供应部管理制度

供应部管理制度

目录

简介-------------------------------------------------------03供应部岗位职责------------------------------------------04 供应部员工工作职责---------------------------------05 供应部人员工作标准------------------------------------07 供应部工作流程------------------------------------------08 采购方式确定依据---------------------------------------09 关于供应商的管理---------------------------------------10 关于采购价格管理--------------------------------------11 关于采购品质管理---------------------------------------12 关于仓储管理的规定------------------------------------12

简介

供应部管理体系：

公司设立供应部，具体负责公司各物料需求部门的集中专门的采购工作。供应部设立供应部主任，主持物料采购和仓储物流工作，部门设置了大宗原料采购、设备和辅材采购、仓储管理、物流管理等岗位人员的组织体系。

为规范公司的采购行为兼顾质量与成本，在保证为公司各生产单位正常运行的情况下，提高采购质量降低采购成本，配合公司预算制度的推行提高对供应商的谈判能力以获得较优性价比的采购物料特制定本规定。

一供应部岗位职责

直接上级：总经理；

部门性质：负责采购生产所需物资采购、仓储管理、物流发货工作；

管理权限：受总经理委托，行使对采购、仓储物流的管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务；管理职能：合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资；供应部职责：

1.制订本部的工作计划和目标；

2.了解市场上公司所需采购的物资、备品的变化的情况；

3.调查研究本行业采购物资、备品的规律；

4.了解原料、物资需求及消耗情况，落实采购计划执行情况。合理调配采购进度，控制原料积压的资金风险；

5.监督执行招投标工作流程，严格控制物资的比价采购和招标采购工作程序；

6.控制资金按合同进度支付，防范业务风险。

7．对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估；

9.检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力；

10.建立物资进、存、发放台账，做好账务管理工作；11．建立定期盘库制度，物资库存报表制度；

12.落实仓库管理安全职责，按规定进行考核；

13.制定公司物流物流管理制度和工作标准

14.对物流运费进行招标比价，做好客户的发货服务工作。

10.完成临时交办的其他事项。

二供应部员工工作职责

一、采购人员工作职责

直接上级：供应部主任

负责对象：物资的采购、供应

工作目标：要求将公司所需保质、保量安全及时的送到公司职责与责任：

一：服从分配听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；

二：热爱本职工作，注意市场信息的积累，熟悉市场行情，努力降低采购成本；

三：采购必须凭采购计划进行，采购计划按OA流程签批后生效；

四：采购工作要细、采购要精、行动要快、质量要高；

五：采购员做好审核供货合同签订过程的合理性、合法性，维护公司经济利益不受损失；

六：采购员负责对所采购物资、材料的数量、质量的核对工作；

七：严把质量关、价格关不采购假冒伪劣不符合质量要

求的产品，及时做好入库工作；

八：负责保存采购工作的必要原始记录做好统计定期上报；

九：完成上级交办的其他工作。

二、仓储物流人员工作职责

直接上级：供应部主任

负责对象：物资的仓储、发货运输

工作目标：物资安全、整洁、高效储存，物流发货及时

职责与责任：

一、按照企业仓库存放品的物理性质合理设计存放区域，根据存放品的物料特性设计合理的摆放地点、摆放位置和摆放规则，确保库容得到最大化利用。

二、负责货物出、入库验收手续;

