建筑公司档案管理规定

档案管理规定

NTSJzc-02-2016

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档案管理规定

1. 总则

1.1为了强化企业的基础管理，加强对公司档案的收集、整理和管理工作，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充,根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管

理条例》、《建设工程档案整理规范》、《归档文件整理规则》，特制定本规定。

1.2本规定所称的档案，是指公司在生产、经营、管理过程中所形成的、与本公司的发展进程有关，对公司有保留价值的各种文字、图纸、声像等不同形式与载体的记录。

1.3 公司各级机构和全体员工，都有保护公司档案的义务。

2.工作机构及其职责

2.1公司的档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整、准确与安全，便于公司各级部门对档案的利用。公司经理办公室下设档案室，负责公司档案的归口管理。

2.2档案工作由一名副总经理分管领导，公司档案室配备专兼职档案管理员负责档案管理的具体工作。

2.3公司档案室的职能

2.3.1依法治档，推行并实施档案工作标准、规范，集中统一管理公司档案，保证档案资料的齐全、完整、安全。

2.3.2对公司的档案工作进行业务指导、监督和考核。

2.3.3制定公司档案管理工作计划，制定和完善公司档案管理的制度、细则、考核办法。

2.3.4充分利用档案，为公司各部室、分公司及基层单位提供档案信息服务。

2.3.5 组织公司专、兼职档案管理人员的培训。

2.4公司各部室、分公司须配备适应档案管理工作需要的专、兼职档案管理工作人员，负责本部门的立卷归档工作。

2.5项目部技术负责人为工程档案工作第一责任人，资料员负责收集、整理、上报所施工项目的工程技术资料档案。

2.6各级专、兼职档案管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，应接受专业知识的继续教育和培训，具备必要的档案专业和相关专业

知识。

2.7公司专职档案管理人员应保持相对的稳定。

3. 档案的管理

3.1归档范围:凡是反映公司工作、生产、经营活动的，具有查考利用价的文件资料均属归档范围文书档案。

3.1.1公司的外来、外送文件，公司发展规划，董事会、经理办公会、股东大会材料，各种会议材料(领导讲话、交流材料、会议纪要等)，大事记，宣传资料，诉讼文书，各部室、分公司送交的文件，有关人员外开会带回的文件及资料等。

3.1.2人事档案:干部档案按照《干部人事档案材料收集归档规定》执行。员工档案包括个人简历、工资情况、职称情况、考核记录、奖惩情况等。

3.1.3工程技术资料档案：新技术推广应用资料、QC小组活动资料及成果报告、施工工法，层次在15层以上或跨度在18米以上的建筑物、10000平方米以上总包工程、一类分包工程资料在公司档案室归档，其它工程资料在分公司归档，归档内容参照《建设工程文件归档整理规范》。

3.1.4安全设备档案:塔机拆装资料、伤亡事故处理资料等。

3.1.5经营及合同类档案:企业设立与注册登记资料、市场调研资料、统计报表、工程获奖证书、企业荣誉证书、工程中标通知书、工程合同、施工许可证、工程决算书等。

3.1.6财务档案:公司经济活动中产生的会计凭证、帐簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。

3.1.7 声像档案:公司在生产经营活动中形成的有保存价值的、以音像或图象记录在特殊载体上的并配有文字说明的历史记录。

3.2各类档案由各业务相关部门兼管。

3.2.1各部门将与本部门业务相关的档案资料收集、整理、立卷，交

档案室保存。

3.2.2文书档案和声像档案由经理办公室兼管；人事档案由人力资源部兼管；工程技术资料档案由技术质量部兼管；安全设备档案由安全设各部兼管；经营及合同类档案由经营开部兼管；需当年使用的经营证照、荣誉证书由经营开发部兼管不需使用的交公司档案室存档；财务档案由公司财务部兼管。

3.2.3未在公司保存的档案由分公司列出清单报各业务相关部室，各部门汇总后报公司档案室备查。

3.3档案库房管理

3.3.1公司档案室及分公司档案管理设置应达到国家规定的技术要求，努力实现档案管理的科学化、现代化。实现办公、阅档、库房三分开；

3.3.2库房应集中布置、自成一区，不堆放与档案资料无关的物品，不从事与库房管理无关的活动;

3.3.3除档案员外，非档案人员不得随意出入库房，确需进库的(如维修库房或设备等)，则须有档案员陪同并相伴始终;

3.3.4库房设有空调、除湿机、温湿度测量仪和专用消防等设备，档案员要定期检查，以确保以上设施的安全有效；

3.3.5随时注意库房温湿度的具体指数，务必使温度保持在14℃～24℃，相对湿度40%～60%；

3.3.6档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位；同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动;

3.3.7每月中旬定期对库房进行清扫擦拭，包括擦洗密集架、地面、门窗等，特别是对一些小角落、缝隙要进行清洁消毒以防害虫滋生;

