档案文件管理、销毁制度

一、总则

公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司行政人事部提交备份，从而保证公司行政部作为公司档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、公司行政人事部负责公司档案管理、文书立卷的工作，并对各部门档案管理工作进行监督、指导。部门负责人应重视文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围；

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；

5、政府、项目批文、合同；

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

8、公司各部门年度工作计划及资金计划；

9、公司签定的各类合同；

10、公司有效证照、证件、印章；

11、具有法律效力及保存价值的文件；

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

14、公司获得的社会荣誉资料；

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

1、公司行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各部门应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向公司行政人事部提交备份。

2、公司部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。

3、各部门向公司行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待公司行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；

没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

四、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定公司档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

五、档案保密级别

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上级领导批准。

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

六、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（行政人事部经理）批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（行政人事部经理）批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

七、电脑档案的管理

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2、行政人事部经理为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的销毁

1、公司行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经公司总经理批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

工程档案管理制度

九、工程档案管理制度一、档案资料的归档分类及范围 1.档案资料的归档分类工程建设档案主要有公文、工程建设技术资料、经济合同、工程建设财务、行政管理及图片等几类。档案资料应按国家标准进行统一分类、立卷、归档和存放。 2.档案资料的归档范围（1）省、市政府的来往公文；（2）建管处的来往公文；（3）建管公司的来往公文；（4）有关技术问题的审查、咨询意见；（5）会议文件、记录等；（6）工程建设期间形成的工程技术材料： ①招标文件、投标文件、合同及协议；②设计图纸、施工组织设计；③工程开工报告、施工方案、施工技术措施、施工计划、报表等文件；④建筑材料和中间产品的合格证、试验报告，砼、砂浆等配合比的试验报告； ⑤设计变更及索赔资料；⑥施工测量记录、地质勘探资料，基础处理、隐蔽工程施工记录等材料；⑦工程质量、安全、事故及处理情况报告；⑧施工总结、技术总结、工程竣工图及竣工验收报告及质量评定等；⑨工程机械设备、仪器及引进的技术设备图纸等；

（7）工程价款结算等资料。二、工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。 1.工程文件接收（1）各单位提供给工程部的工程文件（工程技术文件、图纸资料、来文通知等）由档案资料员统一接收。（2）工程部个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律移交档案资料组进行统一归档整理。（3）档案资料组对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发单位补发。（4）档案资料组对收发工程文件应及时建立工程文件收发登记帐（收文簿、发文簿）（5）登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，及时报审工程部领导审定，并及时处理。（6）对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。（7）档案资料组对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案分类登记帐 2. 工程文件资料发放

档案借阅管理办法

公司档案利用借阅管理办法为规范公司档案的借阅管理，确保档案的使用安全，特制定本办法。一、借阅范围公司档案室内保存的各类档案、资料。二、查阅、借阅审批手续及要求（一）查阅审批手续档案利用应严格审批手续并在档案室查阅，一般不允许将档案带出档案室，查阅后做好签名登记工作。 1、查阅非密级档案查阅人须填写《档案借阅登记表》，经本部门负责人签字后可查阅本部门承办的档案材料；查阅非本部门承办的档案材料，除以上程序外，还须档案管理部门负责人同意。 2、查阅密级档案（1）查阅秘密级和机密级档案，须填写《档案查阅（借阅）申请单》，经部室负责人签字，并经公司分管领导批准后方可查阅。（2）查阅绝密级档案，须填写《档案查阅（借阅）申请单》，由部室负责人和分管领导签字后，并经董事长批准后方可查阅。（二）借阅审批手续

如确需将档案带出档案室查阅的，借阅非密级档案须先由本部室负责人签字并经档案管理部门负责人批准后方可借阅；借阅秘密级和机密级档案须经本部室负责人及分管领导批准后方可借阅；借阅绝密级档案须由本部室负责人、分管领导签字，并经董事长批准后方可借阅。未经许可，不能任意抄录档案内容，如需复制有关档案材料，须根据档案密级办理相应的审批手续（可在借阅申请单的备注中说明）。（三）借阅要求 1、档案借阅期限一般不超过7天。如延长借阅期，需重新办理借阅手续； 2、档案利用者必须保证所借档案资料的完整无损，不得私自拆散案卷和抽取卷内文件，不得在卷上涂改、加字、填记号，不得损坏档案原貌。未经许可，更不得转借他人； 3、凡毁坏、丢失档案和私自泄露档案内容，给公司造成损失和负面影响的，按照《档案法》、《档案工作管理办法》有关规定对责任者进行处理，情节严重的追究其法律责任。 4、归还档案资料要及时、齐全、完整，档案借阅和归还时，由借阅者和档案管理人员共同进行清点检查，待档案管理人员检查无误后方可注销借阅登记。三、附则本制度自发布之日起执行。

