中小型公司行政管理制度

中小型公司行政管理制度

第一章日常行为规范

1．办公室员工须举止文明、谈吐文雅、待人热情、讲究礼貌，严禁大声喧哗。保持仪容整洁、仪表端庄，头发梳理整齐；

2．周一到周五，员工穿工作服，未领工作服穿职业装，周六可着日常休闲便服；

3．办公室同事之间见面提倡使用礼貌用语，早晨见面要互相问候“早上好”等；

4．工作时间，除业务上来往需要外，一律讲普通话，不得使用其它方言；

5．保守秘密，下班时锁好文件资料，不该知道的事情不打听，不该看的资料不看；

6．保持个人办公台面、办公用品及座椅清洁、整齐，并进行定位摆放，物品用后放归原处；下班后必须检查电脑、空调等设备关闭后方可离开；

7．员工要注意节约，下班后应关闭饮水机、照明灯、传真机、复印机、公共广播系统电源；关闭门窗。如有加班人员，最后下班人员负责以上工作；

8．自觉做好日常清洁维护，养成良好卫生习惯，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内；

9．各部门负责人应认真配合，督促属下员工共同遵照执行.

第二章工牌管理

1、本公司员工（总经理除外）进出公司时及上班时段内须佩戴工牌，工牌一律佩戴于

胸前；

2、新员工入职一月内由行政人事部统一负责制发工牌。工牌不得转借他人；

3、工牌损毁、遗失，行政人事部核定后重新制发；

4、员工调动时，行政人事部根据《人事异动单》的部门与职位，一周内重新办理新工

牌；

5、员工离职时，应将工牌缴回行政人事部。

第三章工作服管理

1．工作服分夏装和春秋装两种：着装调整可依当时天气情况通知更改；

2．主管上级承担指导与监督所属员工穿着工作服的责任；

3．不得擅自改变工作服样式；

4．不得典卖、让渡、转借制服；

5．工作服如丢失或破损不能穿用时，应直接报告行政人事部；

6．工作服统一由行政人事部负责安排版式、制作与配发，费用统一由公司支付，从配发日起计算，使用期限具体另行规定，未达使用年限离职员工，按月抵扣工作制服

折旧款；

8．员工工作服丢失、严重破损或更换制服时，由行政人事部按上条规定折算折旧款后，再行办理登记签收手续后配发。

第四章名片管理

1、公司名片应统一颜色、尺寸、规格标准，同时保证名片纸张质量；

2、公司员工的名片经行政人事部审核后统一联系印刷单位印制，个人不得私自印制；

3、印制名片的版式设计，使用标准经总经理确认后统一格式印刷；

4、印制名片当事人要提前三天向行政人事索取《名片印制申请单》填写，经部门（项

目）负责人审批后，转送行政人事部执行；

5、印制名片的员工职务由行政人事部根据人事资料确定，不得自行改动；

6、新印制名片要在行政部备案；

7、各项目专用名片统一由行政人事部统一负责，格式与标准参照公司统一标准与程序

执行；各项目不得私自印刷；印制完成后由行政人事部统一发出；

8、领用在前台签收，离职时，必须将名片交回行政部；

9、其它印刷品可参照以上流程与标准进行。

第五章邮递快件管理

1、凡因工作需要邮递快件的（包括快递公司、EMS 等），须填写《邮递快件申请单》；

2、邮递快件须经本部门负责人签字同意，行政人事经理核签后交付前台递送；

3、行政人事部负责统一办理邮递快件业务。各部门将需邮递的信件连同申请单送前台，

由前台登记，统一通知安排快递公司，并负责与快递公司结算清帐，每月底分部门

（项目）做好当月邮递快件的汇总统计；

4、行政人事部应做好抽查工作，发现因私邮递现象，除费用由因私者支付外，还将视

情节轻重对因私者给予一定的处罚；

第六章办公用品管理

1、公司办公用品的采购、保管、发放等统一由行政人事部负责；

2、各部门（项目）根据办公用品实际使用情况在每月最后三个工作日前将本部门（项

目）所需办公用品报到公司总务助理处汇总，经行政人事经理审核后由行政助理

统一安排采购，不允许员工自行采购；

3、行政人事部安排专人负责办公用品的采购、发放、管理。行政人事部对办公用品建

立实物收发帐，负责登记物品进出；物品领用时必须登账、领用人必须签收；

4、行政人事部对非消耗类固定用品建立个人办公用品台帐，记录每个员工的办公用品

