行政管理第九章

第九章机关管理

机关管理是行政的重要组成部分。科学的机关管理不仅有助于提高整个行政管理过程的效率，而且也有助于树立良好的政府形象。

第一节，机关管理概述

一、机关管理的涵义和特点

（一）机关管理的涵义

机关管理也称机关行政事务管理，机关管理按其内容和范围可分为广义的机关管理和狭义的机关管理。广义的机关管理，是指对行政机关内部事务和外部事务的管理；狭义的机关管理，主要指运用科学方法对行政机关自身的内部事务进行管理。

（二）机关管理的特点

1、服务性

服务性是一切活动最基本的特征。在政府内部事务管理活动中，服务性体现得更明现、更直接、更突出。

2、广泛性

广泛性是机关管理的基本特征之一。机关管理具有普遍性。

3、综合性

综合性是机关管理的又一重要特点。其中以各级政府内部的办公厅（室）最为典型，表现为涉及面广，事务非常繁杂。

4、具体怀

机关内部事务绝大部分都是非常具体的。

二、机关管理的任务

（一）协助行政领导者制定和执行政策，当好行政领导者的助手，这是机关管理的基本任务，主要有两个方面：

第一，帮助领导者处理日常事务。

第二，担当好领导决策的参谋和助手。

（二）处理各种例行的日常事务，随时接受并定成各种临时性的突出性任务。（三）为行政机关的各项职能活动提供最值的工作和生活条件。

工作条件包括两个基本方面：

（1）工作环境条件

（2）工作关系条件

（四）应有效地提高机关管理的效能，创造廉价政府、廉洁政府的社会形象。（1）建立健全机关管理制度。

（2）加强机关的作风建设。

三、机关管理的意义

首先，加强机关管理，有助于提高行政决策水平。

其次，加强机关管理，有助于各项行政能活动的顺利进行。

第三，加强机关管理，有助于改进机关作风，克服官僚主义，提高机关工作效率和工作质量。

第四，有助于调动机关工作人员的工作积极性、主动和创造性。

第二节机关管理的主要内容

一、会议管理

（一）会议的分类及功能

1、什么叫会议？

会议是有目的地把有关人员组织起来商讨问题的一种社会活动。

2、会议的形式

（1）按会议的规模划分

大型会议、中型会议、小型会议。

（2）按与会人员所代表的地域划分

国际性会议、全国性会议、全省性会议

（3）按会议内容和性质来划分

规定性会议，决策性会议、综合性会议、动员性会议

（4）按时间划分：

常设性会议，临时性会议

3、会议的作用

第一，会议可以集思广益，丰富领导经验，提高领导水平

第二，会议是贯彻党的群众路线，实现管理的民主化和社会化的重要途径之一。第三，会议还是各级行政机关沟通信息、协调关系、实行监督的重要手段。

第四，会议也是部署任务，明确职责、统一行动步骤的有效形式。

（二）会议管理的涵义和内容

1、什么叫会议管理？

会议管理是指为端正行政机关的会风，提高会议效率和会议质量而采取的一系列控制和组织措施。

2、会议管理的内容

（1）防止人为地制造“会海”，要严格控制会议次数，

造成我国行政管理活动中“会海”现象的根本原因

（2）对批准召开的会议要精心组织。

首先要做好会前筹备。

其次要做好会面安排

再次要做好会后整理。

二、机关文书和档案管理

（1）文书管理

1、文书管理的涵义及特点

（1）文书包括公务员和私人文书。国家机关的文书是公务文书，又称公文。它是指一定的行政机关在行政活动中，按照特定的格式经过一定的程序制成的尚未归档的书面材料。

（2）文书的特点：

第一，文书的制定与发布实实施是由法定的组织或个人完成的。

第二，文书具有稳定的规范性。

第三，文书具有权威性。

第四，文书都是有形的。

2、科学的文书管理

第一，规范公文类别。

我国行政机关的公文根据1987年2月29日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，共有10类15种。

