集团公司公文处理实施细则

集团公司公文处理实施细则

第一章总则

第一条为了推进集团公司公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和省、市关于公文处理工作的有关规定，结合实际，制定本实施细则。

第二条集团公司公文是集团公司实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家机关的方针政策，落实省、市的决策部署，发布有关规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条公文处理工作应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、规范；严格执行保密规定，确保国家和企业秘密安全。

第五条各单位、各部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，保证公文处理的效率和质量。

第六条集团公司办公室负责对全公司公文处理工作进行业务指导和督促检查。各单位办公室主管本单位公文处理工作，配备专（兼）职人员具体负责；集团公司各部门配备兼职文档网员负责公文处理工作。

第七条全面实施无纸化办公，除紧急、敏感或涉密事项外，一律通过集团公司网上办公平台处理公文。

第二章公文种类

第八条集团公司公文种类主要包括：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。

（三）命令（令）。适用于宣布施行重大强制性措施、嘉奖有重大贡献的单位和人员。（四）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（八）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（九）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（十）批复。适用于答复下级单位请示事项。

（十一）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

（十二）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文版头的形式及适用范围

第九条集团公司公文版头的形式及适用范围主要包括：

（一）党委文件

发文单位标识为“中共集团公司委员会文件”，代字为“党发”，适用于集团公司党委传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署；转发上级党委的文件；批转下级党组织的重要报告、请示。

（二）行政文件

发文单位标识为“集团公司文件”，代字为“×”的文件，适用于印发集团公司有关规章、制度和重要决定，部署全公司工作；向上级主管部门报告、请示工作和呈送意见；对下级单位重要请示事项的批复；以及其它必须以集团公司

名义办理的重要事项。

（三）办公室文件

发文单位标识为“集团公司办公室文件”，代字为“集团公司办”，适用于根据授权传达或代集团公司发布某些事项；布置办公室职权范围内的事项。

（四）信函

发文单位标识为“集团公司”、代字为“函”，适用于集团对不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题；代字为“秘”，适用于向有关主管部门报告工作、请示批准事项，对下级单位一般请示事项的批复等。

发文单位标识为“皖北煤电集团公司办公室”，代字为“皖北煤电办函”，适用于领导安排的不宜用文件或集团公司信函的事项，以及部室一般业务事项。

（五）会议纪要

发文单位标识为“集团公司会议纪要”，代字为“党政纪”、“办纪”以及“专纪”，分别用于记载、传达集团公司党政联席会、办公会和集团公司领导主持召开的其他专题会议决定事项和主要精神。

第四章公文格式

第十条公文用纸格式

公文用纸一律采用国际标准A4（长297毫米、宽210毫米）。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

公文页边与版心尺寸为：A4型纸的公文天头（上白边）宽37±1毫米；装订边（左白边）宽28毫米±1毫米；版心尺寸为长225毫米、宽156毫米（不含页码）。

第十一条公文印制格式

文件式公文和纪要的发文单位标识上边缘至版心上边缘为35mm，与上页边距离为72mm。信函式公文发文单位标识上边缘至上页边距离为30mm。

公文大标题使用2号小标宋体字；份号、秘级及保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送单位、附件、附注用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，并撑满版心。正文中如有层级，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。如有附件，“附件”二字用黑体字。版记中的抄送单位、印发单位、印发时间用4号仿宋体字。

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

第十二条公文文面格式

一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。密级分为绝密、机密和秘密；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。如需标注密级和保密期限，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。如需标注紧急程度，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（四）发文单位标志。（亦称“文头”）由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。文头居中排布，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

（五）发文字号。（亦称“文号”）由发文代字、年份、发文顺序号组成。正式文件的发文字号一般编排在发文单位标志下空二行位置，横线上方居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。便函的发文字号则标注在红色双线之下、文件标题之上，右侧空一字。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。

（六）签发人。上行文应注明签发人的姓名，与发文字号同一行，右侧空一字。

（七）标题。对公文主要内容准确、简要的概括。由发文单位名称、事由和文种组成。对外公文应标明发文单位，对内公文可不标明发文单位；除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。位于红色分隔线下空两行位置，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，使用全称或规范性简称、名称，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。除“通告”、“会议纪要”、“决议”外，其他文种的公文应标明主送单位。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。

（十）附件说明。公文如有附件，在正文下空一行左空２字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：１.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。标注在正文（或附件名称）之下，空3行右侧，成文日期之上。

（十二）成文日期。署会议通过或者领导签发的日期。标识在发文单位署名之下右空4字，用阿拉伯数字，将年、月、日标全，不编虚位（即1不编为01）如20××年×月×日。（十三）印章。公文除“会议纪要”、“决议”以外，一律加盖印章。印章位置居中盖在发文单位署名和成文时间的上面，要求上不压正文，下要骑年盖月。当正文排版后占满全页不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十四）附注。公文需要说明的其他事项，如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。请示件应在该处注明联系人的姓名和电话，联系人一般以经办部门科室负责人为宜。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。被印发、批转、转发的公文应视作正文，不能作为附件处理。附件应当另面编排，并在版记之前，顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，使用单位全称、规范化简称。如有，应在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。

（十七）印发单位和印发日期。印发单位编排在左侧空１字，一般为××办公室。印发日期，右侧空１字注明，以公文送印的日期为准（一般不能超过成文日期2天），用阿拉伯数码标识。

