2018工程资料管理制度

工程资料管理制度

一、总则

1.为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，使工程档案管理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2014）的要求，特制定本制度。

2.基本建设工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的决策立项、批复、承发包合同、勘探、设计、施工、设备调试、试运行、竣工验收、移交生产等过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。

3.基本建设工程档案资料是国家、企业的宝贵财富，是勘测、设计、施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。

二、工程档案管理制度

2.1工程档案管理

1.工程资料管理工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。

2.为了便于各个管理环节的衔接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。

3.工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。

4.设备到货后，由采购部汇同有关部门开箱验收后，设备资料（归档的质保资料）统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。

5.购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后方可办理报销手续。

2．2工程文件的归档范围

2.2.1 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。

2.2.2 工程文件的具体归档范围应符合《建设工程文件归档整理规范》（GBT/50328-2014）附录A的要求。

2.3 归档文件的质量要求

2.3.1 归档的工程文件应为原件。

2.3.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

2.3.3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

2.3.4 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

2.3.5 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

2.3.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm ×210mm ）。图纸宜采用国家标准图幅。

2.3.7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

2.3.8 所有竣工图均应加盖竣工图章。

1）竣工图章的基本内容包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

2）竣工图章示例如下（图2.3.8）：

80

15

7 7 50 7 7 7 20

20 20

20 图2.3.8 竣工图章示例

3）竣工图章尺寸为：50mm ×80mm 。

4）竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

2.3.9 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

2.3.10 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

2.4归档文件立卷的原则和方法

2.4.1 立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2.4.2 一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。2.4.3 立卷可采用如下方法：

1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件4部分；

2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；

3）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

4）竣工图可按单位工程、专业等组卷；

5）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

2.4.4 立卷过程中宜遵循下列要求：

1）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。

2）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

三、工程文件收发及管理规定

为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。

3.1 工程文件接收

1.各单位提供给项目部的工程文件（工程技术文件、图纸资料）由档案资料室统一接收；行政主管部门所发的行政方面的文件由办公室统一接收。

2.项目部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交档案资料室。

3.设备文件，采购部汇同有关部门对设备开箱验收后，及时将设备资料立卷归档；设备文件资料由档案资料室统一归口发放给有关部门。

4.档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时整改。

5.档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐（簿式台帐），并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。

6.登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按项目部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。

7.对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。

8.档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登

记帐和分类登记帐；对分发各部门的工程文件资料不进行整编作业。

3.2 工程文件资料发放

1.分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统一归口办理。

2.呈送上级单位的工程文件由项目部领导确定发放单位和数量。

3.档案资料室按项目部领导审定的施工图分发表、工程文件资料（当工程施工图有限），档案资料室仅提供给管理人员、专业分包单位或施工班组一套文件，不足部分由专业分包单位或施工班组自费复制。

4.分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。

5.为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单，并书面通知档案资料室；档案资料室按指定名单发放工程文件资料。

3.3设计修改通知单、工程联系单、传递及管理规定

1.设计修改通知单、工程联系单统一由档案资料室按设计修改通知单、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。

2.设计修改通知单、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存，工程结束后由档案资料室向设计院提供全部设计修改通知单、工程联系单的复印件供设计院编制竣工图。

3.凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。

四、单位职责及资料归档范围

4.1单位职责

项目实行总承包，总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。

4.1.1、总承包单位：收集、编制、整理项目各单位工程施工文件的形成、积累和归档工作并进行收集、汇总、立卷。

4.1.2、各专业分包单位：负责收集、编制、整理合同承包范围内的分部分项工程施工文件立卷归档。

4.2各单位资料归档范围

4.2.1、施工总承包单位归档范围

1）所有单位工程施工、安装等全部工程资料；

2）工程建设期间的工程联系单、设计变更单；

3）收集各专业分包单位的全部工程资料（含设备调试、检测及相关材料）； 4）提交归档范围内的所有工程资料(含影像资料)；

5）按时提交全套完整的竣工图（一式三份），并切实执行竣工图编制的有关规定。

4.2.2各分包单位的资料归档范围

1）合同范围内的分部分项工程施工、安装等全部工程资料（含设备调试、检测及相关材料）；

2）分包范围内的竣工图；

3）分包范围内的影像资料。

4.2.3对不符合归档要求的处理：

对各分包单位提供的工程资料不完整或不符合归档要求的，档案资料室有权退回,各分包单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的工程资料及案卷文件材料。

4.2.4凡因各分包单位提供的工程资料不完整或不符合归档要求的,不能进行工程决算,各分包单位竣工决算的最后付款必须由档案资料室对分部分项工程的竣工资料签收合格后支付。

