建设工程公司办公设备、设施、用品管理规定
办公设备、设施、用品管理规定
为规范公司办公设备、设施及办公用品的采购、保管和领用，进一步降低公司办公成本，保证各项工作的有序进行，特制定本规定。
一、范围：公司、各项目部办公所用的低值易耗品、耗材、用具及办公设备、设施等。
二、购置程序
1、办公用品的采购、保管、发放由公司或项目综合办负贵：
2、常用低值易耗办公用品由公司或各项目综合办根据库存情况，制定采购计划，定期、定点进行批最采购，按需发放，保证H常使用。
3、公司或各项目综合办必须认真登记领用情况，每月分类、分部门汇总，备核。
4、办公设备由公司综合办统一按标准购买配置（各项目部办公设备配置见附表）。各部门或项目部如需增加办公设备或因工作需要需配置专业用品，需计划外采购时，由部门或项目部提出申请，（办公设备提出申请后，解决的时间能否明确？）经主管副总经理批准后，由公司综合办进行购置办理。
附表:
项目部办公设备配备标准
项目办公设备配备标准中，打印机至少增加两台，数码相机再增加三台，还应增加摄像机和
U盘的数量。
建议给项目经理配备电脑。
三、发放、保管
1、办公用品的保管，发放由综合办专人负责，建立办公用品台帐及领用记录（人员如有更换，应及时办理移交手续）。
2、公用办公用具由综合办保管，建立使用记录，如移动硬盘、摄像机、照相机等，领用及归还
由领用人签字，期间丢失或损坏，由领用人照价赔偿。
3、各部门领用的办公用品、用具，必须详细弩记并做到帐物相符。
4、办公用品存放必须每刀定时盘点，做到出入有据，帐帐相符，帐物相符。
5、各部门各项冃部办公设备由使用人负责保管，不得进行与工作无关的操作，不得装载任何游戏。
6、每天下班前要关闭所有办公设备，切断设备电源。
7、贵重办公用品如计算器、优盘以及笔记本电脑，个人有使用、转借权力，但是个人在离职时必须将物品完好归还，如有损坏或丢失将根据该物品价值进行赔偿。
四、办公设备的维修、保养、报废
1、综合办负贵办公设备维修和报废的办理，各设备使用人负责?设备的维护与保养工作。
2、所有办公设备必须建立档案保管卡，设备使用人即设备管理责任人，负责使用设备的维修保养。
3、各电脑使用人要定期进行电脑卫生维护、杀毒、垃圾文件清理。保管好各自的电脑, 出现问题，及时上报，不得擅自拆修，一旦出现人为损坏，由电脑负责人全额赔偿。
4、各打印机负贵人要随时保持打印机机体清洁干净，送入打印机内的打印纸干净无尘土。
5、各部门员工必须细心保管所用办公设备，出现人为损坏或丢失，根据设备的损坏情况对相应的贵任人进行处罚或赔偿。
6、所有办公设备、办公家具建立设备台帐，报废时须填写报废申请单，由公司综合部主管签署意见后报主管副总批准方可进行报废处理。
7、驻外项目部所领办公设备必须按项目分別汇总登记领用情况，定期盘点、清理、确认：项目撤场时及时收回。
附：
1、《项目办公家具配备表》
2、《办公设备统计表》
3、《办公用品领用登记表》
4、《打（复）印登记表》
项目办公家具配备表
___________ 项目办公设备统计表
办公用品领用登记表
打（复）印登记表
办公设备日常管理制度
公司设备日常管理制度 第一章总则 一、为保证公司办公设备正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。 二、适用范围：本制度所指办公设备主要包括电话、传真、计算机硬件（笔记本、主机、 显示器）、计算机软件、计算机网络、打印机、复印机、照相机、摄像机、扫描仪、碎纸机、投影仪等。 第二章部门职责 一、各部门指定专人（部门办公设备管理员，简称部门管理员）负责办公设备管理，负责 各自部门办公设备的日常管理：台账记录、设备申购、维护保养、办公设备使用人或归属部门变更转移的申请、自查与盘查等各项工作。部门管理员需在每年的3月、6月、9月与11月底前完成对部门设备的自查，台账的更新，并报备办公室；财务部与各部门在每年7月、12月协助办公室开展半年度公司办公设备盘查工作。各设备使用部门负责提出设备使用需求，明确说明设备的用途、性能、技术要求、设备选型等事项；负责办公设备的日常保养、报修、等工作。 二、办公室指定专人（公司办公设备管理员，简称公司管理员）负责对需采购的办公设备 进行登记、调配；负责办公设备采购回来后的验收、入库、保存，提高办公设备的工作效率和资料收集保存、临时保管、配发、维修保养；负责人员离职调动前所使用的办公设备的回收、登记、保管和调拨；负责公司人员邮箱的开通和删除，门禁卡新办及退还登记（如果门禁卡丢失，直接从工资中扣除20元）。同时，办公室在每年7月与12月对公司的办公设备进行全面盘查，更新台账。 三、采购部根据审批情况进行采购。在购买时应咨询供应商有关维护情况，并转交办公室 进行维护。
一、各部门根据需要提出办公设备购买申请，填写《请购单》，经部门管理员、部门经理、 部门主管领导及采购部经理、财务总监审批后，交采购部。 二、采购部对审批后的《请购单》所购办公设备与公司办公设备库存进行核实，如所购办 公设备已有库存，采购部可根据库存设备情况进行调拨，并通知办公室配发；如所购办公设备无库存，则实施采购。 三、采购部根据审批后的《请购单》内容，调研情况并购买。大型办公设备（或10万元 以上设备）应以招标形式购买。 四、设备采购到货后，办公室统一进行验收、编号、入库并更新台账，收集操作手册、产 品合格证、保修单等设备资料并建档保存；通知设备申请部门办理设备领取事宜。 第四章办公设备使用、保养及监督 一、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门管理员负责 监督检查。 二、公司各类办公设备的保养，由使用部门管理员组织使用人员参照规范进行实施。 三、办公室对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修、更换零件要进行 登记备案并组织实施。 四、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。各部门管理员或使用人员应对办公 设备的使用进行不定期的检查，如需保养由各部门管理员定期统一集中本部门需保 养设备，与公司管理员预约保养时间，由办公室统一给每个部门每月集中保养一次。 （见附表《办公设备维护记录表》） 五、公用办公设备指定专人操作，其他人员使用必须经设备所在部门负责人或使用人同 意。 六、办公设备的使用人员要保证设备在安全环境下运行，如果因使用人员的过失造成丢 失或损坏，要追究责任，择情进行赔偿。管理员对违规使用办公设备人员有提出处 罚的权力。
