什么是合格的采购需求

什么是合格的采购需求

物资需求是指各部门因项目建设、业务发展及日常生产需要领取物资或者需要向供应商采购服务时，向采购归口管理部门发起物资需求或服务需求的申请。所有需求通过MSS系统发起，按照内控权限列表逐级审批后，由采购归口管理部门受理。为强化责任意识，物资需求坚持“谁提需求谁领用，谁提需求谁消化，谁提需求谁负责”的原则，需求部门对采购需求的准确性负责，并对因需求偏差造成的库存物资跌价、呆滞等承担责任。

需求部门应根据网络规划、投资计划、业务发展、产品开发、营销计划等，进行本专业预算管理范围内年度采购预算和年度采购需求计划的编制，并提交采购归口管理部门和采购实施部门。

具体项目实施时，需求部门应根据项目预算安排，向采购归口管理部门提出明确的物资或者服务需求，包括立项依据、采购内容、预算金额、技术要求、配送方式、收货地点、收货人及联系方式，其它情况应做备注说明，包括是否有推荐供应商等（推荐供应商应在集采范围内并且有可执行份额，需求审核环节应对供应商推荐意见严格把关，并负相应责任）。其中采购内容必须详细准确，规格型号明确、数量及单位明确、技术规范和服务要求明确。

各需求部门在提需求时，应力求准确，尽量避免需求受理后，物料或数量又发生变化的情况。若确实因设计变更需要变更物料，采购管理员将与项目管理员进行沟通后发起物料变更流程；若需求数量大于原提交数量，则只能将需求退回项目管理员，修改数量后重新提交。

各需求部门在提需求时，应在当前在用框架协议清单进行查找，选择正确的物料编码，以便向供应商准确下达订单。对于集采设备，由于配置较为复杂，同一名称不同物料编码的物资存在技术参数的细微差别，需求部门项目管理员应提前与供应商进行沟通，让供应商在充分理解我们的需求意图后，完成设备板件规格和数量的配置，需求部门照此配置提交需求，确保充分匹配项目要求而不浪费。对于需要自行采购的非集采设备，各需求部门在提需求时，应提出采购建议，包括项目背景情况及技术服务要求、是新建还是扩容、竞争性谈判还是定向谈判、推荐的供应商和依据、中标原则、评分重点等内容，协助采购实施部门完成采购

方案制定。

MSS系统上线后，以“L”开头的物资编码作为临时过渡编码，已逐步清理完毕，各需求部门在发起物资及服务需求时，须强化规范物料编码的应用，对于已完成规范物料编码的物资，必须选择以“J”开头的物料发起需求流程，否则采购部门将退回该需求。

物资需求经采购部门受理处置后，业务部门才能发起领料申请。

物资需求发起必须做到所需物资的规格型号明确、数量明确、技术规范和服务要求明确，必要时提供技术或服务规范书。

需求必须按内控权限列表逐级审批，尤其达到招标限额而不招标的，由需求部门说明原因。

物资需求可来自于运维成本管理系统、计划建设管理系统，也可从物流辅助系统发起物资需求。物资需求发起时将关联工程项目、成本项目、活动预算等信息，并在后续流程中通过预占、释放、实占等方式的控制。

物资需求分为物资类和服务类，物资类需求只能选择实物性质的物料，其附加的服务性费用，在采购结果环节进行补充。所有物资需求需要选择物料明细，明细需要确定到物料编码层级，而非物资分类层级。所有物资需求必须明确物料，根据项目所需，精确选择对应物料编码及数量，后续不能增加或减少。

进入采购辅助系统进行物料查询，可以根据状态、物料类型、规格型号、物料编码、物料名称、数据类型进行查询。如果系统内已经存在将要新增的物料，则不需要进行新增。否则需要发起新增流程。

主设备及服务需求按需求类型可以分为以下三种：资本性工程、运维成本项目、活动预算；主设备及服务需求按采购分类可以分为物资和服务。

资金来源有资本性支出、成本性支出和其他支出三种，资本性支出要求选择项目，并对项目预算进行校验，成本性支出要有成本中心和活动预算，其他支出不用选择项目；采购种类分为物资和服务；是否直发现场，一般大型设备可以选择直发现场，选否就是把物料放进库里，最后生成订单进行收货是在两个单独的模块；送货地区通过点击“送货地址簿”选择，也可在弹出的页面新建，收货人和收货人联系电话由此带出。

在物料申请的时候将物料分为物资和服务两种，所以采购需求的时候采购种

类会有物资和服务两种，成本活动预算服务采购要求在明细处的时候要选择活动预算，成本运维项目服务采购明细处要求选择成本WBS项目，成本服务框架采购要求选择的物资要有框架。

选择物料后，可以从物料主数据、引用框架协议、引用个人产品中进行；也可以先点击模板下载把模板填写完整再点击批量上传以实现物料的批量采购；预估单价是指这种物料的大概的价格；需求数量是指本次采购的数量；采购管理员的选择是指后续需要本单位的指定人员来进行采购，会进入指定人员的采购池进行办理。

重点强调物资需求发起环节的关键点如下：

1.所有物资需求，刚性匹配预算管控；

2.所有物资需求都必须准确选择物资编码，物料分为物资和服务两种，在采购辅助系统中均可导出；

3.做需求时，可以通过物资类别层层筛选，也可通过物资名称或物资编码进行模糊查询；

4.采购需求种类按需求类型可以分为三类：资本性工程、运维成本项目类和活动预算类；

5.采购需求来源：采购辅助系统或运维系统或建管系统新建物资需求；

6. 需求发起人不再选择采购部门受理人员，选部门经理审核后归档，由计调员判断处理，进入采购池由相应采购员进行处理。

此前我们曾多次强调正确选择调物料编码的重要性，也将集采非集采本地采购所有框架协议的物料编码告知各需求部门，但需求部门在发起物资需求时随意选择物料编码，或选择已停用的临时编码，造成无法下达订单，需要从需求源头规范采购行为，希望需求部门都能规范发起物资需求。