使用（领用）情况；

5、公司的办公耗材如复印纸、墨盒、墨粉、色带等，由前台负责管理与记录消耗情况，

控制使用；可双面使用的纸张，放入指定二次用纸区；

6、部门人员离、辞职时，需将公司的物品交回行政人事部，经手人须在《员工离职物

品移交单》中的“办公用品”项目签字确认。回收的物品由行政人事部保管；

7、行政人事部每月底对公司的办公用品使用情况进行分部门（项目）汇总，制作每月

办公用品领用汇总清单及费用表，经行政人事经理签署后，送交各部门（项目）负

责人核对确认并报财务部存档。

第七章固定资产管理规定

1、定义：使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产

经营有关的设备、器具、工具等列作固定资产。不属于生产经营主要设备的物品单

位价值一般情况在2000元以上，并且使用期限超过2 年的，也应当列为固定资产。

除固定资产以外的物质资产，列入办公设施、设备物资及低值易耗品由行政部门作

登记备查管理。

2、行政人事部设专人负责固定资产实物管理，设置台帐及卡片，对固定资产进行分类

编号、购建、验收、保管、日常维护、保养、修理、调拨、出售、报废、定期盘点

等有关事项。并对每项固定资产的使用落实到人，并订立相关的使用、交接，丢失、损坏赔偿规定；

3、公司实行“部门经理负责制”，任何部门管理人员的调动、离任等都必须将固定资

产的管理纳入审记范围。对于账实不符的，应查明原因，分清责任；

4、固定资产领用人应当妥善保管，本人领用的固定资产发生丢失或毁损必须照价赔偿。

5、调离公司的员工,均须完整地交出所领用的固定资产，否则不予办理调动手续。未

调出公司，需办理固定资产的转移手续；

6、固定资产清查：由行政人事部会同财务部及各部门指定专人，每半年一次清查，核

对；

第八章环境、卫生与绿化管理

1、公司办公室的环境、卫生与植物绿化统一由行政人事部负责管理，员工个人办公桌

及座位周边的卫生由员工个人负责；

2、凡新入员工工，必须了解清洁卫生的重要性与必要的清洁整理卫生知识，了解办公

用品定置摆放的要求；

1、各工作场所内均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑；

2、清洁区域按规定划分，出现脏、乱现象，负责人应主动、及时进行清洁；

3、公司雇佣一名清洁人员维护日常办公室环境的卫生，周六或大型节假日由行政人事

部组织对办公室进行大扫除，包括请专业地毯清洁人员打理。

4、全体员工应共同爱护公司的花草树木，不得随意损坏，共同营造美好的工作环境。第九章固定与移动电话管理

1、公司电话总机由前台负责转接，员工内线电话号码由行政人事部统一负责登记;

2、公司通讯录的更新与管理由行政人事部负责，定期整理并发放各部门及个人;

3、接听电话须注意礼貌，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员;

4、已给通讯津贴的员工，必须保持24小时开机。跨区域无网络的，须公布备用号码;

5、员工如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知行政人事部更新后公布;

6、行政人事部须不定时抽查开机情况，一个月出现三次停机或关机现象，对工作造

成影响的，酌情扣减或取消相关人员该月话费补助;

7、公司已办理移动集群网，群内包月免费，员工自由申请，由行政人事部办理。

第十章短信平台

1、行政人事部负责短信平台的统一使用与管理;

2、申请发送短信的部门与项目，应填写《短信发送申请表》，并请提前一天交至前

台;

3、短信内容应简洁明了，限70字以内（含标点、数字）;

4、行政人事部按申请表顺序进行优先安排;

5、收费标准，每条0.06元，费用按实际发送成功的比例进行分摊各部门。

第十一章办公设施、设备及物资的使用与管理

1、设施、设备是指非固定资产且使用期限超过一年，价值超过500元以上的物品；

物资是指价值超过50元以上的非一次性消耗品;

