xxx公司会务工作指南

目录

第一章总则错误!未指定书签。

第

二章组织

组工作错误!未

指定书签。

第三章秘书组工作错误!未指定书签。

第四章会务组工作错误!未指定书签。

第五章宣传组工作错误!未指定书签。

第六章后勤接待组工作错误!未指定书签。

第七章附则错误!未指定书签。

附件1：公司大会筹备方案错误!未指定书签。

附件2：关于召开公司大会的请示错误!未指定书签。

附

件3：公司会议预算表错误!公司

会议筹备指南（征求意见稿）

2016年11月

未指定书签。

附件4：关于召开公司大会的通知错误!未指定书签。

附件5：公司大会会务手册错误!未指定书签。

附件6：公司大会、公司(职务)选票错误!未指定书签。

附件7：公司大会选票统计单错误!未指定书签。

附件8：公司民主评议表错误!未指定书签。

附件9：公司(职务)候选人预备人选名单情况介绍表错误!未指定书签。

附件10：会议报告（讲话）式样错误!未指定书签。

附件11：主持词式样错误!未指定书签。

附件12：会议决议（草案）式样错误!未指定书签。

附件13：排版要求错误!未指定书签。

附件14：会议记录式样错误!未指定书签。

附件15：会议总结报告式样错误!未指定书签。

附图一：大会会场错误!未指定书签。

附图二：全体起立奏国歌错误!未指定书签。

附图三：会议闭幕错误!未指定书签。

附图四：领导讲话错误!未指定书签。

附图五：领导做报告错误!未指定书签。

附图六：领导主持会议错误!未指定书签。

附图七：与会领导看望代表错误!未指定书签。

附图八：会议讨论错误!未指定书签。

附图九：按序投票错误!未指定书签。

附图十：会议场外其他场景错误!未指定书签。

大型会议筹备指南

（征求意见稿）

第一章总则

第一条为保证大型会议顺利举行，规范大型会议组织的程序和内容，提高会务工作效率，降低会议成本，特制定本指南。

第二条本《指南》中的大型会议是指职工大会、党员大会、年度经营管理工作会议、大型培训会议、庆典活动等大型会议。

第三条本《指南》适用于大型会议的筹备工作。会议筹备分为5个组，分别为组织组、秘书组、会务组、宣传组、后勤接待组。

第四条会议筹备分为5个组，分别为组织组、秘书组、会务组、宣传组、后勤接待组。

第二章组织组工作

第五条会前工作

（一）成立大会筹备领导小组，明确责任分工。

工作标准：大会筹备领导小组成立后以书面形式下发。

（二）申请大会领导小组明确会议主题，制定大会筹备方案并报请大会领导小组批准（大会筹备方案参见附件1）。

工作标准：大会筹备方案由大会筹备领导小组审议通过后，正式印发执行。

（三）向上级组织请示大会召开的有关事项，待上级组织批复后执行（向上级组织请示参见附件2）。

工作标准：以规定的书面格式请示上级组织。

（四）根据上级组织的批复，确定会议议程，编制会议预算，申请会议专项费用（会议预算编制参见附件3）。

工作标准：严格按照上级组织的批复开展会议各项工作。

（五）提前一周以上发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程及其他相关要求（会议通知参见附件4）工作标准：会议通知以红头文件的形式在网站发布。

（六）根据大会形式和内容，请示上级是否派人参会。若上级派人参会，则通知后勤接待组联系落实具体事宜。

工作标准：以书面的形式做好对接。

（七）编制大会会务手册，内容包含目录、会议须知、会议议程、大会日程、出席大会人员名单、会场座次表等。正式会议召开前2天完成（会务手册参见附件5）。

工作标准：会务手册由大会筹备领导小组审议通过后，正式印发执行。

（八）根据大会议程，有选举和评议事项的，应负责组织进行。准备好票箱，与相关部门联系落实各种选举和评议表等（其中选票参见附件6、选票统计单参见附件7（含清点选票报告单（选前）、清点到会人数报告单、分发选票情况报告单、清点选票报告单（选后）、计票单、选举结果报告单）、评议表参见附件8、预备人选名单情况介绍表参见附件9）。