办公用品及设备管理制度
办公用品及设备管理制度 第一章总则 第一条、为加强企业办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，根据我公司实际情况，特制定本制度。 第二条、本制度适用于对办公用品、设备、耗材、特殊用品等的管理。 第二章管理职责 第三条、综合管理部行政办是公司办公用品及其他公司指定物品汇总申办、保管发放、登记的管理部门，承担相应职责。申领和使用部门行使提出需求申请和领用后使用、保管，并承担相应职责。 第二章类别划分和采购 第四条、办公用品、设备的划分 （一）办公用品是指一般日常办公所需要的而价值在50元以下的低值易耗品，包括：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、裁纸刀、剪刀、回形针、便签、燕尾夹、打印纸、订书机、记录本、文件夹、文件袋等。 （二）办公设备是指50元以上的耐用消耗品，包括：电脑、验钞机、办公桌、椅、文件柜、保险柜、办公沙发、碎纸机等。 第五条、办公用品、设备的采购 （一）办公用品的采购 1、日常办公用品申请每月3、15日前各部门（部门领导签字有效）报综合管理部行政办两次，由行政办根据办公用品库存量情况、各部门需求情况及消耗情况，由行政办汇总造表集中申购，确定申购数量、询价、报价，财务总监签字后采购，3-5个工作日完成采购。 2、其他用品（专用、工具、设施、器件类）申请每周五下班前报行政办，行政办汇总造表上报审批采办。 （二）办公设备由使用部门提出申请，填写《领用申请单》，部门领导签字后，交行政部执行采购任务（询价、报价、财务部经理签字、购买），3-5个工作日完成采购。未填写《申领申请单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。 （三）急需采购办公用品办公设备，填写《采购申请单》时，注明急需采购原因。
办公设备使用管理制度
办公设备使用管理制度 为了更有效地管理和使用公司的电脑、手机、传真机等办公设备，使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用，并进一步提高员工的办公设备应用水平，把公司办公设备信息管理提到公司战略管理日程，特制定本制度。 一、范围 电脑等办公设备，包括电脑及附属设备、网络设施、手机、电话机、移动硬盘、打印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会、出差及培训所用的资讯设备。 二、职责 1、电脑等办公设备使用人负责电脑、打印机等办公设备的正确使用和日常维护与保养。 2、行政部门负责在总经理监督下完成计算机等办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定、日常管理等工作。 三、办公设备入库、验收 1、采购回来的办公设备行政部门进行办理入库登记。 2、计算机等办公设备专用于员工办公使用，不得挪于非工作之外其它用途。 3、电脑、手机、移动硬盘等的领用与配置，各部门根据实际工作需要，领用时请仔细阅读领用须知后登记物品名称并签名使用进行保管。
四、手机、电脑及附属设备等的使用与维护须知 1、手机、电脑及附属设备等由使用人负责保管，若出现人事变动（调岗、离职等），所领用的办公设备将交回行政部门。如行政部门检查时发现设备故障或损坏有权进行问责要求赔偿。 2、电脑使用人要负责所使用的电脑及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。 3、规定在工作时间内不得做与工作无关事情，禁止在计算机上安装各种游戏。违反者对违纪行为作出相应处罚。 4、电脑使用人须遵守公司的保密规定，电脑信息属公司机密，不得向公司外部人员泄露。 5、电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，照原价两倍进行赔偿。 6、计算机使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件资料可以备份到U盘。 五、手机、电脑、电话机、复印机、投影仪等办公设备的使用与维护须知 1、若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，进行原价赔偿。 2、做好设备的领用和归还流程，明确设备借出过程中的权责问题。 南京上林苑教育信息咨询有限公司 2018年10月10日
办公用品及设备管理办法
办公设备及用品管理制度 为了加强办公设备的管理,提高设备的使用效率和使用寿命,确保办公设备安全、可靠稳定的运行机制，规范办公用品的采购、保管、领取和使用，降低消耗、杜绝浪费，根据本公司具体情况，特制定本规定。 一、办公设备管理 1、总则 1.1、办公公用设备由办公室统一管理，定期组织维护保养。采取“谁使用，谁保管”的原则，使用者具体负责保养维护。 1.2、爱护办公设备，严守操作规程，严禁私自拆卸。 1.3、未经公司领导同意，不得将办公设备外借或另作它用。 1.4、注意用电安全，做到人离电关。 1.5、人员调离时，由公司统一安排，任何人不得擅自调配办公设备。 2、复印机、打印机使用管理 2.1、复印机、打印机作为内部办公设备，用于复印、打印非保密性资料、文件，不得对外开放。 2.2、办公室负责复印机、打印机的管理、使用和保养，
未经批准，外单位人员不得擅自使用。 2.3、全体员工应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理要求，管理人员有权拒绝。 3、计算机管理 3.1、使用人员必须掌握计算机操作技能，严格遵守其操作规程，注意安全操作，以防设备损坏。 3.2、要爱护机器设备，发生故障及时报修。办公室负责建立台帐档案，监督检查。 3.3、凡涉密材料的存贮和计算机操作系统中的有关密码均应采取相应的保密措施，任何人员不得窃取和泄露有关密码、涉密材料等。 3.4、严禁私自在计算机网络上传送涉密文件、资料，计算机操作人员要提高警惕，严格遵守保密纪律和有关规章制度。 3.5、禁止外单位人员使用本公司计算机。 3.6、经常对机器进行必要的整理清扫，做好防尘、防湿、防高温工作。 4、办公电话、传真管理 4.1、办公电话、传真是为方便工作，处理公务之用，私事不得使用。 4.2、外单位人员，未经许可，不得使用本公司电话、传
