文书档案管理办法

文书档案管理办法（试行）

第一章总则

第一条为加强公司文书档案的科学管理，充分发挥公司档案在各项工作中的作用，保证公司营运期间有关文件资料收集整理的完整性、及时性和真实性，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《河南省档案管理规定》、《河南省交通档案管理细则》及河南省档案局《归档文件整理规则》，结合本公司实际情况，特制定本办法。

第二条公司文书档案是指公司各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。它是本公司工作活动的历史记录，反映本公司贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映在不同时期各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

行政办公室是公司文书档案管理的主管部门。按照集中统一管理档案的原则，各部门、各单位应指定专（兼）职文书负责人，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，并保持相对稳定。

由于工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接管人员交接清楚，不得擅自带走或销毁，并应及时通知行政办公室。

公司档案室设在平顶山营运管理中心，设专职档案管理员。

第二章归档范围

第三条凡是反映公司工作、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围，主要包括文书档案和音像档案。

第四条文书档案包括上级机关文件、公司文件、基层单位和非隶属单位的文件等。

（一）上级机关的下列文件应予归档：

1、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

2、上级机关颁发的命令、制度、办法、指示、通知等文件；

3、上级机关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词等；

4、上级机关印发或转发公司的文件（包括报纸、刊物内容）；

5、上级机关颁发的非本行主管业务范围，但要执行的指示、规定、命令、决定、通知等。

（二）公司下列文件应予归档：

1、重要的会议材料（党政联席会、经理办公会、党委会），包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

2、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿，以及相关单位来往文书；

3、公司的请示及上级机关的批复文件、下级单位的请示及公司的批复文件；

4、公司检查基层单位或控股单位工作、调研形成的文件；

5、公司领导因公务活动形成的重要文件、传真，及从其它上级部门带回与公司有关的文件；

6、公司党委、纪委、工会、团组织等在工作中形成的重要文件；

7、公司成立、合并、撤销、更名、启用印章及组织简介、人员编制等文件；

8、公司的营运信息统计报表和统计信息分析资料；

9、各项规章制度；

10、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书；

11、公司与有关单位签订的协议、合同，及在外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、会议纪要、工作往来文件等；

12、公司在法律事务中形成的文件材料；

13、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

14、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料；

15、公司重要固定资产统计表及移交凭证；

16、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等；

17、公司机构演变、人事任免、调配、调资、评先、处分、出国、退休、培训等文件材料；

18、公司的人事档案，职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

19、公司财务凭证、预算表、决算表、会计年度报表等财政部要求归档的；

20、公司的路产管理档案；

21、公司的科研项目报告和学术报告；

22、公司处理群众来信来访有领导批示并有处理结果的；

23、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料；

24、批准的公司年度经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）；

25、公司领导值班记录。

（三）公司各部室、基层单位正常工作中处理的所有原始材料：

1、获得的各项各级荣誉奖励批准文件；

2、代表公司对外进行的各项工作材料；

3、营运分析报告、收费站工作日志及其它重要文书资料；

4、监控中心监控记录、值班日记、电话记录等重要资料；

5、路政执法文书档案（事故处理记录、路权维护索赔记录）等重要资料；

6、其他需要长期保存的文书资料。

（四）相关单位与公司在工作中形成的重要文件。

1、与相关单位之间往来的通知、信函；

2、与相关单位形成的会议纪要、备忘录等；

3、一切与相关单位形成的具有参考利用的文件材料。

第五条音像档案包括：

（一）本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的照片、录音、录像等。

（二）反映公司概貌的音像资料；

（三）公司召开重要会议形成的音像资料；

（四）公司领导在国内外重大活动中形成的音像资料；

（五）公司各部门、各单位在日常工作（比如招投标、养护大中修等）中形成的音像资料；

（六）路产路权维护及重大事故形成的音像资料；

（七）上级领导在公司视察或重要活动中形成的音像资料；

（八）公司学术报告会、科研会形成的音像资料；

（九）上级领导授予公司的奖状、奖旗、证书等。

第六条电子文档。公司网上办公后形成的收发文处理、会议纪要审阅、签报审批等重要资料电子文档要存入移动硬盘存档。

第三章归档要求

第七条立卷归档的文件，应遵循文件形成规律的特点，保持文件材料之间的有机联系，保证文件齐全、完整、便于保管和利用。

第八条立卷归档的文件一律要求原件，部门、各单位需要者可存复印件、影印件。

第九条立卷归档的文件材料种类、份数、页数均应齐全完整。

第十条归档文件的整理单位一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发与被转发为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。起草文件、批阅文件不得用铅笔和原珠笔，一律用钢笔或签字笔。