档案鉴定销毁办法

档案鉴定销毁办法档案鉴定和销毁工作是档案管理中极为重要的环节，是对馆藏档案进行科学性、历史性、现实性的价值鉴定，是一项严肃、细致的工作。为使该项工作有组织、有监督地进行，依据国家档案行政管理部门制定的保管期限标准及销毁档案程序及本单位档案管理工作相关规定，制定本办法。第一条档案价值鉴定，是指认真甄别和判定档案的价值，并根据它们的不同价值确定不同的保管期限，以便更好地保护珍贵档案和重要档案，准确地剔除无价值的档案材料。档案销毁，是指对经严格鉴定确定无保存价值的档案，进行销毁的行为。第二条本校档案鉴定，应从国家和本校及其教职员工的利益出发，以党的方针、政策为指导思想，用全面的、历史的、发展的、效益的观点认识和评估档案的作用。第三条档案鉴定分为初步鉴定与期满鉴定。初步鉴定应结合档案收集整理工作同步进行，确保真正有保存价值的档案完全收集，以件为单位确定保管期限；期满鉴定应在定期保管期限已满的情况下进行。第四条期满档案由档案馆负责提出保管过期的档案清单，会同相关业务部门组成鉴定小组进行鉴定销毁等工作。严禁任何部门或个人自行销毁档案第五条鉴定时，要采取直接鉴定法，逐件逐卷地审查文件具体内容，准确地判定其价值。鉴定人员应以本单位和社会利用为出发点，以反映该档案形成者的主要职能活动为核心，以档案内容为依据，综合衡量，全面考证，判定其价值，提出存毁意见。第六条财会档案期满鉴定三年一次，其他档案期满鉴定每五年进行一次。第七条鉴定工作完成后，对没有保存价值或保管期限已满失去

利用价值需要销毁的档案，必须编制销毁清册和撰写销毁申请报告，由档案馆馆长和相关业务部门主管领导会签意见，报请主管校领导批准。第八条对已批准销毁的档案，仍要继续保存一年以上，经验证确无利用价值，方可销毁。第九条任何部门或个人不得将应销毁档案作废纸出售或用作其他用途。销毁档案必由销毁人、监销人员负责到底，销毁完毕后在销毁清册上签字，以示负责。第十条鉴定、销毁报批材料，销毁清册必须归档永久保存。

城建档案整理规范

机关有关部门、直属企业事业单位、区内各建设施工单位：为了确保保税区、空港加工区建设工程档案完整、齐全、准确、系统、规范，使之在生产、建设、运营、服务中更好地发挥作用、并使各建设单位、施工单位在建设工程档案中有章可循，根据上级部门的有关规定，结合保税区的具体情况，特制定本规范，现印发给你们，请依照执行。附件：《天津港保税区、空港物流加工区建设工程文件整理规范》二00八年四月二十日

一、建设、勘察、设计、施工、监理单位建设档案整编的职责分工（一）建设单位职责： 1、应负责基建文件的管理工作，并设专人对基建文件进行收集、整理和归档。 2、在工程招标及与参建各方签订合同或协议时，应对工程资料和工程档案的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等提出明确要求。 3、负责收集、整理工程前期准备阶段和竣工验收阶段形成的文件以及在建设过程中形成的声像材料，并应进行立卷归档。 4、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。负责收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。 5、在建设工程规划验收前15日内应提请档案中心对已形成的建设工程档案进行预验收，在备案前，应提请对工程档案进行验收，并取得相应的工程档案认可书。建设单位应在工程竣工验收后15天内将工程档案移交保税区档案中心。（二）勘察、设计单位职责;