三、建立物资进、存、发放台账，做好账务管理工作；

四、定期盘库，定期向财务部等相关部门提交库存盘点数据；每日提供准确的物资库存量数据、库存日报表、发货明细表等；

五、严把出入库物资的质量，对不合格物资拒绝接收。

六、按照企业有关规定，落实安全防范措施，做好防火、防盗、防涝工作；每天做好仓库的卫生清洁工作，保证库内清洁、整齐。

七、执行公司物流物流管理制度和工作标准，制定月度

物流工作计划；

八、组织运输价格招标工作；

三部门各岗位工作标准

一、供应部主任岗位工作标准

1.工作积极主动，认真负责，恪守职责。

2.工作作风硬朗，实事求是，不卑不亢。

3.诚实守信，务实求新。

4.加强物料需求计划，合理储备，保证生产正常进行。

5.加速库存周转率，降低成本。

6.及时上报各类报表，数据准确，信息流通。

7.加强部门安全教育，预控风险，确保无事故发生。

8.强化部门5S管理意识，加强制度建设。

9.严格执行公司决议，不越权处理相关事务。

二、供应部职工岗位工作标准

1.服从直接上级领导，积极配合主管做好管理工作。

2.认真负责，诚实守信。

3．恪守职责，一丝不苟。

4.严格按手续办事，无手续或手续不全一律拒绝出入库。

5.账目清楚，标识齐全。

6.随时掌握库存动态，及时提供各类库存信息。

7.按5S标准做好分管工作。

四供应部工作流程

1.供应部主程序：请购----入库----保管----出库（发货）---盘点

2.供应部根据库存情况及生产需求计划制定采购计划，经财务总监审核及总经理批准后进行采购。

3.供应部根据采购计划及到货入库清单核对采购物资数量、品种、规格确保无差错，由质量检验员验证后入库。

制剂产品与包装车间交接，经质检合格后入库并登记入账。

4.对入库物资进行分类存放，堆码整齐并悬挂标志牌，同时要定期巡视保养清洁。

5 .原材料按采购计划凭领用单出库，制剂产品按销售出库单发货。

6.定期、不定期对库存物资盘点和检查，与账面数量相对，发现异常查明原因上报处理。并做好盘点报表报财务部门。

五采购方式确定依据

采购部根据下列五项原则确定最有利的采购方式：适质、适量、适价、适时、适地

1采购方式

物料采购方式一般有下列几种：

（1）集中计划招标采购

日常生产经营所需的大宗原材料、包材、设备及配件价值3万元以上的以及服务类项目价值3万元以上的实行招标采购。具体参照《山东大成生物化工有限公司建设项目招标投标管理办法》。

（2）合约采购

经常使用之大宗物料，供应部应按规定选定战略合作供应商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物料供应来源，简化采购作业。采购方法同上，依定时或定量之方式进行采购。

（3）一般采购

除（1）（2）之外的物料，采购部依采购计划办理询价，比价采购。

2其他注意事项

（1）专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门和专业职能共同询价与议价。

（2）供应商提供报价之物料规格与采购计划规格不同或属代用品时，采购部应送使用部门确认后方可议价。（3）询价的供应商应属合格供应商或符合公司供应商评价制度的供应商。

六供应商管理

1.目的:对采购进行控制和管理，确保采购的产品符合规定

的要求。

2.适用范围：适用于对合格供方的选择、评价和复审。

3.对供应商的评价和选择

3.1 评价内容

①业绩评定--由供应部根据近年来供方供货业绩填写“供

方评价表”

②书面调查--要求供方填写“供方调查表”，对已通过质

量认证的供方索取认证证书复印件。

③样品检验--由质量管理部抽取有代表性的样品进行检

验，做出合格、不合格的评价。

④现场调查--由供应部组织有关部门到供方现场调查。

⑤评价试验、工业试验。

⑥借鉴其他单位使用经验。

3.2 合格供方条件

①产品符合规定要求，具备合法的生产经营资质。

②具备持续、稳定的原料来源。

③具有符合要求的质量保证能力，检验能力；能执行本公

司环境保护和职业健康安全管理方面的有关规定。

④有良好的供应业绩。

⑤价格合理。

⑥服务优良。

3.3 对供应商评价的实施

由供应部负责组织、整理材料，填写供方评价表，组织生产管理部、质量管理部、财务部对候选合格供方进行综合评价，最终确定合格供方并会签供方评价表。

3.4 供应商档案管理

供应部建立合格供方档案，将合格供方名单、供方调查表、供方质量承诺证明材料、进货的检验报告单，质量、环

境和职业健康安全认证证书复印件等与供方有关的质量记录收集建档。

4.对合格供应商的复审

由供应部组织年底对供方进行业绩评价，索要更新的资质文件，对化工原料供方，其年供货合格率低于90%的、且对最终产品质量、环境有重要影响的应予以淘汰。对包装材料供方，其年供货合格率低于85%的应予以淘汰。

