行政办公室文员职责

行政办公室文员职责

一、办公室工作职责

党政工作办公室是校区实施党政各项工作的综合办事机构，统筹承担校区的党政事务、人事、信息、外事、宣传、档案、财务、办公资产等各项管理工作，是学校党委办公室、校长办公室、人事处、宣传部、财务处、审计处、监察处、外事处、档案馆等部门工作职能的延伸。主要工作职责是：（一）调研和信息工作

1．根据校区的建设和发展及校领导指定的调查任务，按规定的时间和要求开展调查研究。包括负责收集和听取师生员工对校区建设和发展，对校区工作管理的意见和建议，并分析整理和上报校区党委、管委和校领导，为领导决策提供信息依据；负责对校区全面情况进行基础调研，参与制订校区工作计划。

2．收集、整理、储存校区各方面信息、动态，反馈给校区党委、管委和有关校领导；建立统计台帐，随时向校领导和校区领导提供校区各方面的统计资料。

3．制订校区管理信息系统的发展计划并组织实施，保障管理信息系统的正常运转。

4．组织协调校区各单位信息系统的应用，提供咨询，为校领导和校区领导提供信息服务。

5．做好校区信息网上发布工作。

6．组织、协调校区的统计工作，完成校区各项统计报表。

（二）协调和督办工作

1．根据校区党委、管委的决定，具体安排党委、管委的工作日程，有关会议和重要活动。

2．组织、安排校区的有关会议，做好会议记录，撰写会议纪要，并检查决议贯彻实施情况。

3．负责检查、督促校党委、校长办公会议以及校区党委、管委关于校区工作的决议、决定的贯彻执行情况，并及时汇报。

4．了解和催办、督办校领导和校区领导限期完成的工作任务。

5．根据校党委决定和校长指示，会同党委办公室、校长办公室安排、筹备和组织校区主要会议、重大活动。

6．协调校区各单位之间的关系，做好上情下达、下情上达的工作。

7．负责组织协调校区外友邻单位和校区内有关单位共同办理的综合性工作。

（三）文秘工作

1．根据领导的指示和要求，负责起草校区工作计划、总结、报告、决议、通知等文件；组织起草校区规章制度。

2．负责校区公文、电子邮件的接办和处理。

3．负责校区公文收发、传递、呈批、清退、归档工作。

4．负责校区各单位以校区党委、管委名义上报、下发文件内容和文字的审核。

5．掌管校区党委、管委、办公室印章的使用。

6．根据办公室领导的指示，组织与安排办公室工作会议，做好会议记录。

7．负责草拟校区节假日放假通知，编印校区节假日值班时间表。

（四）保密和机要工作

1．负责校区机要件的收发，做好校区文件的呈批、传阅、公布和管理，按有关规定及时分卷归档。

2．根据学校保密委员会的工作安排，在校区宣传保密法规，制订保密规章，督促和检查各单位的保密工作。

（五）行政管理工作

1．负责草拟校区行政管理的规章制度。

2．负责组织安排或协助有关部门做好校区会议、庆典活动的会场布置工作。

3．负责校区办公楼、校领导办公室和公共会议室的管理工作。

4．负责校区办公设备、家具及办公用品等物资的配备、管理和礼品制作管理工作。

5．负责校区传真、收发、文印、复印工作。

6．负责校区车辆调度和管理。

（六）信访和接待工作

1．负责接待、受理群众来信来访和上级领导部门转来的群众来信。

2．督促和了解批交有关部门处理来信的情况，及时向校区党委、管委报告。

