编辑部制度

编辑部管理制度

一、期刊编辑部精神文明公约

二、期刊编辑部经费收支管理办法

三、期刊编委会通则

四、主编、副主编职责

五、编辑部工作管理制度

六、期刊质量管理办法

七、编辑部主任职责

八、责任编辑职责

九、英文译审职责

十、学科编辑职责

十一、技术编辑职责

十二、编务职责

一、编辑部精神文明公约

1、弘扬创新文化树立敬业协作严谨高效的工作作风营造团结和谐积极向上的工作氛围

2、恪守行业规范遵守新闻出版总署科技部中科院等主管部门及我所制订的有关规章制度

3、遵守职业道德不发表人情稿不利用编辑职务谋私利办刊收费公开透明

4、以作者为中心理念认真及时负责高效的处理作者的投稿

5、讲求团结友善互尊互敬相互间的意见当面交流倾心交谈就事论事

6、倡导勤奋奉献对工作积极主动不拈轻怕重不计较个人得失保证期刊出版质量

7、树立版权和保密意识严格遵守版权法和国家有关出版的保密制度

8、维持良好的工作环境,保持室内安静清洁,工作时间办公场所不逗留闲杂人员

二、编辑部经费收支管理办法

1、本着合理透明勤俭的原则提高经费收支的科学管理和使用效率期刊编辑部经费收支严格遵照协会有关的财政章制度各编辑部的一切财务收支必须通过所财务处进行结算严禁自

收自支

2、编辑部向作者收取的版面费初审费及有关费用和支付的稿酬标准一律公开透明定期到财务处进行费用收支结算原则上各编辑部每月编制费用收支统计表(见有关统计表并将费用收支统计表汇总到文献信息中心由文献信息中心会签后到财务处结算

3、编辑部经费收支实行各编辑部自主管理与文献信息中心会签相结合的模式各编辑部的编辑出版业务费用支出超过1000元需由文献信息中心会签方可到财务处报账

4、为加强经费收支和人员外出管理提高经费的合理使用效率期刊编辑部差旅费培训费会务费招待费等一律由文献信息中心会签后方可到财务处报账

5、为加强人员管理实行人员出差通报和公开汇总制度即所有会议培训公文公函必须在编辑部展窗内公示后由编辑部主任将参会人员情况报文献信息中心批准参加学术会议召开各刊编委会外出调研组稿人员培训等事宜期刊编辑部应提前提交参加会议或出差的计划及申请报告经批准确定后除特殊情况外一般不再增补参会后参会代表一周内将会议内容以Powerpoint或其它便于交流的载体形式对编辑部全体人员进行总结交流会议资料归中心备案便于编辑部其它人员进行查阅

三、期刊编委会通则

充分发挥编委会的学术领导作用是办好刊物的重要保证为此特拟订各期刊编委会通则（一）编委会的性质和任务

1、编委会是依靠专业科技工作者办刊的一种组织形式是期刊编辑出版工作的学术领导机构

2、编委会受相应主办单位的领导

3、编委会的主要任务

1.贯彻党和国家的方针政策及上级批准的办刊方针研究解决期刊工作中的重大问题

2.负责期刊的学术质量主要负责审稿组稿决定疑难稿件的取舍协助主编做好期刊的刊后审读工作

3.发现推荐和培养人才壮大编审和作者队伍

4.每名编委每年必须以第一作者名义向编辑部发投稿件1篇平时要积极为期刊推荐优秀的高质量稿件暂定1篇各期刊编辑部每年要在各刊网页上对每一位编委作个人简介给予宣传编委会人员名单应在相应的期刊上公布

（二）编委会委员的条件要求

1、编委会由各有关学科专业的科学家和专家组成兼容各学派各地域各单位人员组成尽量争取外籍编委便于提高期刊国际知名度和吸引国外稿件

2、编委会设主编1人副主编若干人不超过3人常务副主编人由编辑部主任兼任主编助理若干人不超过2人顾问若干人不超过15人编委一般以3060人为宜

3、编委应具有相当的学术影响为本学科的学术带头人深谙本学科前沿及发展趋势编委会的人选以专业为依据特别要注意吸收边缘学科基础学科领域有代表性的人员参加并在年龄上形成梯次结构

4、编委还应随时吸纳候选编委原则上最好先从事一定的实际审稿工作连续为杂志审稿一年后经考察合格方可作为下届编委会委员人选

（三）编委会的产生和任期

1、编委会的产生要在广泛调查的基础上经上届主编副主编编委或编辑部提名征得所在单位及本人同意通过编委会选举产生报上级主管部门批准由主办单位正式聘任但对办刊极具影响力的人选可根据实际办刊需要不通过编委会选举由编辑部提交申请报告

