来往函件记录表

与建设单位来往函件记录表

文件编号内容发文单位收文单位收文人签字时间备注

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建设单位来往函件记录表

报验监理资料记录表

工程部位轴线上报时间接收人备注

报验监理资料记录表

关于收发函件的管理规定

一目的为了规范公司收发函件的流程，提高工作效率，制定本规定。二适用范围本规定适用于骏龙地产公司收发内外部所有函件的流程管理。三函件分类及收发流程 1 外部来函 1.1 流程图： 1.2 流程说明：外部来函，包含集团各职能部门来函、来宝公司来函、其他公司来函。外部来函均统一由总经办资料员接收，加盖总经办备案章、存档后，由总经办资料员送达公司领导及相关部门。 2 对外发函 2.1 以骏龙公司名义对外发函 2.1.1 流程图： 2.1.2 流程说明：以骏龙公司名义对外发函，包含以骏龙公司名义对集团各职能部门、来宝公司、其他公司发函。该函件须使用公司对外发函统一格式，经地产常务副总、总经理审批后加盖公司公章，由总经办资料员加盖总经办备案章存档后，送达公司领导和相关单位。 2.2 以骏龙公司各职能部门名义对外发函 2.2.1 流程图： (见下页)

2.2.2 流程说明：以骏龙公司各职能部门名义对外发函，包含以骏龙公司各职能部门名义对集团各职能部门、来宝公司、其他公司发函。该函件经部门经理、地产常务副总审批后，由总经办资料员加盖总经办备案章存档后，送达公司领导和相关单位。 3 公司内部来往函件 3.1 流程图： 3.2 流程说明：骏龙公司内部来往函件，指骏龙公司各职能部门为推动工作开展而进行部门间发函。该函件经部门经理审批后，由该部门人员发至相关部门，同时递交总经办资料员盖备案章存档。四相关要求 1 函件收发人员应及时传递，函件，并确保函件送达相关责任人，同时要求相关责任人在发文登记表签字确认，发文登记表见附表一； 2 各发函主体部门负责跟踪落实函件所述工作事项，总经办备案并监督； 3 总经办资料员每周五汇总本周备案的所有函件及相关工作落实情况，报送常务副总。 4 本规定即日起生效，各部门须严格遵守，同时告各相关公司及职能机构知悉。

公司快递收发管理制度模板

公司快递收发管理制度模板为进一步规范公司快递物品的收发管理，节约公司快递成本，公司制定了收发快递管理规定。下面是公司收发快递管理制度的内容，欢迎参阅。 1、目的为进一步规范公司快递物品的收发管理，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，防止快递丢失，降低运行风险，公司特制定了本管理办法。 2、适用范围适用于全体员工。 3、定义 3.1快递物品：指公司及员工因工作和个人需要，接收或寄出的快递物品，包括信件、文件、资料，货物以及其他货品等。 3.2公司性快递件：指公司及员工因工作需要，接收或寄出的快递物品。 3.3非公司性快递件：指员工因个人需求，接收或寄出的快递物品。 4、职责与权责 4.1人事行政部：负责公司快递物品的接收分发和寄送审核管理。 4.2各体系/中心/部门负责人：负责对本部门的快递费用进行管控。 4.3全体员工：根据实际工作需求进行快递物品的接收和寄送。 5、快递件接收执行说明 5.1快递到达时由人事行政部前台进行签收并登记在《快递签收登记表》，人事行政部前台不承担验收责任。 5.2快递到达后必须在接到通知当天完成领取，周六、周日休息期接收的快递，次周一必须领取。 5.3无法确定具体接收人的快递件，外包装无破损，由人事行政部前台直接接收并根据具体内容拍照在群里进行全员通知认领。 5.4快递接收人须在《快递签收登记表》上签字接收，以备查验核对。 5.5除特殊情况外，如快递指定的接收人不在，原则上不得由他人代签。 6、快递件寄送执行说明 6.1员工根据工作需要，每日将寄送的快递按照要求正确至行政前台登记在《快递发送登记表》中。 6.2各部门发货人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠）。

包裹收发管理制度

1范围 1.1本制度规定了公司内各部门信件、包裹接收、寄送管理内容。 1.2本制度适用于公司各部门公务信件及业务往来包裹收发寄送的日常管理。 2职责行政部负责公司信件包裹收发的日常管理及寄送费用的审核、报批工作。 3引用标准反恐验厂《外来包裹信件检查程序》 4管理内容及方法 4.1外来信件包裹接收管理 4.1.1外来信件包裹由公司值班门卫负责接收，接收时应认真检查信件包裹的完好性，并查看包裹内是否有易燃易爆或其他违禁危险品，在确保信件包裹完好、安全的情况下及时转交收件人。 4.1.2门卫接收信件包裹时应办理好登记手续，认真填制《外来信件包裹检查登记表》，转交信件包裹时及时办理收件人签收手续，并将快递底单留底备查。 4.1.3值班门卫在接收信件包裹时，首先应确认是否是到付件，如是到付件，应及时通知收件人签字确认，并将签字确认的快递底单交行政部以便费用审核结算。 4.2信件包裹寄送管理 4.2.1供方选择行政部根据派送信件包裹的种类、寄送地、时效性及价格高低选择寄件供方，行政部及时了解快递市场的服务及价格行情，按照“货比三家”原则适时选择派送单位。 4.2.2公司付费件的种类 A、销售部：报关资料、签板确认样及客户样、内销宣传资料、与美国公司及福州公司往来样品及业务开展需要物资等。 B技术部：开发产品及配件的测试样。 C品管部：产品认证测试样及有关文件。 D行政部：与政府部门机关单位有关业务往来文件。 E、采购部：小宗物资采购提供的样品及资料。 F、公司高管层公务办理有关文件及资料等。说明：以上物件寄送面单上须有分管人员签字确认有效，原则上以上物件的寄送由公司付费，各部门本着节约费用开支的原则，在寄送时尽可能地与收件方协调办理到付。 4.2.3公司付费需要审批的信件包裹种类 A、销售部：内销提供给代理商的样品等。 B采购部：大宗物资采购提供给供方的样品及资料等。