办公设备配备标准及管理办法课件.doc
办公设备配备标准及管理办法 第一章总则 第一条为进一步加强办公设备家具管理，优化资源配 置，提高工作效率和设备设施利用率，更好地为公司发展服 务，结合公司工作实际，特制定本办法。 第二条办公设备家具分类 办公设备家具分为专用设备、共享设备及特批设备。 1、专用设备是指按照工作岗位配备的设备或家具，如： 办公桌椅、计算机、更衣柜等。 2、共享设备是指工作需要，须按“总量控制，综合考虑”原则配备的部门内共用的设备或家具，如：笔记本电脑、打 印机、传真机、扫描仪、文件柜等。 3、特批设备是指公司严格控制、需经特批购买的设备， 如摄像机、复印机、照相机等。 第三条本暂行办法适用于公司本部及其子、分公司。 第二章办公设备家具配备原则、标准 第四条办公设备家具配备原则 1、按岗配备，保证专用设备；
2、满足需要，控制共享设备； 3、确定必需，严控特批设备。 第五条办公设备家具配备标准 （一）专用设备配备标准： 1、公司领导配备标准：计算机(含笔记本电脑）、办公桌椅、台前椅、书柜、文件柜、办公沙发、茶几、电话传真机 （或打印机）、更衣柜等各一套。 2、总监配备标准：计算机(含笔记本电脑）、办公桌椅、台前椅、文件柜（更衣柜）、三人沙发、茶几、电话机等各 一套。 3、中层干部配备标准：计算机、板式办公桌椅、台前椅、沙发（依据办公室大小，配备三人或单人沙发）、文件柜（更衣柜）等各一套。 4、一般人员配备标准：办公桌椅、更衣柜各一套，并按 需要配备相应的办公设备。 5、其他人员配备标准：按岗位需要配备相应的办公设备。 （二）共享设备配备标准： 以“总量控制，综合平衡，保障工作需要”的原则配备， 以各部门的总人数为基础，以各部门的坐班人数为主要依 据，以各部门的职能性质为辅助，综合以上几项进行共享设
办公网络安全管理制度
网络信息安全管理制度 第一章计算机基础设备管理 第1条各部门对该部门的每台计算机应指定保管人，共享计算机则由部门指定人员保管，保管人对计算机软、硬件有使用、保管责任。 第2条公司计算机只有网络管理员进行维护时有权拆封，其它员工不得私自拆开封。 第3条计算机设备不使用时，应关掉设备的电源。人员暂离岗时，应锁定计算机。 第4条计算机为公司生产设备，不得私用，转让借出；除笔记本电脑外，其它设备严禁无故带出办公生产工作场所。 第5条按正确方法清洁和保养设备上的污垢，保证设备正常使用。 第6条计算机设备老化、性能落后或故障严重，不能应用于实际工作的，应报技术部处理。 第7条计算机设备出现故障或异常情况（包括气味、冒烟与过热）时，应当立即关闭电源开关，拔掉电源插头，并及时通知计算机管理人员检查或维修。
第8条公司计算机及周边设备，计算机操作系统和所装软件均为公司财产，计算机使用者不得随意损坏或卸载。
第二章计算机系统应用管理 第9条公司电脑的IP地址由网络管理员统一规划分配，员工不得擅自更改，更不得恶意占用他人的地址。 第10条计算机保管人对计算机软硬负保管之责，使用者如有使用不当，造成毁损或遗失，应负赔偿责任。 第11条计算机保管人和使用人应对计算机操作系统和所安装软件口令严格保密，并至少每180天更改一次密码，密码应满足复杂性原则，长度应不低于8位，并由大写字母、小写字母、数字和标点符号中至少3 类混合组成；对于因为软件自身原因无法达到要求的，应按照软件允许的最高密码安全策略处理。 第12条重要资料、电子文档、重要数据等不得放在桌面、我的文档和系统盘〔一般为C：盘）以免系统崩溃导致数据丢失。与工作相关的重要文件及数据保存两份以上的备份，以防丢失。公司设立文件服务器，重要文件应及时上传备份，各部门专用软件和数据由计算机保管人定期备份上传，需要信息技术部负责备份的应填写《数据备份申请表》，数据中心信息系统数据应按备份管理相关要求备份。
办公设备管理制度
办公设备管理制度 1.0、目的 现代教育技术设备管理使用应严格遵守操作规程和技术规范。大型、精密、贵重的设备，还应建立专门的使用操作记录，随时记载设备的使用、保养、维修等情况，设备应始 终处于完好状态，禁止带故障运行，以确保教育教学的正常进行。 为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备，使现代办公设备在本公 司生产和管理中充分发挥作用，并进一步提高员工的计算机应用水平，把企业计算机信息 管理提到公司战略管理日程，特制定本制度。 2.0、范围 计算机等办公设备，包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、 音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。 3.0、职责 3.1、计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养。 3.2、信息管理课负责计算机等办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定、日常 管理等工作。 3.3、公司资材管理部负责计算机等办公设备的报废处理工作。 3.4、集团公司行政管理部为本制度的归口部门，负责本制度的编制、培训及落实执 行工作。 3.5、集团公司企业管理委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制 度的批准执行。 4.0、作业内容 4.1、相关作业流程图和责任人、配合人。(详见流程图) 4.2、流程图相关事项说明 4.2.1、办公设备请购 (三)部门章：刻有公司部门名称的印章。其不对外单位的部门章可加注"对内专用"。 (四)职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印信。
