产品发运流程及货款结算管理暂行规定

产品发运流程及货款结算管理暂行规定

一、总则

为进一步完善公司产品发运流程和货款结算管理，理顺业务流程，提高管理效率，特制订本暂行规定。本暂行规定主要由汽车发运流程、火车发运流程和货款结算管理三部分组成。

二、适用部门范围

本暂行规定主要涉及部门：销售部、财务部、保卫科、生产部的调度室、质检中心、计量科、储运车间（油品和专线）、三联合车间等。各部门之间应相互协作配合，理顺业务流程，提高工作效率，共同做好产品发运和货款结算工作。

三、汽车发运流程

（1）提货车辆到达厂区门口

1、门卫提醒司机、客户和随行人员认真阅读、了解厂区门口告知牌上入厂注意事项并严格遵守。

2、按照公司《物资出入厂管理暂行规定》进行车辆检查和登记。

3、登记完毕后，由司机驾驶车辆（客户、其他随行人员严禁上车）按顺序入厂。

（2）开具提货单

1、销售部根据客户需求开具提货单（一式叁联），其

中一联留存，二、三联交客户，提货单开具人员、部门负责人签字并加盖部门提货单专用章。

2、提货单上写明提货单位、品名、数量（最大提货量）、价格、提货方式（客户自提、公司配送）；备注栏中注明：结算方式（现金、刷卡、电汇、预付款），涉及预付款或余额的需注明货款预付额或余额。

（3）开具发货单

1、地磅室销售部发货单开具岗收到提货单（二、三联）后，核对单位、品名、数量、价格等信息；若有疑问，及时与销售部提货单开具人员联系，确认无误后，根据提货单开具一式陆联的发货单，备注：最大装货数量、结算和提货方式等。

2、车辆上地磅后，地磅室司磅员确认车辆是否提停放在磅秤中央位置，车辆发动机是否关闭，司机是否下磅秤，车上是否还有其他人员等，确认无问题后进行称重，并做好信息的登记。

3、司机拿到发货单后，油品类产品到油品车间、液化气和聚丙烯到三联合车间进行登记，并将车辆开到指定的装车位置。

（4）发货

1、发货车间或部门收到发货单后，核对发货品名、最大装车数量，并将车辆信息、发货品种等予以登记。

2、对车辆的喷水、是否携带危化品、违禁品等进行二

次检查，发现问题，按公司相关规定进行扣罚；检车完毕且无问题后，按公司操作流程进行装车，注意装车数量，不能超装。

3、油品类产品需取样留存。由储运车间发货岗通知调度，调度联系质检中心到现场装车管线取样，样品由司机或客户、油品发货人员、取样人员三方签字封存，并注明取样时间、地点、车号等。

其他产品如需留样，由销售部与发货车间和调度协调。

4、样品由质检中心单独存放和管理，并做好记录。样品保留期为1个月，特殊情况除外。

若为公司配送，由销售部委托司机在送到时取样（质检中心提供取样设备和样品存放器具），一式两份，司机和客户双方签字封存，并注明取样时间、地点、车号等；一份由司机带回公司销售部，由销售部交质检中心留存，一份由客户留存。

5、装车完毕后，发货人员在发货单上签字确认后将其交还给司机。

（五）重车过磅

1、司磅员确认重车发动机是否关闭，司机是否下车，是否停放在磅秤中央位置等。

2、发货单开具人员收到发货车间或部门已经签字的发货单后，核对单据信息，如发货车间或部门是否签字，品名是否有更改，发货单是否涂改等。

3、司磅和发货单开具人员确认无问题后，进行重车过磅，打印磅单，记录数据。

4、若需进行补装，发货单开具人员在发货单上注明补装说明（不能超提货单最大装车数量），再交司机，车辆到指定位置装车，发货车间或部门再次签字确认品名（可不再取样，以第一次样品为准）。

若罐车为多节罐车，客户需要分开结算的或分装不同品种的，地磅室司磅员需把前面装车量进行过磅，打印磅单；重新开具发货单（不能超提货单上的品名和最大装车数量），填好品名、本次的皮重等信息，提醒发货车间或部门注意，避免出现装车数量、品种错误，并按规定取样留存。

5、若出现超装，地磅室发货单开具人员报请销售部，销售部与调度和发货车间或部门联系，协商处理办法。

6、若非产品质量问题，未出厂前客户（现结客户）退货或不支付货款需要卸车的，由财务结算收取每吨20元的卸车费。

7、发货单开具人员填好发货单信息并粘贴好磅单后，一联留存，一联交司磅员，其余联（财务联、客户联、出门联）交财务结算员进行结算。

（六）财务结算

1、财务结算员根据发货单和后附的磅单，核对发货单上的车牌、品名、数量等信息是否与磅单一致，发货单上是否签发货章。

2、根据核对一致的品名、数量和对应结算价格等信息进行刷卡、现金结算；涉及转账的，财务出纳在收到财务结算员的查账需求时，及时查账，半小时内将信息（到账金额、时间、付款单位等）反馈给结算员。