工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项

工程项目部签章、来往函件起草、送达注意事项一、工程函件 (一)需要发函的几种情形 1．催告对方履行义务。如催甲方支付工程款，催甲方定材料品牌、材料价格，催甲方尽快审核结算书，催监理方或甲方进行验收等。 2．向对方提出意见、异议、建议。如对甲方的指令提出不同意见，对甲方函件有异议，或对监理工作、监理发文有意见等。 3．向对方提出请求、要求。如请求甲方给予支持，提前支付工程款，请求监理给予工作指导等。 4．向上级或主管部门汇报工作。如向上级公司汇报近期工作安排，向主管部门汇报工作等。 (二)几种主要函件的写法 1．催款函。催款函是用来催促甲方支付工程款的函件，在建设工程

中比较常见。首先，应注意函件名称要一目了然，应能准确反映函件内容，如“请尽快支付2007年5月进度款的函”，“请尽快支付工程款的函”；其次，函件内容要简练明确，应写明应支付时间、应支付的金额和应支付依据，如“根据合同约定，贵司应在年月日前支付上月进度款元，但贵司至今未支付”；再次，函件内容要反映相关事实，如只写催要款项，函件内容就比较单薄，建议可视情况写上催款过程，如“我司已于月日、月日发函至贵司催促”，如写因欠款已导致工程停窝工的情况等等；最后，要注意把握函件的语气，在双方关系比较良好的情况下，要注意催款函语气不要过于严厉，应真诚、恳切，避免矛盾激化。 2．催结算函。催结算函是用来催促甲方审核结算的函件，在建设工程中也比较常见。写催结算函应注意：首先，发函要及时，当发现甲方在约定的结算期限内没有完成时，应立即发催结算函；

其次，内容要全面，函中应对送审时间、送审价格描述清楚，如“年月日我司将结算书送交贵司，送审价元”，如己进行部分审价，则应对部分审价过程也作个描述；最后，观点要明确，应写明审价时限及依据，指出对方己违约，如合同约定有超出审价时间以送审价为准的约定，则应在函中写明，以送审价为准，要求对方按送审价支付工程款，切勿在此情况下又给予对方宽限期限，否则错过以送审价为准的最佳时机。 3．通知解除合同函。要求解除合同函是当合同约定解除事由出现或法律规定的解除事由出现时，一方向对方发出的通知解除合同的函件。施工人向对方发出解除合同函应注意：首先，发函要慎重，发函前最好征求律师意见，慎重考虑发函依据及发函可能造成的后果；其次，内容要有依有据，通知解除合同函应写明解除合同的合同依据或法律依据，还应写明解除合同的事由经过，写明因为该情况的发生所以才达到解除合同的条件；最后，要按照法定或约定程序，注意根据《合同法》第94条给对方宽限期，故若施工单位因甲方欠款要求解除合同的，应事先催告，给予对方合理的宽限期。

收发员

收发员试题()

一、判断正误 1、在机关、单位收发室内接收、分拣收进送出的文件、信函、报刊等一般称为内收发。（错误）。 2、接收报纸和刊物，应清点数量，对照报刊分发登记表上的总数量，查看是否够数。（正确） 3、文秘收发员小吴常常将信件带在身上，这样吃饭、上下班的时间也可以顺便做收发工作，大大提高工作效率。（错误） 4、文秘收发员工作做得好不好，直接影响文件、信函处理的工作效率，甚至会影响到整个机关、单位正常的工作秩序。（正确） 5、在日常收件程序中，平信只计数即可，没必要逐件登记。（正确） 6、收件登记薄的格式内容包括：来件单位、封皮编号、件数、发往单位、签收等项目。（错误） 7、信报箱的钥匙要由专人保管。（正确）

8、一般来说，收进的信件凡办理了签收手续都应进行登记，专人送来的信件，如未进行签收，则不须登记。（错误） 9、机要件签收必须有送件人的签字。（错误） 10、一般来说，封皮上写明“亲收”字样的信件，应该由收件人亲自签收，收发员不能代签收；封皮上写明“亲启”字样的信件，收发员可以代替收件人签收。（正确） 11、李师傅在签收信件时总是签写一个草书“李”字，这样简单快捷。（错误） 12、收发室每天收到大量信件，对信件分拣应分轻重缓急。应该首先将急件、机要件拣出登记，并随时递交给收件人或部门。（正确） 13、来件登记按外部标志登记即可，不需另行编号或加注其它标记。（正确） 14、收入件和发出件登记薄不可以通用，因为它们登记内容完全不同。（错误）