报上级主管部门批准由主办单位正式聘任

2、主编副主编由相应的学会及主办承办单位协商产生经与编委会讨论通过由主办单位聘任

3、每届编委会原则上任期3年工作表现出色者可连聘连任但因病弱年迈其它事务繁重等不能很好履行主编编委职责者不宜继续留任建议退出编委会

（四）编委审稿要求

1、稿件审阅原则

(1)、稿件须以盲评形式送相应编委评审

(2)、学术质量稿件学术水平如何是否具有新颖性有无政治问题是否有类同报道有无泄密问题是否有加快的必要等

(3)、科学性实验设计及内容数据统计讨论与结论是否科学准确恰当是否反映了当前较好的科学水平除上述一些共性的问题外对主要栏目还应有不同的具体要求各刊可根据实际工作情况另做具体规定

(4)、文字文中有关学科领域的专业术语是否应用准确恰当是否为本领域最新动态最新用法

(5)、最后处理意见明确做出处理意见暂分五类加快刊用建议刊用修改后刊用重新修改重

审待定建议退稿

2、其它事项

（1）、编委应在2周内将稿件审理完毕发E-mail寄回审稿意见后将签署了审稿意见签名审毕日期等内容的审稿单函寄回编辑部以备存档Email内审稿意见要与函寄的审稿单上意见一致

（2）、审稿人应以高度的责任感来对待审稿工作如果有出国或出差事宜暂不能审稿情况请在事前2周内通知编辑部或留下联系人地址以便编辑部另做审稿安排

（3）、审稿人应关心办刊抱着对杂志质量作者读者负责的态度对待编委工作审稿单作者稿件稿件所附图表等请勿丢失

（4）、编委审稿费每年结算一次

四、主编副主编职责

1、坚持贯彻办刊方针全面负责刊物的学术编辑及出版质量

2、指导中心和编辑部制定期刊长远和年度规划做好总体设计和导向并定期检查执行情况

3、每年年终到编辑部进行1次座谈主要是了解和指导编辑部工作并就期刊质量方面的重大问题进行研究并提出解决办法

4、加强信息反馈借鉴国内外同类刊物的办刊办法提高杂志整体水平借助国内外学术交流的机会注重刊物宣传加强刊物在国内外的学术影响

5、负责责任编辑整理后稿件的复审工作必须审读每期的校样签发各期发排的稿件切实承担起稿件终审工作

6、定期对编辑部经初审后或二审后的退稿进行审阅

7、主编因年事已高身体状况事务繁忙而不能从事主编工作的应通过编委换届或自动请辞进行更换报主办单位批准

五、编辑工作管理制度

编辑工作的科学管理是保证刊物质量的重要手段。管理工作的优劣，直接影响刊物的内容与质量。而管理工作，又与责任制密切相关，责任制是管理工作的主要内容，因此，必须对稿件处理的具体环节进行管理。

1、稿件管理

稿件收到后，由相应的学科编辑根据稿件内容进行初审并填写稿件登记表，于3日内寄出稿件收到回执卡、论文专有使用权授权书，送相应编委审阅，送审稿件一般要求3周内审回，逾期应及时催审。

编号方法：按编辑年度划分，包括稿件顺序号及负责编辑代号等。如030115A，即示此稿为2003年1月第15篇稿件，A系学科编辑代号。年终总结时，将各刊稿件编号归成总表，即可得到如下数字：全年收稿数、每月收稿数、半年收稿数全年送审数、全年发稿数、全年存稿数基金论文数、迟滞情况、学科编辑全年稿件处理数；

2、稿件整理

稿件经审后，无论编委审定意见同意发表与否，其审稿意见原文都不得与作者见面，认为可用稿件，均由学科编辑在收到审稿意见2日内通过e-mail与作者联系，根据审者意见和各刊规范标准提出退改意见，需大量修改的稿件将加工稿与退改意见一并寄回作者。来稿刊用与否，原则上于3个月内通知作者。

3、稿件审定和编排

学科编辑整理完毕的稿件统一交由责任编辑集中整理，按照稿件质量、当期栏目、版面、收稿时间等诸多因素权衡考虑进行编排，整理完毕交编辑部主任，由编辑部主任送交主编或主编助理定稿。责任编辑负责终审后内容的再次审阅修改，经主编或其助理核定后的稿件即可发排。发排后的稿件经过三校后，将清样寄送作者核红，核红后的稿件即可制版出胶片印刷。

4、编辑部作息管理

严格遵照所内作息时间制度进行作息。

六、期刊质量管理措施

1．质量检查：分为出刊后自检、编辑部检和审读三种方式。

（1）自检：期刊出版后的10天内，由责任编辑履行该工作，重点检查每期杂志的封面、目次、版权页、排版、错别字等，对发现重大错误或问题及时提请书面报告，一事一报，写清理由，并提出处理办法。