2、办公设备、设施及物资主要指：打印机、复印机、电脑、传真机、扫描仪、刻录

机、投影仪、电子白板、微波炉、冰箱、音响（含公共广播系统）、移动硬盘、数码相机、空调、家私等；

3、办公室设施、设备及物资的日常管理由行政人事部（电脑及网络通信设备类的固

定资产由IT事业部协助）负责；

4、行政部对公司所有办公设施、设备及物资建立清册，每半年做一次盘点;

5、为确保公司资产管理清晰，所有办公设施、设备及物资的购置、调配、更新、报

损必须由行政人事部审核后方可执行;

6、办公设施、设备，个人使用由个人负责，部门公用由部门负责人指定专人责任，

严禁擅自调动。如需调用必须在行政人事办理登记事宜;

7、办公室环境与物品布置一经确定，未经行政人事部经理批准，严禁私自调动;

8、办公室内的设施、设备及物资需要离开公司办公楼所在地，需要在行政人事部开

具放行条后，方可离开公司；前台文员有权对异常情况进行查询。

第十二章车辆管理

1、行政人事部是公司公务用车的日常管理部门。负责公司车辆分派、使用、保养、

维修工作的评审及日常管理；

2、车辆调度以保证业务用车为先原则，按业务的轻重缓急情况派车。需要用车的员

工应提前填写《用车申请单》向行政人事部申请调派，市外需提前一天进行申

请；

3、能够正常派车的，由行政人事经理交审批意见通知调度员调派登记、司机及用车

人；

4、未能正常派车的须向用车人说明情况：出车的时机是否恰当；有无更经济、快捷

的交通办法；有无可供使用的车辆；

5、不按规定办理申请的，不得调派车；特殊紧急情况须上级主领导批准同意。

6、车辆必须专职司机驾驶，非专职司机未经行政人事部经理批准不得驾驶车辆。

7、交通违章处理：所有交通违章的处理由行政人事部协调处理，交通违章的罚款由

驾驶者自负。

第十三章宿舍管理

1、公司宿舍是为需要住宿的员工提供，员工凭《入住申请单》经行政人事部批准

后，方可到宿舍管理员处办理登记入住手续；

2、本公司提供的员工宿舍，是以员工在本公司服务为前提。倘若员工离职，对宿舍

的使用权当然终止。员工应于离职当日，迁离宿舍，不得借故拖延；

3、收费标准：由公司承租宿舍的总费用按房间及人员比例分摊，4人一间/100元/

人、2人一间/200元/人、1人一间/300元/人（参考）；

4、公司员工宿舍为包租形式，公司负责代收房租(押金由公司支付),其它如水、

电、煤气、数字电视等费用由住宿员工自行分担；（宿舍用电、用水以民用收费

标准价向个人收取）

5、公司负责指定和选择员工宿舍的地点和住所；

6、由本人填写《入住申请单》，经公司行政人事部批准后，交宿舍管理员安排，并

签订《入住须知》后方可入住宿舍；

7、员工应按宿舍管理部门安排房间及床号入住，不得随意调换；

8、若员工需搬出宿舍，应事先通知宿舍管理部门，填写《退宿申请单》，方可办理

退宿及财产移交手续。如无损坏财物，及费用未缴纳，由个人工资中扣还费用。

9、不准在宿舍内从事违法乱纪行为。高度重视防火、防盗及治安安全，提高安全意

识；寝室钥匙不能借给非本寝室人员，不准私自更换寝室门锁，寝室门锁坏了应

及时向管理人员反映和办理手续，并按要求积极配合维修人员的工作；

10、员工如遇生活上的困难或对宿舍管理服务方面的意见应通过正常渠道及时反

映，以便解决和处理。

11、各项费用的缴纳，每月从个人工资中扣除房租费、水费、电费、煤气费、数

字电视费、卫生费管理费等各项费用；

第十四章印章管理

1、印章统一由行政人事部安排刻制。刻制前必须向公司总经理报批，核准后方能刻制；

2、公章、法人章由公司财务部财务经理负责管理，部门章由公司各职能部门负责管理，

专用章由各专业部门负责管理；

3、相关部门必须指定专人管理印章，并将印章保管人名单交公司总经理办公室备案；

4、印章保管人员是印章管理的直接责任人。印章发生意外毁损或丢失，印章保管人应

立即报告公司总经理，并迅速采取相应的补救措施。印章保管人务必做好印章的使