15、收发员签收之后，要马上进行分拣，再进行总登记。（错误） 16、对机密性极高或内容特别重要的文件，除了要有收文者个人的签名外，还应当加盖单位公章，以表示负责。（正确） 17、收发转交工作的原则是：急件立即转交，平件分批转交。（正确） 18、特急件在签收时一定要注明年月日。（错误） 19、对于私人挂号信、包裹单、汇款单等，可以随同公务信件一起登记，转交给收件人所在单位或部门，也可以通知收件人到收发室签收领取。(正确) 20、收发室向各部门转交信件时，要求收件人当场清点无误即可交接。因为是内部收发，收件人无需在“收入件登记薄”上签字。（错误） 21、外发信件登记，根据不同要求，可以采用联单式登记和薄册式登记两种方式。（正确） 22、外发的机要件和专人投送的信件，应采用薄册式登记，即用“发出件登记薄”进行登记。（错误）

重要往来函件如何投递和签收

重要往来函件如何投递和签收问题一：如何投递涉及重大经济利益的文件？相关文件规定：“与合同有关的通知、批准、证明、证书、指示、要求…….等均应采用书面形式……均应在合同约定的期限内送达指定地点和接收人，并办理签收手续”。而在实际中，利益相关方为了逃避责任，往往会拒绝签收文件，造成文件无法送达。一旦发生诉讼，如果我方不能证明曾发送过相关文件，将可能承担诉讼时效已过等不利法律后果，因此在工作中，尤其是涉及到重大经济利益的文件，一定要注意保留投递及发送文件的证据，从而使对方拒签文件的目的无法实现。法律支招 1、可以通过快递的方式寄送相关文件，在快递单上写清楚邮寄文件的名称和份数（务必通过邮局寄送，在快递单上保留邮戳），同时向邮局要快递的回执（即签收复印件）或者在EMS网站上打印邮件跟踪查询记录（需让邮局盖章），这样就有了发送文件原件、快递单、签收复印件或查询记录等三份证据，注意妥善保管这三份证据，公司有专门档案室的，需存至档案室，以备诉讼时使用。 2、可以通过投递挂号信并公证的方式，也就是在寄挂号信的同时办理公证。首先挂号信有一个挂号凭证，办理了公证就有了一份公证书，把这两份证据一并留存，和上面的方式具有同样法律效力。问题二：如何签收对我方明显不利的文件？涉及到违约金索赔、费用支付、工期顺延、工程签证等关系重大

经济利益的文件，一字千金，所有往来文件，应严格审查，明白其意思，绝不能轻易签字。法律支招 1、如果签收文件时，对相应内容不确定或不认可，可以签“已收到，已看到”等，绝不要仅仅签署名字，因为签字一般会被视为对内容的认可。也可以在签收文件时，表示反对意见，如在文件上注明：“对某某部分表示认可，但在某问题上，不予认可，应该是…….”等，如果对这一问题不能轻易下结论，那么应该注明：“此文件已收到，但其中某某问题，需要进一步核实商讨”。 2、如果收到对方发来的对我方不利的文件，是快递形式的或者是需进一步反驳对方意见的，应该及时回函并保留发文凭证，明确表示自己的反对意见。 3、如果确实不慎签收了对我方不利的文件，应及时向对方提出异议，明确表示自己的反对意见，如果构成显失公平或重大误解，应及时请求人民法院或者仲裁机构撤销相应文件。

收发员试题

收发员试题 Document number【SA80SAB-SAA9SYT-SAATC-SA6UT-SA18】

10、一般来说，封皮上写明“亲收”字样的信件，应该由收件人亲自签收，收发员不能代签收；封皮上写明“亲启”字样的信件，收发员可以代替收件人签收。（正确） 11、李师傅在签收信件时总是签写一个草书“李”字，这样简单快捷。（错误） 12、收发室每天收到大量信件，对信件分拣应分轻重缓急。应该首先将急件、机要件拣出登记，并随时递交给收件人或部门。（正确） 13、来件登记按外部标志登记即可，不需另行编号或加注其它标记。（正确） 14、收入件和发出件登记薄不可以通用，因为它们登记内容完全不同。（错误） 15、收发员签收之后，要马上进行分拣，再进行总登记。（错误） 16、对机密性极高或内容特别重要的文件，除了要有收文者个人的签名外，还应当加盖单位公章，以表示负责。（正确） 17、收发转交工作的原则是：急件立即转交，平件分批转交。（正确） 18、特急件在签收时一定要注明年月日。（错误） 19、对于私人挂号信、包裹单、汇款单等，可以随同公务信件一起登记，转交给收件人所在单位或部门，也可以通知收件人到收发室签收领取。(正确)

《快递收发管理办法》

关于发布《快递收发管理办法》的通知【集团-人力行政-2017-制度-020】各体系、各中心、各区域：为进一步规范公司快递物品的收发管理，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，公司特制定了本管理办法。该制度自发布之日起实施。附件：《快递收发管理办法》人力行政中心 2017年6月9日主送：各体系、各中心、各区域抄报：总裁、副总裁主办部门：人力行政中心联系人：电话：

快递收发管理办法 1、目的为进一步规范公司快递物品的收发管理，确保公司快递、信件的收发工作及时、准确，公司特制定了本管理办法。 2、适用范围适用于全体员工。 3、定义 3.1快递物品：指公司及员工因工作和个人需要，接收或寄出的快递物品，包括信件、文件、资料，货物以及其他货品等。 3.2公司性快递件：指公司及员工因工作需要，接收或寄出的快递物品。 3.3非公司性快递件：指员工因个人需求，接收或寄出的快递物品。 4、职责与权责 4.1人事行政部：负责公司快递物品的接收分发和寄送审核管理。 4.2各体系/中心/部门负责人：负责对本部门的快递费用进行管控。 4.3全体员工：根据实际工作需求进行快递物品的接收和寄送。 5、快递件接收执行说明 5.1快递到达时由人事行政部前台进行签收并登记在《快递签收登记表》，人事行政部前台不承担验收责任。 5.2快递到达后必须在接到通知当天完成领取，周六、周日休息期接收的快递，次周一必须领取。 5.3无法确定具体接收人的快递件，外包装无破损，由人事行政部前台直接接收并根据具体内容拍照在群里进行全员通知认领。 5.4快递接收人须在《快递签收登记表》上签字接收，以备查验核对。 5.5除特殊情况外，如快递指定的接收人不在，原则上不得由他人代签。 6、快递件寄送执行说明 6.1员工根据工作需要，每日将寄送的快递按照要求正确至行政前台登记在《快递发送登记表》中。 6.2各部门发货人自行清点及打包好物品(发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠)。

