文书档案整理方法要点
档案业务知识培训
2013.3
目录
第一章
一、
二、什么是档案
什么是档案档案的形成者是谁
三、档案的本质属性
四、档案的形式多种多样
五、档案的作用
第二章
一、归档文件整理规则需要明确的几个基本概念
1、什么是归档文件
2、什么是归档文件整理
3、
二、
什么是“件” 文件的收集工作
1、确立文件的收集（归档）工作
2、归档文件的收集要求与方法
三、归档文件整理需要把握的四点要素
1、归档文件整理要做到四个分开
四、归档文件的装订
1、文件装订前对归档文件进行必要的修整
2、装订要以“件”为单位
3、确定装订顺序
4、装订方式和要求
五、归档文件的分类
1、确定分类方法
2、制定分类方案
3、文件实体分类六、归档文件的排列
七、归档文件的编号
1、盖印文件归档章
2、填写归档章
八、归档文件的编目
1、编制《文书档案归档文件目录》
2、装订《文书档案归档文件目录》
九、装盒
1、文件装盒要求
2、填写备考表、盒脊、封面
3、档案盒盒脊填写要求
第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则
什么是档案
一、什么是档案？
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录
二、档案的形成者是谁？
档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。
三、档案的本质属性是什么?
档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。
四、档案的形式多种多样。
档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式
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1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；
2、从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；
3、从表现方式来看，有文字、图表、声像等。
4、根据我们在现实工作中档案的形成情况和用途，一般将档案分为：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、人事档案、照片档案、录音录像档案、印章档案等。
5、另外对于一些专业性、业务性较强的业务，也可以建
立专门档案，如：税务档案、工商档案、诉讼档案、公证档案、海关档案等。（我们常说的业务主体档案）
五、档案的作用是什么？
一是凭证作用；二是参考作用。另外档案还是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。
归档文件整理规则
第一章需要明确的几个基本概念
一、什么是归档文件？
是指：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应
作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、什么是归档文件整理？
就是：将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、
列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
三、什么是“件”？
就是：归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件
为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；报
表、名册、图册等一册为一件。
第二章文件的收集工作
一、确立文件的收集（归档）范围凡本单位在职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,均属归档范围。它包括三个方面：
1、本单位制发的正式文件（包括代上级机关起草的文件）。是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，具有利用价值、凭证价值、查考价值的文件材料。
2、外单位的来文。需要贯彻执行的上级机关同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料。
3、本单位形成的没有文号的文件，例如：会议纪要、通报等。几种特殊情况，也在归档范围之内：
1、重要文件材料的历次修改稿，例如：大事记、组织机构沿革等。
2、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的亲笔信
3、还有就是机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。例如：
二、归档文件的收集要求与方法
1、归档文件的收集要求：
(1) 要齐全完整。本单
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求 （文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是
一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。 （4）会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国 （财会字…1998?家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》
文书档案整理方法
档案业务知识培训 2013.3
目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位 3、确定装订顺序
4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则
什么是档案 一、什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁？ 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。 四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；
文书档案的整理方法和步骤
第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年
文书档案的整理方法
文书档案的整理方法 文书档案的整理方法 一、概念 文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有 保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、决议、决定、指示、布告、公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。简单地说，就是各单位制发的“红头文件 ”和“白头文件”（如总结、领导讲话、情况汇报、合同、协议等等）。 归档文件材料：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤 1、归档文件规范整理基本要求 归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第8号令
公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和经区档案局审批的“三合一”制度执行。整理方法应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）和《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档[2001]45号）的规定，在计算机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有关联系，区分不同价值，便于保管、利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家 “双轨制”管理的业务要求，将纸质归档文件与电子归档文件同步规范整理。 2、归档文件规范整理基本步骤 归档文件规范整理按《归档文件整理规则》、《湖北省归档文件整理实施细则》的规定进行。以“件”为单位进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等七个环节。 三、归档文件的整理方法 1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话： 一是处理完毕的文件材料要随时收； 二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收； 五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
机关文书档案的整理归档方法和要求内容
机关文书档案的整理归档方法和要求 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。
归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。 （1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。 （3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导
档案整理的方法及分类.
