行政事业单位内部控制之 采购管理制度

采购管理制度

第一条：为规范单位名称，办公物资管理，明确办公物资管理流程，保证救助站办公物资合理配置，特制定本制度。

第二条：本制度所称办公物资管理指用于救助站日常办公的非生产相关物资的采购、入库、领用、维修、报废、清查等一系列管理工作。

第三条办公物资分类

单位名称行政物资主要分为两大类，分别为固定资产类和低值损耗品类。

一、固定资产（价值2000元以上），如打印机、电脑、空调、投影仪等；

二、低值损耗品（价值1999元以下）：

（一）价值50元—1999元的低值损耗品，如电话、传真机、文件柜、办公桌椅等；

（二）价值49元以下的低值易耗品，其中包括部门所需品和个人所需品。

1、部门所需品：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨水、胶水、订书机、回形针、计算器、文件栏、笔筒、文件夹等。

2、个人所需品：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、回形针、信笺纸等。

第四条管理部门

办公室是本单位日常办公用品的管理部门，负责办公物资的管理工作。

第五条适用范围

本制度适用于单位名称全体人员。

第一章办公物资采购

第六条办公物资采购条件

以下两种条件至少满足一种时，应着手办公物资采购相关事宜：

一、各部门需要而本单位库房没有备存该类办公物品；

二、库房该类办公物资数量低于规定最低库存量。

第七条办公物资采购流程

一、在满足物资采购条件时，办公室跟据库存记录，提出采购申请，填写《办公物资采购申请单》（详见附件1）；

（一）价值499元以下的低值损耗品，由办公室主任审核，站长审定；

（二）价值500元以上的行政物资，由办公室主任和副职领导双审核后站长审定；

二、办公室物资管理相关人员凭审定后的《办公物资采购申请单》交办公室采购相关人员联系采购；

第八条办公物资采购要求

一、办公物资一般由办公室采购人员向供应商采购。

二、办公室应建立办公物资库存量档案，每月限定时间清查账本，发现库存物资不够应及时添置。

第二章办公物资入库

第九条办公物资入库条件

经检验，合格的采购物资可以办理物资入库手续。

第十条办公物资入库流程

一、办公室采购人员将采购来的办公物资交给物资管理相关人员管理；

二、物资管理人员再次清点《购销合同》和《办公物资采购申请单》上所列各项指标，对照质量和数量；

三、清点无误后根据入库物品、时间、型号等填写《办公物资入库明细表》

第十一条办公物资入库要求

一、拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见入库单不见实物的现象；

二、入库时，办公室相关人员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目，如发现物资数量、质量不合格时，不得入库手续；

三、如有多领的办公物资需要退库时，必须由物资管-理-员填写物资入库单，办妥手续后方可入库；

四、人员离职时，由物资管-理-员将分派给个人的办公物资收回入库，如物资回收时因保管、使用不当或故意损坏造成损失，由使用者酌情赔偿。

第三章办公物资领用

第十二条办公物资领用依据

一、被规划为本单位固定资产的办公物资，在职工入职时按各职等对应标准，报分管办公室的领导审核，站长审定后发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须向办公室提出申请；

二、低值损耗品的领用可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用频率(如圆珠笔每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况随时调整发放频率，同时低值损耗品的领用实行以旧换新原则，但纯消耗品不在此列（如信纸等）；

第十三条办公物资领用流程

一、不同价值的办公物资的领用流程如下：

（一）价值在10元以下的低值损耗品，由申请领用人直接在办公室物资领用登记簿上注明领用品名、数量、领用日期等即可领用；

（二）其它价值的办公物资由领用人填写《办公物资领用申请单》，按同等价值办公物资采购报批标准申请，并经办公室负责人和分管领导双审核，站长审定后方可领用，同时在领用登记簿上注明明细；

三、办公室将《办公物资领用申请单》附着在《办公物资出库明细单》后存档，按照物资领用单上所列名目向领用人发放行政物资。

第十四条办公物资领用要求

一、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量节约；

二、需要以旧换新的办公物资，如发生遗失，更换时视具体情况给予一定经济赔偿；

三、新入职职工到职时如需要领办公用品的,向办公室提出要求。

四、物品领用后，遵从谁领用，谁管理的原则。个人物资由申请者个人负责，部门物资由该部门负责人负责，具体界定范围参考本制度第三条；

五、领用的办公物资严禁个人带回家使用；

第四章办公物资报修

第十五条办公物资的报修条件

以下两种条件同时满足可将损坏物资交至办公室联系维修。

一、价值为50元以上的低值损耗品或固定资产；

二、物资在正常工作当中由于自然磨损等原因造成非人为损坏。

第十六条办公物资报修流程

一、损坏物资为电脑、传真机等电子产品，由物资使用人先行联系信息部技术人员进行初期检查、维修、调试；

二、经信息部调试确定为发生严重损坏的电子类办公物资、非电子类办公物资，由物资使用者向办公室提出维修申请，并填写《办公物资报修申请单》，按照物资采购相应审批标准由相关负责人审核、审定；

