销售订单工作流程

销售订单管理工作流程

一、定义

1、订单

包括正式订单、计划订单、备货等三种类型。

●正式订单：公司与客户已经正式签订销售合同（或协议后客户下达的采

购订单，下同）后下达的订单。

●计划订单：公司计划与客户正式签订销售合同，为了尽快满足客户要求

（如交期等）而下达的订单。

●备货：针对标准配置产品，公司为了快速满足客户要求（如交期等）而

提前下达的订单。备货数量应结合市场情况加以确定并适时调整。

2、合同

合同分为（尚未签订但具有强烈合作意向的）意向性合同、（已经签订的）正式合同；还可以分为常规合同、特殊合同、重大合同等三种类型。

●常规合同：客户购买的产品符合本公司企业标准的产品（无特殊的技术

要求、付款要求或供货要求等）。

●特殊合同：客户购买的产品不符合本公司企业标准（有特殊的技术要求，

或供货期短，检验标准高，付款方式差等）。

●重大合同：销售合同额超过一百万元的合同。

二、职责

●市场营销部负责合同形成前对客户需求评审的组织。

●财务部负责客户需求中有关数量、价格、付款方式与付款期限、开票内

容等的评审。

●技术部门负责客户需求中有关技术标准、技术要求（含配置清单）及（技

术方面）验收标准等技术实现的评审。

●采购部负责客户需求中物料采购能力、采购周期的评审。

●生产部负责客户需求中生产周期、品质检验要求/周期的评审。

●仓储部负责客户需求中货物包装、运输方式/周期的评审。

●计划部负责结合公司实际情况（资金、现有物料、产能等）对客户需求

中的交期等的评审。

●营销总监、总裁负责客户需求评审结果的最终审批。

三、客户需求确认

1、客户需求内容：产品（如COD分析仪、CEMS烟气在线监测系统等）、服务（如运营维护、方案设计、第三方检测等）。

2、客户需求来源：市场营销部销售部、各分支机构（子公司、办事处）商务部门。

3、客户需求提交：市场营销部销售部、各分支机构（子公司、办事处）商务部门分别填写相应的《客户需求表》表单，经过各自负责人审批后，以PDF 格式扫描件、电子邮件方式提交给市场营销部营销管理专员（客户提供的相关资料可以作为附件一并提交）。

4、客户需求确认：市场营销部组织对客户的需求进行识别和评审，并安排相关人员积极与客户沟通，以尽量满足客户需求并确保客户满意。

（1）需求分类

A、本公司提供给客户并完全符合公司现有产品或服务的各种要求。

B、本公司提供给客户，不完全满足客户要求但通过努力可以满足的产品或服务。

C、客户提供给本公司的产品或服务要求（如规范书、招标文件、“准”销售合同等）。

（2）需求评审

“产品/服务需求评审”，又称客户需求确认或合同评审（以下简称为：合同评审）。

合同评审应达到以下目标：

A、产品或服务要求得到规定或明确；

B、与公司“标准配置”产品或服务不一致的要求得到解决或明确；

C、公司通过努力能够满足客户的要求。

在公司进行“合同评审”前，市场营销部营销管理专员（针对市场营销部本部的客户需求）、分支机构指定的商务人员（针对分支机构的客户需求）应积极与客户沟通，准确了解客户对于包括商务和技术在内的真实需求。必要时，由公司或分支机构的技术人员、商务人员与客户详细讨论并准确把握客户的技术、商务需求。

5、合同评审的形式

A、召开会议集中讨论。

B、按照一定的流程进行表单流转（签批）两种方式。

无论何种方式，最终均应提交《合同评审表》。

6、合同评审的内容

主要包括：产品名称、规格/型号、数量、价格、付款方式与付款期限、开票内容、技术参数（指标）、数据传输要求（如各种通信协议等）、外观结构/颜色/丝印、包装、运输方式、交货期、技术支持与售后服务要求、质保期、发货标准配置资料、违约责任等。

