OA系统如何选型才能少走弯路

1.品牌为先，综合考量选型

OA行业经历二十年的发展，品牌格局已经基本稳定。品牌影响

力可以反应出产品质量、功能应用成熟度、售后服务等方便能力的

强弱，企业用户通过品牌可以更便捷的对OA做出综合评价。有数据

显示，品牌影响力已经是采购OA的首要考量因素。

除了品牌之外，影响OA选型因素的还有OA的技术架构，OA产

品的开放性、易用性等;产品使用体验、OA的价格等等;总之，OA选

型是一个以品牌为先，各方面因素综合考虑的过程。

2.理清需求，时刻做好沟通

企业要用好OA系统，首先要确定自己的需要，包括当前的核心

需求以及未来几年的潜在需求。需求确定要具体、集中，不要泛泛，比如我就想提高工作效率。这些需求不清楚是无法选择适合自己的OA的。

OA系统实施之后经常会遇到的一些典型问题如流程梳理、管理

对接、系统设置、需求变更乃至二次开发等。其中最困难的两个问

题恐怕还是管理对接和需求变更，前者是如何将OA系统与企业的管

理实践完美融合，通过OA系统实现管理制度的落地和保障执行。后

者是如何对需求变更进行有效的管理，既确保项目的顺利实施和按

期交付，又满足用户合理的个性化需求。

OA系统的应用应该循序渐进、坚持不懈。它要完全融入企业需

要一个过程，不是一蹴而就的'。只有按照既定的目标，一步一步去

实现，才能够达到预期效果。另外，OA系统只是一个工具，首先需

要企业有正确的组织文化和管理制度，指望OA系统来变革企业管理

是不现实的。它只能是协助企业管理，完善企业管理，提升企业管理。它需要企业至上而下持续的支持和坚持。

不管是什么问题，解决之道都在于沟通，包括厂商实施人员和企业项目主管间的沟通，以及企业内部各相关人员的沟通。沟通建立

在坦诚和理解的基础上，只要沟通顺畅了、到位了，那么问题就容

易解决。

3.充分试用，把握OA核心功能

不要完全相信方案，那么相信什么呢?产品。只有认真的研究、

测试产品，才是了解一个产品最有效、最直接的办法。

在OA软件行业，有远见的厂商一直在大力提倡和鼓励用户试用

产品。企业不妨结合这种试用手段，将自己的核心需求，将代表性

的流程、表单、报表等功能试用一下，再看看操作是否容易上手。

如果感觉差不多，就可以和厂商进一步沟通，如果差距太大，那么

就可以放弃了。

当然也有一些选型者在试用的过程中更加摇摆不定，总觉得哪种功能都好。这个时候就需要把握自己的核心需求了。选型者必须带

着目的和问题去试用，这样才有针对性，才能和自己的需求相匹配。可能有的系统看起来不错，却并不适合自己。

4.正确估算成本，不做一锤子买卖

很多客户的CIO或者信息化负责人，在评估OA软件的成本是，

只是简单的考虑到公司在OA软件项目上的预算和供应商的报价，而

忽视了OA软件部署的软硬件环境成本、软件实施过程中参与人员的

时间成本、培训成本、将来的维护难度和服务成本、将来数据集成

的开发成本、升级成本和数据迁移成本等等，因此往往陷入“捡了

芝麻、丢了西瓜”的尴尬境地。

OA办公系统不是一次性投资，而是一个持续的投资过程，除非

你采购系统后，对系统不做任何的改动，也不需要任何服务。对某

些企业来说，系统使用的后期成本都可能会超过采购成本，这都是

正常现象。

会有哪些后期成本呢?主要是实施的成本、二次开发的成本、增

加用户账号的成本，以及正常服务的成本。中国企业交纳服务费的

意识非常淡薄，因此主要成本还是集中在前几项。对选型者来说，必须清楚的了解这几项成本的构成，以及收费方式，提前做好预案和准备，否则当后期厂商提出收费的时候，就会非常被动。

关于OA软件选型过程中的采购成本，行业内的潜规则是：去掉最便宜的，去掉最贵的，选择综合成本受控的厂商。选择产品竞争力强的产品，是最有效的成本控制措施，盲目追求低成本而选择低价产品，和盲目追求高价格以寻求心理保障，都是不可取的。