4.2.1.1、办公设备请购，由使用人提出申请，填写“计算机等办公设备请购单”， 经部门部长审核确认后提交信息管理课(若同一部门多个员工均须请购，则由部门汇总、 部长签字，统一提交信息管理课)。信息管理课根据具体情况进行审核，填写意见(包括预 计费用)，依照审批权限报主管领导审批。在信息管理课课长审核权限之内的，由课长确 认签字直接安排采购(若有库存货，则直接按领用程序领用);在信息管理课长审核权限之 外的，报主管领导审批后，由信息管理课安排采购(若有库存货，则直接按领用程序领用)。采购审批权限参照《财务审批制度》。 一次性医疗用品使用后，须按当地卫生行政部门的规定进行无害化处理，统一回收处理，不得随意丢弃或卖给无回收证件的单位或个人。禁止重复使用和回流市场。 4.2.2、办公设备入库、验收 4.2.2.1、采购回来的办公设备须办理入库、验收手续，信息管理课负责设备质量的 验收，验收合格后，保管员根据实际入库数量填写“计算机等办公设备入库单”入库。 4.2.3、办公设备领用与配置 4.2.2.1、计算机等办公设备专用于员工办公使用，不得挪于非工作之外其它用途。 员工领用、配置标准依照《岗位职务说明书》中办公设备配置要求，填写“计算机等办公 设备领用单”，按照《财务审批制度》审批权限要求进行审批后，到信息管理课领用。 4.2.2.2、电话机、传真机的领用与配置，各部门根据实际工作需要，确定要安装、 及须增加的电话机和传真机。安装内线电话须填写“电话、传真服务联系单”，由本部门 部长签字后，提交到信息管理课直接安排人员安装。安装长途电话、传真，须填写“电话、传真服务联系单”，由本部门部长、分管总监签字，提交人力资源总监审核，报总裁批准后，交信息管理课负责办理。 4.2.3、办公设备使用与维护 有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号;化工产品等可 以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品 的产生方式及样品存放地点。 4.2.3.1、计算机及附属设备的使用与维护 4.2.3.1.1、计算机及附属设备由使用人负责保管，除电脑工程师外，任何人不得私 自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动(调岗、离职等)，办公设备交接参照公司《员工异动、移交管理制度》执行。 4.2.3.1.2、计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘 的状态。
医院办公设备配备管理办法
文档序号：XXYY-ZWK-001 文档编号：ZWK-20XX-001 XXX医院 办公设备配备管理办 法 编制科室：知丁 日期：年月日
办公设备配备管理办法 为加强对医院办公设备的管理，提高其使用效益，根据财政部《行政事业单位国有资源管理办法》等有关规定，结合医院实际情况制定本办法。 一、指导思想 医院办公设备的分配和管理实行统一标准、优化配置、节约开支的原则，根据医院和科室工作的实际需要，严格按照办公设备申请、审批、购置、验收、使用、维护、维修等工作程序和审批权限办理相关手续，实行岗位责任制，提高办公设备的完好率、使用率，充分发挥办公设备的最大效益，更好地为医院各项工作服务。 二、配置标准： 院领导配置台式计算机一台，打印机一台和笔记本一台。 行政各部门、临床各科室主任配台式计算机一台，打印机一台（兼职只配一套）。 行政工作人员（包括各部门，科室副职）原则上按照编制每2人配台式计算机一台，每个部门配打印机一台。部门工作人员编制不足2人时，暂时不配计算机。如因工作需要，可按照申请程序审批另外申请。 临床各科室工作人员的办公设备配置，按工作需要量，根据专用或共用的实际情况，配备到科室。 办公设备配置以满足工作需要为目的，一般为兼容机型，
不得超范围配置品牌机、激光打印机、娱乐性设施等。如确需超标准配置，须有分管领导签字同意后，报请院务会批准。 三、设备管理： 因工作需要，确需配置购买的办公设备由当事人所在部门提出申请，填写办公设备申购表，由设备部审核，报分管领导审批后，由设备部负责购买。现有办公设备未达到使用年限的，原则上不予更新。人为的损坏、丢失由当事人负责赔偿后，方可更新。 设备部负责办公设备的管理，应对办公设备分类标记，登记上卡，造册，统一管理。领用单位应有相应的设备登记卡。 办公设备属国家固定资产类，由设备部负责汇总，报送国有资产办公室，统一管理，设备部负责配备，领用单位和领用人负责保管专用。不准私自挪为他用或擅自调换，更不允许损坏，丢失。 领用人应当认真点清数量，检查质量，不合格者可予以调换。领用人应爱护使用，妥善保管，出现问题应及时向设备部反映，尽快解决。 领用人因工作变动，可根据配备标准作相应的调整，如调离医院，调离人员应办理手续，交还相应办公设备，在无损坏，无缺件的情况下，由设备部签章后，方可办理调动手续。
涉密通信及办公自动化设备保密管理制度
XXXX公司通信及办公 自动化设备保密管理制度 第一条为了加强和规范XXX公司（以下简称“公司”）通信和办公自动化设备的保密管理工作，防止和杜绝失泄密事件的发生，确保国家秘密安全，根据《军工涉密业务咨询服务安全保密监督管理办法》等国家有关规定，结合公司实际，制定本制度。 第二条本制度适用于公司通信和办公自动化设备的保密管理。 第三条本制度所称通信设备是指固定电话、无绳电话、手机、个人数字终端、对讲机等。 本规定所称办公自动化设备是指复印机、传真机、打印机、多功能一体机、速印机、扫描仪、录音笔、收录机、 mP3 、mP4 等设备。 第四条公司对通信及办公自动化设备的保密管理遵循“业务工作谁主管、保密工作谁负责”和“谁使用，谁负责”的原则。对办公自动化设备实行登记审批制度，拟用于处理国家秘密信息的办公自动化设备必须填写《XXX公司涉密办公自动化设备密级界定审批表》（附件l)，由公司保密部门统一对涉密办公自动化设备实施安全策略，由公司保密办公室（以下简称“保密办”）统一对其进行登记编号管理，