第二，统一公文体式。

第三，规范行文规则。

第四，规范地执行公文处理程序。

第五，严格控制公文的数量，提高公文管理的质量。

坚持“短、精、少”，并且要努力缩短公文旅程，切实贯彻精简实效的原则。（二）档案管理

1、档案的涵义、特点及功能

（1）什么叫档案？

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的坚国家和社会有保存价值的各种文字、图象等不同形式的历史记录。

（2）档案的特点

其一，文书和档案存在逻辑顺序的差异。

其一，文书恪档案的范围不同。

（3）档案管理的重要意义

第一，搞好档案工作，可以促进行政管理机关迅速有效地解决实际问题，提高行政效率。

第二，档案是科学研究的珍贵资料。

2、科学的档案管理

（1）档案管理的三个基本原则

首先，必须坚持统一领导、分级管理的原则。

其次，必须坚持维护档案的完整与安全。

再次，必须坚持便于社会各方面利用的原则。

3、档案管理的基本环节

档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用是档案管理的六个基本环节三、机关财务管理

（一）机关财务管理的涵义、特点、及作用

1、机关财务管理的涵义

所谓机关财务管理，就是国家行政机关为实现其对机关活动的科学管理，对行政经费的领拨、运用等实施有效的管理、监督。

2、机关财务管理的特点

第一，管理方式的预算化。

第二，经费使用的非生产性

第三，经费支出的单一性、确定性。

3、机关财务管理的作用

首先，有利于提高经济效益和机关工作效率，做到财尽其用，

其次，加强机关财务管理，有利于反对腐败，树立廉政、廉价的政府形象。（二）机关财务管理的任务

第一，建立和完善机关财务管理制度。

第二，编制行政经费预算。

第三，加强财务活动分析，提高预算资金使用效率。

（三）机关财务管理的基本准则

第一，服务原则

第二，节约原则

第三，规范性原则

四、机关总务后勤管理

（一）机关总务后勤管理的涵义和内容

机关总务后勤管理就是行政机关对机关环境、物材、日常生活事务、接待事务等方面进行科学、合理、有效的管理，为行政机关工作人员创造良好的工作环境和生活环境。

机关总务后勤管理内容庞杂，主要包括四个方面：

1、环境管理

机关的物质因素以及周围的人化或自然的影响因素构成了机关环境。

第一，空间管理。

第二，环境控制

2、物材管理

（1）固定资产的管理

如房产、车辆、计算等

（2）易消耗品的管理

3、日常生活事务管理

（1）食堂管理

（2）保健服务

（3）托幼管理

此外，还有浴室、宾馆、招待所方面的管理。

4、接待事务管理

（1）内宾接待

（2）外宾接待

（二）机关总务后勤管理的基本原则

1、勤俭节约的原则

2、规范服务的原则

3、保障供给的原则

4、科学管理的原则

机关总务管理应充分运用科学管理的相关理论，提高管理效率，增强管理效益。

五、机关信息管理

信息的收集

1、通过发来、送来和报来的公文、工作简报、录音录像带等文字或音像载体获取信息。

2、主动寻找、辅提、收集有关信息。

（二）信息的选择

首先，应当是带有全全局性、战略性和指导性的信息。

其次，应当选择与本单位业务关系直接、密切的信息。

再次，从信息的时效再度来看，应选择最新的信息。

最后，选择哪些价值高、发展潜力大的信息。

（三）住处的分析与加工

基本要求是：

第一真实第二精练

第三有序第四适用

（四）信息的存储

基本要求是：

（1）便于查找和利用。

（2）便于收藏和保管。

（3）便于保密和安全。

（五）信息的传递

要求是：第一快速第二准确第三对口

（六）信息的反馈

就是把信息输出后所产生的作用结果返送回信息输出机关的过程。

第三节机关管理代化

一、机关管理现代化的涵义、特点及意义

（一）机关管理现代化的涵义及特点

1、什么叫机关管理现代化？

机关管理现代化是以科学科学管理为基础，运用现代科学技术的先进理论、方法和技术来研究和处理行政工作，从而提高机关管理的效率。

2、机关管理现代化的特点：

第一，机关管理化表现为一个持续的过程

管理科学理论从产生之时起至今经历了三个重要发展阶段，传统管理科学理论（X理论）、行为主义管理科学理论（Y理论）、现代管理科学理论（Z理论）。第二，机关管理理论现代化是一个全方位的发展过程