销售部告知客户，节假日期间（全天）和工作日下午5点后不再接受转账付款，可刷卡和现金结算。

3、涉及预付款或前期余款的，结算员一定要核实金额，与财务统计、财务销售会计核对；款项不够的，需按当日开单价格进行补款后才能盖章放行。

4、结算完成后，将发货单客户联和出门联交客户或司机，客户或司机凭盖有三章（销售发货章、财务结算章、出门章）的出门联到门卫室办理出厂手续。

5、在未收款、少收款、款项不够等情况下擅自放行，造成公司货款无法收回及其他损失的，由相关责任人负责赔偿，并按公司的相关制度进行处理。

（七）门卫放行

1、门卫收到发货单出门联后，核对出门联上的签章是否齐全、出门联是否作废（作废章）等，手续齐全后予以登记放行，否则不予放行并与地磅室联系，查明原因。

2、车辆空车过磅后因其他原因未装车，由发货车间或部门在发货单上填写未装车说明并签字，后续按重车流程进行；发货单开具员在发货单每联上注明作废字样，财务结算在出门联盖出门章后交客户或司机。

3、门卫检查到有问题或有异议，暂停车辆的出厂，待异议消除后再予以放行。

4、门卫做好信息的登记后予以放行，并提醒司机将暂存的驾驶证、车辆行驶证、手机等物品取走。

5、门卫将每日出门联整理好，并于第二日上班时交与销售部销售统计，做好交接记录；销售部销售统计对出门联和存根联进行比对，若有差异，查明原因，并做好台账登记。

（八）其他事宜

1、车辆入厂到地磅之间的区间监管由门卫负责；车辆在地磅上的监管由地磅室司磅岗负责，地磅室其他岗有协助的义务；车辆从地磅到发货车间或部门、以及发货车间或部门返回到地磅之间的区间监管由发货车间或部门负责。

2、如发现违规行为，监管的责任部门、责任岗人员应及时制止，并按公司相关规定进行处罚，在财务结算缴纳罚款，财务结算出具罚款收据；由监管的责任部门或责任岗人员将处罚情况及时通报保卫部门，保卫部门登记备案，并通知门卫；门卫在车辆出厂时，除有手续齐全的发货单出门联外，还需有财务结算盖章的罚款收据才能放行。

四、火车发运流程

（一）销售计划

1、销售部根据签订的销售合同、协议，拟定铁路发运计划（每日、周、月计划），并报与调度和储运车间，以便备货、转运和发运。

2、销售部及时修正发运计划，制定每日滚动计划，以便储运车间专用线请车岗及时调整请车计划。

3、销售部将约定的质量指标和对应数量及时送至储运车间、调度、质检中心、计量等车间或部门。

（二）油品转运

1、调度和储运车间根据销售部的铁路发运计划和专用线的油品库存情况，及时安排油品转运，以便专用线请车。

2、从厂区转运油品前，质检中心要做油品分析，质量符合约定标准的才能进行转运。

3、油品转运到专用线后，质检中心要取样分析，避免转运过程中发生污染，造成油品质量不符合约定标准。

4、质检中心对油品进行分析后及时出具油品质量检测报告（取样到出具报告不超过2小时，特殊指标除外），并分送销售部、调度，留存一份。

（三）铁路请车

1、专用线油品经检测，质量符合约定标准的，专用线请车岗才能安排请车。

2、专用线请车岗根据油品储量和销售部的发运计划及时向大英站或通过成都西南油品运输配送有限公司申请车辆，注意装车品名、车皮数。

3、每日是否请车，请车计划是否得到铁路部门的确认，专用线请车岗及时反馈给车间领导、调度和销售部，以便销售部修正铁路发运滚动计划。

4、需预付铁路运杂费的，专用线请车岗根据运杂费余额和计划发运数量等情况，核算好运杂费后，填具运杂费申请单报销售部审核，销售部再按公司请款流程报财务部及公司领导审批。