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
文书类档案装订整理的步骤和方法
文书类档案装订整理的步骤和方法 一、整理的步骤 1、收集--- 2、分年度--- 3、确定归档范围---- 4、分类（归档方法）---- 5 、立卷（整理成件）--- 6、分保管期限--- 7、文件排列--- 8、装订--- 9、编号--- 10、数页码--- 11、装盒--- 12、编目--- 13、放置备考表--- 14、上架。 二、整理的方法 1、收集。 收集的对象：反映本单位主要职能活动的，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、，出版物原稿（附原本），
各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。 收来文件（收文），本机关收到的从外机关发送来的。 对外文件（发文），本机关对外发出的文件。 内部文件，本机关拟制的，在本机关内部使用的文件。 “白头文件”： （1）、会议文件，本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。 （2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。 （3）、合同、协议、出版物原稿（附原本） （4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议) （6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。 2、分年度。 按文件形成的年度归档， 不同年度的文件不得放在一起归档， 跨年度的请示与批复应放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。 3、确定归档范围。 （1）、文件材料归档范围
文书档案归档整理方法
文书档案归档整理方法 1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。 2、“件”含义 （1）单份文件，一份文件为一件； （2）正件与附件合为一件； （3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件； （4）会议记录、会议纪要成套性材料每次（期）为一件； （5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。 3、分类 按年度——保管期限（永久、长期、短期）进行分类整理归档。 4、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。 5、盖章编号 （1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。 档案章格式：
（2）档案章的项目及填写内容： 件号：文件的顺序号。年度、保管期限（永久、长期、短期）编制1 个流水号，每年断号。 年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2000” 保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久” 注:在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。 6、装盒及填写盒内备考表 （1）归档文件编号后。按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。盒号暂不要编。 （2）填写盒内备考表。 盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写； 整理人：负责整理归档文件的人员姓名； 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名； 日期：归档文件整理完毕的日期。 7、填写归档文件目录：（见图a1归档文件目录式样） 图a1 归档文件目录
文书档案新规则整理方法
文书档案新规则整理方法 用新方法整理文书档案的一些体会 文书档案整理的新方法实际上是指档案立卷时采用了件盒级而非原用的案卷级立卷方式。然而不管是何种方式档案始终不能背离利用、整理、保护的原则哪种方式能取得更好的效果就应该选择哪种方式来进行管理。 传统的文书立卷方法即案卷级立卷方法是建国以来延用前苏联的档案整理方法1。建国之初前苏联在列宁领导下制订了一系列关于档案方面的政策法令为我们新中国档案制度的建立提供了借鉴。我们曾聘请一批批苏联档案学专家来我国传授档案学知识与档案管理经验也派出很多人到前苏联学习档案工作的知识和经验。经过数代档案管理者理论与实践的结合形成了案卷级立卷方法。在那个历史背景下采用这种方法使我们国家得以保护了大量的档案这是值得肯定的但随着计算机现代化管理手段大量应用于公文处理和档案管理它在分类组卷、整理装订和检索利用等方面明显出现繁琐、复杂和效率低的缺点给档案人员带来了相当大的困难业务部门也难以掌握。为了更科学地管理好文书档案国家档案局于2000年修订了“归档文件整理规则”(DA/T22-2000)中国科学院也于2006年4月下发了“文书档案建档规
范”(ZKY/B002-4-2006)在这些规定中明确规定了归档文件按照文件自然形成的规律以“件”为单位进行整理。 我所从2003年开始用新方法整理文书档案下面我谈一下自己利用新方法整理文书档案的过程与大家探讨交流一下。 文书档案经过立卷部门初步立卷后于次年的六月前移交到综合档案室。 文书档案自实行新规则后必须重新制定档号我所档号构成如下 档号=档案代号+年度+保管期限+(分类号+顺序号) 举例 一、分类调卷 我所文书档案的分类方案是按问题分类即综合管理类、综合统计类、规章制度类、党群纪检类、人事教育类、科研管理类、外事管理类、
文书档案管理归档整理操作方法和技巧
一、什么是文件材料的归档整理 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 三、文件材料归档整理的具体操作方法 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 （二）确定“件” 归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。 具体情况作如下规定： 1、文件正本与定稿为一件； 2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件； 3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。 4、原件与复制件为一件；
5、转发文与被转发文为一件； 6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等； 7、成套的会议材料分别为件； 8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件； 9、正文与文件处理单（办文单）为一件； 10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件； 11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件； 12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等； 13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件； （三）件的装订 件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。 在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 1、件的修整： （1）对破损文件进行修裱； （2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； （3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。 （4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