供应部根据复审结果，发布新的合格供方名单。

七关于采购价格管理

为确保采购物料质优价廉，最大限度的降低采购成本，规范采购价格审核管理，各项原物料采购时，价格的审核、批准程序。

价格审核规定

1报价依据

（1）通用物料由技术部、质监部、生产部等提供采购材料标准，作为供应部成本分析的基础，也作为供应商报价的依据。

（2）非通用物料，一般由供应商先提供样品，供分管职能部门确认可用后，方予报价。

2价格审核

（1）供应商接到采购标准后，于规定期限内提出报价单。（2）采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作招标、比价、议价依据。

（3）采购人员在OA提出比价采购申请流程，由部门领导初审，报财务总监审核，若通过报总经理批准。

（4）供应部主任审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主任亲自与供应商议价。

（5）供应部主任审核后价格，财务总监、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。

（6）比价采购申请经核准后，供应部采购并存档，发票结算时由财务部按原申请审核。

八关于采购品质管理

规范采购过程的品质管理规定，使采购品质管理有章可循。采购品质管理规定

1文件资料要求

物料订购前，本公司应提供下列文件资料，或在商务和技术合同内予以明确规定：

（1）订购物料的规格、图纸、技术要求等。

（2）产品技术精度、等级要求。

（3）各种检验规范、标准或适用规格。

（4）所需产品认证要求或工厂质量管理体系认证要求。

2合格供应商选择

物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般要求符合下列条件：

（1）经本公司调查，列入合格供应商名单。

（2）提供的样品经本公司确认合格。

（3）类似物料以往采购良好记录。

（4）同业中排名靠前者。

九仓储管理制度

第一章总则

第一条为使仓库管理工作规范化，保证仓库和库存物资的安全完整，更好地为公司经营管理服务，结合本公司的具体情况，特制订本规定。

第二条仓库管理工作的任务：

（一）根据本制度做好物资出库和入库工作，并使物资储存、供应、发货各环节平衡衔接。

（二）做好物资的保管工作，据实登记仓库实物帐，及时编报库存报表，经常清查、盘点库存物资，做到帐、卡、物相符。

（三）积极开展废旧物资的回收、整理、利用工作。协助做好积压物资的处理工作。

（四）做好仓库安全保卫、防火及卫生工作，确保仓库和物资的安全，保持库容整洁。

第三条公司各部门所购一切物资材料，严格履行先入库、后领用的规定，如属直提使用部门或场所，亦必须事后及时补办出、入库手续。

第四条本规定适用于公司所有库管部门及库管部门工作人员。

第二章入库管理规定

第五条采购物资抵库后，库管员要按照已核准的“采购计划”和“送货单”仔细核对物资的品名、规格、型号、

数量及外包装是否完好无损。核对无误后将到货日期及实收数量填记于“采购计划”，同时办理入库手续。

第六条如发现单货不符、外包装破损或其他质量问题，要及时向上级反映，同时通知售后服务部门、采购部门和厂家代表（如有），共同现场鉴定，必要时拍照记录。

原则上单货不符的物资不得接受，如采购部门要收下该物资时，库管员要告知上级，并于单据上注明实际收货情况，并会签采购部门。

第七条物资抵库但库管部门尚未收到“采购计划”时，库管员应先咨询采购部门，确认无误后始得办理入库手续。

第八条发生退库或退货产品时要认真审核“退货单”或有关凭证，核查批准手续是否齐全，认真记录退库或退货产品数量、质量状况。退库或退货产品要单独存放，如可重新销售应优先出库。

对于使用单位退回的物资，库管员要依据退库原因，研判处理对策，如原因系由于供应商所造成的，要立即通知采购部门。

第九条入库时要认真查抄入库号码，填写入库号码单。每日业务结算，及时将入库号码单报至统计员处输入计算机。

第三章出库管理规定

第十条办理出库时要认真审核“出库单”或“领用单”，核查出库批准手续是否齐全，严格依据所列项目办理出库，并核签有关单据。发现计算有误时要立即通知开票人员更正后发货。

第十一条发放物资时要坚持“推陈储新、先进先出、按规定供应、节约”的原则，发货坚持一盘底、二核对、三发货、四减数。同时坚持单货不符不出库、包装破损不出库、残损变形不出库。

