公安行政公文写作知识

公安行政公文写作知识（一）

第一部分绪论

第一章公文的概念和分类

一、公用文的概念

公安文书是公用文书的一部分，公用文书是文书的一部分，文书又是应用文的同义词。

应用文是人们在工作、学习和生活中经常使用的，内容真实、准确，表述平实、具体，语言庄重、简约，结构稳定、划一，格式依法制作或约定俗成的，为处理公、私事务服务的，多数篇幅较短小的一大类实用性文字材料。为公服务的称公用应用文，简称公文，为私服务的称私用应用文。

二、文书的概念

（一）担任文书的专职人员。

（二）各类公用和私用文字材料的通称。

三、公用文书的概念

公用文书是各级国家行政机关和企事业单位在行政、后勤事务管理或多项业务管理工作中撰制的内容真实，表述平实，语言庄重，结构稳定和格式规范的公用文字材料。公用文书是行政机关办公处事的重要工具。

公用文书包括三大部分：公用行政文书、公用事务文书和公用业务文书。

四、公安文书的概念

公安文书是各级公安机关在从事行政管理、事务管理和业务管理工作，依法撰制的内容真实、表述平实、语言庄重、结构稳定和格式规范的，又具有极强的政策性、法律性和强制性的公务文字的材料。

五、公安文书的种类

（一）公安文书是文书的一部分

（二）公安文书的三大类及其文类文种

公安文书包括行政、事务、业务三大部分或三大类别。公安行政、事务文书是处理公安机关非业务工作的，又称一般公安文书；公安业务文书是处理公安机关业务工作的，又称特殊公安文书。1、公安行政文书的文种。按照《北京市公安局公文审核处理办法》（京公办字[2003]340号）的规定，北京市公安局行政公文种类主要包括：命令、决定、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

公安行政文书其他常用的文体有简报、计划、总结、安排、规定、办法、调查报告等。

2、公安事务文书文类文种。（略）

3、公安业务文书文类文种。（略）

六、公安行政文书分类

（一）从行文关系即从流向分：下行文、上行文、平行文。（二）从收、发情况分：

1、发出的：简称“发文”。

2、收入的：简称“收文”。

3、内部的：简称“内部文书”，只在本机关各职能部门间起沟通、联系作用。

（三）从作用分：

1、指令性的，如嘉奖令、指示等。

2、报请性的，如报告、请示等。

3、周知性的，如通知、布告等。

4、规定性的，如办法、条例等。

（四）从密级分：

1、无密级的。

2、秘密的。

3、机密的。

4、绝密的。

（五）其他分类：

1、从发文机关的性质可分为党务性的和非党务性的。

2、从办事缓急程度可分为平行、急件、特急件。

3、按文头有无可分为红头的、黑头的、无文头的。

第二章公安文书的特点和作用

一、公安文书的特点

（一）鲜明的政治性和法定的权威性。

（二）制定和发布的法定性。

（三）特定的格式规定。

（四）语言的庄重、朴实、准确、精练。

二、公安文书的作用

（一）领导与指导作用。

（二）规范约束作用。

（三）公务联系作用。

（四）凭证依据作用。

（五）宣传教育作用。

第三章公安行政文书的格式和行文规则

第一节公安行政文书的格式

一、公安行政文书格式概述

公文的格式也叫“公文体式”或“标印格式”，指组成公文的各内容要求在书面表达中的规格样式。公文的格式一般包括三部分内容：公文的书面格式、公文的用纸格式、公文的印装格式。（一）公文的书面格式，由眉首、主体、版记组成。置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首；置于红色线以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要求统称版记。北京市公安局公文一般由秘密等级、保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等部分组成。

（二）公文的用纸格式，一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。

（三）公文的印装格式，文字从左至右横写、横排。正文用3号仿宋字体，一般每页排22行，每行排28个字。

二、公安行政文书的眉首部分

（一）秘密等级和保密期限

秘密等级简称密级，指公安秘密程度的等级，分为绝密、机密和秘密三级，秘密等级由绝密起依次减弱。保密期限指文书的保密时间。未标明或未通知保密期限的，其保密期限按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。秘密等级和保密期限一般同时标注，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。秘密等级两个字之间空一个字。（二）紧急程度