工作标准：

1.票箱：选票箱提前备好，并检查票箱是否完好（包括票箱外观及内侧、投票口、票箱开闭口等）；

2.选票：确保选票内容准确，规格大小一致，根据选举要求提前密封并加盖公章后交于大会主持人。严禁出现选票内容与选举事宜不一致、选票规格（颜色、大小等）不一、未提前密封并加盖公章的现象。

3.报告单：检查各种报告单（清点报告单、统计报告单等）是否准备完好。

（九）提名监计票人员名单，并请大会筹备领导小组审议通过。

工作标准：监计票人员熟练掌握监计票流程。

第六条会中工作

（一）根据会议议程，合理安排分组讨论。

（二）组织开展选举（评议）工作。当主持人宣布选举（评议）工作开始时，总监票人、监票人、计票人迅速到达指定工作区域，做好选举准备（提前检查票箱并将其就位，检查各种表格、报告单是否准备就绪）。

工作标准：选举工作由总监票人主持。流程如下：

1.总监票人从主持人处领取选票并检查是否密封盖章，并面向大会全体人员公示。

2.监票人、计票人清点领到的选票，由计票人填写清点选票报告单并交总监票人。

3.监票人、计票人清点到会人数，由计票人填写清点到会人数报

告单并交总监票人。

4.监票人、计票人分发选票，多余选票当众剪角作废，由计票人填写分发选票情况报告单并交总监票人。

5.填写选票。

6.监票人检查票箱，看票箱摆放是否正确，尤其是正反面一定要注意。

7.投票。

8.监票人开启票箱，清点选票，填写清点选票报告单并交总监票人。

9.总监票人向大会宣读清点选票报告单内容。

10.总监票人、监票人、计票人进行计票工作。

11.总监票人宣读计票单。

12.计票人填写选举结果报告单并交总监票人，监计票人将选票和选举结果报告单现场密封后移交大会主持人（相关部门）。

第七条会后工作

收集整理大会相关资料，及时移交存档。

工作标准：整理好大会全套资料，移交相关部门。

第三章秘书组工作

第八条会前工作

进行各类会议材料的准备工作，主要包括会议领导的报告（或讲话）、会议各个阶段的主持词、会议形成的相关决议（草案）、领导的总结讲话等。要按照会议主题的不同，明确工作分工，明确归口部门、

具体负责人员等，进行材料的撰写工作（会议领导讲话参见附件10、主持词参见附件11、决议（草案）参见附件12）。

工作标准：

1.确定会议领导讲话稿材料的性质（讲话还是报告），并于会议召开15天前，确定讲话（报告）的主要思路，撰写材料提纲，经相关领导审核并讨论后确定。

2.材料提纲确定后，于会议正式召开一周前完成材料的初稿，待相关领导审核修改后，递交大会筹备领导组审核。

3.与组织组做好沟通，在确定好会议流程的各个阶段后，起草会议各阶段主持词；与会务组沟通，如参会人员临时有变动，要及时修改主持词，并报告该阶段主持人。

4.明确文件排版格式(参见附件13)。

5.要注意保密，如部分会议材料涉及企业秘密，经请示领导后，在材料首页上进行标注。

第九条会中工作

做好会议记录。会议主要负责部门要安排一名具体同志做好会议记录，特别是要记录好上级领导的讲话内容，便于起草总结报告使用。若会议涉及到分组讨论的，要提前提醒各组（团）组长，让其小组的记录人做好小组讨论期间大家的发言内容（会议记录参见附件14）。

工作标准：记录内容要尽量详实全面，字迹工整，层次段落清晰。

第十条会后工作

做好会议总结，起草会议召开情况（或选举情况）的报告，并完

成写作材料的全部归档。(会议总结参见附件15)