第十二条出库时要认真查抄出库号码，填写出库号码单。每日业务结算，及时将出库号码单报至统计员处输入计算机。

第四章物资储存保管规定

第十三条物资的储存保管，原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工，合理有效使用仓库面积。

凡吞吐量大的落地堆放，周转量小的用货架存放。落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的定位编号。

第十四条物资堆放的原则是：

（一）本着“安全可靠、作业方便、通风良好”的原则合理安排垛位和规定地距、墙距、垛距、顶距。

（二）按物资品种、规格、型号等结合仓库条件分门别类进行堆放，要做到过目见数、作业和盘点方便、货号明显、成行成列、文明整齐。

第十五条建立码放位置图、标记、物料卡并置于明显位置。

物料卡上载明物资名称、编号、规格、型号、产地或厂商、有效期限、储备定额。

第十六条库存物资在装卸、搬运过程中要轻拿轻放，不可倒置，保证完好无损。

第十七条仓库建立库存数量帐，每日根据出入库凭单及时登记核算，月终结帐和实盘完毕后与财务部门对帐。

第十八条经常进行盘点，做到日清月结，按规定时间编报库存日报和库存月报。

每月必须对库存物资进行实物盘点一次，并填报库存盘点表。发现盈余、短少、残损或变质，必须查明原因，分清责任，写出书面报告，提出处理建议，呈报上级和有关部门，未经批准不得擅自调帐。

积极配合财务部做好全面盘点和抽点工作，定期与财务部门对帐，保证帐表、帐帐、帐物相符。

第十九条仓库环境卫生要每日清扫并作好保持工作，每次作业完毕要及时清理现场，保证库容整洁。

第二十条做好各种防患工作，确保物资的安全保管。预防内容包括：防火、防盗、防潮、防锈、防腐、防霉、防鼠、防虫、防尘、防爆、防漏电。

第二十一条确实做好安全保卫工作，严禁闲人进入库区。建立和健全出入库登记制度。

第二十二条确实做好防火安全工作，库区内严禁吸烟、携入易燃易爆物品和明火作业。对库区的电灯、电线、电闸、消防器具、设施要经常检查，发现故障及时维修排除，不得擅自挪动或挪用消防器具。

第五章库存控制与分析管理规定

第二十三条库管部门要会同有关部门（财会、采购、销售等）协商制订合理采购批量和库存安全量，降低存货总成本，加速资金周转，提高资金的使用效果。

第二十四条做好仓库与采购、销售环节的衔接工作，在保证经营供应、管理需要等合理储备的前提下，力求减少库存量。

第二十五条定期进行库存物资结构与周转分析，及时上报预警信息，协助做好报损、报废和积压物资的处理工作。

第六章库管人员工作要求与纪律

第二十六条严格履行出入库手续，对无效凭单或审批手续不健全的出、入库作业请求有权拒绝办理，并及时向上级反映。

第二十七条妥善保管出入库凭单和有关报表、帐簿，不可丢失。

第二十八条做好保密工作。

第二十九条库管员调动工作时，一定要办理交接手续，由上级监交，只有当交接手续办妥之后，才能离开工作岗位。

第三十条监督做好文明安全装卸、搬运工作，保证物资完整无损。

第三十一条做好仓库的安全、防火和卫生工作，确保仓库和物资安全完整，库容整洁。

第三十二条做好仓库所使用的工具、设备设施的维护与管理工作。

第三十三条做到四“检查”：

（一）上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失。

（二）下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其他不安全隐患。

（三）经常检查库内温度、湿度，保持通风。

（四）检查易燃、易爆物品或其他特殊物资是否单独存储、妥善保管。

第三十四条严格遵守仓库工作纪律：

（一）严禁在仓库内吸烟、动用明火。

（二）严禁酒后上班。

（三）严禁无关人员进入仓库。

（四）严禁在仓库堆放杂物。

（五）严禁在仓库内存放私人物品。（六）严禁私领、私分仓库物品。

（七）严禁在仓库内谈笑、打闹。

（八）严禁随意动用仓库的消防器材。（九）严禁在仓库内私拉乱接电源、电线。