并粘贴统一标识。 公司公用的通信、办公自动化设备的日常管理由保密办指定专人负责。各部门使用的通信、办公自动化设备由各部门负责人指定专人负责。公司各部门负责人为本部门管理、使用的通信办公自动化设备的保密责任人，要采取切实有效的措施，落实公司保密管理制度。公司保密办对本规定执行情况进行监督、检查和指导，确保安全使用。 第五条公司用于存储、传输和处理国家秘密信息的通信及办公设备，应严格遵守下列保密管理制度： （一）所使用的通信及办公自动化设备必须符合国家相关保密管理规定的要求。处理涉密信息的办公自动化设备禁止连接互联网；禁止连接内部非密计算机；禁止使用非涉密办公自动化设备存储、传输和处理涉密信息；禁止使用具有存储、无线通讯等功能的办公自动化设备存储、传输和处理涉密信息。 （二）涉密场所、涉密会议、涉密活动、禁止使用无线通讯设备。 （三）必须明确相对固定的设备存放和使用场所。存放和使用场所必须符合安全保密要求。 （四）涉密打印机和涉密复印机打印、复制国家秘密文件资料必须按照《XXX公司国家秘密载体管理规定》执行。 第六条使用非涉密的通信及办公设备，应遵循下列保
【精品】办公设备管理制度
【精品】办公设备管理制度 办公设备日常管理制度 第一章总则 一、目的。为了保证公司办公设备正常的运转～提高办公设备的工作效率和使用寿命～特制定本制度。 二、适用范围。本制度所指办公设备主要包括台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、投影仪、笔记本电脑、对讲机等。 三、相关部门职责。 1、人力资源及行政管理部～主要负责办公设备的采购申请受理、采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。 2、在总经理批准的情况下～一些部门也可自行购买设备。如安全护卫部可自行购买对讲机。 3、设备使用部门～主要负责办公设备的申购、使用、保管、维修保养等事宜。 第二章办公设备日常管理 一、办公设备的申请和购买。 1、工作人员根据需要提出办公设备的购买申请～并填写《办公设备需求单》～报部门负责人、人力资源及行政管理部负责人和总经理批准,购买设备金额大于2000元的需董事会批准。 2、经公司领导及董事会审批后由人力资源及行政管理部专人购买。 二、办公设备的领用。 1、设备需求部门根据审批的《办公设备需求单》到库房,人力资源及行政管理部负责,领取。 2、对部门领取的设备进行编号～以便盘点。
三、办公设备的使用和保养。 1、使用设备前应详细阅读操作手册～严格按照操作规范操作使用～各部门主管负责监督检查。 2、公司各类设备的保养和维修。由各部门参照规范～正确使用～注重平时保养。 3、人力资源及行政管理部对办公设备运行、保养情况进行监督检查～对设备的维修～更换零件要进行登记备案。 四、办公设备维修管理 1、设备发生故障无法使用时～设备使用人应报人力资源及行政管理部网管员处理,网管员无法处理的～可报院技术支持部,都无法解决的由人力资源及行政管理部联系供应商统一报修。 2、在保修期内的设备～人力资源及行政管理部应联系供应商进行维修,保修期外的设备～按照最经济可行的报修方案进行维修～包括委托维修商来完成任务～由部门主管按照维修的真实情况～填写设备维修单中的“维修记录”。 五、建立维修档案 1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案～由人力资源及行政管理部统一管理～主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。 2、人力资源及行政管理部应定期统计、汇总维修情况～针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施～通知使用部门加以防范。 六、办公设备使用监督 1、人力资源及行政管理部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。 2、人力资源及行政管理部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。 七、办公设备的盘点及赔偿
某公司办公用品管理办法
某公司办公用品管理办法 XX公司办公用品管理办法 (修订版) 第一章总则 第一条为规范公司办公用品的计划、购买、领用、维护、报废等管理，特制定本办法。 第二条本办法适用于XX公司各部门。 第三条管理部是公司办公用品的归口管理部门，负责审批及监控各部门办公用品的申购及使用情况，负责办公用品的验收、发放和管理等工作。 第四条财务部负责办公用品费用的监控。 第五条使用部门和个人负责办公用品的日常保养、维护及管理。 第六条本办法所指办公用品包括： 1.耐用品： 第一类：办公家俱，如：各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型的办公陈设等。 第二类：办公设备类，如：电话、传真机、复印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、(数码)照相机、电风扇、电子消毒碗柜、音响器材及相应耗材(机器耗材、复印纸)等。 2.低值易耗品： 第三类：办公文具类，如：铅笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品等。 第四类：生活用品，如：面巾纸、纸球、布碎、茶具等。 第七条电脑、打印机及其耗材不适用于本办法。 第二章办公用品的费用控制及申领流程 第八条办公用品申购实行费用预算制度，各部门本着实事求是，节约经营成本的原则，于每年年初编制本部门本年度办公用品费用预算并报管理部审批，每月办公用品的购置应严格按照审批的部门办公用品费用预算编制月度申领计划。
第九条第一、二类办公用品统一由归口管理部门负责申购，具体流程如下： 填写”办公用品购置需求表” 部门负责人审核归口管理部门财务部总经理审批购置使用 第十条第三、四类办公用品的申领流程： 填写”办公/生活用品申领计划表”(各部门，每月2日前) 部门负责人审核归口管理部门审批汇总(管理部，每月4日前) 财务部审核归口管理部门审批营运发展部行政领取发放(每月10日后) 第三章办公用品的使用、保养、维修和报废 第十一条各类办公用品应爱惜使用、厉行节约，打印或复印资料时纸张要双面使用;回形针、大头针应重复使用，不得随意丢弃;圆珠笔应更换笔芯使用。 第十二条类办公用品的保养，主要由各部门自行负责，归口管理部门将进行不定期检查。 第十三条各部门办公用品在日常使用中，发现有故障或损坏，应及时通知归口管理部门安排维修(主指第一、二类办公用品)。 第十四条价值低于2000元的办公用品(主指第一、二类)的报废流程： 填写”办公用品报废单” 部门负责人审核专业维修人员鉴定归口管理部门复核总经理审批废品公司回收 第四章附则 第十五条属固定资产范围(价值2000元以上)的办公用品的购置、维护、报废等，按事业部相关制度执行。 第十六条个人使用的办公用品，因调动或辞职时，须到本部门资料员或兼职管理人员处办理清还手续。 第十七条归口管理部门负责根据实际情况对员工级别变动后的办公用品进行增补或削减。 第十八条本办法由管理部修订并解释。 第十九条本办法自下发之日起实施，原《办公用品管理办法》(美商用字[2000]003号)作废。