工作标准：

1.会议结束后，及时起草总结报告，待相关领导审核修改后，尽量于会后一周内向公司相关部门完成上报工作。

2.秘书组要保证本组归档资料的完整性，如资料在其他部门的（如各讨论组发言记录），要及时向各组收集，并在会后及时上交会议主办部门。

第四章会务组工作

第十一条会前工作

（一）印发各类会议材料。主要包括各种报告（讲话）、会务手册、会议座次表、决议（草案）以及其他需要讨论的文件资料等。

工作标准：

1.印制前与会议组织组、秘书组进行签字确认，并按照文书要求调整材料的字体、格式。

2.提前一天打印装订完毕，仔细检查装订材料是否完整，页码是否正确，有无错排或装订错误，并多备3-5套。

（二）会场布置。（1）联系会议场地，确定会议室能否正常使用；（2）在会场张贴会议座次表；（3）联系制作会议条幅，和会议主办部门沟通确定会议条幅的具体名称等；（4）根据会议人数，确定会场座位安排，包括主席台领导的座位安排（按人数摆放椅子，多余的去掉；根据上级领导来人情况，确定是否需要制作新的桌牌，如有，联系制作。领导桌牌要按照“右为上”的规则正确摆放桌牌，中途部分

领导返回原单位的，需迅速调整桌牌摆放顺序）；（5）音响话筒等设备是否能正常使用；（6）会议资料的发放，确定是否需要装袋，装什么袋子；（7）确定会场空调温度是否合适。（8）会场音乐（开幕、闭幕、颁奖、投票等音乐曲目）进行试听，确保无误。

工作标准：确保会场布置整齐有序，所需设备正常运行。

（三）确定会议参会人员着装要求，明确是否需要统一服装。

工作标准：以网络形式通知所有参会人员会议的着装要求。

（四）准备好会议发放的奖金、奖杯（或证书）等。

工作标准：相关部门校核好证书内容、奖金金额及数量后交由会务组，由会务组根据会议程序，事先安排好相应工作人员，听从会议主持人的口令，准确放于颁奖人的桌位上，由颁奖人发放给领奖人。