1、勘察、设计单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。（三）监理单位职责： 1、负责监理资料的管理工作，并设专人对监理资料进行收集、整理和归档。监理文件应单独组卷后归入工程档案中统一排序和编目。 2、应按合同约定，在勘察、设计阶段对勘察设计文件的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查，在施工阶段应对施工资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查、使施工资料的完整性、准确性，符合归档要求。（四）施工单位职责： 1、施工单位负责整编承包范围内的工程施工技术文件和工程竣工图。工程项目实行总承包的，由各分包单位负责收集、整编分包范围内的工程档案并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责，分包单位竣工图加盖本单位竣工图章并交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向建设单位提交完整、准确的工程档案。建设项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集整理立卷其承包项目的工程文件。 2、总包应在工程竣工验收前，将工程资料整理汇总完成，并应及时向建设单位移交。

档案管理流程及制度

1、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 2、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 3、术语和定义 3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。 4、职责 4.1人事行政部 4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。 4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定； 4.1.3建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 4.1.4收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.1.5负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 4.1.6编制检索工具，编辑档案参考资料，开发档案信息资料，提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 4.1.7负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 4.2各职能部门 4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.2.2负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知人事行政部；4.2.3向人事行政部移交合同或文件资料原件或复印件；

4.2.4财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 4.2.5运营管理部负责管理质量管理体系相关记录。 4.3各部门经理 4.3.1批准对自己部门资料或合同复印件的处置。 4.4人事行政部分管副总/常务副总 4.4.1负责对档案管理监督检查报告的审批。 5、工作程序 5.1档案资料的收集 5.1.1各部门档案管理人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 5.1.2各部门文件资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向档案室移交。 5.2归档范围及移交时间（见附表一） 5.3档案资料的标识 5.3.1人事行政部行政兼档案管理员及各部门兼职档案员负责对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 5.4档案资料的日常管理： 5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。 5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。 5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 5.5档案室档案借阅 5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。 a)绝密类：绝密档案需经总经理批准。 b)机密类：机密档案需经人事行政部分管领导及常务副总批准。 c)普通类：普通档案借阅属于本部门的，由本部门经理批准；借阅其他部

档案借阅管理制度

[ 档案借阅管理制度为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度： 1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。 2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。 3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。 4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。 5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。 6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。档案保密管理制度一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

济南市城建档案管理规定

济南市建设工程竣工档案编制验收报送工作规程
济南市城建档案馆二○○五年八月
目
第一章总则... 1
录
第二章建设工程竣工档案验收报送工作程序... 1 第三章建设单位职责... 2 第四章归档文件质量要求... 3 第五章档案整理的基本要求... 4 第六章声像档案归档内容及技术规范... 6 第七章电子档案的编制与报送... 9 附件 1. 9 建设工程竣工档案归档内容... 9 附件 2. 16 地下管线工程竣工档案归档范围... 16 附件 3. 17 园林工程竣工档案归档范围... 17 附件 4. 18 卷内目录、卷内备考表式样... 18
第一章总
则
一、为规范本市建设工程竣工档案的编制、验收和报送工作，根据《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》、《济南市档案条例》、《城市建设档案管理规定》、《济南市城市建设档案管理规定》及其它相关法律、法规和规定，制定本规定。二、在本市行政区域范围内的建设工程竣工档案的编制、验收及报送工作应当按照本规定执行。