三、办公室物资管理员凭审定通过的《办公物资报修申请单》联系维修单位维修，并将申请单存档；

四、修理完毕后由管-理-员归还使用人员，并做维修记录，物资使用者在记录单上签字；

五、维修时如需更换零部件需报修人员按照物资采购流程和物资领用流程相关手续。

第十七条办公物资报修要求

一、由于使用不当等个人原因造成物资损坏的，也可报办公室维修，但产生费用须个人承担；

二、把个人办公物资借给他人而造成损坏的，维修费用由借出者个人承担；

三、办公室作维修记录时必须将《办公物资报修申请单》附在维修簿上存档，以便单位日后的物资清查管理。

第五章办公物资报废

第十八条办公物资报废条件

以下两种条件同时满足可办公物资报废：

一、被划分为单位固定资产的办公物资；

二、使用期满并丧失使用效能或由于各种原因造成损坏且无法修理或无维修价值。

第十九条办公物资报废流程

一、物资损坏部门负责人向办公室提出物资报废要求；

二、由办公室物资管理员填写《办公物资报废申请单》，详细填写物资分类号，编号，名称，规格型号，单价，数量等资料；

三、物资管理员将申请表交至办公室负责人处组织相关人员进行初审，并提出报废初审意见，有再利用价值的交还报修人员，无再利用价值的交由办公室主任和分管领导双审核，站长审定并作报废处理；

四、办公室物资管理人员根据《办公物资报废申请单》所列名目，向部门收回报废物资；

五、办公室物资管理员凭《办公物资报废申请单》到财务处销账，做到帐、物同时注销。

第二十条办公物资报废要求

一、为保证物资经常处于良好状态和账实相符，除因无法妥善存放的物资专项报废外，物资报废每年年终进行一次；

二、固定资产报废必须由相关领导、专业人员、办公室主任、财务人员等相关人员会同鉴定，按照物资报废流程严格执行；

三、因个人或部门保管、保养不善造成的物资报废，应由个人或部门负责人写出详细报告并根据损失程度承担经济赔偿；

四、报废物资一经批准报废，必须将实物交回办公室处理，不得随意丢弃；

五、凡有修旧利废价值的，应充分实现其再利用价值，进行物资维修工作，不得随意做报废处理。

第六章办公物资清查

第二十一条办公物资清查条件

单位应对价值100元以上的办公物资做定期清查核算。

第二十二条办公物资清查流程

一、在办公物资清查工作开始之前，由办公室负责人布置清查工作，确定清查范围、时间和应达到的要求；

二、办公室相关人员从台帐上将所有符合清查条件的办公物资与实际物资进行核对，并跟据《办公物资领用申请单》、《办公物资入库明细单》和《办公物资出库明细单》做具体校对，同时物资管理人员应停止办公物资的收发活动，将物资分类摆放有序，严禁实物流动；

三、物资清查中发现帐实不符，应及时查明原因，以书面形式给出相应处理意见，并按照价格根据物资采购报批标准上报相关负责人审核、审定；

四、由审定人确定差异处理决定和对相关责任人的处置决定。

第二十三条办公物资清查要求

一、办公室负责人每月月末进行行政物资清查，每年年末会同物资使用部门、财务部等部门进行年度盘点，并将工作记录装订成册保管存档；

二、清查过程中要分配专人负责清点、专人负责记录、专人负责监督。清查过程中，除了要保证清点数量准确外，还要关注各类办公物资的价值有无减损、有无超储积压、浪费等现象；

三、清查过程中如有固定资产需作报废处理的，必须按审批程序经相关领导审核批准后才可处理，否则一律不准自行调整；

四、清查中若遇固定资产缺失或质量上的问题（如超期、老化、变质或损坏等），应及时用书面的形式向相关领导汇报，如因台帐管理人员等由于疏忽等自身原因造成公司固定资产帐实严重不符，须视具体情况给予经济处罚。

第七章附则

第二十四条办公物资管理严格按照本制度执行，责任落实到岗位，失责将按相关制度惩处

第二十五条本制度的修订及解释归属办公室。

第二十六条本制度签发之日起生效，若与此前相关文件冲突，以本制度为准。

单位名称

日期