企业《员工借款管理制度》

XX集团有限公司

《员工借款管理制度》

第一章总则

第一条制定本制度的目的

为保证XX集团有限公司及其各子公司资金安全，减少资金占用，防止资金闲置，提高资金使用效益，规范员工个人借款，督促借款人及时归还，避免拖欠等现象发生，有效管理借款事项，制定本制度。

第二条本制度的适用范围

本制度适用于XX集团有限公司及其所属各子公司。

本制度中“XX集团有限公司”简称为“集团公司”，集团公司及其所属各子公司统称为“集团各公司”。

第三条借款管理原则

（一）借款人仅限于集团各公司在册员工（包括试用期内的员工），非在册员工不得借款。按照谁使用，谁借款，谁归还的原则，不允许代替他人借款，或以他人名义借款。

（二）因同一事项只能一人借款，一般不允许多人因同一事项进行借款。

（三）能够公户转账结算的业务不得通过借款方式采取现金结算。尽量减少现金结算，确保资金安全。

（四）同一事项前款不清，后款不借。借款人所在部门负责人、业务主管副总对其借款负担保、连带责任。

（五）除集团公司董事长、总经理根据实际需要可以指定专人代其报账外，其他人员报账一律自行办理，不得由他人代办。专门报账人员一旦指定不应随意变更（离职或调离除外），如有变动，应及时通报相关审批人。

第二章借款类型和支付方式

第四条借款类型

员工借款分为一次性备用金借款、定额备用金借款和其他借款三类。

（一）一次性备用金借款

是指集团各公司在日常经营活动中，为完成某一项日常工作任务而需要预支的款项，该任务完成后必须及时核销。包括差旅费、招待费借款、2000元以下的零星采购借款等。

集团各公司发生的下列支出，其员工可申请借支一次性备用金：

1、区外出差 2 天以上（含 2 天），区内出差 5 天以上（含 5 天）的差旅费支出。

区外出差 2 天以下或区内出差 5 天以下的，原则上由出差员工自行垫付出差费用。

2、必须用现金结算的接待费用支出。

与集团各公司有签约，采取定期结算方式支付招待费用的不予借支备用金，必须通过银行公户转账方式与签约单位直接进行结算；

3、在不同购买点零星采购2000元以下物资的支出。

与集团各公司有签约，且约定采取定期结算方式支付货款的不予借支备用金，必须通过银行公户转账方式与签约供应商直接进行结算；

（二）定额备用金借款

是指集团各公司频繁发生的业务，根据日常现金开支需要事先核定备用金定额的借款。

集团各公司发生的下列支出，其员工可申请借支定额备用金：

1、员工频繁异地出差的差旅费支出；

2、采购人员经常在不同购买点零星采购物资，采购总金额在3000元以下且必须用现金结算的支出；

3、员工经常承担接待任务所发生的必须用现金结算的接待费支出；

4、专职司机频繁发生的过路、过桥费、停车费支出；

5、其他频繁发生必须用现金结算的支出。

对于员工借支的定额备用金，财务部门将每次的报销款直接支付给借款员工，以保证定额备用金的周转使用。

定额备用金每年申请一次，一般在年初借入，年末结账前必须结清。原已借支的定额备用金期满需要续借的，应先与本公司财务部门结清原借款后再办理续借手续。

（三）其他借款

是指集团各公司因发生交通运输、人身伤害、消防安全等意外事故而紧急需用现金支付或垫支的借款。

第五条借款的支付方式

支付员工借款，可采取网银转账至个人银行卡或直接付现金两种方式，优先采取网银转卡方式，减少不必要的现金留存，以规避安全风险。

第三章借款审批手续

第六条事前业务审批

办理借款前需事先办理相关业务发生审批手续，如出差申请、业务招待申请、零星采购申请等。

第七条借款申请

借款人根据经批准的事前业务审批手续填写“借款单”，按照集团公司《资金管理制度》的相关规定办理借款审批手续。“借款单”应注明借款日期、金额、用途、支付方式和借款人银行卡开户行及账号等内容。

第四章借款监督管理

第八条员工借款严格执行“前清后借，前不清后不借”原则，有借款尚未还清者，除特别批准外一律不准再借。

第九条各级借款审批人应当严格把关，遵照集团公司《资金管理制度》的相关规定认真履行审批职责。因审批人把关不严造成公司资金流失的，由审批人负连带还款责任。

第十条借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作它用，否则应按情节轻重追究责任。

第十一条员工在业务完成后回到本公司，必须在 10 个工作日内（如遇休息日可顺延）到财务部门办理核销事宜。因处理事故而发生的借款，在事故处理结束后，应在 10 个工作内办理核销事宜。

第十二条财务部门每月底列出到期未核销或还款员工借款清单，并通知借款员工限期办理核销事宜，同时将借款清单报送借款员工所在部门负责人和集团公司分管业务副总，要求其督促借款员工在限期内办理核销。经催告后逾期仍不能核销借款的，在借款员工当月或次月的工资中扣缴。

第十三条财务部门要在年终前对各部门员工借款进行全面清查，列出借款明细清单，通知各部门及借款员工限期结清借款，严禁借款跨年挂帐。存在跨年挂帐的，借款人所在部门负责人、分管业务副总承担连带责任。

第十四条员工借款用于采购零星物资入库时，仓库管理员、借款人所在部门负责人务必严格验收所购材料的标准、质量、数量、采购价格等内容，并联合签署材料入库单。

第十五条员工在报销及归还余款时，应在填写报销审批凭证时注明“冲销借款”。会计人员应认真核对报销审批手续是否完善，如手续不完善有权拒绝核销借款。

第十六条借款人还款或核销借款时，出纳不得将借款单归还借款人，应当另行开具还款收据给借款人。

第十七条涉及借款人人事变动（含调动、离职、辞退、退休、开除等，下同）时，必须先将借款全部还清，未经财务部门签字证明该变动人

员已还清借款的，人事管理部门不得为其办理变动手续，否则出现损失由相关经办人员承担连带责任。

第十八条对借款尚未取得收款单位开具的发票或其他报销单据的，视同经办人的个人借款，按本制度规定处理。

第五章附则

第十九条本制度由集团公司财务部制定并解释。

第二十条本制度自颁布之日起实施。