三、本规定所指的建设工程是指工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；交通基础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生建设设施工程；地下管线工程；城市防洪、抗震、人民防空工程及有关的军事工程。本规定所指的建设工程竣工档案（以下简称竣工档案）是指建设工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。四、建设工程竣工档案包括工程前期准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、竣工测量资料、声像资料以及相关的管线竣工测量资料。竣工档案必须真实地反映建设全过程，并按工程建设程序进行编制，达到完整、准确、系统的要求。五、本市或区（县）城建档案管理机构负责相应的市或区（县）竣工档案的编制、验收及报送的管理工作。
第二章建设工程竣工档案验收报送工作程序
一、建设单位在办理建设项目报建手续前，应到市城建档案馆查询施工地段的地下管线档案，并取得该施工地段地下管线现状资料。在济南市建设项目审批小组办公室总受理窗口办理报建手续时，出具城建档案馆认可的地下管线现状资料，领取《建设工程竣工档案建档报送告知书》。二、建设单位在办理建设工程施工许可证时，签订《济南市建设工程竣工档案移交合同书》。三、建设单位在工程建设过程中接受城建档案馆对工程文件归档、立卷工作的监督、检查和指导，严格管理，按照建设工程竣工档案的归档内容和整理要求，及时收集、整理建设工程从立项到竣工全过程中形成的文件材料，确保竣工档案完整、准确、规范。四、建设单位在组织工程竣工验收前，必须提请城建档案馆对工程档案进行预验收。提请预验收时，建设单位应填报由市城建档案馆统一印制的《济南市建设工程档案预验收申请表》以及《房屋建筑工程（项目）级著录单》、《市政基础设施工程（项目）级著录单》、《城市管线工程（项目）级著录单》。五、建设工程档案预验收合格后，由档案馆出具工程竣工档案认可文件，工程质量监督站对未取得工程竣工档案认可文件的建设工程，不予以办理建设工程竣工备案手续。六、建设单位在竣工验收备案后三个月内，将包括竣工验收文件在内的全部竣工档案材料，按标准整理一套合格的竣工档案，附档案明细目录一式二份，报送市城建档案馆，由档案馆核发《建设工程档案接收备案单》。七、建设单位不能在规定时间内移交竣工档案的，必须及时到城建档案馆申明原因，并填写《缓交工程竣工档案情况登记表》。对逾期未报送竣工档案且未申明原因的建设单位，城建档案馆将按规定予以处罚。
第三章建设单位职责
在建设工程文件材料的收集、整理、立卷、验收、移交工作中，建设单位应履行下列职责：一、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等问题提出明确要求。二、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。三、负责组织监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。四、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。五、在组织工程竣工验收前，应提请城建档案馆对工程档案进行预验收；未取得工程竣工档案认可文件，不得组织工程竣工验收；

公司档案管理流程

公司档案管理流程 Company number【1089WT-1898YT-1W8CB-9UUT-92108】

公司档案管理流程一、主要内容及归档范围 1、主要内容凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。 2、归档范围行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。组织人事\教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。二、档案的管理机构及其主要职责 1、管理机构文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。 2、档案管理机构主要职责：

制定或参与制定档案工作的规章制度；对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。三、档案的种类 1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。 2、企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、督委会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。 3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。 4、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。 5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。 6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。 7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

档案管理制度基本内容(样本)

档案管理制度基本内容档案管理人员工作职责一、认真学习贯彻《档案法》和《上海市档案条例》等档案工作法律、法规，制定本单位档案工作制度。二、热爱本职工作，维护档案的完整、准确、系统、安全，保守国家机密。三、积极参加档案部门举办的各类档案业务技能培训，按时上报有关数据和材料。四、负责建立健全档案工作网络，组织档案工作人员学习业务、交流工作经验，提高档案业务管理水平。五、监督和指导单位各科室兼职档案人员根据归档范围的要求对文件材料进行收集整理，保证按期完成归档工作。六、熟练地掌握档案业务知识，定期检查、督促、指导各科室做好预立卷工作，按照分类标准组卷，减少质量差错。七、接收、整理、保管和利用本单位形成的各种门类和载体的档案，实行集中统一管理。八、负责开发、编研档案专题汇编，要求文字准确、条理清楚、内容真实，具有一定的参考性。九、根据需要编制检索工具和参考资料，更好地为单位的中心工作服务。十、负责档案的借阅和利用，严格查阅、借阅档案的登记手续，热情接待利用者查阅档案，注重档案利用信息反馈，对超期借阅未归的档案及时催还。十一、参加档案鉴定、销毁工作，并对销毁的材料进行监销。十二、遵守库房管理制度，保持库房整洁，按照“八防”要求定期整理、清扫、检查，并做好温湿监控记录。文书档案管理制度为了完整、系统地保存单位在各项工作中形成的文书材料，提高文书档案的归档质量，适应单位各项工作的需要，特制定文书档案的管理制度。一、归档范围文书档案归档范围包括：计划、总结、报告、重要的协议、请示、批复、重要简报、会议纪要、记录、函、通知、会议材料、组织沿革、大事记、年鉴、、管路敷设技术通过管线敷设技术不仅可以解决吊顶层配置不规范高中资料试卷问题，而且可保障各类管路习题到位。在管路敷设过程中，要加强看护关于管路高中资料试卷连接管口处理高中资料试卷弯扁度固定盒位置保护层防腐跨接地线弯曲半径标高等，要求技术交底。管线敷设技术中包含线槽、管架等多项方式，为解决高中语文电气课件中管壁薄、接口不严等问题，合理利用管线敷设技术。线缆敷设原则：在分线盒处，当不同电压回路交叉时，应采用金属隔板进行隔开处理；同一线槽内，强电回路须同时切断习题电源，线缆敷设完毕，要进行检查和检测处理。、电气课件中调试对全部高中资料试卷电气设备，在安装过程中以及安装结束后进行高中资料试卷调整试验；通电检查所有设备高中资料试卷相互作用与相互关系，根据生产工艺高中资料试卷要求，对电气设备进行空载与带负荷下高中资料试卷调控试验；对设备进行调整使其在正常工况下与过度工作下都可以正常工作；对于继电保护进行整核对定值，审核与校对图纸，编写复杂设备与装置高中资料试卷调试方案，编写重要设备高中资料试卷试验方案以及系统启动方案；对整套启动过程中高中资料试卷电气设备进行调试工作并且进行过关运行高中资料试卷技术指导。对于调试过程中高中资料试卷技术问题，作为调试人员，需要在事前掌握图纸资料、设备制造厂家出具高中资料试卷试验报告与相关技术资料，并且了解现场设备高中资料试卷布置情况与有关高中资料试卷电气系统接线等情况，然后根据规范与规程规定，制定设备调试高中资料试卷方案。、电气设备调试高中资料试卷技术电力保护装置调试技术，电力保护高中资料试卷配置技术是指机组在进行继电保护高中资料试卷总体配置时，需要在最大限度内来确保机组高中资料试卷安全，并且尽可能地缩小故障高中资料试卷破坏范围，或者对某些异常高中资料试卷工况进行自动处理，尤其要避免错误高中资料试卷保护装置动作，并且拒绝动作，来避免不必要高中资料试卷突然停机。因此，电力高中资料试卷保护装置调试技术，要求电力保护装置做到准确灵活。对于差动保护装置高中资料试卷调试技术是指发电机一变压器组在发生内部故障时，需要进行外部电源高中资料试卷切除从而采用高中资料试卷主要保护装置。