（2）编辑部检：由编辑部主任组织进行，主编主要负责，其它常务编委配合，责任编辑协助完成。每刊每年必须抽检1期杂志，主要检查有无学术错误、有无政治错误等。

（3）刊后集体审读：由中心组织，各编辑部主任、责任编辑、英文译审、学科编辑参加，每刊每年各抽检1期，进行全面检查，从规范、符号、版式、量的单位、页码、转接到政治、学术、风格诸多方面均可发表意见，完成后填写审读意见表，由中心存档保存，要求每一参加审读人员接到审读杂志后都要认真对待，参会时必须进行发言。

2．奖惩措施：

（1）按时按期保质保量完成编辑出版任务，照发全部工资。对在办刊中有突出贡献或业绩突出者，可由中心在年终进行总结表彰奖励。年度内个人获得国家级新闻出版职业资格证书，奖励个人200元。

（2）年度内在所属领域获得奖项者，分别依据级别给予奖励：

1）入编SCI：分别对期刊编辑部及个人给予表彰奖励。

2）优秀期刊奖励：凡获国家新闻出版署、中国科协、中科院、省级期刊奖励者，根据获将级别对期刊编辑部及个人给予表彰奖励。

（3）年度内在办刊中出现质量或相关问题，依据情况不同分别给予相应的处罚：

1）出现政治性错误，除承担国家有关处罚措施外中心还要对相关责任人给予相应的处罚。2）封面差错；版权页差错；目次中漏文题、有文题而无正文或页码错误等一处扣200元，主任40%、责任编辑60%。

3）非印刷性的图错位、倒置、图说明或注释张冠李戴，明确责任人后一处扣50元。

4）文题、作者姓名中有错别字或姓名单位有错，1字扣10元，责任编辑5元、学科编辑3元，技术编辑2元。

5）对在办刊工作中有失职行为并造成不良影响者，由中心进行通报批评，严重者自动离职。

七、编辑部主任的职责要求

1．全面负责期刊编辑部工作，按时按期保质保量完成出刊任务

2．组织、主持好本部门例会，及时讨论解决存在的问题。

3．参加每半月或每月1次的中心例会，及时总结当月编辑部工作及需要解决的问题，认真检查中心例会布置工作的完成情况，做好各级人员的工作表现记录。

4．协助中心正、副主任处理好上级有关文件事宜,实行公文公函汇总制，即所有相关公文公函需及时交付中心，与中心讨论决定处理办法。

5．起草编辑部年度计划（包括报道重点、栏目安排、组稿计划、召开学术会议、人员培训

等、年度用款计划等）。

6．负责期刊的质检即刊后集体审读工作，填写质检报告后报送中心存档。

7．审核本编辑部费用使用情况，核查版面费、稿件初审费、稿酬、审稿费以及其它费用的收取支付情况，在出刊后1个月整理完毕，费用情况在当月中心办公室务会上汇总上报，实现费用的公开化、透明化。

8．协助主编组织好编委会。

9．组织好本部门人员的培训学习，注重提高本部门人员业务素质。

八责任编辑职责

1．责任编辑主要负责期刊的编排、定稿、送主编终审、刊后审读等工作，是当期期刊编辑出版质量的主要责任者。

2．责任编辑负责所在期刊稿件内容的审核和编排；政治性错误检查；规范的检查和统一，栏目的确定；中英文目录的编定；封面和版权页的核准；校样的审阅、统编、统校、核红、付印；录用通知名单确定等工作。

3.责任编辑接受主编签发的稿件后，即应着手对内容进行审核，发现问题及时更改，或与负责该稿的同志共同协商解决。

4.责任编辑要按规定日期发稿，做到“齐、清、定”，稿件处理流程如下：

月刊：每月初1日前将该期稿件交主编，4日前核阅后交技术编辑排版，9日前出版社印刷。双月刊：双月20日前将该期稿件交主编，25日前交出版社印刷。

季刊：出刊10日前将该期稿件交主编，18日前交出版社印刷

年刊：稿件齐、清、定后每年6月30日前出版。

5．校样排出后，责编即将校样分发给有关编辑校阅，编辑对校样的修改如有不妥或因版式需要，责任编辑有权删改，但尽可能征得原编辑的同意。

6. 负责当期杂志出刊的质检即刊后自检工作，填写质检报告后并同当期杂志报送中心存档。7．负责原稿、作者校样的整理存巻。

九、英文译审职责

1．英文译审主要负责《深圳会展》英文版稿件的英文译审、三校、国外交流工作，同时

兼任其他各刊英文摘要的译审工作。

2．稿件送主编前由英文译审一审进行初加工（一周内完成），然后送英文译审责审终审（一周内完成），英文译审终审后交编辑部主任，由其送主编签发，签发后若需修改内容，交英文译审责审整理（一周完成）。

