外区销售秘书的商务工作职责和工作要求

外区销售秘书的商务工作职责和工作要求

姓名XXX

部门外区销售部

职位销售秘书

所在地区外区

销售秘书的商务工作的管理原则

销售秘书的以下商务工作应由本区销售部直接管理；并接受合同部以及商务专员的垂直监督管理和业务培训，同时对以下商务工作进行绩效评估。

销售秘书的商务工作职责

1、客户信息管理；

2、协助销售订单的录入，包括安装介质包的录入，将MLA扫描件挂接到销售订单的附件；

3、根据销售代表的安装要求，安排合同装机，制定合同装机任务递交技术部；

4、对于DEMO LICENSE申请反馈的商务协调，包括但不限于督促销售员提供MLA扫描件，检查试用申请协议是否签回等。

5、协助销售员处理商务联络事宜，如协助销售向开发商索要开票资料或开票内容确认，等等；

6、协助出具投标授权文件；

7、对试用软件光盘的管理，包括根据审批的申请反馈提供给销售员，定期报告合同部库存管理员库存统计表并申领试用光盘。

工作要求

1、客户信息管理

—协助销售代表处理客户信息管理，客户信息的操作流程如下：

CRM上的客户信息是由销售员生成并更新的。如果是新用户，销售员应首先录入客户信息；如果是老用户，销售员应负责用户信息的更新和维护。

备注：如果需要用户合并，销售务必将更新的信息通知合同部，由合同部商务专员负责执行，以避免用户数据档案的丢失。

核查客户信息，确认是否是现有用户，若是新客户，应做用户类型更换，将“潜在用户”转换为“正式用户”，同时检查其他项目是否按要求录入，确保客户信息准确、有效，包括主联系人的Email地址是否记录到客户信息栏中“电子邮件”中。

2、合同现场安装服务

—根据销售代表的安装要求，安排合同装机，制定合同装机任务递交技术部。

执行合同现场安装服务的工作流程：

销售员→销售秘书→售后技术经理，负责安排具体安装任务。

收到销售员的服务请求时，首先须核实合同是否有该项服务，并同步报告合同部商务专员进行确认。如果发现合同中没有该项服务，有权向销售提出异议的反馈，并暂不执行该服务请求，直至澄清。

通过OA的安装服务流程单向技术部经理发起合同现场安装服务请求（服务请求需提供详细的信息，包括联系人，用户要求的时间等）。同时必须联系商务专员，准备验收文件和LICENSE文件，并交给现场安装工程师。

销售秘书在CRM销售订单中发起安装服务的计划，商务专员在销售秘书确认验收完成并签署验收文件后，将该计划转换成执行记录。

验收文件应包括货物出库单（外贸合同的验收有可能需要提供装箱单），软件安装验收报告。有特殊要求的，依据合同规定执行。

现场验货程序

现场安装工程师与用户共同开箱验货，首先工程师应该检查外包装盒的包装状况，如包装是否完整，封条是否开启；开箱后，根据出库单清点产品内容和数量；若确认无误，双方在出库单上签字确认，若发现短缺，工程师应该尽快联系合同部，同时在出库单上备注实际收货状况，双方签字确认。合同部应该迅速反馈并采取合理的补救措施。

3、DEMO LICENSE的申请反馈

—DEMO LICENSE是根据业务需要，提供给用户或开发商用于软件测试、试用，技术演示等用途，临时使用，期限不超过3个月。

—DEMO LICENSE的申请审批程序

销售员通过CRM以反馈的形式（必须链接相关客户）向地区总经理递交申请，同时合同部的商务专员。经审批后，由商务专员负责签发DEMO LICENSE。商

务专员依据公司对DEMO LICENSE的规定，有权对用户的DEMO LICENSE使用状况进行管理，并通报地区总经理。

特殊情况下，使用时间超过6个月的，需上报本地地区总经理和公司销售总监公司总经理进行审批。

4、协助出具投标授权文件

销售秘书的具体工作：

1）公司会发放50张加盖公章的抬头纸用于发放授权书和售后服务承诺函。

2）当盖有公章的信函纸使用完毕，由销售秘书负责向合同部（戴晶晶）提出增加申请。

3）请每月31日将统计表发戴晶晶和商务专员。（统计表模板见附件）。注意将文件名恰当更改。

4）销售或销售秘书在CRM中建立的授权反馈添加商务专员和戴晶晶。

5）尽量减少已加盖公章抬头纸的耗损，请各位销售秘书遵守岗位职责，请勿将此另作他用。

根据各地发放授权书的情况不同，商务专员会定期提供已打印盖章的OGC、Esri给易智瑞的授权、制造厂商资格声明等公司资质。请销售秘书根据实际授权要求提供。其他不在此范围内的，商务专员将Case by case的提供。