公司办公设备管理办法
公司办公设备管理办法 隧道分公司办公设备管理办法 第一章总则第一条为了提高办公设备的使用效率,保持其设备性能,有效节约费用开支,根据公司实际情况制定本办法。第二条本办法所指办公设备包括为完成工作而购买的摄像机、照相机、便携式计算机、移动硬盘、u盘、手机等。第二章办公设备的配备及管理第三条因工作需要，确需购买的办公设备由当事人所在部门提出申请，报单位领导审批后再购买,所购办公设备要经公司机关有关部门备案。(配备人员见附表1)第四条新购办公设备采取公司与个人按照一定出资比例购买，在规定使用年限后归个人所有。在规定使用年限期间，一般情况是公司所有，个人使用。（见附表1）第五条原购办公设备由所在单位登记后统一在公司综合工作部备案,原则上在规定使用年限内不再重复购买，达到规定使用年限后，由综合工作部会同相关部门对其评估后折价处理，原使用人有优先购买权。第六条在规定使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、灭失、被盗等，所造成的经济损失由个人负责。第七条在办公设备规定使用年限期间，配备人员因工作需要发生调动的，公司范围内调动办公设备采取“机随人走”，公司范围外调动办公设备上交公司，由公司返还其剩余年份的出资额。所交办公设备由综合工作部会同相关部门对其评估后折价处理，原使用人有优先购买权。第八条在规定使用年限期
间，办公设备的维修与保养由使用人负责，所发生的费用按照年限费用递增办法包干使用,据实列销（见附表2）第九条办公设备购买费用按照岗位不同采取不同的出资比例。l 公司经理、书记的办公设备购买费用据实报销。l 公司副职领导的办公设备购买费用在基础出资比例上个人降低50%。l 公司部门负责人、项目领导班子成员的办公设备购买费用在基础出资比例上个人降低25%。l 其他岗位人员的办公设备购买费用按照基础出资比例。第三章附则 第条办公设备由公司财务部设立专门帐户,发生的费用一律按使用年限及出资比例办理报销。 第一条本办法自下发之日起执行，由公司综合工作部负责解释。 二00四年九月二二日
培训机构设施设备管理制度
培训机构设施设备管理制度 一、办公室电脑管理规定 1.学校根据教学和管理工作的需要，将电脑配发相关的教师和管理人员（统称指定使用人）,全校电脑归网络中心管理。 2.办公室电脑除指定使用人外，其它人员未经允许不得擅自使用电脑、偷看他人资料；因教学任务的变更，办公室需要搬动,基本上坚持"机随人走"，特殊原因要报网络中心批准。 3.非指定使用人（指非指定的使用者如：其它员工、教师、学生等）一律不准动用学校电脑，特殊原因需使用电脑者，该电脑的指定使用人必须在场。如违反处以指定使用人和动用人每次50元罚款。 4.办公室电脑定人管理、定人负责，指定使用人要妥善保管和维护好办公设备，设备丢失或人为损坏，指定使用人要负全部责任并照价赔付。 5.机箱后有封条，指定使用人不得擅自拆开机箱，如机器出现故障或需要添加新硬件，须向网络中心报告，由网络中心处理,出现私自拆箱将处以指定使用人和当事人每次100元罚款,如有零件丢失,则由指定使用人全额赔付。网络中心人员需每周巡检一次，发现问题及时处理。 6.办公室内不得随意调换他人电脑的某些部件，如鼠标、键盘等,如违反,除恢复原状外,处以当事人每次100元罚款。 7.使用完毕后要按照正常的关机方法关机，先关主机再关外设，不得强行关闭电源。 8.不得在办公室利用电脑上网聊天、游戏或浏览反动、黄色站点，除工作需要查资料、发邮件外。 9.搞卫生时，抹布要拧干，防止机箱、显示器内进水。 10.禁止在电脑前进食、喝饮料，以防污物溅入设备。 11.电脑应远离窗户，以防雨水溅入、灰尘落入。 12.教师办公室的开放时间为正常工作时间（由作息时间确定），特殊情况需使用者，应报网络中心批准。 13.不准用学校电脑、打印机打印私人资料，一经发现，罚款200元。 14.以上条款除明文规定外，如有违反处以指定使用人和当事人每次50元罚款。 二、办公用品管理制度 为加强办公用品管理提高工作效率，节约办公开支，特制定本制度。
办公设备及办公用品管理规定
镇江金港产业投资发展有限公司 办公设备及办公用品管理规定 一、总则 第一条为规范公司办公设备与办公用品的使用与管理，防止铺张浪费，特制定本规定。 第二条本办法所指“办公设备”包括公司所有用于办公的电脑设备、网络设备、音响设备、打印机、投影仪、相机、摄像机、碎纸机、保险柜、传真机、扫描仪、电话机、镭射笔及冰箱、空调、微波炉、饮水机、吸尘器及办公家具等。 第三条本办法所指“办公用品”包括办公用文具用品、印刷单据、办公设备耗材、计算机软件及相关用品、清洁用品等。 第四条公共办公设备及办公用品的采购、维护、保管等事项由办公室负责，费用控制在预算额度内。 第五条各部门专用办公设备的采购、维护、保管等事项由各部门负责，费用控制在预算额度内。 二、办公设备管理 （一）办公设备的购置 1、属于固定资产范畴的办公设备的购置：在批准的固定资产年度预算范围内的，由办公室汇总各部门办公设备需求并提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），报总经理审批，批准后方可购置；预算外固定资产购置，由办公设备
需求部门向办公室提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置； 2、不属于固定资产范畴的办公设备的购置由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），经分管领导审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置。 3、部门专用办公设备的购置：由办公设备需求部门向办公室提出申请（附件一：《办公设备采购申请单》），经办公室审核后报总经理审批，批准后由办公室统一购置。 （二）办公设备的管理 1、办公设备实行专人使用专人管理与集中使用统一管理相结合的办法。属于专人使用专人管理的办公设备如办公家具、电脑、扫描仪、保险箱、财务专用打印机、照相机等，在设备上张贴《办公设备标识卡》作为标识，标明该设备名称、设备编号、设备购置时间、使用及维护责任人；属于集中使用统一管理的办公设备如摄影机、投影仪、打印机、大型装订/打孔机、电话机等，由办公室负责日常维护管理。办公室设立专门的（附件二《办公设备维修/保养记录表》），记载需维修设备的维护/维修时间、更换的零部件、维护维修费用以及经办人等信息； 2、员工使用办公设备应熟悉设备性能、爱护设备，避免