第十一条文件材料应区别不同情况进行排列。不可分割的文件材料应顺序排列，即批复在前，请示在后；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；重要法规性文件的历次修改稿顺序排列在定稿之后。

第十二条跨年度的请示与批复归档于复文年度；跨年度的总结归档于针对的最后年度；没有复文的归档于请示年度；跨年度的规划、计划归档于针对的第一年度；跨年度会议文件归档于会议召开年度。

第十三条音像资料应保证原版原件、图像清晰、声音清晰、底片相符，底片不得磨损。

第十四条音像档案应加以必要的文字说明，一般包括时间、

地点、内容、人物、背景、摄影者等。

第十五条案卷需要注明标题及保管期限。卷首为卷内文件目录。卷内文件均应顺序排列并在每页右上角统一编号。卷尾为填写案卷情况说明及立卷人签字的备考表。案卷所有文字均应工整清晰。

第十六条案卷装订应保证结实、整齐、美观。永久、长期保管的案卷，应用线绳以三孔装订。装订前应注意文件底边和装订对侧的整齐，装订线不得压盖字迹。

第十七条文件装订时应拆除金属物，折叠整齐。装订线以外有字迹的应加边，残破的文件应修补好。

第十八条档案的分类编号按《许平南公司档案分类规则（试行）》相关规定执行。

第四章档案的管理

第十九条档案管理应根据各类档案的形成内容、保管期限分门别类登记保管，确保系统化、条理化和标准化，应充分运用计算机网络技术，逐步实现档案管理的科学化和现代化。

第二十条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，公司档案室专职档案员负责组卷、编目。每次存档时应履行档案移交签字手续，不得无故延期或拒交。

第二十一条文书档案一般应在次年三月底以前向公司档案室归档；科技档案按工程项目、产品、课题分阶段或全部竣工验收后两月内向公司档案室归档；声像档案一般在年终向公司档案室归档，会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办单位负责归档。各部门移交的档案清单一式两份，交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。

第二十二条档案的保管期限分为永久、长期和短期。长期

为15-30年、短期为1-15年。保管期限由有关部门负责人确定，行业有专业规定的依照行业规定执行。

一般应遵循以下划分原则：

（一）反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案列为永久保管，主要包括：

1、公司制定的章程，公司股东会、董事会决议及形成的各种会议材料等；

2、公司制定的属于制度性文件；

3、党政联席会、经理办公会、党委会会议记录、纪要等；

4、年度以上的计划、规划，召开重要会议的文件；

5、重要的请示报告及批复、总结、综合统计报表、生产经营管理情况分析；

6、机构改革、公司领导任免和干部任免的文件；

7、直属上级机关印发的属于公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件和批复；

8、公司印发的（包括转发及与其他单位联合印发的）各种正式文件的签发稿、印刷稿及重要文件的修改稿；

9、公司的历史沿革、大事记、反映公司重要活动事件的文字材料、荣誉奖励证书；

10、公司在法律事务中形成的文件材料；

11、公司路产管理档案；

12、公司管理过程中产生的招投标文件、中标通知书及与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

13、公司审计、纪检、保卫、安全生产等工作中形成的重要文件材料；

14、公司重要固定资产统计表及移交凭证；

15、公司的人事档案等；

16、公司财务凭证、预算表、决算表、会计年度报表等；

17、公司在基建工作中形成的批准意见、可行性研究报告、评估报告、协议书、凭证、土地证、合同、图纸（初步设计、施工图设计及变更设计文件）、计量资料、监理施工单位的过程控制资料、工程预决算、基建财务、竣工验收资料等文件材料；

