编辑”—“选择性粘贴”选择“无格式粘贴即可”。

2.7.5修复文件

遇到过突然停电而自己的文件没有保存、文件找到却无法打开的情况吗？那时候的你是否懊恼万分？其实，在Word中设计了一个修复程序，只不过它比较隐蔽，你没有注意罢了，巧妙地使用它说不定还能够把你的工作成果给恢复过来呢。请点击“文件”→“打开”，在打开文件对话框中的文件类型下拉框中选择“从任意文件中恢复文本”项（请将鼠标向下拖动，否则无法看到这个项目），再点击原先打不开的文件，耐心等待一会儿凡是能够被恢复的文本都会出现在Word窗口中，这时候就麻烦你按一下存盘图标吧！

2.7.6Word内置计算器

你知道可以在 Word 的工具栏或菜单上增加计算器项吗？进入“视图”“工具栏”“自定义”中，选择“命令”标签，在“类别”清单里找到并点击“工具”，在“命令”列表里选择“工具计算”，将其拖到一个工具栏或下拉菜单上。在工具栏或菜单上释放该命令后，立即右击该命令，从弹出菜单中选择“更改按钮图像”，从中选择那个小计算器图标。

还可以在同一个弹出菜单里设定其它内容，如是否显示文字、图标，还是两者都显示。现在，在 Word 文档里输入一个简单的算式（如 33+2），使其高亮显示，然后点击刚设好的新图标或菜单项。再按一下 Ctrl-V，计算结果就代替了原算式。注意，计算结果是显示在窗口底部的状态行上。

3页码设置

我们在使用Word时，经常要根据实际情况来编排页码，那么只要掌握了下面列出的几种常见页码的编排方法，就可以做到word页码随意定：

3.1页码从第二页开始

1、选择“插入-页码”，打开“页码”对话框。

2、取消“首页显示页码”复选框中的对钩，然后单击“格式”按钮，打开“页码格式”对

话框。

3、“起始页码”后的框中键入数字“0”。

4、按“确定”退出。

3.2页码从任意页开始

1、将光标定位于需要开始编页码的页首位置。

2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击选中“下一页”单选钮。

3、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处。

4、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以下操作：

①单击“同前”按钮，断开同前一节的链接。

②单击“插入页码”按钮，再单击“页码格式”按钮，打开“页码格式”对话框。

③在“起始页码”后的框中键入相应起始数字。

④单击“关闭”按钮。

3.3页码不连续

如“目录”与“正文”的页码均需单独排，可按以下步骤操作：

1、将光标定位于需要开始重新编页码的页首位置。

2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符”对话框，在“分隔符类型”下单击以选中“下一页”复选钮。

3、选择“插入—页码”，打开“页码”对话框。单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框。

4、“起始页码”后的框中键入数字“1”

5、按“确定”退出。

3.4页码每栏显示

文档分栏后，按常规插入页码，只能实现一页一个页码。如何实现每个分栏一个单独的页码呢？可以利用域的功能实现：

1、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标定位于页脚处的左栏放页码的位置。

2、同时按下Ctrl+F9功能键，光标位置会出现一个带有阴影的“{ }”，这就是域的标志。

3、在“{ }”内输入“=”后，再同时按下Ctrl+F9功能键，在这次出现的花括号内输入“page”（表示插入“当前页”域代码）。

4、将光标移到内部一对花括号之后，输入“*2-1”,此时，在页脚处得到这样一行域代码：“{={page}*2-1}}”。

5、将光标停留在这个域代码上，按右键选择“更新域”，即可看到当前页左栏的页码。

6、选中刚刚输入的域代码，进行复制，并粘贴在页脚处右栏放页码的位置。

7、选中刚刚粘贴上去的域，按右键选择“切换域代码”，将域代码“{={page}*2-1}}”改为“{={page}*2}}”, 按右键选择“更新域”即可。

4整理目录

当内容全部编辑完成以后，我们需要为论文生成一个目录，这样可以让审阅的老师一目了然，知道你写的内容是什么!

