2020年档案管理工作制度手册

档案管理工作制度手册

目录

档案工作岗位责任制 ..........................................................

2 一、分管档案工作的领导职责 ....................................... 2 二、档案人员职责 ......................................................... 3 三、兼职档案人员职责 ................................................. 4 文件、材料收集归档制度................................................... 5 一、收集归档范围......................................................... 5 二、归档份数 ................................................................ 8 三、归档时间和方法 ..................................................... 8 四、归档要求 ................................................................ 9 档案借阅管理制度 ........................................................... 11 档案保密管理制度 .. (13)

档案工作岗位责任制一、分管档案工作的领导职责

组织本单位档案工作的宣传、贯彻，执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的

活动。

加强对本单位档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的整体发展计划，列入本单位议事日程，督促分管部门按上级和本单位档案部门要求做好应做的工作。

关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

二、档案人员职责

贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、兼职档案人员职责

坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

主动接收本单位档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

文件、材料收集归档制度一、收集归档范围

本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10.电报、重要电话记录、机关工作日记。

1年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

1本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

1有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

1已故人员资料。

1重要的人民来信及处理材料。

1本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

1本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。

(三)同级文件材料有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。

(四)下级文件材料

年季度工作总结、重要的专题工作总结。

重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

重要的名册、登记表。

大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

二、归档份数

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

三、归档时间和方法

(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。

(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。

(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题

已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。

(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。

(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

四、归档要求

(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

(三)归档文件材料注意检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

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