第三，机关管理现代化拥有最先进的技术支持。

行政技术手段的现代化是机关管理现代化的主要标志。电子计算机技术和现代通讯技术是最主要的支持技术。

（二）机关管理现代化的意义

第一，机关管理现代化是技术发展的必然趋势，也是社会进步的体现。

第二，机关管理现代化大大提高了行政决策的科学性。

第三，机关管理现代化大大促进了行政人员素质的提高。

第四，机关管理现代化推动了管理方式变革，并由此而推进了民主化的进程。

二、机关管理现代化的内容

（一）机关管理观念的现代化

首先，实现机关管理观念的现代化要树立效率观念。

其次，实现机关管理现代化，要树立整体观念。

再次，还必须牢固地树立技术领先观念。

最后，机关管理现代化本身就包含了现代竞争机制。

（二）机关管理人员素质的现代化

1、不仅要在机关人员“入口”这一环节上严格管理。

2、更重要的是加强机关的在职培训、教育。

（三）机关管理制度的科学化

第一，是客观层面。

第二，是微观层面

（四）管理方法与手阶段的科学化、现代化

1、元理论方法

是最基本的方法，是方法论，要以马克思主义的科学方法为指导

2、中介理论方法

或称专业理论方法，主要是管理科学理论及相关理论

3、技术手段

目前机关管理现代化的主要支持技术是电子计算机技术与通讯技术。

第四节电子政务与办公自动化

一、电子政务

（一）电子政务的涵义

1、什么叫电子政务？

所有电子政务，是政府政务荼和现代信息技术充分结合的产物，电子政务技术可以视为电子政务活动中所运用的技术的总称。

2、电子政务活动的组成

（1）政府内部的电子化和网络化办公。

（2）政府部门之间通过网络而进行的信息共享、实时通信和协调工作。

（3）政府部门通过网络进行的双向信息交流。

（二）电子政务的作用

1、积极推进电子政务，有助于提高政府管理的透明度。

2、积极推进电子政务，有助于提高公民的参政程度。

3、积极推进电子政务，有助于政府工作人员素质的提高。

4、有助于简化政府工作流程，优化机构组织结构。

二、办公自动化

（一）办公自动化的涵义及特点

1、什么叫办公自动化？

办公自动化，简称AO，它是运用计算机技术、通信技术、系统工程学，行为科学等学科的先进科学技术，将有关的事务活动交由办公设备来完成，并由这些设备与办公室工作人员构成人机信息处理系统。

2、办公自动化的特点：

第一，办公自动化是多学科的互相渗透，多种技术的综合运用。

第二，人机互补的信息系统

第三，信息增殖。

第四，安全性第一。

（二）办公自动化发展概况

第一阶段是单机系统时期，这是开发时期，大约在20世纪60—70年代中期第二阶段是局部网时期，这是大发展时期。

第三，阶段是办公自动化的成熟时期，光纤、卫星通星、多媒体等应用。

第四阶段是所有办公业务的高度自动化和智能化阶段。

我国的办公自动化起步较晚，发展较慢，大致可分为三个阶段。

（三）办公自动化的意义

首先，办公自动化的实现，使得办公效率大为提高。

其次，办公自动化必然强化办公行为的规范化。

再次，办公自动化系统中草药的决策支持系统是办公自动化的最高层次。

最后，办公自动化的实现，内在地促进了广大机关工作人员素质的提高。

思考题

一、解释概念

1、机关管理

2、会议管理

3、公务文书

4、档案

5、机关管理现代化

6、电子政务

二、问答

1、机关管理有哪些特点？有哪些任务？有哪些意义？

2会议有哪些作用？会议管理有哪些内容？

3、文书有哪些特点？公文管理有哪些原则？

4、搞好档案管理有哪些重要意义？有哪些基本原则？

5、机关总务后勤管理有哪些内容？有哪些基本原则？

6、电子政务有哪些作用？办公自动化有哪些意义？

三、论述机关管理现代化的特点、意义和内容，联系实际谈自己的看法。