(完整版)档案管理制度及流程

公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义 1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责 1、行政人事部： 1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理； 2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况； 3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全； 5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通； 6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 2、其他各部门相关人员： 1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部； 2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件； 3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料； 3、各部门档案主管人员 1）负责部门档案的管理。 4、各部门负责人

1）负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序 1、档案资料的收集 1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。 2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。 a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月25日前。 b)档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c)档案资料的日常管理： ⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。 ⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。 d)档案借阅 (1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准； ⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏； e)档案销毁 ⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。 ⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。

档案借阅流程

档案借阅一、流程（一）借阅人所在部门和归档部门不是同一部门时：借阅人提交借阅申请→借阅人所在部门审核人审核→归档部门审核→档案管理部门审核→借阅办理。（二）借阅人所在部门和归档部门是同一部门：借阅人提交借阅申请→借阅人所在部门审核人审核→档案管理部门审核→借阅办理。（三）归档部门为空或归档部门就是档案管理部门，这种情况多为历史数据导入造成：借阅人提交借阅申请→借阅人所在部门审核人审核→档案管理部门指定档案审核部门→所指定的档案审核部门审核→档案管理部门审核→借阅办理。二、电子档案借阅具体操作步骤（一）借阅申请（档案借阅人员） 1.档案借阅人员进入E6系统，点击“档案利用”—“我的借阅”，点击“档案借阅申请”，打开“借阅单”界面。 2.档案借阅人员在“借阅单”界面点击“添加档案”，打开档案搜索界面。 3.档案借阅人员在E6搜索界面搜索目标档案。（可用普通搜索、高级搜索两种方法），并在档案条目的尾部点击“借

阅”。待借阅档案全部选定后，点击“待借阅列表”，回到“借阅单”界面。 4.档案借阅人员在“借阅单”界面依次填写：证件名称、证件号码、联系方式、借阅方式（选定借阅电子文件）、申请权限（选定阅读）、借阅期限、利用目的、事由。全部填写完成后，在“借阅审批”栏中将表单“本部门领导审核”给XXX人（注意：审核人员不能是全局角色，而应该落实到具体个人），点击“提交审核”。至此，由档案借阅人员操作的档案借阅申请工作完成，下面进入领导审核流程。（二）领导审核流程（部门领导、档案部门领导） 5.档案借阅人员部门领导点击“工作助理”—“工作提示”，在“借阅流程待办任务”中审核办理借阅表单。（档案借阅人员部门领导也可在“档案利用”—“借阅审批”，“借阅流程待办任务”中审核办理）。（注意：“档案管理部门审核”不能是全局角色，而应落实到具体个人。）如果如果档案借阅人员部门领导审核不同意，借阅表单移交给档案借阅人员；如果档案借阅人员部门领导审核通过，借阅表单移交给档案管理部门审核人员，从而进入下一流程。 6. 档案管理部门审核人员点击“工作助理”—“工作提示”，在“借阅流程待办任务”中审核办理借阅表单。（档案