3．稿件经微机排版后由英文译审责审负责规范的检查和统一、目录的编定、封面和版权页的核准、校样的审阅、统编、三校、统校及核红。

4．杂志出刊后负责本刊当期杂志的质检即刊后审读工作，填写质检报告后并同当期杂志报送中心存档，同时参加各刊刊后审读英文摘要质检工作。

十、学科编辑工作职责

1．组稿工作根据编刊方针、结合读者要求、针对栏目需要，认真做好组稿工作。

2．初审工作学科编辑按专业、专栏负责稿件的初审，合格者进行编号登记，不合格者退作者，采用统一的退稿签。

3．退改工作稿件退改时审稿人的意见不宜完全照抄，要结合刊物要求进行取舍。退改意见理由要充足，措辞要温和，便于作者接受。审稿人的意见发表与否都不应与作者见面，避免引起不必要的冲突和分歧。

4．催审工作稿件送审后，3周未回进行催审，多次催审后仍未回应请其或其指定的联系人寄回，重新安排送审。

5．整稿工作稿件修回后应在两周内整理完毕。整稿时除文字加工外，要注意文题是否恰当、表格设计是否合理、文献序码有无疏漏，英文摘要译审审校之处是否修改。编辑之间可以实行互助制，即互相核阅所属学科的稿件。

6．核阅工作稿件整理完毕，应在专用稿签上注明拟刊载的栏目、版面页数、图稿数目、收稿日期、修回日期，软盘名称（要求软盘报送量达100%），然后交责任编辑核阅

7．三校工作稿件微机排版之后，学科编辑应同责任编辑一起认真完成三校工作。

十一、技术编辑职责

1．排版：主要承担所在编辑部期刊稿件的排版工作。

2．初校：承担所在期刊的排版后初校工作：消灭排版错误、统一体例、校正编排版式上的错误。但在校对中发现原稿的问题，包括作者退校时发现的问题，尽量少做改动，应及时与

编辑人员沟通后解决。

3.定版：与责任编辑一起完成定版工作，主要指全期安排、每页版面和版式处理，包括封面、版权页、目录、正文、补白、插图、字体、字号、行距等，均须逐面、逐项排定，然后制胶片、发稿。

4.报送：出刊后及时向所在期刊入编的相关数据库报送电子信息。

5. 编目：出刊后的电子版信息要按巻期编目，单独建立目录存档，以备期刊的电子版数据库取用。

十二、编务职责

1．出版工作：协助编辑搞好期刊编辑出版工作。

1）及时填送发稿单。

2）承担出版登记的相关工作。

3）承担各期期刊向作者、主管单位、主办单位、交换单位和收藏单位的寄送工作。赠阅、交换期刊应在杂志出版后送到编辑部后3天内寄出。

2．文秘工作：期刊需要回复的公函、通知等。

3．收发工作：

1）每天均要取信取稿，稿件收到后要及时开封，加盖收稿日期，及时登记（作者姓名、收到日期、文章题目、交付编辑姓名日期）后，当天转交相应学科编辑处进行稿件登记，期刊编辑部外发信件每天送发一次。

2）作者对编辑部询问信件，直接交由编辑处理。

3）交换、赠阅的图书交由中心统一编号存档，备查备用。经中心主任核查无实用价值者可不登记，全权处理。

4）编委来信，交由编辑部主任处理。

5）期刊有关费用汇款：版面费、零售费及其它款项，要认真逐张登记（作者姓名地址、汇款收到日期、汇款金额、用途等）。汇款单20张以上，应及时从邮局转财务。

6）发票应及时寄出，要有登记，以便查询。

4．档案工作：

1）有关出版方面的文件资料的登记保管。

2）对需要存档的报告、编辑部会议纪要等按时间登记编号，分类存档。

3）年底或年初，整理好各刊全年期数，联系装订厂做全年合订本。

4）协助编辑部主任做好版面费、稿件初审费、稿酬通知寄发和核对工作。

5．各刊的广告工作：

1）积极联系广告客户，根据实际情况可按一定比例提成（待议）：即广告费的40%为奖励：20%奖励编务,5%奖励广告联系人（由编务从业务上发放）、5%奖励编辑部、10%奖励编辑部在职人员）。

2）认真检查广告客户的证件材料，做好广告承接登记、广告合同签定联系事宜及广告档案存档工作。

3）对于准备刊出的广告内容，由广告审查员审核签字后发布。

6．各刊的发行工作：积极主动联系杂志发行，需要从基础工作认真做起，逐步开展，按比例提成（待议）。

7. 室务性工作：各刊编辑部的事务性工作。

本管理办法有未尽事宜，可根据实际情况修改补充，其解释权归信息宣传部所有。

本办法自2012年3月1日起开始执行。