公司往来公函模板说明

文件编号版本/版次制定日期页数
ZD-XZ-002-2010 A/0 2010-5-31 1/1
性等
质级
重要一般 2010-6-1 已落实
生效日期跟进情况
Interoffice Correspondence 内部公函
To From Cc: Date Sub. 呈由抄送日期事宜 : : : : : 总经理行政办公司各部 2010-05-31
公司对外、内部行文标准格式说明
公司对外、内部行文标准格式说明
1、文件标题为三号黑体字； 2、文件编辑字体为宋体，字号为小四号，行距约在 23 磅左右； 3、文件及部门编号：部门名称采购部财务部行政办工程部销售部文件编号 CG-001-2010 CW-001-2010 XZ-001-2010 GC-001-2010 XS-001-2010 文件编号说明 ZD-制度 BB-报表 TZ-通知 JH-工作计划与工作总结 FA-营销方案 SB-社保 SQ-申请 SM-说明 4、文件的编号原则： ①ZD-XZ-003-2010 其中 ZD 表示制度，XZ 表示部门，003 表示文件连号，2010 表示制定年号。 ②若本文件内容需发生修订时，则该文件版本版次应更改为 A/1 或 A/2??./5，经 5 次变更后，需将版本版次变更为 B/0，关依此类推。
新增部门以行政办另出部门编号为准。
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③各大部门的分管部门文件编号在部门编号后加注分部门的拼音代码：如财务部分管的采购部，文件编号为：CW-CG-001-2010。 5 、内部行为标题一律用 “ Interoffice Correspondence 内部公函 ” 对外文件用， “Correspondence 往来函件” 。 6、各部对外往来函件复印件及电子版一律在行政办备案存档。 7、文档性质填写为秘密、重要、普通。 8、文档等级填写为加急、急、一般。 9、跟进情况填写为未落实、继续跟进、已落实。
Prepared by
Approved By
行政办副主任
副总经理
Approved By
总经理
签收部门：签收人：签收时间：
采购部
工程部
销售部
财务部
行政办
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对外函件管理办法

对外函件管理办法对外函件管理办法 FX/QG-FW 201505-05 第一章总则第一条为促进对外函件制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保函件的合法性，防范法律风险，维护公司的合法权益，制定本办法。第二条本办法所称对外函件，指集团及各单位在经营管理过程中与权利义务相对方、政府机关、司法机关、社会公众等之间形成的以纸质或电子方式为载体的往来书函、公文等，包括：各种承诺、表格、数据、文字、单位证明、报告、情况说明、单位介绍等。第三条本办法适用下列对外函件： 1.政府职能部门往来文函：一类：不涉及权利义务的文函；关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报、报告；二类：除一类函件外的，费用减免、政策优惠、资金扶持文函及其他文函；三类：对行政处罚的回复、答辩、申诉等； 2.司法文书：一类：司法文书的签收及送达；二类：所有司法文书及相关请示报告、情况说明； 3.客户往来文函：一类：按集团规定范本和内容签发的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等；对客户利益主张及要求，按集团颁发的标准内容进行的书面回复；二类：楼书、要约（招商）书；广告推广资料；客户索赔事件。三类：非集团规定范本的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等。 4.合同相对方往来文函：一类：一般工作联系函，如通知、催告函、知会函、邀请函等；二类：我方律师函、解除函及对方律师函、解除函的回函；合同履行变更、异议、中止等文书（工程合同履行过程中的变更、签证按房产事业部专项制度执行）；中介机构鉴定文书等。 5.各类外部委托、授权文书。

第二章收函、发函及复函第一条职责（一）综合部：接收、登记函件，按照函件内容分发相关部门/责任人，发函，复印，存档。（二）经办部门/责任人：上报函件内容，填写《函件处理申报表》并出具初步处理意见，草拟函件，填写《函件审批责任单》，按审批意见执行。（三）法务中心：审查函件，出具法律意见。（四）子公司董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。（五）事业部总经理：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。（六）集团分管领导：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。（七）集团董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。第二条流程（一）收函流程：综合部收函→登记台账→分发→经办部门/人上报→子公司董事长审查→法务中心出具意见 →事业部总经理审阅、审批（按权限）→集团分管领导审阅、审批（按权限）→集团董事长审批（按权限）→经办部门执行→登台帐→函件原件、批件经办部门存档（二）发函流程：经办部门/人拟稿→法务中心审查→子公司董事长审查、审批（按权限）→事业部总经理审查、审批（按权限）→集团分管领导审查、审批（按权限）→集团董事长审批（按权限）→经办部门执行→综合部或指定专人送达、邮寄→登台帐→批件、函件复印件、发送回执存档说明：本条款未列明事项，按照《印鉴使用管理办法》审批权限执行。第四条收函、发函、回函要求 (一)未按流程、审批权限办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/项的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-20%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。 (二)重大函件应当在签收当日分发相关部门。未按要求办理，未造成损失的，处相关责任人500-1000元/条的罚款，其中，经办人承担70%，主要领导承担30%；造成损失的，由相关责任人赔偿损失金额的10-30%，并处2000元以上的罚款，其中，经办人承担70%，单位主要领导承担30%。