7、合同评审的组织：市场营销部组织相关部门进行评审。

8、合同评审的流程

（1）常规合同的评审由市场营销部按照表单流转方式进行。

（2）特殊合同和重大合同的评审流程：

A、市场营销部营销管理专员收到客户需求后, 应识别客户的要求，并填写《合同评审表》，签名确认后送交各相关部门。

B、财务部负责负责对《合同评审表》中的数量、价格、付款方式与付款期限、开票内容等进行评审，在《合同评审表》上提出意见并签名确认。

C、技术部门负责对《合同评审表》中的技术标准、技术要求（含配置清单）及（技术方面）验收标准等技术实现等进行评审，在《合同评审表》上提出意见并签名确认。

D、采购部负责对《合同评审表》中的物料采购能力、采购周期进行评审，在《合同评审表》上提出意见并签名确认。

E、生产部负责对《合同评审表》中的生产周期、品质检验要求/周期进行评审，在《合同评审表》上提出意见并签名确认。

F、仓储部负责对《合同评审表》中的货物包装、运输方式/周期进行评审，在《合同评审表》上提出意见并签名确认。

G、计划部负责结合公司实际情况（资金、现有物料、产能、生产计划、交期等），并综合上述各评审情况在《合同评审表》上提出明确的是否接受该订单的意见并签名确认。

H、当《合同评审表》中存在不同的评审意见时，由营销总监报请总裁进行最终裁决。

四、合同签订

合同评审结果经由营销管理专员与客户沟通并确认后，市场营销部按照合同

签订及规范化管理等要求安排与客户正式签订销售或服务合同。合同原件各留存一份于财务部、计划部，市场营销部留存1份复印件。

五、订单下达

合同签订后，营销管理专员负责填写《下单通知书》（《合同评审表》以附件形式下达，作为下达《下单通知书》的依据），经过市场营销部负责人审批后，以PDF格式扫描件、电子邮件方式发给计划部（计划员），同时抄送给计划部负责人、市场营销部负责人、技术部门负责人、财务部负责人、总裁。

计划部计划员将《下单通知书》转化为《生产任务单》，经过计划部负责人签署后，以PDF格式扫描件、电子邮件方式下达给采购部（需要物料采购时）、生产部，同时抄送给营销管理专员、计划部负责人、市场营销部负责人、技术部门负责人、财务部负责人、总裁。

六、订单执行

采购部（需要物料采购时）、生产部依据《生产任务单》分别实施物料采购、组织生产、产品检验等工作。计划部计划员应及时跟踪物料采购、生产、检验等状况，及时了解交期。

一旦物料采购、生产或品质检验等环节出现异常而可能影响订单执行时，相关环节的负责人应第一时间填写《异常信息联络单》，反馈异常情况给计划部计划员、营销管理专员，同时抄送给计划部负责人、市场营销部负责人、技术部门负责人、总裁。此时，营销管理专员应将实际情况及时反馈给需求提出部门（最终与客户沟通）。计划部负责人应及时调整计划。

七、发货与物流跟踪

当具备发货条件（生产、检验等环节正常时），计划部计划员应及时通报财务部负责人，由财务部负责人按照合同约定审查客户的付款情况，并给出明确的是否发货结论。当财务部负责人因客户的回款不符合合同的约定而不同意发货时，由计划部计划员报请总裁批准可以安排出货。

经过计划部负责人签署后，由计划部计划员以PDF格式扫描件、电子邮件方式给仓储部发货员下达《出货通知单》，同时抄送给生产部负责人、计划部负责人、营销管理专员及其负责人、技术部门负责人、财务部负责人、总裁。

仓储部发货员依据《出货通知单》安排进行丝印、发货资料（至少包括：使用说明书、合格证、出厂检测记录等）准备、打包、联系物流公司（收货信息由营销管理专员事先提供）等工作。发货后，仓储部发货员应及时将发货信息知会

客户，提醒客户注意查收。若未能及时发货或货物运输过程中出现异常情况，仓储部发货员应采用电子邮件及时知会计划部计划员、计划部负责人、营销管理专员及其负责人，说明原因及后续的发货时间、发货周期。必要时，由营销管理专员直接或通过需求提出部门及时知会客户。

针对计划订单（必须是标准配置产品），若存在提前发货（后补签正式销售合同）的特殊情况，由需求部门（市场营销部销售部、各分支机构）有关负责人提交包括市场情况说明、后续签订合同的时间等内容的申请，由营销总监审核，报请总裁批准后，按照前述的出货流程。

八、合同评审重新组织

在销售订单执行过程中，若客户需求发生变化，或者公司内部某个环节出现异常而无法满足客户要求时，市场营销部应按照上述流程重新组织有关部门进行合同评审。若合同评审结果可行，则应与客户重新签订合同。

九、计划管理

市场营销部、各分支机构应按照相关的计划管理流程及时上报销售计划，作为备货的依据。

计划部还将结合市场情况，定期组织相关部门进行标准产品、常规物料的备货准备工作（以“备货”名义下达《生产任务单》）。

附件一各种表单样式

各种表单样式参见附件。保存期限：3年。

1、《客户需求表》

2、《合同评审表》

3、《下单通知书》

4、《生产任务单》

5、《出货通知单》

6、《异常信息联络单》

表单编号：需求单号： 20110101A

备注：此表适用于市场营销部销售部。

表单编号：需求单号： 000－××-20110101A

备注：此表适用于各分支机构（子公司、办事处）。

合同评审表

表单编号：评审单号： 000－20110101A

《下单通知书》

表单编号：下单编号：

第10页，共13页

《生产任务单》

表单编号：生产单号：

第11页，共13页

《出货通知单》

表单编号：出货单号：

第12页，共13页

《异常信息联络单》表单编号：