第十二条会中工作

（一）会务人员提前1小时到达会场，检查会场准备情况。

工作标准：检查会场各事项是否准备就绪，确保不出差错。

（二）核对到场参会人数。

工作标准：确定有无人数变动，并及时报告会议组织组和秘书组。

（三）做好会议纪律的维护。

工作标准：会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机或调成静音。

（四）奖金、奖杯（荣誉证书）及奖品按顺序依次摆放。

工作标准：准确无误。

（五）做好会议期间的倒水等工作。

工作标准：明确专职人员，应动作轻慢，不发出声响。

第十三条会后工作

（一）会议结束后，检查会场，带回剩余材料、桌签等交办公室。

工作标准：检查会场不遗留会议相关物品。

（二）将多余的会议资料移交会议主办部门进行存档。

工作标准：核查资料数量，确保资料的完整性并移交存档。

（三）清理打扫会场，与会场提供单位办理完毕相关手续。

工作标准：会场清理干净彻底，手续办理及时到位。

第五章宣传组工作

第十四条会前工作

召开编前会，根据会议主题，制定宣传计划及内容，营造会议氛围。

（一）确定宣传内容及具体负责人。宣传内容要体现会议主题，主要包括新闻报道宣传、会议材料宣传、摄影宣传等，同时明确各宣传内容的具体负责人。

工作标准：

1.新闻报道宣传：包括会议召开、会议特约评论等。

2.会议材料宣传：包括领导重要讲话、报告图解分析等。

3.会议摄影宣传：包括会场拍摄、重要人物拍摄等，充分把握拍摄的角度和细节，突出会议主题。

（二）确定宣传形式。会议宣传形式主要有展板、板报、网络等，根据不同的会议类别，确定相应的宣传形式。

1.展板。根据会议主题，以图片或文字等方式集中展示取得的工作成绩和风貌。

工作标准：主题鲜明、文字与图片搭配合理、色彩对比协调。达到感染人、振奋人、激励人的效果。摆放在人流集中、引人注目的地方，如会场、走廊、休息室等地。

2.板报。通过对板报内容、版式、标题、用字、刊头、框边等设计，以新颖独特、活泼美观的艺术形式和富有创意的版面设计反映会议主题，营造会议氛围。

工作标准：板报内容扣题、贴切、精炼；版式清爽、明快、美观；标题醒目、规范；用字漂亮；刊头简洁、衬题；框边明晰、清雅、不抢。

3.网络。借助公司网站及内网、群、微信群、钉钉群等载体进行网络宣传。在公司网站及内网刊登宣传报道等稿件，在群、微信群、钉钉群里实时发布大会现场新闻，包括一些消息、简讯、短新闻、摄影照片等。

工作标准：刊登的宣传报道等稿件内容精炼概括、富有深度，体现出一些会场及报告材料之外的延伸新闻；在群、微信群、钉钉群里实时发布的大会现场新闻要客观、真实、准确。

第十五条会中工作

（一）会议记录。会议记录人员提前到达会场，把会议的组织情况和具体内容记录下来，除了笔录外，也可以借助音录、像录，最大限度地再现会议情境。会议记录的内容主要有：准确写明会议名称(要

写全称)，开会时间、地点，会议性质；会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席人数及其姓名、职务；会议上的发言和有关动态；会议的结果，如会议的决定、决议或表决情况等。

工作标准：真实、准确、要点不漏。

（二）现场拍摄。现场拍摄是以图片形式最直观反映大会情况的报道形式，也能更好地补充文字新闻报道。现场拍摄主要有：会议周围环境拍摄，包括会场、标语、横幅一类的布置；会议细节拍摄，如奖杯、奖状特写等；大会召开前主要人物拍摄，包括上级领导、本单位领导、参会特殊代表等；会议过程拍摄，包括大会会场、全体起立奏国歌、上级领导讲话、本单位领导讲话或作报告、参会代表讨论或审议会议文件、大会闭幕等。

工作标准：

1.会场全景拍摄：拍摄位置一般为后场中间位置。参见附图一。

2.全体起立奏国歌、大会闭幕拍摄：以主席台领导为主。参见附图二、三。

3.会场主要领导拍摄：领导做报告的近景特写等。参见附图四、

五、六。

4.其他照片。参见附图七、八、九、十。

第十六条会后工作

（一）根据会议记录、拍摄照片，对新闻素材进行分类整理，起草并完成大会新闻报道。

工作标准：

1.会议结束当天完成会议新闻的报道工作，确保新闻时效性。

2.会议新闻稿的结构一般采用：第一段导语点明时间、地点、事件及参与人员，写清出席的领导姓名、职务职称，注意领导的排序问题；第二段提炼领导讲话主要内容。注意措辞，做到用词简练，体现出层次感；第三段理清会议的程序；第四段介绍会议举办的背景或意义。

（二）收集、整理会议宣传资料及成果。

工作标准：收集到的宣传资料要全面完整，涵盖会前、会中、会后的文字及声像资料。文字资料按照会议日程及顺序进行整理装订。

第六章后勤接待组工作

第十七条会前工作

（一）与组织组对接接待事宜，明确来宾在当地还是外地，安排好接待方案（确定需陪同人员、休息地点及茶水服务等）。若来宾带车，则安排好司机休息相关工作。

工作标准：准确了解来宾抵达方式、时间，做好接送站人员、行程、食宿安排工作。

（二）与综合办提前联系用车事宜，对接好派车司机。

工作标准：提前了解路线状况，落实好司机、车况等，确保按时迎送来宾。

（三）礼物购买。提前了解来宾风俗习惯，根据会议日程安排提前准备好礼物馈赠事宜。

工作标准：购礼标准执行相关管理办法。