紧急程度又称缓急时限、处理时限，是对公文送达和办理的时间限制。紧急程度分为特急件和急件。标识紧急程度用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字间空一字。如需同时标识秘密等级和保密时限，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

（三）发文机关标识

1、市局行政公文根据具体情况使用“北京市公安局”和“北京市公安局文件”等格式。“北京市公安局”文件格式适用于市局的报告、请示、批复、意见、函。“北京市公安局文件”文件格式适用于市局的决定、通知、通报、意见。“北京市公安局内部传真电报”、“北京市公安局密码电报”特定格式适用于市局通过

明、密电报形式发出的各种公文。使用电报形式发出的公文，一般不再印成文件下发。“京公通报”特定格式适用于印发市局领导在会议上的讲话。

2、局属各单位发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称，但不应大于市局公文的发文机关标识。联合行文，主办机关名称应当排列在前，采用竖排形式排列；如联合行文机关过多，应当保证公文首页显示正文。

（四）发文字号

发文字号是由发文机关编排的文件代号，又称发文号，文号。它的作用是：一统计发文数量，便于管理；二在检索和引用公文时可以作为文件的代号。发文字号由机关代字、年份和序号组成，在发文机关标识下发标明。年份、序号使用阿拉伯数码标识，年份使用全称，序号不编虚位。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）签发人

签发人指对即将发出的文稿进行最后审定并签署准予印发的机关首长。上报的公文应当注明签发人。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。联合上报的公文，主办机关签发人姓名排列在前。三、公安行政文书的主体部分

（一）标题

行政文书的标题由发文机关、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括文件的主要内容。公文标题中除法规、规章名称加

书名号外，一般不使用标点符号。公文标题有回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（二）主送机关

主送机关指文件的主要受理机关，也是发文机关要求办理或答复这份文件的对方机关，应当使用全称或规范化简称。“命令”和“决定”一般没有主送机关，“请示”和“批复”只有一个主送机关。主送机关的排列按与文件内容相关的密切程度排列，关系密切的在前，关系一般的在后；密切程度相同的，按级别高低排列。联合行文，主送机关的排列顺序原则上应与发文机关的排列顺序相一致，即主办单位在前，协办单位在后。标注时应当注意，一要顶格写，二当单位不是一个性质时，要将顿号改成逗号。主送机关于标题下空一行用3号仿宋体标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主动机关名称过多，公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至主题词之下、抄送机关之上，标识方法同抄送机关。

（三）正文

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题，可用3号小标宋体字或黑体字，一般每页排22行，每行排28个字。正文从主送机关名称下一行开始排布，数字、年份不能回行。

（四）附件

公文附件是某些文件根据需要附加的重要组成部分，通常作为对正文的补充说明或参考资料，可以是照片、图表、统计表或其他

文字材料。公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前，用3号仿宋体字注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数码标识，附件名称后不加标点符号。附件名称如有回行，回行后的首字应当与附件名称首字对齐。附件全文应当在成文日期之后、主题词之前印制。

（五）成文日期

成文日期即文件的生效日期，应当以本机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，会议决定的事项以会议通过日期为准，电报以发出日期为准。党委文件成文日期使用阿拉伯数字，并标全年、月、日。行政公文成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写成“O”。

（六）印章

印章是文件制发机关对文件生效负责的凭证。行政文件除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字，加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。联合上报的文件，由主办机关加盖印章；联合下发的文件，发文机关都应加盖印章。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（七）附注

附注用于说明文件中在其他区域不便说明的各种事项，如需要加以解释的名词术语，或文件的传达范围、使用方法等。上报的请示性公文，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

四、公安行政公文的版记部分

（一）主题词

主题词又称叙词、关键词，指用以说明文件内容的主旨、特征、重点及文种，经过规范化处理的词或词组。实行文件主题词标引对于按特定专题准确、快速查找文件，提高工作效率具有十分重要的作用。它是办公自动化的客观要求，也是建立文件数据库，实现计算机管理文件的必要条件。