文书档案整理分类方案
县教体局文书档案整理分类方案
***单位 文书档案分类方案的说明 文书档案分类方案是档案进行分类工作的依据，为了使分类体 系具有连续性，便于查找利用，本机关遵循档案分类的一致性、稳 定性和完整性的原则，在档案分类时采用 的是“保管期限一一年度 问题”复试分类法， 管期限下面按年度分类， 列. 此分类方案为： 永久：2001年 党群类 行政管理类 业务类 2002 年 党群类 行政管理类 业务类 2003 年 党群类 行政管理类 业务类 30 年:2001 年 党群类 行政管理类 业务类 2002 年 党群类 行政管理类 业务类 2003 年 党群类 行政管理类 业务类 10 年：2001 年 党群类 行政管理类 业务类 2002 年 党群类 行政管理类 业务类 2003 年 党群类 行政管理类 业务类 即先将归档文件按保管期限分类，每个保 再在年度下面按问题分类 ，问题再按事由排 2007 新县档案局 年6月10日
新县教体局 文书档案编号方案 河南省档案局豫档发 〔2001〕9号文件《归档文件整理规则》 实施细则规定，从 2002年1月1日起，立档单位对归档文件实 行以“件”为单位进行整理，取消“卷”级整理。归档文件是 指立档单位在其职能活动中形成的办理完毕的有保存价值的各 种纸质文件材料。 《归档文件整理规则》规定，编号是指归档文件应依分类 方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归 档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、 件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。根据这一规 定，特制定本方案: 、编号项目: 编号项目是依据本全宗文书档案分类方案对归档文件进行 分类、排列的结果并加以固定的一组项目符号的集合。这些项 二、归档章: 《规则》规定，归档章设置全宗号、保管期限、年度、问 口. 号、 、编号及编号的方法: （一）编号：归档文件编号是指归档文件应依分类方案和排 列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填 写相关内容。 号, 口 号 口 号 馆编件号。 口. 号。
文书档案的整理方法和步骤
文书档案的整理方法和步骤 第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ,分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ,根据本单位的实际情况，设置分类方案。复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年: …… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久 30年 10年 2009年:办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年:办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年: …… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年: 党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年: 党群类……永久、30年、10年
业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年: …… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久: 2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年: 2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年: 2009年……党群类、业务类、行政类2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年……
文书档案整理要求
附件2： 文书档案整理要求 归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 一、“件”的概念： 归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。 1、文件正本与定稿为一件； 2、正文与附件为一件； 3、正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、行 文呈批表、签批条等）作为一件； 注意：各单位必须使用区档案局统一印制的行文呈批表，并填好全宗号、类别号、期限、年度、机构、件号六个标识，实时归档。 4、原件与复制件作为一件（指原件不清）； 5、转发文与被转发文作为一件； 6、报表、名册、图册等应按照其本来的装订方法，一册（本）作为一件； 7、来文与复文（请示与批复、函与复函）作为两件分别编
号，如果当年没有批复的，要在请示目录备注栏中注明情况； 8、记录按一次会议为一件，并要求在著录过程中，注明会议主要内容； 9、大事记以年度为单位作为一件； 10、行政介绍信可以几张（不超20张）粘帖成一件。 二、归档文件的技术与处理： 1、拆钉 永久、长期保存文件的金属钉要拆下，短期可不拆。 2、文件的修整 第一，修裱破损文件； 第二，复制字迹模糊或易褪变的文件，如复写纸、圆珠笔、铅笔、传真件； 第三，超大纸张要折叠，少于B5的纸要托裱。 3、装订 薄的文件用不锈钢钉，但要注意不能使用微波消毒设备消毒；厚的文件用棉线三孔一线，采用左侧装订，左、下侧对齐。 4、排列 ⑴同一保管期限内的文件最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序排列。
⑵成套性文件相对集中排列。如同一次活动、同一项工作、同一个会议、同一刊物、会议记录、大事记等。 ⑶对未及时归档文件，排在相应类别的最后。 5、编号 企业档案一般有以下类目 一级类目以下按各类档案的内容、性质分别设二级类目、三级类目、四级类目，以下为各案卷排列顺序号。 分类编号规程 分类号及案卷顺序号(构成档号)统一用阿拉伯数字作代号，各类目之间分别用圆点分隔(占半格)，分类号与顺序号之间用破折号“一”分隔(占一格)。
文书档案归档整理操作方法和技巧