档案借阅管理制度

档案借阅管理制度一、档案管理人员应根据查阅人员的需要，及时提供查阅工具，协助借阅人员查找，主动征求借阅人员的意见,不断改进服务工作，了解利用效果，并及时登记积累。二、本公司内部人员借阅档案，原则上限于查阅其所在部门与本人工作有关的档案并需经公司行政部领导同意方可借阅，并办理借阅手续。如需查阅其它部门的档案，须经其所在部门领导同意，并经公司分管领导批准。三、档案的借阅一般只限在档案阅览室内，特殊情况需外借，须经公司行政部领导批准同意。通常情况下档案不予外借。确因工作需要将档案借出使用时，必须履行相应手续并经有关领导审核签字后方可办理相关手续；借档者必须确保档案完好无损，不得拆卷、涂改、圈注、眉批、增删、抽页或剪裁，不得擅自随意翻印；使用完毕后即时原样归还；借档期限一般不应超过3周，“机密”级文件的借档期限一般不得超过5个工作日，“绝密”级文件的借档期限一般不得超过3个工作日，如确需延期借用，则须办理续借手续；四、查阅“机密”级档案须经综合档案室负责人和本部门负责人审核后，报公司分管领导批准；查阅“绝密”级档案须经公司总经理批准。会计档案查阅一般只限于财务、审计工作人员，其它人员确因工作需要查阅，须经公司领导批准。五、外单位人员查阅本公司档案，必须持有介绍信和其身份证（或工作证）并经公司主管领导批准同意方可查阅。六、各类档案未经有关领导同意不得翻拍，复制。七、档案借阅人未经档案管理人员同意，不准擅自进入档案库房进行查找和翻阅。八、借阅档案应先填写《档案利用登记簿》，办理相关手续后方可借阅，退还档案时须详细检查，交点清楚，办理归还手续。九、阅档人员必须爱护档案资料，在查阅时不得吸烟，不得私自拆散、涂改、转借、复制，违者追究责任，同时向领导汇报，情况严重应根据《档案法》规定追究法律责任。十、阅档室要保持清洁卫生，为阅档人员提供一个优雅、肃静的环境。档案管理人员做到热情接待，主动提供。阅档人员应爱护公物，保护档案。

提交给城建档案管理部门的归档资料

提交给城建档案管理部门的归档资料包括施工承包合同，建设工程规划许可证及附件，建设工程施工许可证，工程项目施工管理机构及负责人名单，图纸会审记录，控制网设置资料，工程定位测量资料，基槽开挖线测量记录，验槽记录和地基处理记录，桩基施工记录，试桩记录，设计会议会审记录，设计变更记录，施工材料、预制构件质量证明文件（包括复试试验报告），施工试验记录（包括土壤干密度及击实试验报告，砌筑砂浆抗压强度试验报告，混凝土抗压强度试验报告，混凝土抗渗试验报告，商品混凝土出厂合格证及复试报告，钢筋接头（焊接）试验报告），隐蔽工程验收记录（基础与主体钢筋工程，钢结构工程，防水工程，高程控制检查记录），施工记录（包括工程测量定位记录，现场施工预应力记录，工程竣工测量记录，新型建筑材料使用记录，工程质量事故处理记录，基础及主体工程验收记录，幕墙工程验收记录，分部（子分部）质量验收记录）及电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程提交城建档案管理部门的归档资料，参照《建设工程文件归档整理规范》ＧＢ５０３２８－２００１附录建设工程文件归档范围和保管期限表（表４１８第４章附表）（上述归档资料，各城市可根据本地情况适当拓宽和缩减）。３）资料员的工作内容资料员的工作内容按不同阶段划分，它分施工前期阶段、施工阶段、竣工验收阶段。１）施工前期阶段 ①熟悉建设项目的有关资料和施工图； ②协助编制施工技术组织设计（施工技术方案）并填写施工组织设计（方案）报审表给现场监理项目机构要求审批； ③报开工报告、填报工程开工报审表、填写开工通知单； ④协助制订各种规章制度； ⑤协助编制各工种的技术交底材料。２）施工阶段 ①及时搜集整理进场的工程材料、构配件、成品、半成品和设备的质量保证资料（准用证、交易证、生产许可证、出厂质量证明书），填报工程材料／构配件／设

