客户服务管理制度及工作流程

1.0客户资料管理

令狐采学

1.1资料收集。

在公司的日常营销工作中，收集客户资料是一项非常重要的工作，它直接关系到公司的营销计划能否实现。客服资料的收集要求客服专员每日认真提取客户信息档案，以便关注这些客户的发展动态。

1.2资料整理。

客服专员提取的客户信息档案递交客服主管，由客服主管安排信息汇总，并进行分析分类，分派专人管理各类资料，并要求及时更新，避免遗漏。

1.3资料处理。

客服主管按照负责客户数量均衡、兼顾业务能力的原则，分配给相关客服专员。客服专员负责的客户，应在一周内与相关营销人员进行沟通了解详细客户资料，并做详细备案。

1.4客户跟进

客服部对超过一周不订货的客户需登记在案，并在未来的一周内安排时间电话拜访1次；对超过一个月的不合作客户，不少于2次/每月的定期时间沟通联系（短信、电话、会面、微信等方式）；公司业务部门超过2个月没有跟进（仍欠公司货款客户除外）的客户，可由客服部独立登记跟进执行拜访；已交由业务部门跟进的，由业务部门继续跟进执行。

1.5客户资料建档管理办法

1.5.1新合作客户：销售合同签订验收后3天内，客服专员须填写客户资料建立电子以及纸质客户档案并加以编号排序。首次合作必须具备资料：客户信息登记，送货申请表，营业执照、担保书、购销合同、安全生产许可证、土地使用证复印件、开票资料等。如证照不全需得到营销总监或总经理同意签批确认后方可进行录入资料建档交易。

1.5.2已合作客户：需要延长账期或额度调整客户，需填写《客户信用额度、账期更改申请单》经过营销总监审核，财务主管核对，总经理签字方可调整账期或额度。

2、回访响应

2.1客服专员对合作的客户进行回访反馈的情况及时反映给本部门主管，部门主管可以当场拍板解决处理的事情在1小时内解决，不能拖至第二天处理。需要其他部门协调的在1小时内协商处理解决，如其他相关部门未能协助处理的事情要上报给上级领导作出可行措施解决。

2.2客户的需求不断变化，通过回访不但了解不同客户的需求、市场咨询，还可以发现自身工作中的不足，及时补救和调整，满足客户需求，提高客户满意度。

2.1回访方式：电话沟通、上门拜访、微信服务，短信业务等2.2回访流程

需要即时解决问题 不需要即

时解决问题或没有问题

如不方便 方便

不方便方便

见；

2.5.1.2特定时期内可作特色回访（如节日、公司成立纪念日、促销活动期）

2.5.1.3公司新产品推介及近期活动介绍

2.5.1.4注意事项：回访时间不宜过长，内容不宜过多。

2.5.2回访规范及用语

2.5.2.1回访规范：一个避免，四个必保，即：

避免在客户休息时打扰客户；

必须保证客户的100%的回访；

必须保证回访信息的完整记录；

必须保证在一周之内回访（如果当时客户不方便，须与客户在电话中再约一个方便的时间）。

回访前必须与业务部门负责人沟通确认是否可以回访以及具体回访方式。

2.5.3销售部门的客户回访

业务部门需提交《顾客满意度调查表》。每季度第一个月10号前交到客服主管。客服部须敦促业务部门按时执行反馈的情况，并将调查表回收存档备查，将调查内容在季度总结报告中整理归纳向各部门反馈情况。

2.5.4如客户无特殊要求，回访基本以电话回访为主。当客户有要求或业务部门考量需要上门回访时，须以电子文件、微信、邮件或传真形式提交“上门回访申请函”给业务部相关负责人，说明上门回访原因、回访频率、回访确认表内容、第一次

回访时间、回访完成时间及信息反馈的频率及时间等，经批准后方可开始实行。行政部须配合安排交通工具出行。

2.5.5礼品赠送

2.5.5.1业务部门已合作客户礼品赠送，由业务部门按《礼品管理办法》的规定向财务申请，同时将礼品赠送名单交一份给客服部备案，并在礼品赠送后三天内通知客服，客服在常规回访客户同时确认礼品有无送达。

2.5.5.2公司的VIP客户需要客服部人员陪同业务部主管领导一起上门拜访且赠送礼品的，需提前一天提出申请，客服安排好工作全力配合，此种情况不需另行确认礼品送达。

2.5.6绩效考核指标

2.5.6.1违反客服管理制度及工作流程内容的按照积分处罚条例按章处罚。（具体扣分方式详见岗位绩效考核表及积分扣分标准）

3.投诉处理

3.1投诉处理流程

3.2

3.2.1

3.2.1.1首先，言行礼仪按服务规范操作。

3.2.1.2与客户不发生冲突的技巧：

* 不争论；不恶言；不动怒；

* 不轻易承诺，不失言；

* 不推卸责任；

* 不提高说话音调。

* 杜绝跟顾客说“不行、不知道、不可以等”

* 不怀疑客户的诚实品格；

3.2.1.3须注意：

尊重客户的人格，专心对待客户，用心倾听，从客户角

度出发分析客户的实际问题，给客户一定的自主权。请客户参

与共同选择最佳解决途径，让客户感觉到他的意见得到尊重，

尽量用补偿性方法调节与客户的关系。

3.2.2公司其他部门接到顾客意见反馈或投诉，能了解情况的应

详细记录情况，立即以文字形式将情况通报给客服部，不能详

细了解情况的，应告知涉及的相关部门通过协调后，由客服部

统一协调解决。

3.2.3绩效指标

3.1流程部分相关责任人违反规定的按照积分处罚条例按章处

罚。因其他部门未能及时告知客服部而引起客户再次投诉的，

当事人加倍扣罚分值。（具体扣分方式详见岗位绩效考核表及积分扣分标准）

4.客户互动联谊活动

4.1客服部可不定期组织联谊活动，邀请客户参加。

4.2由业务部牵头提前一个月出策划案，业务部门应配合进行客户邀请，客户部负责活动的组织、协调、执行工作。

本办法呈总经理核准后执行，修改时亦同。