房地产公司档案管理制度
档案管理制度
第一章总则
第1条目的
档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。为了加强档案管理，特制定本制度，请各部门执行。
第2条管理部门
行政管理部是企业文书档案的管理部门，其主要职责如下。
（1）制定或参与制定档案工作的规章制度。（2）对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。
（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。
（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。
（5）提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
第二章企业档案管理体制
第1条归档范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。具体分类：
（1）办公文件包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件（如：用印申请文件）、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事物、处理纠纷等具有保存价值的文件（2）证件性文书资料：包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。
（3）法规性文件：包括上级频发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。
（4）企业的重大决议：包括由企业会议、总经理办公会及其相关行政会议等形成的
文件和会议材料会议记录等。
（5）计划性文件：包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划营销计划、财务计划等
（6）总结性文件:包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等
（7）批示性文件：包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等以及企业各类任命工作指示等。
（8）凭证性文件：包括企业各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。
（9）汇报性文字资料：包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言，汇报或发布的各类文书资料。
（10）声像制品资料：包括企业及下属各部在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，以及在外学习，考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。
（11）题赠性资料：包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词书画，工艺制作等。
（12）工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全
过程系统资料。
（13）会计档案：有关会计工作的方针、政策、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会
计部门自行归档。
（14）人事档案：人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
第2条管理部门
（1）企业档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
（2）企业设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。工程技术部负责工程建设
过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；人力资源部负责企业所有人员及制度的建档与管理；财务部负责所有财务文件、资料及制度的建档与管理；行政管理部负责其他文件、资料及制度的建档与管理，同时负责其他部门移交档案的管理。
（3）各档案点管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由行政管理部定期归档统一处理。
第三章平时归卷
第1条各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。
第2条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款必须简明确切，并编上条款号。
第3条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。第四章立卷
第1条案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
第2条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
第3条在归档的文件材料中，应将每份文
件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。
第4条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
第5条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
第6条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
第7条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
第五章文件质量要求
第1条字迹清楚、图物相符、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。请示和批复，印本和底稿，正文和附件必须立在一起。
第2条永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料，一律用碳素墨水钢笔或毛
笔，禁止用圆珠笔或铅笔。
第3条复印、打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量。
第4条录音、录像资料应保证载体的有效性。声像档案摄录必须详细记录事由，时间，地点，主要人物，背景，摄录者，归档声像资料必须是原版，原件，清晰，完整。
第5条各类实物档案(奖品，奖杯，锦旗，证书，牌匾，馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损
第六章档案级别分类
机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
第1条绝密档案包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
第2条机密档案包括：
（1）财务资料；
（2）公司重要会议纪要；
（3）公司经营情况；
（4）人事档案、薪资性档案、劳动合同；（5）技术资料；
（6）金额在10万-100万元的合同。
第3条秘密档案包括：
（1）重要项目资料；
（2）项目合同协议。
第七章档案借阅、利用工作
第1条企业内档案利用的方式
（1）提供档案原件。
（2）提供档案复印件。
（3）提供文献索引资料。
第2条借阅管理
（1）档案主要供本企业利用，一概不得外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，方可查阅。
（2）各部门工作人员可直接查阅本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门批准，方可借阅。
（3）档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印，复制，翻印，不得擅自拆散，调整，抽取，污损，不得转借。（4）对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印，照片，重印副本，摘录等方式。复制件应仔细校对，与原告无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
（5）档案一般不得借出，如有特殊情况，可以短期借阅，最多为5天，但必须办理借阅手续，填写调阅单（附件1），如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档
案管理员要及时催还。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
（6）档案管理人员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
（7）企业在职工作人员调离本企业时，需按要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，经审查无误后签字后，才能调离。（8）有下列行为之一，据情节轻重，给予（）处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
①毁损,丢失或擅自销毁企业档案
②擅自向外界提供,抄摘企业档案
③涂改,伪造档案
④未及时上报归档者
第八章档案清理
第1条档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀、腐蚀；定期通风、防潮。
第2条对破损档案及时进行修补。
第九章档案销毁管理
第1条对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
第2条经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
第3条销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
第十章附则
本制度由行政管理部负责解释、补充，由总经理批准后实施。
附件1
档案调阅单填表日期：
类别调阅部
门
调阅人
档案内
容摘要
调阅用
途
调阅期限自年月日起至月日，计日
复印张
数/份数
借出日期档号归还日期备注保管人签章
附件2：
档 案 移 交 目 录
移
交人：
接收人： 序
号
题 名 张数 期限 密级 备注
月日