出口操作流程

海运出口操作基本流程

出口业务基本分为二类：自揽业务与指定业务(平台业务操作流程与自揽业务一样)。

自揽业务由营销员开发客户，报价，客户接受我们的报价，并传真托书给我们，委托我们来安排货物的运输。

指定货的业务一般情况下代理会来询价，会跟他们在目的港拿到的价格相比较，哪个价格好就会采用哪边的价格。如果MBL做预付，代理采用我们所拿到的价格，就会有我们垫付资金的问题，至于垫付资金的额度、尺寸的多少，网络组的同事会根据公司的有关规定，结合代理的资信情况来实际把握，并且会有邮件知会相关的操作部门。也有些代理合作的业务多了，他们与我们的配合也比较顺畅，就会直接给SALES LEAD，我们联系了客户就可以直接操作，这样的情况下，MBL是做预付还是到付，预付的价格是多少，网络员也会知会相关的操作部门。一般情况下网络员有了代理给的客户详细资料后就会把相关资料转给有关的操作部门，以便操作部门跟进，安排货物的出运。如果操作部门有疑问，先与网络员联系，确实清楚之后再安排货物出运的相关事宜，以免产生不必要的费用，或是避免与代理配合方面产生不顺畅的地方。

自接到客户传真的托单资料起，操作员/单证员将根据托单中基本内容进行如下操作：

一．接到托单之后，操作先就以下问题：发货人、收货人、通知人、起运港、目的港、柜型、柜量、货物件数、重量、立方、品名、

唛头、运费预付/到付(以上内容均需英文)、装货方式、报关方式、

预配船期、是否指定船公司、有无特殊条款等详细内容向客户确

认清楚。

二．整理以上信息后，录入E6系统，然后打制我司格式的托运单，标明出运日期、船公司、海运费、人民币包干费、作箱、报关方

式，向代理或船公司及时订舱。订舱单位根据我们的配船要求打

制配舱回单。

1．MBL做到付的情况：

1)自揽业务：客户自己与船公司有约，只是委托我司代为订舱、

拖车、报关的，我们只要负责操作好货物的运输，只需与客户确认人民币包干即可。

2)指定业务：MBL到付，通常情况代理是不会告诉我们他们的

底价，我们只需请网络员协助确认PROFIT SHARE即可。

注：到付业务向船公司订舱的时候，船公司会需要约号，以便确认运费等问题，所以在订舱之前需向代理或是客户确认有关协议运价的约号。

2．MBL做预付的情况，不管是我们自揽业务，平台业务，或是代理的指定货，均适用以下二种情况：

1)我们直接跟船公司确认的价格，必须在配舱回单复印件(标有货

物装配的船名航次与MBL号码)上标明运价，传真给船公司销售确认，并务必于船开之前收到回传运价确认件。

2)如果是与货代确认的价格，必须与订舱单位的当事人确认清楚运

价以及人民币订舱费。

3. 出直发单给客户

1)出具船公司提单给客户，提单做预付或是到付，参看以上第1, 2

情况

2)有的时候一些价格我们是向同行拿的，而同行又必须出具他们公

司的提单，这个时候为了避免目的港代理套代理，出现高收费的情况，而我们自己的代理也会需要一定的手续费，为了节约成本，我们会考虑不再出平野提单给客户，而是直接把同行的提单给客户，这种情况叫直发单。整箱这种情况比较少，拼箱就比较普遍，除了个别情况之外(宁波目前去DUBAI的拼箱货是出具平野提单给客户，对外称是我们自己做拼箱业务)，基本上都是直发单给客户。