信件、快递、包裹、报刊收发管理制度

GB6017.1-20起重机械安全规程-第1部分信件、快递、包裹、报刊收发管理制度一、目的：规范公司信件、快递、包裹、报刊收发操作，提高办事效率，使公司内部更加方便快捷的接收信件、包裹，确保信件安全。二、适用范围：所有来往信件、快递、包裹、报刊。三、职责：物业公司前台负责(周一到周五)信件、快递、包裹的签收和发放，物业公司值班保安负责(周六、周日及节假日)信件、快递、包裹、报刊的签收，周一交由前台负责统一登记发放。四、接收与发放程序 1.所有公司来往信件、快递、包裹、报刊，均由前台和值班保安负责签收，须付费的由接收人本人负责签字确认后方能签收。 2.邮递员送来的信件、快递、包裹、报刊要检查有无开封或破损，如有开封或破损,让邮递员签字及收件人确认证明。 3.前台和保安值班人员，收到信件、快递、包裹、报刊后，先分类登记（信件、快递、包裹、报刊登记表），然后由前台通知各部门人员领取。 4.非信件、快递、包裹、报刊、接收人来领取信函/物件时，前台应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实，并做好记录。 5.需要以公司名义寄出公函、快递时，请填写《寄发快递审批单》（见附件），每天下午五点钟以前将须投寄的公函、快递、包裹等交予前台，并填好信息，由前台做好审核后，联系快递公司统一发送，并保存好寄送凭证，于月底交予行政部以便核对费用并结算。 6.需要寄发私人信件、快递、包裹、报刊时，请自行联系快递公司，自行

寄出，不允许以公司名义寄发。 7. 前台和保安室收到信件、快递、包裹、报刊后应及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究当事人责任。五、本制度由行政部制订，并负责解释。六、本制度自公布之日起实行。保罗生物园科技股份有限公司行政部 2013年11月20日

给客户的函件

给客户的函件 Corporation standardization office #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8

公函 ______公司：尊敬的客户，您好!首先祝您生意兴隆！财源广进。国家税务总局下发了通知（国家税务总局关于开展增值税专用发票存根联滞留专项核查工作的通知（国税函〔2006〕1277号）），对增值税专用发票存根联滞留票开展了专项核查（存根联滞留票是指销货方已申报而购货方超过90天未认证抵扣进项税，稽核系统内有存根联数据而无相对应抵扣联数据的增值税专用发票）。通过核实购货方增值税一般纳税人未认证抵扣进项税的原因，检查其是否存在隐瞒销售收入的问题。据此，敬请贵公司在90天认证期内及时认证抵扣增值税专用发票，因各种原因超过90天认证期没有抵扣的增值税专用发票将在金税工程稽核系统中形成滞留票，税务部门将对购销双方滞留票进行专门检查，会增加各方的业务工作量并面临处罚。另请协助我公司财务人员办好增值税专用发票交接签字手续，以免遗失。根据国家税务总局关于修订《增值税专用发票使用规定》的通知及其补充通知规定，因开票有误购买方拒收专用发票的，购买方应出具写明拒收理由、错误具体项目以及正确内容的书面材料（我公司已据此拟定标准格式的《发票开具错误拒收证明单》，需用时请盖贵公司公章），主管税务机关审核确认后出具通知单，我公司才能开出红字增值税专用发票，否则税务机关不允许开出红字增值税专用发票。同时因税务机关对红字发票开具时限的要求很严格，请贵公司在办理错票重开时提供的加盖贵公司公章的《发票开具错误拒收证明单》以及退货时办理的贵公司主管税务局开出的《开具红字增值税专用发票通知单》请尽快交给我公司财务人员。因税务机关审核和票据传递的原因，最好不要超过60天，根据广东省深圳市对关于修订《增值税专用发票使用规定》的补充规定的解释文件，增值税专用发票超过认证期的一律不得开具红字发票，（错票重开同时须退回我公司原发票发票联、抵扣联）。在办理增值税专用发票冲红或重开时，购买方因自身原因造成超过国家税务总局规定时间的，造成的发票票面金额的17%的增值税损失由购买方自行承担。超过90天未抵扣的增值税专用发票造成的税金损失由客户自行承当。按国家税务总局的安排，增值税普通发票即将纳入税控系统管理，请加强普通发票的签收管理，具体操作办法我公司届时将再次告知。特此通告，多谢合作!。致：礼！创维集团（中国区域）营销总部年月日