18、批准的公司年度经营计划（包括生产经营计划、费用计划、投资计划及工程计划等）；

19、非直属单位针对公司主管业务并要求贯彻执行的重要文件等。

（二）反映公司一般工作、活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件，列为长期保管，主要包括：

1、公司日常事务性文件；一般会议的主要文件；

2、直属上级机关印发的属于公司主管业务并需要贯彻执行的一般文件。

（三）凡是较短时间内对公司有参考利用价值的文件，列为短期保管。主要包括：

1、公司一般事物性的文件材料；

2、上级机关和相关单位发来的非公司主管业务，但要求贯彻执行的文件；

3、下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件；

4、未经上级批复的请示文件。

第五章档案的利用

第二十三条积极开展档案利用工作。编制多种切实可行的检索工具，并视具体情况进行档案著录工作。经常主动了解各部门的需要，开展档案的编研工作，为行政管理、运营管理和科研

研发等提供档案服务。

第二十四条档案原则上不外借。本公司工作人员，因工作需要借用档案时，应填写借用档案证明单，复印档案需填写复印档案报批表、案卷复制目录，经各部室主任、办公室主任、分管领导签批后借用。借阅声像档案须经档案室批准并征得声像档案形成部门同意，方可借阅。声像档案原声带、母片严禁外借。档案室出借档案时，必须严格履行登记手续，在借用档案登记簿上登记，并当面点交清楚。归还时要严格检查，防止受损和污染的档案入库，并在借用档案登记簿上注销。

（一）本公司工作人员，调阅本部门的一般档案资料，由调卷人在调卷单上签字即可调阅。调阅涉密档案资料，须经本部门负责人签字。

（二）借用党务工作档案时，应由党员干部借用，并履行党委有关部门负责人签字批准手续。借用党组、党委文件和党政班子会议记录、纪要等或涉密案卷时，应经党委书记批准，并一律不准借走，只限在档案阅览室查阅。

（三）外单位来借阅、索取、摘抄档案资料，须持有单位介绍信（介绍信中应说明借用档案人员的政治面貌，借用的范围和用途），一般档案资料经行政办公室主任签字后，方可借阅；重要的档案资料需经行政办公室主任、分管领导及总经理批准，并一律不能借出档案室。特殊情况需借走档案，须经总经理签字后方可办理借阅手续。借阅时间一般不超过一天，用后要及时归还。

（四）借用档案的人员，因公出差、休假、探亲、调动工作和离休、退休时，应将所借档案及时归还档案室。如已调动工作，借阅档案未归还档案部门，由其原所在部门负责人负责追收归还。

（五）公司工作人员借用本单位档案的期限：文书档案一般为七天，科技档案一般为十五天，声像档案借阅期一般为三天。若因特殊情况需延长借期，应到档案室办理续借手续并经分管领导批准，但每次延期时间最长不超过10天。

第二十五条声像档案实行两套制，以复制件提供利用。借出的声像档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。归还时必须保证声像档案完整无损。

第二十六条档案从库房调出时，档案人员要及时填写案卷代理卡放置于原案卷位置。档案归还时，将代理卡放入案卷内，以备下次调卷使用。

凡根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案室核对无误后，可加盖档案部门“档案材料证明专用章”证明。

因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。

第二十七条遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，做好保密工作。档案室在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。

档案室应当加强对档案的研究整理，经上级主管部门和保密机构批准，有计划地出版档案材料，在指定范围内发行。

汇编的档案资料如需印发或出版，应经本单位领导批准，并报主管部门备案。

第二十八条借阅的档案必须要爱护，对所借档案要负安全、保密之责，并妥善保管，不得遗失，泄密和污损，不准在档案文件上批注、抽换、勾划、涂改，严禁对卷内文件折叠、撕毁或拆散案卷和作任何文字标记。

第二十九条严格遵守保密制度，严格控制借阅范围，借阅档案要妥善保管，不得将借阅档案带出公司，不得擅自翻拍复印档案材料，不得转借他人，严防泄密和遗失。

第三十条查阅、借阅、复印档案如发生丢失现象，要追究当事人责任，造成经济损失的给予行政处分。

第六章档案质量

第三十一条公司各部门、各单位都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第三十二条公司各部门、各单位应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第三十三条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

第三十四条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第三十五条案卷质量的基本要求是遵循文件的形成规律和特点、保持文件之间的有机联系、区别不同的价值、便于保管和利用。

第三十六条公司档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。

第七章附则

第三十七条本制度由公司行政办公室负责解释。

第三十八条本制度自发布之日起试行。