4.1生成目录：

选择菜单“插入”--“引用”--“索引和目录”，选择“目录”选项卡，在“常规”中将“格式”设为“正式”，将“显示级别”设为“3”，并确定，这样一个样式精美的目录就插入到了文档中。如图：

4.2修改和更新目录：

A、当我们对当前目录不是很满意，想要调整“显示级别”为“2”，并将“格式”设为“来自模板”时，还是要打开“索引和目录”中的“目录”选项卡，并将属性调整，然后“确定”，此时会出现“是否替换所选目录”的提示，选择“确定”，使新的属性生效。

B、当我们对文档的内容进行了调整，比如某些标题的页码变了，又或是添加了一些标题，此时我们就要更新目录。将光标定位到目录页，在目录上点右键，打开“更新域”，并在出现的“更新目录”窗口上选择“更新整个目录”，即可。

4.3关联目录和正文：

默认情况下，目录生成好以后，我们就可以利用目录和正文的关联进行跟踪和跳转，但是此时要按住Ctrl再点目录，才能跳到对应的位置，不是很方便，下面讲两种方法可以方便实现跳转：

A、打开菜单“工具”--“选项”，并选择“编辑”选项卡，将其中的“用Ctrl+单击跟踪超链接”前的勾选去掉即可。

B、选择菜单“视图”--“文档结构图”，在编辑区的右侧会出现一个类似于网页中的导航栏的树形目录，我们可以任意选择要找的位置，而且很方便的在整个文档之中来回切换。

4.4页眉、页脚：

虽然页眉、页脚不属于目录的范畴，但和目录一样，只有文档中应用了样式，才使得页眉、页脚的设置更灵活，更能发挥作用。

4.4.1页眉：

因为封面和目录页是不需要页眉、页脚的，所以将光标定位在正文第一页，打开菜单“视图”--“页眉和页脚”，在页眉的位置输入本毕业论文的题目“计算机网络”就行了。

如果我们要求在不同页上显示当前页上的标题1的内容，可以将光标移动到正文第一页的页眉中，选择“插入”--“域”，在“域”属性页上将“域名”设为“StyleRef”，将“样式”设为“标题1”，确定。这样，每页正文的页眉将变成当前页上的标题1的内容。

4.4.2页脚：

利用“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”，把光标移动到页脚上。选择菜单“插入”--“页码”，在“页码”属性页上设置“对齐格式”为“居中”，并在“页码格式”中选择一种数字格式。

4.4.3去除页眉上的横线：

默认插入页眉后，在页眉中会有一条横线，有时会影响页眉的显示效果。可以用以下方法去除掉它。

选中页眉中的文字和段落标记，选择菜单“格式”--“边框和底纹”，选择“边框”选项卡，并将“设置”设为“无”，页眉上的横线就没有了!

5制作封面

这个虽然与论文本质没什么关系，但是面子工程，关乎第一印象，所以也很重要。

5.1水印效果：

首先，我们找一张清爽一点的图，来作背景的水印图，这样既可以封面内容不显单调，也可以更好的烘托主题。

打开“格式”--“背景”--“水印”，在“水印”属性设置中选择“图片水印”，并通过“选择图片”来找到合适的图片进行应用。

5.2艺术字：

我们把题目用艺术字来制作，利用艺术字的表现力，来突出主题。

选择“插入”--“图片”--“艺术字”，在出现的“艺术字库”中选择一个样式，在“编辑艺术字文字”中输入论文题目“计算机网络”。

5.3剪贴画：

最后我们可以根据版式的需要，在空白的边角插入一个小一点的剪贴画来进行点缀。 选择“插入”--“图片”--“剪贴画”，在“剪贴画”任务窗格中的“搜索文字”中输入“计算机”，在结果中选择一个中意的剪贴画插入到封面上，并将其“图片格式”中的“版式”设置为“四周型”，然后将其放到合适位置。

另：剪贴画也可通过“剪贴画”任务窗格中的“管理剪辑”来找到合适的。