项目资料管理措施

3项目资料管理措施

3.1建立资料管理组织机构

为有效配合各项建设任务目标按计划完成，从工程开工时项目部就成立了完善的项目资料管理小组。

组长：项目经理李淑强；

副组长：项目总工安杰；

组员：专职资料员郑青梅、试验员贾燕燕，以及各部门相关资料人员。

小组下专设资料管理办公室，负责处理日常资料工作，建立完整的项目资料管理制度，配备精干高效的项目资料管理层，实行科学、有效的资料管理。3.2建立健全工程资料管理制度

（1）在工程开工时，建立工程资料管理制度，使资料管理有章可循。

（2）根据工程特点进行单位、子单位工程、分部分项、检验批划分，并依据划分情况对所有使用的表格进行汇总，报监理、甲方后执行使用。这样就避免在施工过程中遗漏应使用的表格，而造成资料的严重滞后。

（3）建立健全施工资料管理岗位责任制。指定专人负责收集、整理，做到资料与工程进度同步。细化资料员岗位职责，具体到工作中的每个细节，在职责明确后项目部挂牌实施，标于相关人员的办公室，落实到人。另对其岗位进行月考核、季度考核及年度考核，奖惩结合，有利于提高工作效率。

3.2工程资料管理制度的实施

（1）按施工资料管理流程管理资料。对施工技术资料（如施工组织设计、施工方案等）在施工单位进行内部审批，手续齐全后进行报审，资料员登记发文记录报监理单位进行审批形成批复意见，施工单位依据批复意见与技术文件进行技术交底。对形成的技术交底进行统一编号收集归档。然后进入施工质量验收报验流程，施工单位依据图纸、规范、方案、交底等组织施工，然后进行过程质量控制检查、检验。形成相关施工测量记录、施工物资资料、施工记录、施工试验记录等。在自检合格后资料员登记发文记录报监理单位组织检验批质量验收，形成检验批质量验收记录，合格后施工单位进入下一道工序施工。对返回的报验资料及时对口归档登记，更新目录。

（2）相关技术资料的处理流程做到及时准确无误。以设计变更为例，在收到设计变更后首先进行设计变更收文登记，登记后依据变更内容对相关管理人员、分包队进行文件的发放，填写《文件和资料发放登记表》，确保在两天内全部发放

完毕，以免造成工程返工，增加成本。其后在施工图纸上进行设计变更修改，修改完成后加盖设计变更修改图章进行标识。对于作废的文件在加盖“作废”印章后统一回收处理。以上工作完成后进行资料统一流水编号归档，更新目录。另设计变更为指导施工的技术性文件，必须在《有效文件控制清单》内给予登记标识。（3）资料的形成按建设程序、专业、形成单位收集归档，使资料编目、组卷标准化。在档案盒外侧打上资料名称、档案盒号等标签便于查阅，统一流水编号，且不能出现重复现象。同一类文件归入统一的一个档案盒内，每盒内有完整清晰的目录，目录做成电子文档，打印成文，做到条理化、标准化。当有资料归档应及时登记更新目录，做到项目齐全、准确、真实，体现文件的有效性、及时性。（4）工程资料分类、编号标准化。对所有归档资料进行了统一的流水编号，做到查找快捷，使用方便，避免丢失，使资料更具实用性。

（5）在工作中的协作沟通。为保证资料管理的流畅通顺应定期进行沟通工作。在次的项目部会议中将出现的问题提出，在会上解决，以便进行后继资料管理工作。

（6）工程竣工阶段，归档资料的收集整理尤为重要。在整理过程中要特别注意整理资料原件，认真检查资料原件上的签字盖章是否齐全，监理单位监理工程师是否签字和签章，相关人员签字是否合法和合理，使资料做到齐全有效。在资料整理完毕后请当地档案管工作人员到施工现场进行预查，对于提出的问题有针对性的进行整改落实，在基本通过后根据当地档案管理体制规定，向相关单位移交、归档，共记四份。一份移交档案馆，一份移交建设单位，施工单位保留一份，最后一份留作工程“评优、争创”工作使用。

（7）注意加强资料的保护。项目部配置铁皮资料柜、标准档案盒保存技术资料，做到防火、防潮、防虫蛀鼠害、防遗失或损坏。

3.3对工程资料的自查与他查

项目部相关部门定期进行月度资料自查及公司内部审查，以保证资料的真实性、完整性和准确性。对检查中出现的问题及时整改，并在以后的工作中坚决避免。其次，落实建设、监理方对资料检查后提出的意见及建议。最后，安监站、质监站等监督职能机构对资料管理工作进行监督，对其提出意见进行认真整改并给予回复。