高速公路竣工资料编制

术语

2.0.1科学技术档案（简称科技档案）

科学技术档案是指企事业单位、国家机构、社会组织及个人在科学技术活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史的应当归档保存的科技文件材料。

建设工程档案，是指在工程建设过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种历史纪录。

2.0.2 科学技术文件材料（科技文件材料）

科技文件材料是记录和反映科学技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。

2.0.3 案卷

案卷由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。通俗地说，一件或多件组成的相关文件材料装入一个卷皮就形成了一个案卷，或者说一盒资料就是一个案卷。

2.0.4 卷内目录

卷内目录反映案卷内登记文件题名及其特征并固定文件排列次序的表格目录，排列在卷内文件之前。

2.0.5 卷内备考表

卷内备考表说明案卷内文件状况的表格，排列在卷内文件之后，不计入卷内目录，不编写页码。

2.0.6 档号

档号是指档号的编号，包括分类号、项目代号、案卷号，以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

2.0.7 项目代号

产品、工程、课题、设备的代字或代号。

2.0.8 文件

把相关联的材料集合在一起，形成一个文件。一个文件可大，可小，由一页或若干页相关内容组成，以方便查考为原则划分组成文件。

2.0.9保管期限

分为永久、长期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三种。

3 组织机构与管理

3.1 组织机构与职责

公路工程建设单位（业主）、总监理工程师办公室（以下简称总监办）、资料咨询公司（以下简称资料公司）、驻地监理工程师办公室（以下简称驻地办）、总承包单位（以下简称总承包）、合同段施工单位（以下简称施工单位）、科研及新技术应用单位应将项目文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目的管理工作中，并建立相应的管理机构和管理网络。明确分管领导，配备专职人员，并保持专职人员的相对稳定，设置临时档案室（柜），采取各种积极措施，确保文件材料的质量符合归档要求并达到及时，真实、完整、准确和系统的目标。

3.1.1业主的职责

1．制定本项目工程档案管理办法，明确项目文件材料的形成、整理、组卷及归档的要求。

2．明确项目文件材料编制与归档管理负责人，配置业主方工程档案专职管理人员，建立临时档案室，收集与归档业主方的项目文件材料，尤其是项目前期工作阶段的文件材料。

3．协调设计、施工、监理、质监、科研及新技术应用单位之间的关系，为项目工程档案的管理工作提供有利的条件和环境；并督促各职能部门及时履行相应职责。

4．负责将参建各方移交的工程档案汇总编号，完成整个项目的档案工作。

5．提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，配合档案验收单位组织设计、施工、监理等单位完成档案验收工作。

6．在项目通过竣工验收后3个月内向使用单位及有关单位办理档案移交

手续。

3.1.2．施工单位的职责

（1）明确分管领导,配备专职人员,建立临时档案室。

（2）及时完成与工程施工有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。

3.1.3 驻地办的职责

（1）明确分管领导，配备专职人员，建立临时档案室，积极协调施工单位的关系。

（2）及时完成与监理工作有关的文件材料的收集、整理、归档、保护和报送工作。

（3）及时全面审查施工单位上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和施工单位之间交叉的文件材料。

（4）驻地办除完成自身的工程档案编制管理工作外，还应负责对施工单位的工程档案编制管理工作进行检查和督促。

3.1.4 科研及新技术应用单位的职责

（1）科研单位应将科研项目的可行性研究报告、申请书、合同书、阶段性报告、科研成果报告、鉴定书及有关证明、奖励证书、图片及摄像带等及时收集归档。

（2）新技术应用和推广单位应将新技术应用、推广的有关的批复文件与合同，主要负责人名单，试验记录和分析、计算数据，应用、推广情况记载，使用效果及图片、摄像带等及时收集归档。

3.1.5 总监办的职责

除完成总监办自身监理文件资料的形成、收集、整理、分类、组卷及归档外，还受业主的领导，在工程档案管理工作中协助或分担业主方的部分管理工作。

1.协助业主制定本项目工程档案编制管理办法；

2.审核文件材料编制管理的实施方案与实施细则，审核项目文件材料的形成、整理、组卷、归档的具体要求；审核确定本项目工程各类用表；

3.对项目工程档案编制质量的符合性、及时性进行宏观管理；

4.协助业主完成工程档案专项验收。

3.1.6 总包部的职责

1、总包部除完成自身的工程档案编制管理工作外，还应负责对施工单位的工程档案编制管理工作进行检查、指导和督促。

2、负责收集汇总各施工单位编制的工程档案。

3、对施工单位的工程档案编制工作负管理职责，负责制定对各施工单位工程档案工作的激励机制；负责督促和要求施工单位配备足够人员、设备，负责督促、检查施工单位工程档案形成、收集、汇总、分类、组卷的及时性及符合性。

3.1.7 资料公司的职责

受业主领导，在工程档案管理工作中协助或分担业主方的部分管理工作。

1.协助业主制定本项目工程档案编制管理办法；

2.编制文件材料编制管理的实施方案与实施细则，编制项目文件材料的形成、整理、组卷、归档的具体要求；编制本项目工程各类用表；

3.对项目工程档案管理工作进行全过程的技术指导、检查和督促工作；

4.协助业主完成工程档案专项验收。

3.2 管理与措施

3.2.1．纳入项目建设管理

将工程档案编制管理工作纳入工程目标管理及考核范围内，列为日常工程管理中的一项具体工作，与其它工程项目一样，由于编制进度滞后、编制质量不合格应受到扣分、批评、通报批评等处罚。反之，应受到相应的表彰。3.2.2．加强领导、配备人员加强领导，各参编单位应至少有一名分管领导，负责抓工程档案的编制和落实，并配备专职的档案人员。专职的档案人员要求有公路桥梁的专业基础知识，也要有档案管理的基本专业知识，且细心兼耐心。由于工程档案具有数量多、系统性高的特征，档案人员频繁的变动易造成档案文件衔接时的空档，因此，要求档案人员保持稳定。

3.2.3.统筹运作，同步完成

根据交通部档案馆的要求，工程档案要与工程建设同步完成。一个单项工程完成，相应的档案文件必须收集、整理完毕；单位、分部、分项工程施工完成，相对应工程档案编制、收集、整理工作也同步完成；进行单位、分部、分项工程质量评定和工程验收时，同时验收应归档的工程档案的完整程度与整理质量。

在工程开工前，各单位应根据施工进度安排统筹工程档案编制计划，争取做到归档的工程资料日清月结，工程项目完工一个，工程档案移交一个，验收一个。在工程竣（交）工验收完成的同时，工程档案的收集、整理、归档工作也全部完成。

4 文件材料的编制

4.1文件材料编制质量要求

4.1.1 总体要求

文件材料编制工作总的要求是在保证文件材料的内在质量的基础上，注重提高外在品质，对于施工过程中的资料并要求及时收集，及时分析，及时报送，以便指导管理和施工。所谓内在质量是指文件材料的内容要准确、真实、完整、规范；外在品质则是指及时和美观。

原始：公路工程文件材料是公路工程在建设过程中直接形成的原始记录，不能随意增加、减少或更改。

及时：针对竣工文件的时效性而言，在每个施工工序和管理过程中所形成的文件材料都应该及时收集和整理，并按要求报送审核和归档，为动态管理提供最快的信息和资讯。

准确：指试验数据的记录、计算过程、计算结果准确，控制的技术指标符合公路工程技术规范、规程的要求等。监理应对施工单位的资料准确性进行审