这个时候不管是预付还是到付，都需要确认海运费，并在托书标明，以避免拼箱公司的代理在目的港乱收费。

三．操作与客户确认好装货方式后，根据客户具体要求作以下安排：

1. 货物送指定仓库：操作收到托单确认无误后，立即传进仓通知

给客户，将仓库详细地址、进仓时间以及报关资料投寄地址等详

细资料通知客户。

1). 如果是出口拼箱业务，根据订舱单位传给我司的进仓通

知，打制我司自己格式的进仓通知传真给客户。

2). 如果是出口整箱业务，将我司的合作仓库的详细资料传真

给客户。

注：由于上海的出货量较大，货主直接送货进船公司的堆场，并委托他们来进行装箱是不现实的，因为他们装不过来，也没

有那么大的场地来堆放货物。所以在上海有许多的私人仓库，

提供堆存、装柜服务。比如拼箱货物就一定会进这样的仓库，

这样的仓库24小时收货，并且收费也会比船公司的堆场便宜许

多，服务也好很多，可以根据我们的装箱要求来安排装箱。但

在其他港口，基本没有私人协作的仓库，都是船公司或是码头

的堆场。

3). 配舱回单出来后，操作将船名航次、提单号、件数、毛重、

立方、我司工作编号、做箱时间、费用等明细资料录入T3系

统，并打制成内装箱预配单传真给我司合作仓库，并与仓库相

关人员核对货物实际进仓件数，与客户沟通、衔接直到所有货

物到齐，方可通知仓库相关人员将货物装入集装箱。并要求仓

库相关人员在装完箱后，将填制好的进港装箱单传真至我司，

操作将装箱单上的内容与配舱回单及报关资料核对无误后，才

可以通知仓库将货物送进港区。

注：上海显示配船信息的单据叫配舱回单，宁波通常叫三联单，

青岛通常叫入货通知，天津通常叫调箱单。

(插播十联单，并讲解每一联的具体情况。第一联，订舱单位留底，第二联订舱船代留底，第三联是船公司给船代的运费通知，

第四联是船代给订舱单位的运费通知，第五联叫装货单，也叫场

站收据，船代会在这一联上盖订舱专用章，在报关的时候需要把

第五联到第八联一起递交海关报关，海关放行的时候会在第五联

上盖验讫章，并流转到码头配载手中，码头公司的配载员会据此

信息配船，第六联实际上是第五联附页，是出口货物缴纳港务费

申请书，流转到码头收费的相关部门，第七联是红颜色的，是场

站收据大副联，是交到轮船大副手里，以便大副与码头公司提供

的货物装配情况相核对，第8联是黄联，是海关放行之后，这一

联返回给报关行，报关行再把这一联返回给订舱代理，订舱代理

凭借这一联向船代签发提单，第9联是海关放行之后返回给订舱

代理留底，第10联是海关放行之后返回给船代留底。现在由于

订舱代理、船代、船公司之间的运费都是有协议的，因此基本不

用前四联，直接从第5联开始，并且最后二联也省略了。特别指

出的是第8联，上海有一些具体操作步骤还不一样，是海关放行

之后，报关行把第5到第8联一起送往港区配载中心，567联分

别流转到码头公司相关的部门，第8联会流转到船公司现场办公

室，然后会再流转到船公司的签发提单的部门，船公司会据此来

签发提单给船代，或是船代也会据此信息签发提单给订舱代理。

而宁波就必须是订舱代理有黄联系才可以向船公司或是船代签

发提单。青岛与天津市场目前则没有这些单据。)

2. 到工厂装箱：配舱回单出来后，操作将配船信息录入T3系统，

通知车队，并通知车队何时到工厂装箱，作好客户与车队的衔接

工作。车队拿到配船信息以后，到船公司现场领取设备交接单，

并凭设备交接单提箱到堆场提箱，按约定的时间到指定地址装货。

装完货后，操作让工厂将装箱单传真至我司，将装箱单上的内容

与配舱回单及报关资料核对无误后，才可以通知车队将货物送进

港区。

3.客户自己作箱：操作将配舱回单传真给客户，由客户自行安排

作箱事宜。

(此处插播货物进港装箱单，设备交接单，并讲解每一联的具体情况。)

注：做箱问题各地情况不同，会有一些细节的差别。我说的是上海的详细情况。宁波港之前进港装箱单上的数据，船公司与海关都没有这方面的要求，只是这二年也加强这方面数据的准确性。现在上海、宁波、青岛出口的货物，进港装箱单、报关单、提单三种单据上的件数、毛重、立方必须一致，海关才会在报关单和退税联上盖验讫章，外贸公司才可以去税务局办理退税手续。天津港目前只是要求船公司所签提单的数据与报关申报的数据一致，海关就会在报关单上盖验讫章，进港时货柜的数据没有特别要求。

