行政执法文书

行政执法文书．

第一章行政执法文书概述

质监部门履行综合管理、行政执法和安全监察三大职能。

办理行政案件必须做到事实清楚，证据确凿，适用法律、法规正确，符合规定的程序之外，要采用统一的行政执法文书。第一节行政执法文书的特点和作用

一、行政执法文书的概念

行政执法文书是行政机关按照法定的执法程序和执法内容，在行政执法过程中根据有关法律、法规、规章的规定和实体问题所制作、发布的反映行政执法活动过程和每个环节内容并且具有法律效力或者有法律意义的规范性文件。

行政执法文书概念的内涵，主要体现在以下几个方面：

１．主体

制作行政执法文书的主体是行政机关及其执法人员，具有很强的法定性。

２．职权

行政执法文书是行政机关在行政执法过程中制作并使用。

３．内容

行政执法文书必须具有明确的法律依据。

行政执法文书本身的存在、文书规格以及文书内容构成的设计，都有明确的法律依据。

４．程序、形式

由行政机关统一制定，一经形成，认真、严格地遵守。

５．特定效力

即行政拘束力。

二、行政执法文书的特点

１．主旨的鲜明性

文书格式都具有用途单一的特点。

２．材料的客观性

特别注意客观性、准确性。

３．内容的规范性

事项要求齐全，书写合乎规范；内容有统一要求，具备相应的要素。

４．形式的程式性

结构固定化，用语规范化。

５．解释的单一性

做到语言确切，运用文字符合单一解释的要求。

６．制作的合法性

表现为：

a、在法定的阶段、法定的时限内制作；

b、必须履行一定的手续；

c、不仅做到制作程序合法，更要做到内容合法。

７．实施的强制性

具体行政行为通过文书形式表现出来，即得到政府强制力的保障，当事人必须遵守。

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８．法定的排他性

一个违法行为，只能按照一定的管辖原则，由一个行政机关受理并作出处理。

第二节行政执法文书的种类

一、行政执法文书的分类

根据不同的标准，可以将行政执法文书分为很多种不同的类型：

１．根据文书制作主体名义的不同

可以分为以个人名义制作的文书和以机关名义制作的文书。

所谓以个人名义制作，是指以行政执法人员个人名义制作，由制作人对文书的真实性、准确性、正确性负责，如《调查笔录》；

以机关名义制作，是指行政执法人员以机关的名义制作的文书，由该机关对文书的真实性、准确性和正确性承担法律责任，如《行政处罚决定书》、《登记保存（封存）（扣押）决定书》等。

２．根据制作主体级别的不同

可以分为上级机关制作的文书和基层机关制作的文书。

上级机关制作的文书，如《行政复议决定书》等；

如《案件办理报批书》、《行政复议答辩书》等。

３．根据文书内容的不同

可以分为描述事实的文书和表示意思的文书。

描述事实的文书，是指制作人只对看见的、了解的、掌握的事实进行客观的记录，不掺杂任何个人意思，不做任何主观评价的文书，如《调查笔录》、《现场检查笔录》等；

表示意思的文书，是指制作人对事实情况，依照法律规定作出处理决定的文书，如《行政处罚决定书》、《登记保存（封存）（扣押）决定书》等。

４．根据文书外在表现形式的不同

可以分为表格类文书、填空类文书和笔录类文书。

表格类文书如《立案审批表》、《送达回证》等；

填空类文书如《当场处罚决定书》等；

笔录类文书如《现场检查笔录》、《调查笔录》等。

５．根据文书使用范围的不同

可以分为内部使用的文书和外部使用的文书。

内部使用的文书对外不具有法律效力，如《立案审批表》等；

外部使用的文书，是指对制作机关以外的机关、公民、法人或者其他组织适用的文书，如《封存决定书》、《行政处罚决定书》等。

外部使用的文书，具有法律上的执行效力。

6、根据办案需要分为必用类文书和择用类文书两大类。其中：

立案的必用文书共１２种，包括：（１）行政执法案卷封面；（２）卷内文件目录；（３）现场检查笔录；（４）立案审批表；（５）调查笔录；（６）通知书；（７）案件审理记录；（８）行政处罚告知书；（９）行政处罚决定书；（１０）送达回证；（１１）结案报告。

当场处罚案件的必用文书共５种，包括：（１）行政执法案卷封面；（２）卷内文件目录；（３）现场检查笔录；（４）当场处罚决定书；（５）结案报告。

其余各种文书均为择用文书，根据实际情况选择使用。

二、行政处罚用文书的种类（49）

行政处罚用文书共49种，包括11类：

１．受案、立案类

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２．调查类

３．产品鉴定检验类

４．强制措施类

５．案件审理类

６．听证类文书

７．行政处罚类

８．罚没财物处理类

９．行政处罚执行类

１０．立卷与归档类

１１．其他行政执法文书

三、行政复议用文书简介

行政复议文书共１３种：

四、行政赔偿用文书简介

行政赔偿用文书共２种：

第三节行政执法文书的格式

一、行政执法文书格式的规范性

（一）格式统一，结构固定

填空类、表格类文书必须严格按照文书格式、要求填写。

对于笔录类文书，行文结构一般分首部、正文和尾部。首部包括标题，当事人基本情况、时间、地点等；正文是文书主要内容，一般包括事实、理由、证据和结论等；尾部包括署名、日期和签字等。这样制作出来的文书眉目清楚，一目了然，便于执行。