3．负责上级领导和兄弟院校领导以及国内外知名人士来访的接待工作。配合有关领导安排好食、住、行等接待工作。

4．为校领导到校区开会、工作安排交通车辆，做好接、送、通讯联系等工作。

5．负责校区接待参观的管理。

（七）宣传工作

1．根据学校部署，协助学校宣传部开展校区的理论学习和形势政策教育。

2．根据学校的部署，开展校区的精神文明建设，建设文明校区，监督、指导校区内的文化活动，确保校园文化的健康发展。

3．配合学校宣传部做好校区宣传报道、新闻发布等工作。

4．做好校区展览、展示，校区宣传品、宣传刊物（专

栏）的组稿，以及校区宣传园地的规划、建设工作。

5．做好《珠海校区大事记》的编写工作。

6．负责协调校区各项重大活动摄影、摄像工作，收集新闻媒介对校区的报道、评价情况。

7．协调、管理外单位进校区进行广告、影视拍摄活动。

8．负责校区邮政管理、公费报刊的订阅。

（八）人事工作

珠海校区人事管理是学校人事管理工作职能的延伸，珠海校区与学校人事处共同管理校区人事工作。

1．根据珠海校区的建设与发展和总体任务的变化，进行编制计划的管理。

2．负责校区职工的考核、奖惩、培训，职工福利，公、事假审批。

3．负责校区职工特区补贴和合同制员工工资的管理。

4．负责校区合同制员工的日常管理。包括组织招聘、劳动合同签订、社会保险的投保、申领，工资审核和考核等。

5．协调校区人事与地方有关部门的关系。

6．建立、完善校区人事档案的管理。

（九）财务工作

珠海校区财务管理是学校财务管理工作职能的延伸，学校财务与国资管理处工作职能延伸管理校区财务工作。

1．负责校区财务收入与支出管理，提高资金使用效益，

减少资金成本。

2．参与校区基建项目投资计划编制，落实资金，负责基建项目投资管理及效益分析。

3．负责校区基建项目工程款项的核算，定期编制基建投资报表。

4．负责财务收支的组织与审批，对会计报表的真实性、合法性和完整性负责。

5．参与校区各项建设的招投标工作，对资金的使用方向、合理性等作出监控。

6．负责校区企业化管理单位的会计核算、会计监督。

7．负责校园卡的管理和发放。

8．发放学生奖学金及校区学生学费催收工作。

（十）外事工作

1．负责与学校外事处的联系，协助外事处在校区的外事活动，是学校外事工作职能的延伸。

2．接待来访的国外及港澳台的团体和个人。

3．协助外事处做好校区外国留学生的有关工作。

（十一）档案工作

珠海校区档案管理是学校档案管理工作职能的延伸。学校档案馆工作延伸管理校区档案业务工作。

1．负责校区建设、管理、运行中产生形成的档案材料的收集、整理、立卷工作。

2．负责规划、协调校区档案工作，协助、检查、督促校区各办档案管理的执行情况。

二、岗位设置与岗位职责

党政工作办公室管理干部和工作人员由学校派出和属地招聘。办公室人事和财务工作是学校人事处、财务处工作职能的延伸。根据学校关于珠海校区管理机构设置要精简机构、协调运作、按需设岗、一职多能的原则，结合办公室的工作职责和工作实际需要，办公室设主任、副主任和秘书、督办、宣传、人事、财务、行政管理、办公室文员、司机岗位。

办公室管理干部和工作人员应树立为高等教育事业服务的思想，要有为建设新校区服务的意识，在本职岗位上做好管理和服务工作，管理育人，服务育人。办公室管理干部和工作人员应履行如下共同职责：

