酒店采购部组织架构与职责

酒店采购部组织架构与职责

1.0 总则:

采购部的工作方针是“保证物资供应，配合经营管理”;工作原则为“周全计划，主动采购，配合管理”。即要求采购部要抓好工作，保证一线部门物资供应;抓紧市场，为宾馆开源节流;抓住信息，协助一线部门提高服务质量。采购部主要负责宾馆日常物资的采购供应、仓库管理及进口物资的批文报批、报关、计量器具送检和设备台帐管理工作。采购部的采购工作应在遵守国家有关法律法规的前提下开展。工作分配必须合理，工作理念必须清晰，工作制度必须严明。

2.0 组织管理架构

2.1 采购部组织管理架构如下

2.2 岗位设置

2.2.1 经理：正经理一名。

2.2.2 主管：主管一名。

2.2.3 领班：领班三名。

2.2.4 采购组：设采购员四名(含领班一人)

2.2.5 仓库组：设仓库管理员七名，电脑记帐员三名(含领班二人)。

3.0 岗位职责

3.1 经理

3.1.1 直接对总经理负责，主持采购部的全面工作，确保各项采购任务的顺利完成。

3.1.2 总结部门年度、季度、月度工作，统筹策划和落实部门年度、季度、月度工作计划。

3.1.3 主持大宗商品订货的业务洽淡，检查合同的执行和落实情况。

3.1.4 协调采购部与经营部门间的矛盾。

3.1.5 要求和教育采购人员忠于职守，严格执行宾馆的各项规章制度，遵纪守法，对申购货物必须货比三家，做到购进的货物价廉物美。

3.2 主管

3.2.1 协助经理做好各项采购工作，经理不在时，负责完成经理的任务。

3.2.2 协助经理主持大宗商品订货的业务洽谈，并亲自和采购员跟进合同的执行和落实情况。

3.2.3 协助经理制订项工作计划，做好工作总结。

3.2.4 熟悉管辖内商品名称、规格、质量、数量的要求。

3.2.5 负责监督管辖范围内商品采购渠道和购买价格控制。

3.2.6 负责办理采购部自用车辆的各项办证手续、年审手续、车辆的保养。

3.3.7 负责计量设备台帐的管理。

3.3领班

3.3.1 负责执行鉴督所辖采购组的日常采购工作，并将有关情况理汇报。

3.3.2 分配好各项采购工作，掌握工作的完成情。

3.3.3 熟悉物资的仓储量，及时组织采购员作适量采购。。

3.3 4 负责带领采购员完成各项采购工作，并将有关市场信息反馈

3.3.5 负责教育采购员熟悉各种物资名称规格用量以及一线部门对物资的使用要求。

3.4采购员

3.6.1 熟悉和掌握采购物品质量要求(名称、数量、型号、规格、价格行情、生产日期)确保符合使用要求和GB。

3.6.2 为保证合理的货物仓储量，防止积压变质造成浪费，要求采购员采购前必须根据各用料部门的用料周期和数量，做好采购计划。

3.6.3 对于申购货物，必须根据物品仓储量要求(盘存情况)，确定仓库无存货或数量不足后才认购。

3.6.4 到物料使用部门了解物料的使用情况，及时调整采购计划。

3.6.5 多走市场，了解市价格信息，及时调整采购价

3.6.7 严格遵守财务制度，购进的一切货物必须单证清楚、齐全经仓库验收确认，由电脑记帐员开出入库单(财务联)，经本人签名确认，交采购部经理、财务部经理、主管副总签名批报帐。

3.6.8 凡使用车辆工作的，出车前需做好各项例行安全捡查工作，确保行车安全。

3.7仓库管理员

3.7.1 遵守仓库管理规定和仓库消防管理制度，严格按照物品验收质量标准进行货品验收工作。

3.7.2 熟悉掌握宾馆使用的货物名称、质量要求、规格型号、使用数量。

3.7.3 了解货物的仓库储存量，避免因仓储量大做成货品积压。

3.7.4 及时做好仓储物品申购计划，确保领用需求。

3.7.5 接受采购员有关货物、品种、规格、数量的询问，主动与采购组做好沟通工作。

3.7.5 对于各种原因导致积压的货物，应及时通知采购部经理。

3.8 电脑记帐员

3.8.1 负责办理仓库物品的进、出登记。

3.8.2 负责对仓管员验收确认后的货品(送货清单)进行办理入库手续。

3.8.3 遵守仓库管理规定，配合财务部完成相关财务报表。

4.0支持性文件

《仓库管理规定》

《仓库消防安全制度》

《车队出车程序》

《物品验收标准》

《采购过程控制》