医院后勤管理

医院后勤管理信息系统项目设计书

目录

1 系统建设背景 (3)

1.1系统建设必要性 (3)

1.2系统建设的可行性 (3)

1.3系统建设中存在问题 (3)

2 系统建设指导思想和建设原则 (3)

2.1系统建设指导思想 (3)

2.2系统建设目标 (4)

2.3医院现有信息系统建设环境 (4)

3 系统总体设计 (5)

3.1系统技术架构 (5)

3.2网络结构 (5)

3.3系统软件描述 (5)

3.4系统用户分析 (5)

4 系统模块设计 (6)

4.1系统总体架构图 (6)

4.2物资管理 (6)

4.2.1物资申购业务流程调查 (7)

4.2.2新系统业务流程图 (7)

4.3招投标管理 (11)

4.3.1招投标管理业务流程调查 (11)

4.3.2新系统业务流程图 (11)

4.4供应商管理 (16)

4.5工程管理业务流程 (18)

4.6办公管理业务流程 (19)

4.7档案管理业务流程 (20)

4.8绩效考核管理业务流程 (20)

4.9综合管理业务流程 (23)

4.10系统维护 (23)

5 系统展望 ........................................................................................................................... 错误！未定义书签。

5.1拟建系统展望.................................................................................. 错误！未定义书签。

5.2待建系统.......................................................................................... 错误！未定义书签。

1 系统建设背景

1.1系统建设必要性

医院后勤服务管理是医院正常运行的重要保证和必要条件。

提高医院后勤服务质量，能够有效的节约医院运营成本，提升医院整体形象，同时能够为医护人员、患者和家属提供方便快捷、周到满意的服务，使得医患关系更加密切。

提高医院后勤服务质量，提升后勤保障工作的效率，能够使医院管理过程更加规范、有序、有效，而且使信息流通更加畅通、准确和及时。

1.2系统建设的可行性

从现代管理学思想出发，所谓“三分技术，七分管理”，一个组织运行效率不高的最终原因就是管理不善，该系统的引进可以促进后勤管理规范化，标准化，按照ISO9002质量认证体系的要求，实现与国际标准接轨，在管理上是完全可行的。

医院后勤信息管理系统在技术上是完全可行的，按照信息系统开发思路，在系统总体分析和设计的基础上，对现有流程进行优化重组，方便医院后勤信息管理和数据共享，同时能够为决策层提供决策相关基础数据。

1.3系统建设中存在问题

目前现有的医院后勤信息管理，主要存在一下几个方面的问题：

·主要是面向职能部门管理。现代流程管理思想和ISO9000标准族都趋向于面向流程管理，流程管理模式可使组织结构扁平化、简化管理层次、减少内耗、降低成本。有利于避免因人为切断流程，割裂事物发展内在联系而造成的种种弊端。

·缺乏对医院后勤系统的总体规划。现有的医院管理系统很多都围绕部分功能进行了信息化管理，没有将大部分的业务和管理活动纳入一个动态的持续不间断的流程。从而导致形成一个个数据孤岛。

·现有系统存在与其他子系统的兼容性问题。由于建设的随意性和盲目性，没有进行总体的系统分析设计，从而导致系统通信复杂，数据不匹配，不兼容。

2 系统建设指导思想和建设原则

2.1系统建设指导思想

根据现代流程管理思想和ISO9002质量认证体系要求，主要面向流程管理，对现有流程进行改造、优化和重组，促使管理流程规范化、标准化。

从医院后勤管理的全局出发，考虑系统的总体目的和要求，对系统进行全局的分析和

设计，实现完整的数据流交换，为绩效考核和决策提供服务。

具体设计原则如下：

（1）注重过程效率和注重过程控制：面向流程管理在对每一个事件、过程的分解和控制过程中，它非常注意全面提高时间的有效利用。强调通过对过程的控制实现对结果的追求，这需要管理者把主要的力量放在过程能力建设方面，以过程能力保障过程切实能够创造出优化的结果。

（2）明确管理目标：面向流程管理强调对流程目标的确定化，使各流程的方向和组织管理的目标需要保持更密切的配合。

（3）信息工具的重要性：面向流程管理可推动人们充分认识运用信息工具的重要性，以电子化信息工具推动信息流通，全面提升流程的效率。

2.2系统建设目标

利用医院现有的计算机网络和设备，通过后勤综合管理软件为医院信息提供安全可靠和高性能的传输平台，在现有的医院管理信息系统基础上密切结合后勤管理的实际需要，把增效减支和后勤管理规范化作为贯彻整个软件系统的两大主线，把提高医院服务质量作为根本目的。运用现代信息技术，在现有的硬件和网络资源平台的支撑下，建立起规范、合理、科学的医院信息系统处理模式，规范和优化后勤管理工作，提高后勤保障的时效性，降低管理成本。

2.3医院现有信息系统建设环境

医院现有的硬件设施如下：

·医院现有硬件设施可以做到每个科室有1-2台PC机，办公室做到人手一台。硬件设备及网络布线都已完成

·医院有专门的计算机中心，负责数据的集中处理与维护

医院现行软件系统主要有医院信息管理系统（HIS）、仓储管理系统和财务管理系统·主要的医院管理信息系统，采用C/S结构，前台采用delphi6.0编程语言后台采用MS SQL server 2000数据库