1．在办公室主任的领导下，负责本职岗位管理工作，做好校区与学校相关部门之间各项工作的上下联系。

2．随时掌握本职岗位工作的情况，提出改进工作的意见和建议，解决工作中的实际问题，本职岗位工作中的一些重大问题及时向主管领导和学校有关部门反映。

3．根据工作需要，完成校领导、校区领导和办公室领导交办的其他各项工作任务。

（一）主任岗位职责

1．主持办公室全面工作，负责制订办公室的工作计划，领导并组织完成办公室各项工作任务和检查执行情况。

2．搞好办公室的科学管理，贯彻实施有关规章制度，负责办公室工作人员的考核工作。

3．定期检查、总结办公室的工作，开展评比活动。

4．分管人事、财务、外事、信访和接待，协调和督办工作。

5．负责办公室分管经费的管理和审批。

（二）副主任岗位职责

1．根据领导的指示和要求，负责起草校区工作计划，总结、报告、决议、通知等文件；组织起草校区规章制度。

2．负责校区调研和信息工作。

3．分管文秘、行政管理、宣传、档案、保密和机要工作。对分管的工作提出工作计划和建议，并组织实施和检查执行情况。

4．协助办公室主任搞好办公室科学管理、贯彻实施有关规章制度。

（三）秘书岗位职责

1．负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作。

2．协助学校档案馆开展校区档案工作，做好办公室档案收集、整理和立卷工作。

3．协助学校国际合作与交流处在校区的工作和活动。

（四）督办岗位职责

1．负责校区主管校长、校区党委和管委会秘书的工作。

2．负责校区督办工作，了解和督办校领导和校区领导限期完成的工作任务。

3．为校领导在校区工作和活动安排交通车辆，做好接、送、通讯联系和活动安排。

（五）宣传岗位职责

1．依照宣传工作职能延伸管理的原则，协同学校宣传部做好校区宣传工作。

2．根据校区工作实际，做好各项宣传工作。

3．负责校区邮政管理和公费报刊的订阅。

（六）行政管理岗位职责

1．负责办公室行政管理工作，做好校区各项活动的会场布置、办公楼管理工作。

2．负责校区办公设备、家具及办公用品等物资的配备、管理和礼品制作管理工作。

3．负责校区传真、收发、文印、复印工作，车辆调度和管理工作。

（七）人事岗位职责

1．根据校区人事工作职责，做好日常管理工作。

2．随时掌握和及时汇报校区人事工作的情况，提出工作的意见和建议。

3．建立、完善校区人事档案的管理，提供编制、人事、劳资、考核等有关材料供领导工作参考，按时汇总完成要求报送的各种统计资料和书面材料。

4．负责校区信访和接待工作。

（八）财务岗位职责

1．财务室主任：负责珠海校区财务管理工作，编制会计报表；定期向校区领导提供会计信息资料，参与经济管理、经济政策制定、财务会计制度修订、珠海校区预算草案工作；与校区其他各部门的协调工作。

2．财务室副主任：负责日常业务协调工作，及时解答各部门及财务日常事务问题；兼任审核工作。主任离岗时，履行主任岗位职责。

3．审核岗位职责：负责校区基建、事业会计核算工作。严格遵守《会计法》，按高等学校会计制度及国家有关经济政策、法律、法规处理会计事务，做到准确无误。

4．复核岗位职责：负责审核记帐凭证，检查记帐凭证是否正确及所付凭证是否齐全，发现错误及时改正；负责装订会计凭证及会计档案保管工作；兼任催收学费工作。

5．出纳岗位职责：负责每日现金收付，做到每天帐款相符；负责银行帐收付，包括开支票，登记支票备查簿，定期与银行对帐，每月初编制银行调节表。

6．校园卡管理岗位职责：负责校园卡的发放、报失登

记；每日核算一卡通联网各单位收入数，并打印汇总表给审核岗作为记帐凭证附单；负责电算化的培训、财务软件开发及计算机维护工作。

（九）文印文员岗位职责

1．及时、准确地完成文字打印、复印、速印工作，认真履行登记制度。

2．负责打印文件、资料的临时保管，有机密性要求的严守机密。

3．负责文印设备的清洁卫生和日常维护保养工作。

4．保持文印室日常环境的干净、整洁，有权禁止无关人员进入工作场所。

5．负责办公用品的保管、发放、登记工作。

（十）办公室文员岗位职责

1．负责领导办公室和公共会议室的管理，做好会议、来访接待的服务工作。

2．负责校区公文、信件、邮件、报刊杂志的分送和登记工作。

3．负责传真件的收发工作。

4．负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。