1、公安主题词标引的原则

（1）要直接、客观地反映处公安文书所论述的主题。

（2）选定的词，一般应当是《公安主题词表》规定使用的主题词，其书写形式要与词表中的词形一致。

（3）选词时必须首先考虑用切合主题内容的最专指的主题词，一般不得选用上位主题词或下位主题词标引；当没有专指的主题词时，应当选用最直接相关的几个主题词组配标引；当组配仍无法达到要求时，可选定最直接的上位主题词标引；如上位主题词仍不合用时，可临时选择一个适当的自由词标引。

（4）选定的词，一般应当根据公安文书所表述的主题内容依次标注，并要注意体现原文的思想性。

2、主题词标引的方法

标引主题词应先归纳文件主题思想，并浓缩为几个有限单词，接着将浓缩词与主题词报表上的词靠拢，按词的涵义由小到大选择恰当的、正式的主题词，最后将选择到的主题词按文件主题涉及的主体、事由、文种的顺序进行标引，也即按类别词、属别词和文种的顺序标引。主题词在公文的抄送栏之上，用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字，不加标点符号。

3、主题词标引时应注意的问题

（1）不要错标。

（2）不要漏标。

（3）不要过度标引。

（4）不要过粗标引。

（5）不要出现组配错误。

（二）抄送机关

抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送机关的排列顺序也有一定的规律，通常上级排在前，依次是平级、下级，层次变了，就要换行。抄送机关标识域在主题词下一行，左右各空一字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。（三）印发机关和印发日期

印发机关应当用全称或规范化简称、统称。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码表示。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词下）占一行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空一字，印发日期右空一字。

（四）印制份数和页码

印制份数应当在印发机关名称和印发日期右下方标明，份数使用阿拉伯数码标识。页码使用4号半角阿拉伯数码，置于版心下边缘之下一行，单页码居右空一字，双页码居左空一字，空白页和空白页以后的页不标识页码。

第二节公安行政文书的行文关系和行文规则

一、公安行政文书的行文关系

行文关系，即党和国家各级机关在公文往来中，行文要正确反映发文机关和受文机关的隶属关系，它是根据隶属机关的隶属关系和职权范围来确定的。

（一）上下级之间领导与被领导的关系或是业务指导关系。上级向下级行文，行文方向属于下行文。

（二）下级向上级请求指示的被领导与领导之间的关系。行文方向属上行文。

（三）没有隶属关系但有业务往来的同级之间的关系。行文方向属于平行文。

二、公安行政文书的行文规则

参见《北京市公安局公文审核处理办法》（京公办字[2003]340号）第四章的内容。

第四章公安行政文书的发文办理、收文办理、公文管理和公文归档

参见《北京市公安局公文审核处理办法》（京公办字[2003]340号）第五章、第六章、第七章、第八章的内容。

第五章公安行政文书写作的要求、方法与步骤

第一节公安行政文书写作的要求

一、文书写作必须符合国家的法律、法规，符合党和国家的方针、政策及有关规定。

二、文书写作要遵循客观规律，符合客观实际。

三、文书写作要做到雷厉风行，撰文者要发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神。

四、文书写作者要掌握一定的写作知识和技巧，眼明手勤，多学多练。

第二节公安行政文书写作的基本方法

一、公安行政文书的表达方式

（一）叙述。用于介绍事情的基本情况，或介绍人物的经历和事迹，或介绍问题的来龙去脉，说明其中的原委。公安文书中叙述的主要特点，一是叙述的概括性，二是以顺叙为主。

（二）议论。在叙述、说明的基础上，表明对人物、事件、问题的态度，用议论来阐明道理、提出措施，乃至批驳某些观点。公

安文书中议论的主要特点，一是在公文写作中，最主要的表达方式是叙述和说明，议论处于从属地位，一般是在叙述、说明的基础上进行。二是一般不做多层次、多角度的逻辑推理，而只是在需要分析议论的地方，采取夹叙夹议或三言两语的方式议论一下，点到为止，不做深入论证。

（三）说明。用言简意赅的文字，把事物的形状、性质、特征、功用或事件的成因关系等解说清楚，把事物的特点表述明白。对一些政策、法规的解释，对一些理由、做法的阐述，主要靠说明。公文写作中说明的具体方法有比较说明、数字说明、引用说明、举例说明、定义说明、分类说明、图表说明等