（二）特定用语规范化

要求使用统一规范性用语。如在《行政处罚决定书》中，告知当事人的法律救济权利，使用的文书用语“如对本决定不服，可于接到本决定书之日起六十日内向××质量技术监督局或××人民政府申请行政复议，也可以于三个月内向××人民法院提起行政诉讼”。这几句话就是统一规定的。

（三）事项特定化

不能随意更改或增删。

二、行政执法文书格式使用的要求

一是行政执法文书格式的规范化，二是行政执法文书所使用的语言文字的规范化。

语言文字的规范化，对于行政执法文书就显得尤其重要。有时一个错别字、一个标点符号、一个歧义句都有可能产生严重的不良后果。

行政执法文书格式使用要求分为“一般要求”和“具体要求”两类。对“一般要求”，归纳起来，主要有以下几类：1．文书的印刷规格

行政执法文书制作时统一使用国际标准Ａ４型纸尺寸，即长２９７毫米，宽２１０毫米。

2．文书的填写要求

行政执法文书填写应当使用钢笔或者签字笔和能够长期保持字迹的墨水，要做到字迹清楚、文字规范、文面整洁。文书设立的栏目，要逐项填写。摘要填写应当简明、完整、准确。

3．文书中的印章

依法不具有独立行政执法主体资格的行政机关业务部门，应当以其所属机关的名义使用行政执法文书，并应当印制其所属机关的名称。（如市纤维检验所纺织执法）

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５．文书中的附页

《现场检查笔录》、《调查笔录》、《行政案件听证笔录》等文书首页内容不够记录时，可以附纸记录，但首页及附页均应当按照文书所列项目要求由相关人员签名或者捺指印。

６．文书中的记录内容

记录的内容应当具体详细，涉及案件关键事实和重要线索的，应当尽量记录原话。记录中应当避免使用推测性词句或者语言，防止发生词句歧义。描述方位、状态的记录，应当依次有序、准确清楚。

７．文书文号填写

行政执法文书文号应当按照“机关代字”、“办案部门简称”、“文书名称简称”、“文书制作年份”、“文书的顺序号”等五个部分依次填写。

８．当事人签名

多联式文书中当事人签名栏，由当事人填写并注明具体日期，作为送达的依据，。

９．文书复写

在使用《封存决定书》、《涉案物品清单》等文书时，可以采用复写形式。

１０．文书存根

在行政执法文书使用后应当集中保管。

１１．常用栏目的填写

文书中所称“工作单位”，是指机关、企业、事业等单位的名称，填写时应当写全称。

调查笔录内容的记录以问答的形式进行。记录时，每段应当以“问”、“答”为句首开始，回答的内容以第一人称“我”记录。

“数量”栏填写每种物品的数量，应用大写。“规格”栏填写物品的品牌和型号。“特征”栏填写物品的颜色、新旧、

质地等特点。

表格填写完剩下的空格，应当用对角线的方式划去。

法律依据的填写应当写明法律、法规和规章的全称并具体到条、款、项。

条、款、项的正确引用：一般来讲，一部法律由章、节、条、款、项、目组成，在适用法律时只需引用到条、款、项、目即可，无需指出该条所在的章、节。

①“条”

法律规范的“条”，又称“法条”，是组成法律规范的基本单位。一件(部)法律，都是由若干法条组成的。

法律规范条文的适用，一个法条只有一款的，应当直接适用该法条，不应称作该条第一款；一个法条有两款或者两款以上的，应当适用到款。

②“款”

“款”是“条”的组成部分。在一般情况下，每一款都是一个独立的内容或是对其前一款内容的补充表述。

“款”的表现形式为条中的自然段。每个自然段为一款。款前均无数字。有数字排列的不称为款。

③“项”