4.3其它

工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。

工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。

档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。

五、声像及电子文件档案管理办法

5.2归档的建设工程电子文件的内容必须与其纸质版一致。

5.3照片档案应符合以下要求：

（1）主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；

（2）能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；

（3）使用数码相机拍摄，其影像不能进行后期加工,光学分辨率不得小于400万有效像素。

5.4录像档案应符合以下要求：

（1）主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；

（2）声像资料因按工程各阶段立卷，声像资料与纸质档案应建立相应的标识关系（文字说明）；

文字说明包括：工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期等。

六、设计修改通知单、工程联系单管理规定

6.1设计变更制度

1.应尽量减少施工中的设计变更与签证，如若不可避免，按本制度执行。

2.各现场专业工程师要有强烈的责任心，严格履行自己的职责，把好工程质量关，并努力降低工程造价。在工程开工前，仔细研究图纸，并组织图纸会审，将施工图中出现的问题提前解决，对工程图纸不齐全的部分，需及时督促设计单位补充、修改图纸。

3.工程设计变更的具体经办人是项目部技术负责人，具体负责与公司总工及使用单位、设计单位、施工承包单位联系，并负责分发设计变更通知单。

4.所有设计变更必须有文字记载，禁止口头承诺。特殊情况下，可以先口头承诺，事后必须在7日内补办完设计变更通知单。

5.设计院以邮寄、传真等方式的设计变更资料，由项目经理负责签收并报送项目部备确认案后，技术负责人转发专业工程师组织实施。

6.各专业工程师在接到设计变更资料后应当天分发到施工承包单位、监理单位并监督实施。

7.设计变更的内容完成后三天内由分管的专业工程师填写执行结果，并报送项目经理审核。

8.经审核的执行结果备案登记，作为今后结算的依据。

6.2签证管理制度

1 .签证涉及到投资、工期等工程内容。为了做到有效控制工程造价和工期，所有现场管理人员在开工前须熟悉合同书、招投标文件，需审核施工单位提交的施工组织设计，严格控制现场签证。

2.发生合同中约定可以变更的情况或非施工单位原因造成的工程内容及工程量的增减经批准后，且在确保工程技术标准和质量标准保持不变的前提下，方能实施签证。工程施工现场签证由施工单位、工程监理和项目部现场管理人员共同签证，严禁事后补签。

3.现场签证单由施工单位报送，经现场监理工程师审核签字盖章后，由现场专业工程师和项目经理复核后，共同签字并盖章，签证有效。

4.工程使用材料的质量、价格如有特殊情况需签证时，由工程监理、项目部有关人员共同签证。

5.已审核同意的签证，分包单位必须按期执行，否则，造成的损失由分包单位承担。由于分包单位对施工图阅读不仔细等原因造成的返工不予认可，因此延误工期由分包单位负责。

七、工程竣工图编制管理规定

7.1编制竣工图的形式和深度

1.凡按图施工没有变动的，则由施工单位（包括总包和分包施工单位，下同）在原施工图上加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

2.凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改

的部分，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。

3.凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及有其他重大改变，不宜再在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘图；由于施工原因造成的，由施工单位负责重新绘图；由于其他原因造成的，由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志并附以有关记录说明，作为竣工图。重大的改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工图资料统一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。

4.竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁、字迹清楚。不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经承担施工的技术负责人审核签认。

7.2编制竣工图的分工

1.建设项目实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图，总包单位除应编制自行施工的竣工图外，还应负责汇总整理各分包单位编制的竣工图。总包单位在交工时应向建设单位提交总包范围内的各项完整、准确的竣工图。

2.建设项目由建设单位分别包给几个施工单位承担的，各施工单位应负责编制所承包工程的竣工图，建设单位负责汇总整理。

3.建设项目在签订承发包合同时，应明确规定竣工图的编制、检验和交接等问题。

4.建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作，发现有不准确或短缺时，要及时采取措施修改和补齐。

7.3竣工图编制的套数

大中型项目、重要公用工程和其它特殊性项目的竣工图至少应编制三套，一套送城建档案部门归档，二套由生产或使用单位保存。一般小型项目至少编制二套，一套送城建档案部门归档，一套由生产或使用单位保存，作为维护、改造、扩建的依据。项目竣工图套数应该在签订施工合同时明确规定。

7.4竣工图编制费用

竣工图编制费用以第二条的分工及第三条规定的套数为基准，增加部分的费用由筹建单位负责。竣工验收后需要复制的，复制费用由使用单位负责.