档案管理制度及流程

⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。 5、档案管理细则 1）档案资料的归档范围 ⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件； ⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等； ⑷公司领导的批示、指示等； ⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； ⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等； ⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报； ⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料； ⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料； ⑽本公司发布的各类广告、宣传材料； ⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等； ⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料； ⒀财务档案资料； ⒁各种实物档案； ⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。 3、档案资料的归档要求 ⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。 ⑴一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办

档案销毁制度

善感乡档案鉴定销毁制度 1.成立鉴定工作小组，严格依据国家档案局发布的各类档案保管期限表和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》,编制鉴定计划，填写鉴定表册，按照个人初鉴、小组复鉴、馆领导审批的程序,对室藏超过保管期限档案和自形成之日起满30年档案的存留、销毁、开放、控制利用进行审查鉴定工作。 2.鉴定工作小组由本单位负责人和有关业务人员组成，开展工作时邀请有关立档单位代表参加。档案鉴定工作小组的任务是：指导、监督档案的价值鉴定工作；讨论审查销毁清册和准备档案内容的分析报告；必要时直接审查或抽查有关档案，对档案的存毁作出决定，并报有关领导批准。 3.对室藏档案鉴定时，全部以件为单位进行鉴定。（1）超过保管期限的短期案卷中，如果多数文件材料仍有利用价值，可以整卷改为长期保管；如果多数文件材料不需要继续保存，少数文件仍有利用价值的，则应拆卷，将仍有利用价值的文件材料抽出，重新组卷和确定保管期限。（2）超过保管期限的长期案卷中，如果多数文件材料属于永久保管期限的范围，可以整卷改为永久保管；如果多数文件不需继续保存，少数文件材料仍有利用价值，则应拆卷，将仍有利用价值的文件材料抽出，重新组卷，重

新确定保管期限。 4.档案鉴定工作小组确定销毁的内容，应由本馆按规定编制《销毁清册》、《立档单位及全宗简要说明》和《拟销毁档案内容的分析报告》，报送档案行政机关审查。 5.经县档案行政机关同意，销毁档案，应送保密机关指定的造纸厂化浆，本馆指派两人以上进行监销，监销人员须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁日期，并由监销人签字后，归档保存。开放档案，应在案卷及案卷目录上做出明显标记，目录一式三份（库房、接待室、目录中心各存一份），并通过一定方式向社会公布。 6.鉴定中形成的各种材料，均须装订存档，以备查考。

城市建设档案管理规定(2019修正)

城市建设档案管理规定（１９９７年１２月２３日建设部令第６１号发布，根据２００１年７月４日《建设部发布关于修改〈城市建设档案管理规定〉的决定》修正建设部令第90号公布）第一条为了加强城市建设档案（以下简称城建档案）管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市规划法》、《建设工程质量管理条例》、《科学技术档案工作条例》，制定本规定。第二条本规定适用于城市内（包括城市各类开发区）的城建档案的管理。本规定所称城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。第三条国务院建设行政主管部门负责全国城建档案管理工作，业务上受国家档案部门的监督、指导。县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。第四条城建档案馆的建设资金按照国家或地方的有关规定，采取多种渠道解决。城建档案馆的设计应当符合档案馆建筑设计规范要求。城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化。第五条城建档案馆重点管理下列档案资料：（一）各类城市建设工程档案：１、工业、民用建筑工程；２、市政基础设施工程；３、公用基础设施工程；４、交通基础设施工程；５、园林建设、风景名胜建设工程；６、市容环境卫生设施建设工程；７、城市防洪、抗震、人防工程；

档案文件管理、销毁制度

工程档案管理制度

档案借阅管理办法

档案鉴定销毁办法

城建档案整理规范

档案管理流程及制度

档案借阅管理制度

济南市城建档案管理规定

公司档案管理流程

档案管理制度基本内容(样本)

(完整版)档案管理制度及流程

档案借阅流程

档案借阅管理制度

提交给城建档案管理部门的归档资料

档案管理制度及流程

档案销毁制度

城市建设档案管理规定(2019修正)

最新档案管理制度及流程