3.3.8 档案员离开库房时应随手锁门，并注意检查库房门窗的紧闭性；

3.3.9公司采用移动式密集架作为档案装具。档案按部室存放，密集架的编号及档案的存放顺序为自门口起，从左自右，从上到下。

3.4公司各级档案管理机构和档案管理人员必须严格执行档案的保密保卫制度，确保档案机密的安全。

4.档案信息的开发、利用

4.1公司根据实际需要，科学合理地编制、使用各种检索工具，方便档案种用，力求迅速、准确、提高工作效率。

4.2公司各级档案管理部门庄重视档案的利用效果，加强档案信息的开发利用。

4.3本公司档案主要为公司各部室、分公司服务。对外提供利用，必须履行申报审批手续，有关人员协助监督，防止档案散失泄密。

4.3.1公司人员因工作需要查阅、复制公司非保密档案的，须填写“档案查阅/复制申请表（档案管理-01）”，经批准后方可查阅、复制。4.3.2外单位人员需查阅、复制有关档案资料，须出示单位介绍信，公司专职档案员经请示档案室负责人或办公室主任批准后方可查阅、复制。

4.3.3查阅资料，应限于档案室内。

4.3.4本公司人同因工作需要借出档案原件的，须由借用人填写“档案借出申请表（档案管理-02）”，经档案室负责人或办公室主任审核、分管负责人批准后方可借出；非本公司人员档案概不借出。

4.3.5查阅、借用档案不得丢失、污染、折迭、涂改和转借，对借出档案，档案室要定期催还，并负责清点、检查档案完好情况，发现损坏或丢失，应及时报告。

4.4做好档案利用登记工作，每月核对库存资料，建立档案管理台帐。

4.5公司档案室应加强对公司各部室、各分公司及其他基层单位的业务指导，将档案管理工作列入公司日常管理考核。

5.档案传递、移交

5.1公司各单位在工作中形成的资料要及时完整移交同级档案管理部门，原文件归档，任何部门、个人无权保存应该归档的资料。

5.2公司各部室资料定期移交公司档案室。

5.3各分公司资料移交分公司档案管理员，分类、整理后在每年一季度将分公司上年各类资料交公司档案室。

5.4施工项目工程技术资料在工程竣工半年内由工程项目经理部技术人组织资料员整理后，交分公司档案管理员保存一年后，交公司档案室。

5.5各分公司、各部室归档的文件资料要求原件字迹清楚，图面整洁，所有文件资料不得用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写材料书写。

5.6按规定定期向档案室移交的档案，由其业务主管部门（即各类档案的兼管部门）认真核对、登记后在每年一季度交公司档案室，由公司档案员编制“档案移交清单（档案管理-03）”，一式二份（移交部门、档案室各存一份），写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方签名盖章后各执一份备查。

5.7档案室应做好档案保护工作，建立库房管理制度和检查制度，实行专人负责，严格按照“八防”要求管理库房，确保档案安全，及时修补残破档案，对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时，遇有特殊情况，应向公司档案领导小组汇报，及时处理。

5.8档案管理人员在调动工作或离职退休前，必须将档案数量、保管状况交接清楚，并经经理公室见证，办好移交手续。

6.档案的期限、鉴定与销毁

6.1档案的期限

6.1.1公司档案室根据国家档案部门的规定和公司的实际情况确定档案的保管期限。档案保管期分永久（50年以上）、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种；

6.1.2文书档案的保管期限按照国家档案局《关于机关档案保管期的规定》执行；

6.1.3工程档案的保管期限按照《建设工程文件归档整理规范》执行。

6.1.4财务档案保管期限按照公司《会计档案管理细则》执行。

6.2档案的鉴定

6.2.1以各类档案的归档范围和保管期限作为依据；

6.2.2鉴定工作由分管领导、各类档案的归口管理部门组成鉴定小组直接进行，对档案的鉴定要写出鉴定报告并注明鉴定日期；

6.2.3鉴定工作一般一年进行一次，根据实际需要可随时进行；

6.2.4鉴定中发现档案不准确、不完善，鉴定小组应及时责成有关部门和人员修改、补充；

6.2.5过保管期的档案资料要进行清理鉴定，对有保存价值的档案资料可以进行抽取，重新组卷保存。

6.3档案的销毁

6.3.1档案销毁必须严格掌握，逐件检查，对确有保存价值的资料应及时抽出，单独立卷归档；对确定不归档的文件资料和已失去保存价值的档案，销毁前一定要填写“文件/档案销毁申请表（文件管理-07）”，经分管领导审批后进行；

6.3.2销毁档案要有2人监销，销毁完毕，销毁人在销清单上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人签名或盖章，以示负责；

6.3.3未经批准，任何部门或个人一律不得擅自销毁任何档案资料。附表：

文件/档案销毁申请表……………………………………………………文件管理-07

档案查阅/复制登记表……………………………………………………档案管理-01

档案借出申请表………………………………………………………………档案管理-02

档案移交清单……………………………………………………………………档案管理-03