信件、快递、包裹、报刊收发管理制度

信件、快递、包裹、报刊收发管理制度一、目的：规范公司信件、快递、包裹、报刊收发操作，提高办事效率，使公司内部更加方便快捷的接收信件、包裹，确保信件安全。二、适用范围：所有来往信件、快递、包裹、报刊。三、职责：物业公司前台负责(周一到周五)信件、快递、包裹的签收和发放，物业公司值班保安负责(周六、周日及节假日) 信件、快递、包裹、报刊的签收，周一交由前台负责统一登记发放。四、接收与发放程序 1.所有公司来往信件、快递、包裹、报刊，均由前台和值班保安负责签收，须付费的由接收人本人负责签字确认后方能签收。 2.邮递员送来的信件、快递、包裹、报刊要检查有无开封或破损，如有开封或破损,让邮递员签字及收件人确认证明。 3.前台和保安值班人员，收到信件、快递、包裹、报刊后，先分类登记（信件、快递、包裹、报刊登记表），然后由前台通知各部门人员领取。 4. 非信件、快递、包裹、报刊、接收人来领取信函/物件时，前台应仔细核对、通过电话等方式确认授权委托是否真实，并做好记录。 5. 需要以公司名义寄出公函、快递时，请填写《寄发快递审批单》（见附件），每天下午五点钟以前将须投寄的公函、快递、包裹等交予前台，并填好信息，由前台做好审核后，联系快递公司统一发送，并保存好寄送凭证，于月底交予行政部以便核对费用并结算。 6. 需要寄发私人信件、快递、包裹、报刊时，请自行联系快递公司，自行寄出，不允许以公司名义寄发。

7. 前台和保安室收到信件、快递、包裹、报刊后应及时分发，不得积压，造成信件延误或遗失按有关规定追究当事人责任。五、本制度由行政部制订，并负责解释。六、本制度自公布之日起实行。保罗生物园科技股份有限公司行政部 2013年11月20日

邮件快递收发管理制度

公司邮件快递管理制度一、目的为了规范邮件快递的管理，避免造成公司资料的丢失及浪费，制订本制度。二、适用范围适用于公司各部门邮件快递的收发、登记及保管等工作。三、责任公司邮件快递的收发、登记及保管工作由行政部指派专人统一进行。《四、管理方式（一）投递管理 1、收发管理人员接到邮件快递应及时通知快递公司人员取件；需要外出邮寄的邮件快递，应及时安排人员进行外出邮寄。 2、寄件人对邮寄的邮件快递应自行包装或由快递公司进行包装，告知收发管理员快递是否紧急，清楚详细填写收件人的具体资料，如收件人名称、地址、联系方式、付费方式和邮寄方式等，避免资料填写不清楚不详细而被延误或退回，如上述原因产生的费用由寄件人自行承担。 3、收发管理人员应要求寄件人在《邮件快递发送登记表》（附件一）上进行登记，登记内容包括：日期、寄件人姓名、邮件快递号码、收件人名称、收件人地址及联系方式等，便于以后查询。 4、重要邮件快递，收发管理人员应保留回单。（二）收件管理 1、邮件快递公司派送到我公司各部门的邮件快递由收发管理人员在检查邮

件快递的外观情况后统一签收。 ) 2、需要外出领取的邮件快递，收发管理人员应及时安排人员外出领取。外出领取的人员应检查邮件快递的外观情况。 3、收发管理人员接到邮件快递后在《邮件快递签收登记表》（附件二）上进行登记，登记内容包括：日期、收件人、邮件快递编号、发件人名称、地址和联系方式等。 4、收发管理人员登记完毕后通知收件人进行领取，收件人在《邮件快递签收登记表》进行登记领取。 5、如没有具体收件人的或收件人不详，由收发管理人员统一进行保管；如涉及相关部门的资料，则发送各部门，由部门负责人签字确认。五、费用 1、公司业务范围内收发的邮件快递，由公司承担费用；私人事情收发的邮件快递自行承担费用。 2、对于倒付的邮件快递，公司业务范围内的邮件快递，由公司承担费用；私人事情的邮件快递自行承担费用。 3、收发管理人员每月应将《邮件快递费用清单》（附件三）报行政部主管审核签字后报总经理审批签字，要求邮件快递公司根据《邮件快递费用清单》的数据提供相应的发票，然后由财务部根据《邮件快递费用清单》和发票付款。 % 六、本制度自发布之日起生效。

公司报刊邮件函电收发制度模板

公司报刊邮件函电收发制度模板三、公司报刊邮件函电收发制度第一条全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电等由公司收发室负责收发。第二条外发函电要求。 1. 各部门因公需外发函、电,经办人员应于每天下午XX点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。 1

资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。 2. 每天下午XX点以前，公司收发室应将当日外发函、电清点,累计送交邮局寄发。表23-3信函寄发记录表业务类公共关系匚采购类总务类口匚第三条外来邮件管理 1.外来邮件一律公司收发室签收分发 2．凡挂号、纸包、包裹单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。 3．一般公启函、电和公司内职工私人信件, 由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。 4．私人不明平信一律放到( 信架) 信袋内, 由个人自取。 2

资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。 5．不论公私邮件, 收发室应随到随清, 及时分发, 不得丢失损坏, 搁置延误对; 国外来函应检查封口、邮戳, 如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收, 并向邮局反映查明原由。 6．凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人, 在收发室通知发出后, 应随即到收发室领取邮单, 并及时去邮局取款取件。超期罚款收发室概不负责。第四条报刊订购与收发 1．报刊订购 ( 1) 订购时间: 上半年; 下半年。 ( 2) 订购手续: 不论单位和个人, 均需先到收发室查阅报刊目录, 再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价, 确认无误后, 当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外, 还须填写报刊分发清单, 详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人。 2．报刊收发 ( 1) 收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点, 发现有差错应及时登记并要求补缺退任。 ( 2) 收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发、不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为XX小时，任何人不得进入收发室。 3

