关于档案整理工作的案例分析

关于档案整理工作的案例分析——以文书档案为例

一、背景

档案是人类认识世界、改造世界的历史记载，同时也是传承和发扬民族历史文化的重要载体。做好档案管理工作不仅可以使其成为公众教育的历史教材、发展各项事业的依据与借鉴，同时也对于我国进行社会主义现代化建设具有重大意义。而档案整理是档案管理的一项基本业务和基本前提，它直接关系档案的利用和开放，是整个档案工作的基本建设。因此首先做好档案整理工作显得尤其重要。2014年5月1日至6月27日，经学院安排，我在天津市委统战部研究室进行将近两个月的实习活动。期间，也做了许多档案整理的工作，尤其以文书档案居多。下面，本文就以文书档案为例展开案例分析。

二、文书档案简介

文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。我所在的实习单位是市委统战部研究室，主管部内刊物；收集处理统一战线的信息；承担统战工作重要文件、重要文章的起草是其基本职责之一，在实习中，在老师

的指导下，我帮助单位整理了大约16盒共计400多件档案，以单位内部杂志、各级各类文件、会议纪要、工作总结为主要内容。

三、文书档案整理流程

在实习过程中，我有幸参加了市档案局来统战部举行的一场关于档案整理的培训活动。在会议上，我仔细听讲，注意要点、易错点，同时做好听讲记录。这为我的实习提供了专业知识和指导，促进了工作的顺利开展。

（1）收集

收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件资料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。归档文件材料应当包括上下级文件材料、本机关文件材料以及同级机关文件材料。在实习过程中，单位直接给我提供需要归档的材料，所以这一环节就被省略了，也为我下一步的工作加快了速度。

（2）分类

归档文件采用年度——保管期限分类法进行分类。

A、区分年度

①年度以落款日期为准。如2013年形成的《2012年工作总结》应放入2013年。

②跨年度的文件放入办结的年度。如2012年形成的《2013至2014年工作规划》应放入2012年。

③几个文件合为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准，等等。

B、区分保管期限

将归档文件分为永久、定期分开，定期时间分为30年、10年。

永久保管的文书档案分为:

①本机关制定的法规政策性文件材料；

②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

③本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结等；

④本机关机构演变、人士任免等文件材料；

⑤同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料，等等。

定期保存的文件资料：如，信息简报为10年；上级机关领导视察讲话，级别为省部级以下为30年；本机关为上级机关起草的业务文件草稿为30年；联合发文，协办方为30年；全年的工作总结，各处室保存期限为30年；季度、上、下半年工作总结保存期限为10年，等等。

（3）装订

A、文件的修整

修裱破损的文件、拆除金属物，复制字迹模糊或易褪色的文件。

B、文件的装订

采用线装结合袋装的形式。袋装是将金属物排除后，放入无酸牛皮纸中。对于较厚的文件，可以先线装（三孔一线），然后放入牛皮

纸中。

（4）排列

在同一保管期限下，遵循文件的形成规律，按照“文件的生成结果在上”为原则进行文件排列。

一件文件的排列顺序为：

发文与定稿为一件，发文在前；正文和附件为一件，正文在前；请示与批复为一件，批复在前；转发件和被转发件为一件，转发件在前；原件和复制件为一件，复制件在前，等等。

（5）盖章编号

归档文件应按照排列次序逐件编号，在文件右上角空白部分加盖归档章，归档章设置全宗号、年份、保管期限、室编件号、馆编件号、机构或问题六个部分。注意的是室编件号应是连续排序，中间不能有遗漏。

（6）编写页码

可以在每页的右下方编写页码，按顺序编写，需要注意的是如果一页正反面都有内容的话，应该编写为2页。另外，在第一页可以写下每件的总页码，方便电脑著录时直接录入。

（7）电脑著录

电脑著录就是把有关的信息输入专用的档案管理电脑中，录入的信息尽量详尽、准确。归档文件目录一般设置有题名、文件编号、责任者、密级、保管期限、时间、载体数量、载体单位、备注等内容。

（8）打印目录与装盒

打印目录就是分保管期限，按件号顺序打印归档文件目录，归档文件目录分为一式两份。每盒目录应放在文件最上面，以便查找盒内文件。装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同年份、不同保管期限的文件不能装入同一档案盒中。备考表应放在所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。

四、文书档案整理过程中出现的一些问题

（1）文件装订过程中，金属物、塑料别针没有排查完。

（2）、文件编号过程中，出现遗漏现象。比如有两三个文件粘连在一块，就容易出现编号遗漏现象。

（3）文件排列过程中出现顺序颠倒问题。如请示与批复摆放顺序颠倒。

（4）编写页码中，总数缺少。如，有正反两面的文件，只编写了一面。

（5）电脑著录中信息输入不齐全。如，题名中双引号、冒号遗漏；文件标号缺失，等等。

五、原因分析

（1）主观方面：我觉得出现问题的原因主要从自身找起，“细节决定成败”，自己在主观方面存在不太细心的现象。档案整理工作是一项需要细心、耐心的任务，时间长了难免会觉得枯燥，对待工作会出现倦怠现象，这时，问题就会接踵而至。还好，最终我进一步耐心仔细的核对档案，发现问题、核实问题并修正问题。

（2）客观方面：首先是没有接受档案整理的专业知识，不能很快入手，而且在工作初期易犯错误，给后面的工作产生深远影响。其次，实习老师由于工作忙等其他因素，没能详细的给予指导，只是讲诉了工作的大概要领，全靠自己一步步摸索，这样也会出现一系列问题。

六、解决对策及建议

（1）学院方面：针对机关单位实习，学院可以增设档案整理这门实物课，增加学生的专业知识，提高针对档案整理的专业能力。

（2）学生本身：首先是做到“三心”，树立细心、耐心、责任心，在档案整理过程中严格要求自己，耐心操作，细心应对繁琐的工作。其次，多多了解档案整理方面的知识，同时学会熟练操作办公自动化设备，全面提高自身水平，为实习储备必要的能力。

（3）单位方面：单位老师应细心指导实习学生，使之尽快熟悉档案整理操作流程，而不应当“甩手掌柜”。