用登记；

5、印章保管人员发生变化时，应办理好移交手续，并交总经理办公室备案；

6、公章、合同章由公司总经理审批后方可使用，专用章须经职能部门负责人同意后方

可使用；

7、用印部门或用印人根据获得相关领导审批认可的《签报单》或《合同审批单》向保

管人申请用印。用印人需做好用印的文件存档备查工作：

8、特殊情况需将公章、合同专用章带出公司办公场地使用的，经公司总经理批准后，

印章方可借出使用；

9、因情况变化造成原有印章停用，停用的印章由印章保管人上缴公司财务部财务经理，

由财务经理视具体情况作保存或销毁处理。

第十五章证照管理

1、公司所有的法律文件，包括营业执照正本及副本、资质资格、法人证明书、税务登

记证等，均由财务部保管和年检，任何人未经允许不得擅自利用以上法律文件进行

活动。总经理办公室、行政人事部负责复印件的保管与监督使用；

2、公司其它人员因工作需借用证照原件的，需注明使用目的、使用时间，经申请同意

后，方可登记使用；

3、因工作需要须使用证照复印件的，须由使用部门领导签字同意并注明使用目的方可

办理使用手续；

4、证照需进行年度审验工作的，由行政人事部提醒相关人员按时办理年审，否则造成

的经济损失应由相关责任人承担；

5、造成证照遗失，由直接责任人承担责任；

6、保管人私自将证照外借或不按正规手续办理借（使）用手续的，造成直接经济损失

由相关责任人承担责任，直至追究责任人的法律责任。

第十六章公司图书、报刊、音像资料、软件管理规定

1、经申请批准后，所有图书、音像资料、软件由行政人事部统一协调安排购买，报刊

由行政人事部统一向邮局或其他发行机构订阅；

2、图书、音像资料、软件购进后，由行政人事部登记入帐，建立目录，办理借用手续。

（外部机构赠予或参加会议获得的图书、报刊、音像资料、软件等按相同方法处理）；

3、图书、音像资料、软件登记后，费用按照公司“费用报销流程”的规定报销；

4、图书、音像资料：使用部门向行政人事部资料室登记后借阅。报刊由行政人事部前

台负责收取、整理、装夹、保管，过期报刊交前台处理；

5、凡经上述程序申购的图书、报刊、音像资料、软件所有权归公司，员工使用完毕或

调离公司时应及时归还资料室；

6、使用人、保管人应妥善保管公司图书、报刊、音像资料、软件；

7、因个人原因造成公司图书、报刊、音像资料、软件毁损灭失的，由个人照价赔偿。第十七章企业VI广告宣传品的管理

1、自制及外购宣传品由需求部门提出方案，上报公司批准后，行政人事部负责统一联

系安排制作、跟踪与采购；

2、宣传品由行政人事部保管，做到定点摆放、定期盘点和防潮、防虫保护；

3、需要领用公司宣传品的，需到行政人事部行政助理处登记。涉及贵重物品的须征得

各部门负责人同意；

第十八章客户招待、公关与维护管理

1、确因业务需要招待的，由主办业务人员依据费用高低报部门主管领导及总经理批准

后，予以安排；如因公出或特殊情况需招待的，必须提前用电话请示，报部门（项目）经理及总经理审批，否则，所发生费用由其个人承担；

2、招待一般客人，在外就餐，每人每餐不超过30元；招待业务主管部门的一般领导

或重要客人，在外就餐，每人每餐不超过50元；招待政府及业务主管部门的重要领导或VIP客人，在外就餐，每人每餐不超过100元；

3、特殊情况超标准的，由总经理审批；否则，采取费用包干制的由客户组/项目组承

担；否则，所发生费用由其个人承担；

4、各部门（项目）所发生的招待费用，每月计入各部门（项目）专项费用，有项目计

入项目，无项目计入部门；

5、在外发生的招待费用，由招待部门（项目）据票核销，计入部门（项目）招待费

用；

6、各部门（项目）发生的招待费用，每季度由财务部向相关部门通报一次，并报总经

办；各部门（项目）负责人应严格把关，以身作则，严禁铺张浪费，弄虚作假。如有违反视情节给予责任人经济和行政处罚；