办公设备管理办法
** 办公设备管理办法 第一章总则 为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备，使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用，提高办公设备的使用效率和使用寿命，确保办公设备安全、可靠、稳定的运行，特制定本办法。 第二章办公设备管理 第一条本办法所指的办公设备主要是指计算机等办公设备，包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。 第三条管理职责 （一）综合部为本办法的归口部门，负责计算机等办公设备的维修与故障排除等日常管理等工作，负责报废判定和报废处理。 （二）计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养。 第三章办公设备的配置 第四条办公设备配置原则：必须、精简、高效。 第五条办公设备配置和领用程序：
（一）员工领用计算机等办公设备，其配置标准依照附表“员工计算机等办公设备领用标准”中办公设备配置要求，填写“物料领用单”，按照相应审批权限要求进行审批后，到综合部领用。 （二）各部门根据实际工作需要，需安装内线电话的，须填写“电话、传真服务联系单”，需安装长途电话、传真的，须填写“电话、传真服务联系单”，需购置电话机、传真机的，须填写“办公设备、设施申购单”，上述事项均由申请部门经理、主管副总签字，提交综合部审核，报总经理批准后，由综合部负责办理。 （三）公司各部门原则上不配置打印机及复印机。打印机及复印机由综合部统一配置，放置于打印间供各部门使用。若其他部门确因工作需要需配置的，由申请部门填写“办公设备、设施申购单”，经部门经理、主管副总签字，提交综合部审核，报总经理批准后，由综合部负责办理。 （四）公司高管、部经理由公司统一购买3G上网卡（标准：每月本地2G 漫游 2G），其他人员若需要，需填写“办公设备借用单”（3G上网卡标准：每月本地50小时漫游5小时）或有特殊情况确实需要进行购买的可填写“办公设备、设施申购单”由使用人提出申请，经部门经理、主管副总签字，提交综合部审核，报总经理批准后，由综合部负责办理。 第六条综合部应根据库存情况和人员调动情况合理调配办公设备。确实需要新添置的根据年度预算，决定是否进行采购。（若该申请已超出年度预算，则由申请人填写“预算外申请表”并经
办公设备及办公用品管理制度
办公设备及办公用品管理制度 一、总则 (一)为规范集团公司办公设备及办公用品管理，有效控制办公成本，特制定本制度。 (二)本制度所指 办公设备:集团总部各部门及区域子公司各部门用于办公的各类电子设备， 包括:电脑、打印机、扫描仪、复印机、刻录机、移动硬盘、幻灯机以及办公桌、 柜、台、椅、取暖、驱暑等设备; 办公用品指:日常办公所需的各类消耗性物品，如签字笔、铅笔、橡皮、文件 夹等等。 (三)本制度适用于集团本部办公设备及办公用品的管理，各区域公司参照执行。二、办公设备及办公用品的采购 (一)办公设备的采购 1、各部门根据工作需要，填写《办公设备采购计划表》，经部门负责人审核后，交总裁办公室汇总，填写《请示单》经分管领导审核，集团总裁审批后采购; 2、单价在2000元以上的办公设备或总价在1万元以上的大宗办公设备购置，填写请购申请前须提交购置书面报告，经相关领导批准后，由总裁办公室先进行市场询价比价后，经集团总裁同意后，由总裁办公室及使用部门一同购买。 3、属于固定资产的设备购置后，总裁办公室设备管理人员应详细登记设备资 料(包括型号、功能、耗材价格等)，记入固定资产帐目。 4、区域公司购置属于固定资产的办公设备时，应上报集团总裁办备案; (二)办公用品的采购 1、各部门应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计
1 划，填写《办公用品采购计划表》经部门负责人审核后，交总裁办公室。 2、总裁办公室相关人员统一汇总、整理各部门的采购申请，并核查库存状况后填写《办公用品采购计划表》，经分管领导审核、集团总裁批准同意后进行采购。 3、各部门若需采购临时急需的办公用品，需填写《办公用品采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，报分管领导审核、集团总裁批准后由总裁办相关人员进行采购。 三、采购实施原则 (一)满足公司日常办公需要，办公用品保持合理库存; (二)选择价格合理、产品质量优的供货方采购; (三)需要采购的物品，原则上由总裁办公室统一负责采购; (四)对专业性的办公设备、办公用品的采购，由所需部门协助总裁办公室共同进行采购。 (五)临时急需的办公设备、办公用品经分管领导、集团总裁批准同意后由总裁办公室相关人员立即采购。 四、办公设备、办公用品入库 (一)办公设备入库 1、办公设备购置回来后，检验后登记入库; 2、入库时写清楚设备名称、单价、单位、型号规格、设备数量、采购日期、入库日期; (二)办公用品入库 1、办公用品采购回来、入库前须进行验收，对于符合规定要求的，登记入库，对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续;
办公设备与低值易耗品管理制度