·HIS系统包括了部分耗材信息数据库和人员基础信息库，所以必然会存在和拟建系统的数据交换

3 系统总体设计

3.1系统技术架构

鉴于本系统的分布式处理要求和运行效率考虑，系统采用Visual https://www.360docs.net/doc/e73320564.html, 2003 平台和Microsoft SQL server2000数据库下的B/S结构，运行环境为医院内网。

3.2网络结构

3.1系统网络机构图

3.3系统软件描述

系统采用B/S多层结构,系统利用现有医院内部网络，在计算机中心设立一台数据库服务器和一台WEB服务器，数据库服务器和WEB服务器也可以使用同一台服务器。后勤信息综合管理系统主要集中在服务器上实现处理功能。

3.4系统用户分析

系统用户主要有：后勤处长，后勤其他人员，管理员

各类用户权限：

1．普通科室用户：各类物资的申购，新材料的申请，流程执行情况的查询，使用材料信息反馈，科室内部审核（科室领导）。

2．后勤管理处人员：系统所有管理功能。各个用户负责不同的部分，可以随时调整数据字典如下：

///实现用户管理和权限分配

4 系统模块设计

4.1系统总体架构图

系统从逻辑上被划分为九大部分：物资管理、招投标管理、供应商管理、工程管理、办公管理、绩效考核管理、档案管理、综合管理和系统维护。

4.1系统架构图

4.2物资管理

物资管理部分主要实现新增物资审批准入和常规物资的申购，具体包含：一般耗材的审批，固定资产和新医用材料的审批准入。统一管理所有物资及物资的审批记录（申请时间、申请部门、申请量、申请人等等），实现物资的使用量统计与预测分析。

4.2.1物资申购业务流程调查

经过调研，现有的物资申购业务流程如下(医用物资和总务物资，分别由张云和倪顺康负责)：

4.2 原有物资申购流程图

流程描述：各科室医护人员根据实际需要填写相应申请表单，物资申购单，大件物资申请表，增材料申请表和新增物品申请表；但是存在这些问题：现有流程部分由原来的HIS 系统完成，但主要部分还是由人工完成，没有相应的操作数据记录，同时存在HIS系统更新物资频率过慢，表单申请存在反复，同时不能提供数据分析和自动统计功能。

4.2.2新系统业务流程图

4.3 新系统业务流程图

整合后的业务流程描述：

各科室进入物资管理模块，选择要购买物资，若要购买物资在数据库中不存在，则根据物资性质填写新增材料申请表或新增物品申请表，提交表单并打印，打印的申请文档人工进行层级的审批签字，然后交物资管理处存档，物资管理处管理员接到申请文档后，上网使原来提交的电子表单有效，进入招投标管理部分。

各科室申请表单查询信息（流程控制）

物资审批状态查询流程：

需求调研部分：

·现有HIS系统中的物资审批，包括了常规的医用物资审批和总务物资

·总务物资中的新增物品申请表和大件物资申请表的区别是什么？超过1000RMB的物资请购需要填写大件物资申请

·需要进行招投标的材料：新增医用材料，固定资产？专项招投标主要包括什么材料？

·物资审批部分HIS系统中主要包括了什么？日用耗材，医用材料？

·新增材料申请表只是新增医用物资填写

·使用管理这块要实现招标数据汇总统计（原有的HIS中的使用量统计已有，但是不全面）

·医用材料的使用量无法统计，因为拟建的系统中只是申购的物资数量，各科室的使用量是无法从此系统中统计出来的

·输出主要是针对部门的使用量统计和针对物资的使用量统计

常规物资申购数据要求

新材料调查信息库（问题编号，问题内容，原因，调查方面，描述）

包括内容：申请理由信息，大件材料相关信息，申购材料成本及效益预测信息，科室内部审查意见，医保信息，医务处审核意见，财务处审核意见，产品调研及谈判信息新增材料申请表包括：流转签收信息，申请信息，准入审批信息，产品调研及谈判信息新材料流转签收信息（申请书编号，送达人姓名，送达时间，职能部门，接受人，收

到时间，规定工作日，完成时间）数据字典如下：

需要模板化管理的有：六院总务物资采购合同，新材料审批表，总务物资年度供货协议模板，

模版类型：可以填写

物资管理相关表单：

4.3招投标管理

招投标管理部分主要实现从标书制作开始，全程的计算机辅助管理，具体包括比议价数据自动分析，标书的定制格式制作、合同管理和付款到期自动提示(主要用于固定资产管理) 。

4.3.1招投标管理业务流程调查

经过调研，现有招投标流程如下图所示：（主要由小倪和小张负责）

4.4 招投标业务流程图

流程描述：固定资产和新材料准入审批合格以后，需要根据物资种类制作标书，提供给相应供应商，供应商根据标书进行竞标并提供产品报价，后勤管理处根据数据分析结果进行比价谈判，最终确定本物资的供应商，存在问题，没有对流程过程中的数据进行必要保存，同时由于没有对供应商信息进行统一管理，所以招标的范围比较狭窄，人工进行的数据分析，导致分析结果不准确和招标流程持续周期过长，效率和效果都不满意。