（四）铁路装车

1、进车

专用线调车员收到大英火车站运转室进车通知后，通知道口工放栏杆，得到确认回复后，通知运转室可以进车。

专用线调车员将车辆停放股线、方向向火车站运转室报告。车辆进入后协助车站列车调车员对位。对位完毕后联合车站货运员、列检员检查车辆，将车辆情况报告车间主任、班长。

2、装车前检查

按公司相关规程和标准进行车辆检查，如罐内是否有无法清理的污物等，如果达不到装车的安全条件，通知大英火车站退车。

车间主任、班长根据车辆情况组织装卸班组清罐，并检查定检时间是否到期、罐车附件是否齐全后，通知公司调度装车。

退出不装的车，经班长、车站人员确认不装后，及时将槽车盖盖上，并上锁紧螺栓。

3、发运品名、数量等信息的再次确认

车辆进专用线后，值班主任与销售部再次核对实际装车

到站、收货人、品名、车皮和油品装车数量等信息，有无变动。得到销售部确认后，值班主任通知公司调度装车的品名、车皮数量、油品装车数量等。

数量不能超装，因超装造成货款无法收回及其他损失的，由相关部门和责任人负责赔偿，并按公司相关制度进行处理。

4、装车

调度下达装车指令给储运车间，储运车间下达装车操作指令给专用线，包括充装发货油品品名、数量等。

（五）罐车计量和取样

1、车辆充装完毕后，储运车间当班主任或班长通知调度，调度再通知质检中心取样分析和留存，计量部门进行检尺。

2、质检中心对每批车样品保留3个（车皮数4-10车，保留2个；车皮数1-3车，保留1个），注明取样时间、车号，并由专用线值班班长、主任和质检中心取样人员签字封存（客户在场时，要求其进行签字），单独存放于质检中心，留存时间为1个月，特殊情况除外。

3、质检中心及时将分析数据反馈调度，调度再通知给储运车间专用线和计量部门人员，专用线和计量员做好记录。

4、计量员根据质检中心分析数据和检尺数据，及时计算装运数量，并告知销售部，以便销售部及时掌握已装运数

量、控制待装运数量。

（六）质检报告单

1、质检中心从取样到出具质量检测报告单不超过2小时，特殊指标除外。

2、质量检测报告单经重检员、班长、主任签字和加盖质检中心专用章后，分送至调度、储运车间、销售等车间或部门。

（六）罐车调运

1、计量结束后，由储运车间专用线装卸班对罐车施封，做好每车铅封号的记录并告知计量部门。

2、通知大英站货运室，装车完毕，可以调运。

3、罐车调运出专用线后，专用线及时将信息反馈给销售部，以便销售部反馈给客户。

（七）计量单的传递

1、白班发货的，当日出具计量单；中夜班发货的，最迟于第二日上午10点前出具计量单；铁路部门有规定的按其规定执行。

因无法及时出具纸质计量单，需及时告知调度和销售部装车品名、车数、数量。

2、计量单需经计量员、当班班长、部门负责人签字确认并加盖计量专用章后，送至铁路、储运车间、调度、销售、财务等车间或部门。

五、货款结算管理

（一）发票开具

1、财务结算人员应收集客户的开票信息，能当场开具发票的，协调财务发票开具员进行开具。

2、若客户集中开具发票，开具发票时应先与销售部统计核对后，销售部与财务部进行对接，出具发票开具申请单交财务统计，财务统计、销售会计核实后再予以开具。

3、告知客户，每月25日后当月不再开具发票（大客户除外），需等下月报税后再予以开具。

（二）发货跟踪及货款催收

1、汽车发运，主要涉及的是公司配送的客户（已收取预付款），销售部要及时跟进在途、到达情况，与客户沟通取样、卸货数量等情况，并做好记录，确认结算数量。

2、铁路发运，主要涉及先货后款的大客户，如中石油、中石化、中航油等国企，销售部要及时跟踪客户收货情况，关注收货质量，核对收发货数量，及时进行结算。

3、销售部将确认结算数量和相关数据及时报财务销售统计、销售会计，以便安排发票申领、开具和货款结算。

4、销售部按发票开具流程申请开具发票并及时送交客户，催收货款（大客户）。

（三）客户退款

1、剩余货款

客户提货后，财务要及时与客户进行账务核对后，如有余款，客户需要退款的，客户需出具退款申请，交销售核对，

销售统计及部门负责人、业务副总签字确认后交财务销售统计、会计核实，核实后交财务部门负责人、财务副总、总经理签字审批后1周内办理退款。

2、未提货

若客户交款后，未在公司提货，需要退款的，客户需出具退款申请，交销售部确认该笔货款未发生提货事宜以及是否涉及其他欠款等，销售统计及部门负责人、业务副总签字认可后交财务销售统计、会计核实，核实后交财务部门负责人、财务副总、总经理签字审批后1周内办理退款。

3、上述退款，在手续齐全的情况下，整个退款流程时间原则上不超过1个月，特殊情况除外。

六、附则

1、本暂行规定由销售部负责解释。

2、本暂行规定经公司批准之日起生效。

发货单开具，通知质检中心取样

按

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划

请

车

；

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车

后

调

出

，

质检中心取样，计量

站计量，数据传递