办公设备及低值易耗品管理制度 第一章总则 第一条为有效地管理和使用宏华石油设备有限公司(以下简称“宏华公司”或“公司”)的办公设备及低值易耗品，实现办公设备的规有序可控管理，合理安排办公用品的使用，特制定本制度。 第二条本制度中的办公设备特指宏华公司使用的计算机软、硬件系统及其附属设备、网络设施、复印机等属于固定资产管理畴的办公设备。低值易耗品包括笔、纸、电池、订书钉、打洞机、胶水、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。 第三条本制度适用于宏华公司，子公司可参照执行。 第二章职责分工 第四条研发中心信息管理组负责组织和规划宏华公司及子公司的信息化建设，负责宏华公司所有计算机软硬件系统的选型、验收、安装维护及维修，各种数据库的安全防护及工作，负责对宏华公司各部门计算机使用人员提供技术支持。 第五条各部门个人计算机及外设的使用人负责设备的正确使用及日常维护与保养，其它如复印机等公用办公设备也由责任分管人负责其设备的正确使用及日常保养。 第六条宏华公司各部门办公设备的购置、增减、变动处置执行《固定资产管理制度》有关规定，由资产物业部负责办理。 第七条公司办公室负责公司各部门低值易耗品的采购、储备、领用。 第三章办公设备管理 第八条办公设备采购 由设备使用部门提出申请，填写“办公设备及低值易耗品申购单”（见附件一），经各公司\职能部门负责人审核并签字确认后，报资产物业部审批，资产物业部主任对于
各种非固定资产管理畴的物品直接签批，属于固定资产管理畴的物品审核后送总经理审批，获批准后，安排人员进行采购。 第九条办公设备验收、建档 采购回来的办公设备，资产物业部负责设备质量的验收并建立相应的技术档案，明确设备使用责任人及设备的状态及性能，及时维修及更换出现故障的办公设备。对于属于固定资产管理围的办公设备由使用部门办理固定资产进固手续。 第十条办公设备维护 各种办公设备由使用人负责保管，保证设备始终处于整洁、无灰尘的状态。任何人不得私自拆卸办公设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动（调岗、离职等），办公设备必须交还公司资产物业部封存。 如信息化设备出现故障，必须由信息管理组安排进行维修。信息管理组定期检查公司各种计算机管理系统数据备份，根据系统应用及网络情况，不断对系统实施各种安全策略和数据措施。 第十一条办公设备使用 严禁用办公设备做与工作无关的事情，禁止在电脑上安装各种游戏、复印私人文件、收发私人传真等，对于复印机、传真机的使用，必须登记使用部门、使用时间、文件用纸量等信息，由专管人员进行统计。 各办公室电脑由信息管理组统一安装杀毒软件并做系统备份，一旦出现故障必须由信息管理组处理。 电脑使用人必须由本人设置进入电脑密码，电脑的信息均属公司，不得向公司外部人员泄露，对于复印机、传真机处理过的公司文件、传真机用过的印字膜等，必须放入碎纸机或专门销毁处理，如发现泄密及数据丢失，由经办本人承担全部责任。 计算机使用人要做好日常文件的备份工作，特别重要文件资料必须随时备份，公司各季度或年度的资料汇总做成光盘交公司档案室永久保存。 第四章低值易耗品管理 第十二条低值易耗品的采购 公司低值易耗品的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊用品经办公室同意，可
办公用品管理办法细则
办公用品管理制度 第一章总则 第一条为加强办公用品管理，规范办公用品的申报、采购、领用、日常管理及使用，使其标准化、合理化、制度化，保证正常办公，控制办公费用，结合集团公司生产技术部相关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于分公司内部所有部门办公用品的采购。 第三条办公用品的管理部门是综合部，由综合部主任监管执行。 第二章办公用品的分类方法 第四条办公用品的分类方法办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。消耗品包括签字笔、铅笔、橡皮、纸、墨水、信封、大头针等；非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等，其中单品价值大于2000 元同时遵守固定资产管理制度。 第三章办公用品的管理模式 第五条办公用品管理模式 1、办公用品如分配为个人使用的，由个人负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。 2、公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。 3、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点。第六 条办公用品采购管理模式 1、办公室所有办公用品的采购工作，统一由综合部进行。 2、各部门应于每季度末根据工作需要编制下月的办公用品需求
计划，由综合部主任填写《物品采购申请单》，并进行审核及采购，具体物品发放依据实际采购情况而定。 3、各部门若需采购临时急用的办公用品，由部门负责人填写《物品采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经综合部审核后批准实施采购任务。 第七条用品入库 1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由综合部主任登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。 2、物品采购发票应由综合部主任签字确认入库后，方可报销。 4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，完善办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。 第八条办公用品的领用 1、一般办公用品的发放，由综合部主任依据《办公用品领用标准表》，在登记好《办公用品领用登记表》后，直接发放给使用部门或个人。 2、领取时，领取人须在《办公用品领取登记表》上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。领取非库存、专门采购的办公用品时，领取人须在购物发票上签字。领取接待用品（如水果、烟、茶、纸杯等）时应由接待承办部门或接收此物的人员在购物发票或 《办公用品领用登记表》上签字。 3、领取的非消耗性办公用品（如订书器、计算器、剪刀、台历架等）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。