四. 报关

1.代理报关：由客户提供详细报关资料，包括报关委托书、

报检委托书、核销单、报关单、发票、装箱单，如需其

他监管条件的，如商检、配额、许可证、机电证明等，

也请客户提供齐全，以便我司安排代理报关事宜。

2.操作收到全套资料，核对报关委托书上的委托单位公章

及法人章是否齐全，报关单的数据、资料，如经营单位

的10位编码(是外贸公司在海关办理出口备案登记的编

号)，成交方式，贸易方式，结汇方式，运抵国，指运港，

商品编码等资料是否齐全，报关单上的件数、毛重、净

重与装箱单上的相关数据是否一致，报关单上的货物单

价、总价与发票上的相关数据是否一致，核销单上的经

营单位的条形章、公章是否盖齐，在外汇管理局登记备

案的9位数代码是否盖章。全部审核之后，全套资料复

印留底后，并与配舱回单及箱号一起及时送到报关行，

以便及时向上海海关申报。如果有海关开箱查验的话，

请客户协助查验等工作。

补充说明场站收据的情况，上海与宁波情况相同，需要场

站收据与报关资料一起给海关申报。青岛与天津情况相同，

只要凭S/O与报关资料就可以向海关申报

3.买单报关：客户需要我们提供核销单，代理出口报关及

核销，需提供详细的发票、装箱单、外销合同。操作根

据客户提供的装箱明细资料打制相应的出口报关所用的

报关单、发票、装箱单。后面的动作与代理报关相同。

4.客户自己报关：操作将配舱回单传真给客户，通知客户

来取配舱回单，自行安排报关事宜。

注：1.上海和宁波港出运的货物另有一个要求，自2006年

1月开始，由上海港出境申报的货物，退税时还必须提供出

口申报时海关加盖放行章的场站收据的复印件，也就是海关

放行的装货单凭证。报关行会在海关放行、加盖验讫章之后

将此联先复印之后，再送往码头公司。最后会将此复印件与

核销单、报关单、退税联一起退还给我们，我们再退还给客

户。天津出口货物有部分客户已经有这方面的要求，青岛目

前还没有开始实行这个规定。

2.上海港出口报关需要提供蓝颜色的正本报关单，加盖出口

单位的报关专用章。

补充一些报关、外贸核销单方面的相关知识

一．报关

1．报关行在收到货代提供的全套报关资料后，先审单再预录入海

关申报系统，并打制统一申报用的有条形码的报告单。海关电脑系

统审单放行之后会有回执发送给报关行，报关行收到回执之后再到

窗口去人工放行。

2．海关人工放行之后会将盖有验讫章的核销单与场站收据退还给报关行，场站收据的流转在做箱部门已经详细说明。

3．海关在收到船公司发送的出货信息(也就是我们通常所说的舱单数据)之后，根据船名航次出船号，报关行可以根据船号向海关申

请办理退税手续。先填写退税清单，再到海关规定的统一录入窗口

递交清单(这个窗口在上海是有个专门的公司，叫科思达实业有限

公司)，科思达会根据报关行提交的退税清单再打制报关单和出口

退税专用联，连同清单一起递交海关办理退税手续。

4．海关根据报关单和退税清单，与船公司发送的货物信息相核对，主要核对船名航次、提单号、目的港、件数、毛重，如果所有数据

一致，就会在报关单上加盖验讫章，再返还给科思达，科思达再返

还给报关行。

5．报关行把科思达返还的有海关验讫章的报关单、出口退税专用联，以及相对应的核销单和装货单，一共四联，返还给货代。货代

再把这四联一起返还给货主。

以上报关、退税过程是以上海港为例来说明的，宁波港与此相同。

二．外贸核销

1．出口单位凭货代返还的核销单、报关单、银行收汇证明去外汇管理局核销核销单。

2．出口单位凭货代返还的核销单、出口退税专用联、装货单、形式发票以及工厂开具的增值税发票去税务局办理退税手续。

五. 单证

1.操作安排完做箱、报关后，由单证按照托运单内容打制提单样

本，传真给客户确认。

2.操作及时填制工作流转单上的应收、应付金额，并交给财务开

发票。

3.财务开好发票核对无误后将发票联复印留底，并登记开票记

录，以报备总部。

4.如果出MB/L、OB/L、直发单给客户，提单签出来后，必须先

交给财务，财务审核此客户是否做过备案，是否做过帐期客户

申请，并按照公司的规章制度来执行。财务签字确认之后才能

放单给客户。

5.如果出我司提单给客户，提单签出来后，必须先交给财务，财

务审核此客户是否做过备案，是否做过帐期客户申请，并按照

公司的规章制度来执行。财务签字确认之后才能放单给客户。

并且将SHIPPING ADVISE、MB/L或OB/L及HB/L、D/N或

C/N一起传真或E-MAIL给国外代理

6.单证需要特别注意的是：MB/L或OB/L、HB/L、报关单、装

箱单一定要作到单单相符，即件数、毛重、立方数据一致。

7.操作作完所有以上动作之后，及时填写工作流转单以及船卡，

并保证所填内容的准确性与及时性。

具体单证要求请见（单证补充说明）

操作整理文件的规范规定

一、出口操作

1）工作流转单

2）HBL COPY

3）MBL COPY

4）本司委托书

5）SHIPPER委托书

6）配船指令（如果是指定货）

7）进舱通知

8）配舱回单复印件

9）内装/门到门预配单

10) 报关资料：A：核销单B：报关委托书C：报关单D：发票E：装箱单

11) 商检换证资料

12) 往来提单确认件

13) 电放、倒签等保函文件

二、进口操作

1）提货单复印件

2）SHIPPING ADVISE

3）MBL COPY

4）HBL COPY

5）往来资料（如放货确认，更改确认）

6）舱单资料

7）其他