4.3.2新系统业务流程图

4.5 新系统业务流程图

新系统业务流程描述：新材料和固定资产准人审批合格以后或是到年度招标时间，管理员首先根据物资种类制定标书，按照供应商种类和考核情况进行邀标，供应商提供样品信息和报价，系统自动进行比议价分析，结果辅助谈判，然后确定供应商签订合同。

合同追踪业务流程图：

4.6 合同追踪业务流程图

竞标价格数据分析业务流程图：

4.7 竞标价格数据分析业务流程图

需求调研部分：

1)新型材料需要进行招投标吗？还是需要大于多少金额的？

2)招投标是根据物资大类进行的，还是其他？

·大于10万的需要获领导认为需要进行专项招投标

·年度招投标是合同到期的物资

·现有统计数据主要来源库房

·比议价算法：加权平均值和缺品率，权值来自库房

招标文件信息表T_INVITE_BIDDING

招标材料信息表T_BIDDING_MATERIAL

投标信息表T_BIDDING

合同信息表T_CONTRACT

物资报价表T_RESOURCE

比价信息表T_COMPARE_PRICE

比价议价记录表T_BID_RECORD

招投标管理相关表单：

4.4供应商管理

供应商管理部分主要实现供应商基本信息管理，供应商考核信息管理（送货和售后服务管理，不良事件信息管理）和采购信息预算和决算。具体实现供应商分类管理，增加招投标的范围和公平性，定期根据物资使用的反馈信息，对供应商进行考核，记录供应商的考核信息，用于招投标管理，从审批信息数据库实现物资需求量的预算和决算。

这部分原来为手工管理，拟建的业务流程描述如下：

4.8 供应商管理业务流程图

需要调研部分：

·应商考核包括哪些考核信息？考核频率是多少？考核形式是随机抽查还是定期检查

·供应商基本信息录入库包括哪些信息字段？

·需求量预测模型？

·决算需要哪些统计表单？

本部分共包括三个模块：供应商基本信息管理、供应商考核信息管理和采购信息预算和决算。共需要一下几个表：

使用量统计包括：科室使用量统计和类别物资使用量统计

供应商管理业务相关表单：

4.5工程管理业务流程

工程管理部分主要实现招标管理，合同管理，过程管理，验收管理、质保期管理和决算管理。过程管理具体包括：工期管理、质量管理、预算管理、施工单位考评管理。从工程审批开始，进入计算机系统记录，按照工程流程实现在建工程的信息痕迹保留。

工程管理流程如下：

4.9 工程管理流程图

这部分原来手工管理，新系统流程图设计如下：

4.10 工程管理总流程图

工程管理流程描述：计算机控制部分从标书制作开始，招投标管理录入招标信息，确定施工方并签订合同，录入合同数据库，进入工程控制部分，包括进度控制，工期控制，质量预算控制，工程完成后进行工程验收和质保期管理。

过程控制模块业务流程图：

4.11 过程控制详细业务流程图

需要调研部分：

·工程招标和物资招标不同，超过100万的需要进行社会招标，小于100万的进行内部招标，招标过程如下所示：

·招标材料包括：图纸，质量和工期要求

·现有的工程工期、质量、进度需要录入表单有：日常检查表，工程整改通知书，隐蔽工程验收记录，竣工验收记录和保修期回访记录

4.6办公管理业务流程

办公管理部分主要实现临床报修和及时性管理（派工管理）、值班安排、会议安排、突发事件管理，各科室人员在岗情况统计、实时通信部分，各科室物资使用情况反馈意见收集，病人对服务方面意见收集。具体实现：会议和值班安排、突发事件记录与管理、报修和及时性管理，人员在岗情况汇总统计、实时通信部分。

需要调研部分：

·会议要实现会议记录管理

·值班管理主要是值班安排

·人员在岗情况汇总需要各部门人力资源数据库（数据接口导入）

·需要设计物资使用反馈表单和病人反馈表单

报修业务流程图：

4.12 报修业务流程图

物资使用情况反馈业务流程：

4.13 物资使用反馈信息流程

4.7档案管理业务流程

档案管理部分主要实现发票、合同、账单、能源管理和盖章管理，具体实现发票，合同，帐单，能源和盖章的日常记载，其中能源输出需要定式输出表单，可以进行时间段和部门统计，若能源超标，需要调查超标原因。

档案管理相关表单：

需要调研部分：

·能源输出表单，有没有设计更规范的，相关表单可否规范化

4.8绩效考核管理业务流程

绩效考核部分主要实现后勤管理处人员工作量统计和社会机构考核，不良记录记载、整改和汇总上报。社会机构考核主要是对医院的所有的社会机构，如保安、卫勤、物业和餐饮进行监督（包括后勤服务中心）监督考核后勤服务中心：能源、机房、锅炉、职工食堂