7、招待费用是为拓展公司业务而设，各使用者与复核者应严格把关控制，严禁公费私

用、越职、越限、越额度，否则一经查实，各会签人员将连带处罚；

8、根据预算管理的原则，财务部应于每月初公布各部门（项目）招待费用使用情况，

财务部应在各部门（项目）的月预算异常情况下进行预警，并会同总经理进行监控干预；

9、各招待费用的预算标准，因业务调整的变动及年度实情，由经营管理委员会会议决

定。

第十九章接待管理及办法

1、前台应注重仪容、仪表，举止谈吐要得体与礼貌，接听电话时应按标准商务礼仪要

求操作；

2、前台负责访客接待、公共区域的上茶、就座、电话转接、人员及大件物品进出监管;

3、在接听电话过程中不得随意告诉对方公司内部员工的个人手机电话号码。总经理电

话，须先接到总经理秘书后，再进行转接；

4、前台负责访客询问，了解来访目的，未经许可，不得让不明来历的访客私闯办公室；

5、前台负责对前台及休闲接待区的管理，保持所辖区域的整齐、卫生；

6、应聘人员由前台安排先填写《求职登记表》，再通知行政人事部专职接待；

7、各部门来访客人在办公室洽谈的，由前台通知各部门，总经理出面接待的公司及所

属的宾客，接待工作由总经理办公室具体负责。其他部门领导出面接待的宾客由相

关部门具体负责接待；

第二十章客户公关维护

1、员工应注重与公司客户维持持久和友好关系，每逢重要节日以及业务需要时，经员

工申请、公司统一安排，进行赠送礼品、邮寄贺卡等维护工作；

2、有节日的统一馈赠，由行政人事部负责安排与统筹，各部门申报需馈赠的人员与要

求；

3、日常临时需要，由总经理办公室负责安排，行政人事部协助；

4、客户分类：分为A、B、C、D级类，公关维护费用标准：（参见相关文件）；

A类：签约客户或待签客户；

B类：有意向签约客户；

C类：跟进客户；

D类：一般客户。

5、传统节日与年底公关：由行政人事部提前一到二个月发出通知，各部制定公关活动

策划书，统一根据需求情况及对不同客户采取合适方式处理；

6、各部门按方案实施后，一周内制做公关实施效果情况评估分析报告；

7、特别（临时）事件公关：可由提出人单独签报总经理审批后，由行政人事部根据签

报结果安排执行。各部事后也必须一周内提交效果评估报告，做为费用报销的依据；

8、各部需对照所列计划针对每项送礼情况向公司进行逐一反馈，然后再统一做一份详

细的评估报告，以下指标可做为报告中的参考内容。

第二十一章安全管理

1、门禁：公司门禁是由指纹操作，对每位新入职的员工进行指纹输入，通过指纹开启

办公室大门。来访人员与客户请按公司的门铃，由前台文员开启。总经理办公室门

禁限总经办的人员密码开启；

2、电脑密码：各电脑操作人员应当设置个人开机电脑密码，员工离开公司时，应事先

取消密码，并行政人事部IT专员核实后方可签离；

3、人员离职时将电脑密码解密或者知会行政人事部门；

4、门窗：下班后行政部门与办公室最后下班人员检查办公室内各门窗，务必将所有的

门、窗全部锁好；

5、电源：公司总电源与机房统一由行政人事部门管理，属于个人办公室与个人用的电

源开关由个人负责，下班请关闭电源。行政人事部人员将进行定期检查与维护；

6、机房：机房的管理由行政部与IT事业部负责，由行政人事部负责日常维护和管理；

7、物品进出管理：大件贵重物品进入公司时请知会前台文员，物品带出公司，请填写

放行条，由部门负责人签名确认，加盖公司行政人事部门公章放可放行。

第二十二章 IT信息及设备管理

1、员工电脑由公司统一按需要配置，其它外围设备根据需要购置后由行政人事部统一

安排放置与保管；

2、员工电脑的软硬件标准和配置由公司统一制定，员工不得擅自拆卸计算机或自行安

装更换硬件设备；

3、各部门的公共信息将放在企业内部网站的共享栏内。希望您在第一时间阅读其中的

文件，这将会帮助您更快地得到所需信息；

4、所有计算机都连接网络打印，可随时进行打印。如有安装设置问题请与行政人事部

IT专员联系。