公司快递收发管理制度

公司快递收发管理制度第一章总则第一条目的：为规范公司收、发快递管理，防止快递丢失，控制物流成本，确保公司快递的收发工作及时、准确、高效，特制度本制度。第二条适用范围：公司全体员工。第三条管理原则：规范管理、责任明确、成本控制、严格登记，定期核查。第四条相关定义：本文件所指的快递件包括：公司性快递件、非公司性快递件（私人件）。（一）公司性快递件：指公司及员工因工作需要，寄送或接收到的快递物品，包括信件、文件资料，货物以及其他货品，可以使用公司月结方式收寄物品，费用由公司承担。（二）非公司性快递件：员工因个人需求，寄送或接收到的快递物品，产生的费用由员工个人承担，严禁使用公司月结方式付款。第二章管理职责第五条管理部门：行政部管理公司月结账号，是公司快递收发管理部门，前台为具体执行岗位，负责公司快递物品的接收、分发登记管理，核实查验等工作，行政人员每月对快递费用进行核对，同时行政部对员工以公徇私的快递行为进行罚款及通报批评。第六条需求部门：各部门为公司性快递件的使用需求部门，根据部门的实际工作需要采用公司月结付款的快递方式收寄快递，收寄责任人需配合前台行政安全员对收寄的物品进行核实查验，私人快递件严禁使用公司账号收寄付款。第七条责任人：收寄人为快递收发过程的责任人，需要对公司性快递件的完整性、真实性负全部责任，以公徇私的快递行为将按照本文件相关责任条款进行罚款和

通报批评。第三章管理细则第八条寄件管理（一）员工寄送公司性快递，需实名制填写寄件信息，将快递单据交由前台，并用正楷字清晰填写《顺丰寄件登记表》，其中寄件人部门、姓名、收件人、收件地址、所寄物品、快递单号必须详细填写以备核查；未经登记、错误登记或登记不完整者，前台有权要求当事人补完善，对于无故拒不按要求填写，前台有权拒发该快递。（二）寄件人将需寄发的公司性物件备齐，与快递单一起放至前台核查，前行政安全员进行签字确认。若因配件较重等原因需快递员直接到办公区或仓库取件的，寄件人必须安排一人陪同前往，禁止快递员独自前往处理。（三）行政部负责快递费用的月度核销与存根保管（保管期限为半年），核销时将快递公司的对账单、签收登记表、底单和发票一同交予财务部，归属各部门的邮递费用，纳入部门的成本费用。（四）严禁使用公费寄送私人物品，一经发现将予以处罚和通报批评，处罚标准为所寄物品标准邮寄费的10倍金额。第九条收件管理（一）前台负责快递的（代）签收工作。快递员登记填写《快递签收单》，前台收到快递后，按照快递公司进行分类，并及时通知员工前往领取，员工领取确认签字。（二）接收快递时，前台需对快递进行安全检查，对可疑快递一律拒收，未经收件人同意，前台不得私自拆开快递。（三）公司性到付快递由前台通知收件人本人签收，到付件费用统一由公司月结支付，员工在领取快递时需在《顺丰到付件记录表》中签字确认并知悉部门负责人，备注填写到付快递物品名称，配合前台监督核查。非公司性快递件到

收发员试题

文秘收发员考试试题一、判断正误（每小题0.6分，共18分） 1、在机关、单位收发室内接收、分拣收进送出的文件、信函、报刊等一般称为内收发。（）。 2、接收报纸和刊物，应清点数量，对照报刊分发登记表上的总数量，查看是否够数。（） 3、文秘收发员小吴常常将信件带在身上，这样吃饭、上下班的时间也可以顺便做收发工作，大大提高工作效率。（） 4、文秘收发员工作做得好不好，直接影响文件、信函处理的工作效率，甚至会影响到整个机关、单位正常的工作秩序。（） 5、在日常收件程序中，平信只计数即可，没必要逐件登记。（） 6、收件登记薄的格式内容包括：来件单位、封皮编号、件数、发往单位、签收等项目。（） 7、信报箱的钥匙要由专人保管。（） 8、一般来说，收进的信件凡办理了签收手续都应进行登记，专人送来的信件，如未进行签收，则不须登记。（） 9、机要件签收必须有送件人的签字。（） 10、一般来说，封皮上写明“亲收”字样的信件，应该由收件人亲自签收，收发员不能代签收；封皮上写明“亲启”字样的信件，收发员可以代替收件人签收。（） 11、李师傅在签收信件时总是签写一个草书“李”字，这样简单快捷。（） 12、收发室每天收到大量信件，对信件分拣应分轻重缓急。应该首先将急件、机要件拣出登记，并随时递交给收件人或部门。（） 13、来件登记按外部标志登记即可，不需另行编号或加注其它标记。（） 14、收入件和发出件登记薄不可以通用，因为它们登记内容完全不同。（） 15、收发员签收之后，要马上进行分拣，再进行总登记。（） 16、对机密性极高或内容特别重要的文件，除了要有收文者个人的签名外，还应当加盖单位公章，以表示负责。（） 17、收发转交工作的原则是：急件立即转交，平件分批转交。（） 18、特急件在签收时一定要注明年月日。（） 19、对于私人挂号信、包裹单、汇款单等，可以随同公务信件一起登记，转交给收件人所在单位或部门，也可以通知收件人到收发室签收领取。( ) 20、收发室向各部门转交信件时，要求收件人当场清点无误即可交接。因为是内部收发，收件人无需在“收入件登记薄”上签字。（） 21、外发信件登记，根据不同要求，可以采用联单式登记和薄册式登记两种方式。（） 22、外发的机要件和专人投送的信件，应采用薄册式登记，即用“发出件登记薄”进行登记。（） 23、严禁在办公业务系统中存储、处理、流转“三密”件。（）