（十八）页码。公文页数顺序号。用４号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空１字，双页码居左空１字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。首页原则上不显示页码。

第五章行文规则

第十三条行文应当确有需要，注重实效。可发可不发的公文不发；可长可短的公文要短。集团公司领导在各种会议上的讲话已经印发材料的，不再以文件形式印发；贯彻执行上级单位或有关业务主管部门公文，凡已有明确规定，无需再做具体要求，只需原文印发即可；凡能面对面协商解决的问题以及可口头、电话请示、报告、通知的事项，原则上不再行文。

第十四条不得越级向上级单位行文，尤其不得越级行请示件；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级单位。

第十五条给下级单位的重要行文，应同时抄送上级业务主管部门。因需要向下越级行文，应当同时抄送被越过的单位。

第十六条不相隶属单位之间一般用函行文。

第十七条公文内容涉及两个以上部门职责的，主办部门应主动协调，未协商一致，不得擅自行文。

第十八条上行文原则上只应主送一个单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下属单位。

第十九条下属单位的请示事项，如需以集团公司名义向上级单位请示，办理部门应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

第二十条“请示”应当一文一事，不得在“报告”中夹带请示类事项。对夹带请示的公文，集团公司相关部门只按“报告”处理，不予答复。

第二十一条上报公文应当送上级单位的办公室（厅）。除上级领导直接交办事项外，不得以本单位名义向上级领导报送公文，不得以个人名义向上级单位报送公文。如属上级领导交办事项，应在正文开头予以说明。

第二十二条除办公室外，集团公司各部门不得对外正式行文，即不得向其他单位（包括本集团）制发政策性和规范性文件。纪委、工会和共青团专属文件只能用于专项业务工作。

第六章公文拟制

第二十三条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十四条公文起草是发文的第一道程序，也是提高文件质量的关键性基础工作。公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策以及省市有关法规规章制度，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及下属单位或其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求其意见，力求达成一致。

（七）集团公司领导应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十五条公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及下属单位和其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十六条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十七条公文应当经集团公司领导审批签发。重要公文和上行文由集团公司主要负责人签发。办公室根据集团公司授权制发的公文，由集团公司主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第七章公文办理

第二十八条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十九条收文办理的主要程序是：

（一）签收。凡收到的公文一律由办公室逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对上级单位或其他单位的来文要分别登记，对下属单位的重要公文，也应登记。登记中要详细记载公文的主要信息和办理情况，将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏办。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。审核的重点是：是否应由集团公司办理，是否符合行文规则，文种使用、公文格式是否规范，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当由办公室负责人提出拟办意见报集团领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。指对需要办复的公文，根据缓急程序和办理时限要求，适时对承办工作进行查询督促，以防积压和延误。签收、登记后分办或送领导批办的公文，由办公室文秘部门负责催办；各部门的公文处理工作由各单位兼职文档网员负责催办。催办工作的原则是紧急公文

跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第三十条发文办理主要程序是：

（一）复核。已经集团领导签批的公文，印发前应当由办公室文秘部门对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，经办公室登记、编发文字号，并按照发送范围确定印制数量，必要时应对文稿作技术处理，再交付打印。

（三）印制。经登记后的文稿，一般应送文印室印制。带密级的公文严禁送社会印刷厂、打印社印制。印刷周期一般不超过3天，急件、特急件应按要求立即承印。印制必须保证质量，按照《国家行政机关公文格式要求》，做到字迹清晰，版面整洁，庄重大方。对不符合公文格式要求的文件，必须重新印制。

（四）用印。用印时，要检查签发人与使用的印章权限是否相符，是否经过办公室审核，是否按审核意见修改，发文单位标识和印章是否一致，文件格式是否符合标准，文件印制质量如何，有无明显错漏，是否违反本细则以及其他不宜用印的。

（五）核发。将印制和用印好，应当对公文的内容到形式进行最后复核，确认无误后分发。第三十一条需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及单位档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。对不需要归档的公文及有关材料要定期销毁。制发的公文，承办单位要将领导签发后的公文底稿和所有的附件及打印的正本2份，完整地送交办公室立卷和归档。网上公文严格按国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》执行。

第八章公文管理

第三十二条集团公司公文处理由办公室统一归口管理。

第三十三条下属单位必须建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文作用。

第三十四条各部门发文和下属单位来文一律通过网上办公平台处理，不通过集团公司网上办公平台流转的，原则上不予办理。除紧急、敏感或涉密事项外，集团公司以外的来文由集团公司办公室文秘部门通过扫描等方式上传到网上办公平台流转。

第三十五条减少公文印制数量，集团公司除对外的不能通过网上办理的公文外，对内的公文一律在集团内网或网上办公平台公布。

第三十六条上级单位的公文，除绝密件和注明不准翻印的以外，经集团领导或办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位批准。

第三十七条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第三十八条公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十九条涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第四十条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁有密级的公文应当登记造册，到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。第四十一条单位合并或撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。第四十二条工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十三条非集团公司工作人员需查阅集团公司公文案卷的，必须持有介绍信。

第九章附则

第四十四条本实施细则由集团公司办公室负责解释并监督执行。第四十五条本细则自2013年1月1日起施行。