一般来讲，“项”是以列举的形式对前段文字的说明。含有项的法条，其前段文字中一般都有“下列”二字或相应的文

字表述。

“项”前冠以数字以对列举的内容进行排列。各项前都冠以(一)、(二)、(三)等数字，而且这些数字只能以中文数字

加括号的形式出现。

“项”的适用。对含有项的法条，适用时应当适用到项；

根据立法技术的不同需要，“项”可以依附于条，也可以依附于款。即条中可以有项，款中也可以有项。

第四节行政执法文书的语言与表达

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一、行政执法文书的语言

行政执法文书的语言特点是以实用为基本出发点和最高准则。

主要有四个方面的规范要求：

（一）庄重性

语言要严肃、慎重、不随意，做到庄严凝重。

从以下几个方面入手：

１．语言要体现行政机关的权威性、坚定性和强制性

如在一份《责令改正（更正）通知书》中有这么一段：“根据《中华人民共和国产品质量法》第５４条的规定，本局责

令你单位于２００４年７月１５日前，将７月５日生产的全部火腿肠标签上的生产日期由７月１２日更正为７月５日”。２．要使用规范的书面语言

所使用的词、句应该具有确切的含义，即一个词只能表达一个概念，一个句子只能表达一个判断。

３．要恰当使用专用语和具有行政执法文书语体风格的语言

语言简要、精练、庄重，被人们普遍接受，基本上定性化、规范化，具有特定涵义。如“责令”、“并处”、“本局”等。（二）确切性

１．熟悉并正确使用行政执法专业术语

如“抽样取证”、“行政处罚决定”等这些专业术语，一方面具有确定的内涵和外延，另一方面也可以大大地增强行政执法文书的法律性和严肃性。

２．注意行政执法专业术语的区别

有些专业术语，一字之差，内涵和外延就完全不同。如“终止”和“中止”就属于这种情况。

３．注意准确使用有关数字和概念，避免语义的不确定性

如封存时间为“三个月”不能写成“90天”、向人民法院起诉期为“60天”不能写成“两个月”。

４．行政执法文书的语言不允许出现歧义

（三）专用性

专用性主要体现在两个方面：

一是体现在行政执法文书内容上的合法性，

二是体现在行政执法文书语言的简练。

此外不能滥用简称，注意符合规范化要求。

（四）朴实性

它要求一是一，二是二，是非分明，不夸大，不缩小。

一是选用含意确定、自己明白的词语；

二是选用通俗易懂的词语。

二、行政执法文书的表达方式

记叙、说理和说明是行政执法文书中常用的表达方式。

（一）记叙

在行政执法文书中常用记叙的方式来记写案件的事实。记叙时应注意以下几点：

１．根据案情，选用适当的叙事方法

行政执法文书中叙事方法主要以时间为序。

２．写明必备的要素

记叙违法事实，应当写明违法的时间、地点、行为过程、危害结果、当事人事后的态度、认定事实的证据等要素。３．人称要得体

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行政执法文书在记叙事实时一般用第三人称。

（二）说理

１．以事实为根据

２．以法律为准绳

３．说理应当有针对性

用无可辩驳的事实说明理由。

（三）说明

１．说明当事人的情况

２．说明现场检查情况

３．说明有关规定

三、行政执法文书的规范用语

在文书中第一人称用“我”而不用“本人”，第二人称用“你”而不用“对方”，第三人称用“该”而不用“他”等。

主要有以下几种情况：

在调查询问结束时，《调查笔录》应当交由被调查人核对，并要求其在笔录的末尾写明对笔录的意见，即“以上笔录我看过，与我说的相符”，并签名或者捺指印。被调查人没有阅读能力的，应当向其宣读，由案件承办人员代为书写“以上笔录向我宣读过，与我说的相符”，由其本人签名或者捺指印。

在现场检查活动结束时，《现场检查笔录》应当交由被检查人核对，并要求其在笔录的末尾写明对笔录的意见，即“检查情况属实”，并签名或者捺指印。

在当事人提供书证复印件时，应当核对复印件与原件一致，要求其在复印件上注明“经核对与原件无误”，并签名或者捺指印。

通知当事人行使听证权利时，应当告知当事人：

“如委托他人前来，请携带授权委托书。授权委托书应写明委托事项和委托权限”。“请你（单位）届时凭本通知准时参加，若无故缺席，视为放弃听证。”

第二章行政执法文书制作与使用规则

第一节行政执法文书的制作规则

一、行政执法文书的制作原则

（一）坚持实事求是的原则

要客观。是则是，非则非。

（二）坚持遵守法制的原则

主要包括两方面：一是要符合实体法的要求，二是要符合程序法的要求。

（三）坚持效率的原则

要遵循法律对办理案件提出的时限规定。如《中华人民共和国行政处罚法》第４２条规定，行政机关应当在听证的七日前，通知当事人举行听证的时间、地点。

二、行政执法文书的制作要求

（一）文书主旨要鲜明

文书的主旨，是文书的目的和中心意思所在。

任何一份行政执法文书都有其内在的主旨。

（二）文书内容要规范

对行政执法文书内容进行规范，主要表现在三个方面：

（１）文书结构应当固定。

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（２）文书事项应当完备。

（３）有关主体称谓应当一致。如《调查笔录》中，对当事人，不能一会儿用第一人称“我”，一会儿用第三人称“他”；一会儿用企业名称，一会儿又称其为“当事人”。

（三）文书语言要准确

（四）文书效力要稳定

对外使用的行政执法文书一经宣布，即具有法律效力，非经法定程序不得变更、撤消或随意停止执行。如《行政处罚决定书》一经发出，即具有法定的执行效力，行政机关和当事人都必须严格执行。如果行政机关在发出行政执法文书后，发现确有错误的，必须正式发文将原文书收回。待收回原文书后，方可制作新文书。