关于规范公司收发传真、快件等文件的通知

关于规范公司收发传真、快件等文件的通知各部门：为进一步规范公司收发传真、快件等文件的管理，保证各类传真、快件和其他各种文字资料的及时、畅通、安全处理，现将具体事项通知如下：一、各部门发送公司级别的传真文件，须按照统一格式（见附件1）经各部门负责人批准，综合管理部审核、送公司主管领导签发后，由综合管理部登记、发出，并将原件留存。无特殊原因不允许以部门行为发送涉及公司级别的传真文件。二、各部门发送的部门传真，经各部门负责人批准后，由各部门发出并做好登记和留存工作。三、经部门接收的重要传真，由部门文书或事务员登记，并报部门负责人签批，送公司领导或公司有关部门，并留存原件。四、公司收发快件由综合管理部登记，并报相关人员签

批后收发。五、公司各部门对外收发的其他文件、函电应及时进行登记。凡挂号、快件等传递时必须签字。特此通知附件：1.传真文件格式 2.传真收发登记表 3.函件接收登记表 4.快件发出登记表 5.快件接收登记表二〇一一年十一月六日附件1

公司 Co.,Ltd 地址：邮编：电话：传真：收件人（TO）：拟稿人(FROM)：联系电话（TEL）：页数(PAGES)：共页联系传真（FAX）：日期（DATE）：年月日抄送（C.C.）：签发人(SIGNED BY)：发文编号(REF)：事由（SUBJECT）： □□□：（主送单位或姓名） □□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。（正文）二〇一一年月日（盖章）

信函快件收发管理规定-模板

信函快件收发管理规定 1.目的 1.1.为规范公司及个人信函快件的管理，保证其收发的快速、准确，特规定如下。 2.适用范围 2.1.公司及个人所有信函快件的管理。 3.职责管理机构 3.1.公司办公室负责信函快件的收发管理工作，进行公司及个人信函快件的寄送、收件、登记、分发等工作。 4.管理要求 4.1.外来信函及快件，由公司办公室统一收件，并在当天进行登记分发，建立好台帐。 4.2.信函快件不论公私都应随到、随收、随登、随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误。 4.3.收发员根据收件的内容，确定实际收件人，在《信函快件签收登记表》上登记收件信息后，由实际收件人签收。 4.4.实际收件人临时外出或出差的，应先电话通知,在其回到公司后及时送达本人，不得延误。 4.5.汇款单、包裹单、货运单等时效性较强的单据凭证，在收件后应立即登记分发，实际收件人签收后，如未能及时取款取件，造成超期罚款的，由实际收件人自己承担；若因为收发员未能及时分发，以致延误造成损失的，由收发员承担费用。 4.6.对公的信函快件应及时拆封，根据函件内容报对应的分管领导批示处理，并在登记表上记清内容摘要，实际收件人在签收时应确认清楚，以免造成错发误发或扯皮现象的发生。 4.7.重要信件、国外来函在收件时应检查封口、邮戳及包装是否完整，内容、附件是否齐全，如发现问题应及时向来文单位查询并采取相应措施。 4.8.涉及公司行政决定、司法判决、律师函件、司法案件、行政处罚、费用征收等信函应及时报公司董事长阅批后,交办公室主任办理，与知识产权有关的上述信函，交由知识产权办公室办理。 4.9.收发员在信函快件的分发过程中，因保管不慎导致丢失的，应赔礼道歉、积极寻找；如造成经济损失，则由办公室主任协调赔偿。

往来信件管理制度

往来信件管理制度一、来信管理 1、信件分类（1）依据重要性，信件一般分为限时信件，附有支票等重要文件的信函，公司、机构的其他部门来函，亲启信函，报刊、杂志，商品目录及其他广告宣传资料，包裹等。（2）对于报刊杂志、商品目录和邮购广告，除与主管有直接关系之外，一般由办公室人员处理。这类信件数量大，主管无暇一一过目，办公室人员可做重点报告，或者用红笔将有关事项勾出，以便主管参阅。（3）对于亲启信函，除主管有指示可以拆开之外，办公室人员不应拆开注明“亲启”的信件。如误拆，应立即封妥，并注明“误拆”字样。 2、拆信或拆包裹（1）拆信。拆信前，应先将信在桌子上轻敲，使信内的物品落在底部，以免拆时受损。拆信后，必须注意下列事项。查看信纸上的地址是否与信封上的相同，如果不同，以信封为准，故信封必须保留。查看信上是否有写信人的姓名，并对照信封，找到写信人的姓名。查看信件是否被耽误，可从邮戳及信上注明的日期中作出判断。耽误的原因可能是写信人在写好信后并未立即寄出，或由于邮局耽误所致。查看信上提到的附件是否附上。如果未附上，在信上注明“缺附件”，并保留信封。如果附有支票或汇票时，应该对金额是否相符，并在信上注明“核对无误”；如果有差错，要注明。信封上的邮戳有时可作证明用，因此信封需妥善保存。可在信封上盖收信日期章，依收信日排列，直到确认信件已无用后再一起销毁。（2）拆包裹。拆包裹时可用刀子或其他工具，须注意包裹里面是否附有信件或其他文件。如果是订购的东西，可与订单核对，看物品是否正确无误，确认后填写“核对单”交财务部门，并通知相应部门物品已收到。（3）其他。拆刊物时应先请求上级领导如何处理刊物。领导一般会让办公人员先看一遍，然后夹上便条注明主管想看的文章，并标明页数。随着办公人员工作经验的增加，可在阅读文章时标出重点，以便领导查阅。