文书档案归档整理操作方法和技巧 一、什么是文件材料的归档整理 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 三、文件材料归档整理的具体操作方法 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 （二）确定“件” 归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。 具体情况作如下规定： 1、文件正本与定稿为一件； 2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件； 3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。 4、原件与复制件为一件； 5、转发文与被转发文为一件； 6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等； 7、成套的会议材料分别为件； 8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件； 9、正文与文件处理单（办文单）为一件； 10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件； 11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件； 12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等； 13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件； （三）件的装订 件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。 在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 1、件的修整：
文书档案整理实操手册
档案人员岗位培训 实操手册 (文书档案) 北京市档案干部培训中心 2014年
文书档案整理方法一 ——以“卷”为单位的整理方法 ★文书档案按“卷”整理流程： ⑴分类⑵组卷⑶检查、调整卷内文件⑷排列卷内文件⑸卷内文件编号⑹填写卷内目录⑺填写卷内备考表⑻拟写案卷标题⑼填写案卷封面⑽装订案卷⑾案卷排列⑿编制案卷号⒀编制档号⒁编制案卷目录 立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。 第一步分类 分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。 1.按年度分类 文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整： ⑴计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。 ⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。 ⑶跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。 ⑷计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。如主要是总结就归入总结的针对年立卷。主要是计划就归入计划的针对年立卷。
⑸跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。 ⑹跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度立卷。 ⑺法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。 ⑻跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。 ⑼转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。 2.按机构或问题分类 分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。 3.按保管期限分类 不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。按照国家档案局8号令，文书档案保管期限为永久、30年、10年。将文件材料按其不同的保管期限再次分清，永久的放一起，30年的放一起，10年的放一起。 在划分文件的保管期限时，要依照本单位制定的文书档案保管期限表，对每份文件的来源、内容、作者、时间、文种等多方面进行全面地分析，做到划分准确、宽严适度。 在这个步骤的操作中，可结合开展对文件的鉴定工作，即对无保存价值的文件进行剔除。如上级任免、奖惩非本单位人员的文件、普发供参阅不必办理的文件、重份文件、未经领导审阅签发的未生效文件、下级报送的不必备案的文件等。 4.复式分类法 在实际工作中，由于各单位文书档案构成的复杂性，很少有单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。 目前普遍采用的分类方法有两种： 年度-机构（问题）-保管期限分类法：先将归档文件按年度分类，然后在每个年度下再按组织机构分类，最后在每个机构内按保管期限分类。这种分类方法较适用于推行部门整理立卷的单
文书档案(归档文件)整理方法
文书档案（归档文件）整理方法 一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。 ※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订 二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。 三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。 （1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订 （2 ）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容：第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。 第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。 第三，超大纸张折叠。超过公文用纸幅面为国际标准A4 型的纸张，需加以折叠。对于文件用纸小于A4 幅面时，如不便装订，可以进行必要的托裱。 2、装订归档文件按件装订。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；另外有文件处理单的，可放在最前面，编号时作为首页加盖归档章。永久、长期保管的要用档案行政管理部
机关事业单位档案文书整理流程
机关事业单位文书档案的整理与数字化 文书档案的整理流程 1、与甲方文书档案的交接 2、分年度：将所有文件材料按年度分开，同一年度放在一起； 3、分类：按年度分收文（本单位收到的文件）和发文（本单位自行印发的文件）。
4、收文排序：按责任者排序，同一责任者的文件，先按文号排序、没文号的，跟在该同一责任者材料后面，排序时剔除重复件。 5、发文：按文号分开，并由小到大的顺序排序，带文号发文不得缺号，如有缺号文号，填写记录单交与用户补充。发文原则上正式发文（红头有盖章）、领导签发稿、定稿三者齐全、完整，确实没有必须保证正式发文和领导签发稿均有。发文排放顺序，正文－领导签发－定稿。 6、档案保定期限鉴定：对所有文件按照用户方档案分类方案进行分类鉴定，划分档案保管期限和类别。 7、编写码：对2016年以后（包括2016年）的文书档案，在每份文件的右上角编写页码（背面为左上角），有效页均需编写页码，一份文件一个流水页号，都从1开始编写。 8、加盖档案章：对归档的文件按照用户方档号章格式在文件右上角加盖档号章，并填写档案章内容，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页号； 9、档案编号：按年度、保管期限编排档案流水号，一个年度一个保管期限编排一个流水档案号，一份文件为一号，从“0001”开始编。 10、填写文件档号章信息 11、文书扫描
12、图像处理 13、图像质检 14、著录 15、著录质检 16、装订（永久、30年保管期限为不锈钢订、10年可用普通订） 17、装盒 18、填盖档案盒信息内容。 19、生成档案目录，并装订成册 20、与用户交接归还上架，上架时，面对档案柜（或密集架），由上到下、从左到右的顺序，按年度、保管期限排列上架。 备注：如不需扫描，仅做整理，只需按：1—9、14——20工序整理即可。文书档案的整理方法