如何审核原始凭证的合法性完整性

为了保证经济业务合法、合规，财务机构和财务人员的各单位、企业，在日常工作中均涉及原始凭证审核业务，这是财务管理的第一道把关口，也是非常重要的关键环节。 一、原始凭证类型审核 原始凭证是证明经济业务真实发生的主要依据，包括收据、发票等原始票据（以下简称票据），目前我国普遍使用的票据主要分为两大类：一是商业票据，又称发票，由税务部门监制。二是国家行政事业单位、机关团体为履行或代行政府职能，依据国家规定，向有关单位和个人收取的各种基金、规费或行政事业单位之间发生经济往来时开具的凭证，通常称其为非商业票据，又称财政票据。这类票据由省以上财政部门监制，同样具有法律效力，关键看收费单位是否具备行政事业收费许可证。实际工作中根据业务发生性质不同，可能涉及普通商业零售发票、增值税专用发票、增值税普通发票、其他服务行业发票、加工修理行业发票、运输专用发票、邮政专用发票、单位往来专用发票、农产品发票、餐饮发票、住宿发票等等，在审核时注意业务与发票应相符对应，如单位发生的接待费应使用餐饮发票而不是普通商业零售发票，汽车修理费用应附有加工修理行业发票而不是住宿发票，租车费用一般应附有出租车票据或运输发票而不是农产品发票，购买文化办公用品一般应附有普通商业零售发票而不是单位往来专用发票等等。财务人员在审核原始票据时，注意原始票据所反映的内容应符合所涉及行业性质相关规定，原始票据经济业务所发生的事项内容是客观的、真实的，以防用其他途径取得的票据进行套取现金。 二、原始凭证合法性审核 原始凭证是编制会计凭证、登记账簿、进行会计核算的唯一合法依据。因此在审核过程中，应提高警惕注意识别原始凭证的真伪。会计人员本身不是签证凭证真伪的专家，但应关注凭证的纸张厚薄度、印刷质量、色则、光亮度、印章等方面是否异常，当发现明显不正常时，如纸张特别薄或特别厚、印刷比较粗糙、着色太浓或太淡、印章模糊不清等情况，可能表明该票据有伪造的嫌疑，遇到这种情况时可用标准原始票据进行比对，出于谨慎原则考虑，可将其确认为伪造票据拒绝报销，以保证所报销经济业务是真实发生。在实际工作中，除了注意票据本身的合法性外，还需留意票据填制方式、内容的合法性。如空心发票，即原始支出凭证（报销联）与收款方记账联的内容、金额并非同时且一次性填制，而是收款方将支付凭证方报销联撕下后单独填制，其余记账联和存根联再单独填制，这样将造成收款方少收款而付款方多

报销支出，无论是收入或支出均未反映出经济业务的真实性。又如某些行业的某类发票出于税局定额征收的管理，限制发票的开票最高限额，在审核时注意是否超过当地税务局对该类票据所规定的限额，如果超过则应拒绝审核报销。对于企业来说有时会遇到行政事业性收据，但并非所有的行政事业性收据都不能报销进入成本或费用，关键看其收据开具内容是否属财政收费许可范围的内容，收费单位是否具有《行政事业性收费许可证》，因为行政事业性收费，是国家机关以及法律、法规授权的组织行使其管理职能和事业单位提供不以盈利为目的的社会服务，经营性单位一般不得出具非经营性收据或行政事业单位往来结算票据，如果单位向某企业购买产品理应索取商品销售发票，而却获取了行政事业性收据，在其报销审核时应明确告知报销人向销售企业重新更换销售发票才能宜以报销；再如通过邮政局邮寄的信件、物品等，不能用其出据的“购买邮票证实单”代替邮政业专用发票报销。 三、原始凭证完整性审核 原始凭证是载明经济业务内容，并据以进行会计核算的书面证明且具有法律效力，及时取得或填制原始凭证是会计核算工作得以正常进行的前提条件，由于原始凭证并非完全由会计人员填制，因而，该原始凭证有可能无法达到会计核算时会计凭证的严格要求，根据有关规定并结合会计工作的实际情况，进行会计审核时注意尽可能使取得的原始凭证具备其应有内容，一般应记载开票日期、客户单位名称、内容摘要、单位、数量、单价、小写金额、大写金额、开票人姓名、收款人姓名、联次、发票编号、税局监制章、出票单位印章等内容。对外来的原始凭证如发票、收据等最好盖有填制单位的“财务专用章”或“发票专用章”，同时具有套印的税务部门或有权监制部门的“专用章”以及填制人员的签名或盖章；从农副产品经营者个人手中取得的原始凭证，一般应有填制人员的手印、签名或者印章，同时，最好凭证中还应写明有关经济责任人住址或联系方式，必要时还须注明经济责任人的身份证号码，外来的收据、发票是否使用复写纸套写或是否为“报销联”；对本单位的自制原始凭证，如入库单、领料单等，一般应由单位自行设计并印制标准的样式由有关责任人认真填写，最好有经办单位负责人（或其指定人员及直接负责人）的签名盖章；对一式几联的原始凭证应在各联上注明该联的用途，且只能以一联作为报销凭证，且必须用双面复写纸套写并连续编号（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）；对需填写大写和小写金额的原始凭

证，应特别注意凭证中的大写与小写金额必须相符，有无矛盾现象或书写错误，否则会造成不必要的麻烦，甚至使会计信息失真、失误；对需要支付款项的原始凭证，必须有收款单位或收款人的收款手续作为手续完备证明，不能以支付款项的有关凭证如银行汇款凭证等代替；对实际或个别有错误的原始凭证，应在取得时就按会计核算要求予以更正，或由凭证开出单位重制或者更正并在更正处加盖开出单位的公章。 四、原始凭证支付标准审核 结合单位设计内部控制制度，确定各类支付标准，对原始凭证支付金额如在单位规定的标准范围内，则根据不同类型的发票按上述合法性、完整性原则进行审核，如果超过了标准范围，需要对此笔经济业务做出合理解释，并要求提供相关领导的授权批准书，不得擅自决定给予审核和报销。如销售部通讯费用支出，规定每月标准200元，但在某个季度内则出现400-500元/月，则应对销售部进行客观分析，该季度是否属销售高峰期，如果不属销售高峰期一般不应出现高额的话费，故应拒绝审核；如果确实属于销售高峰期，那就应该分析单位对该部门在销售高峰期是否享有特殊规定的条款或相关领导的特别授权，否则一般应拒绝审核，财务人员不得擅自改变标准。再如计放职工福利费，如过节费比往年增长了1倍，财务人员应检查是否接到相关部门的发放通知，通知是否加盖印章和领导批示，否则不得随意发放，更不得因自己掌握财权而随意变更发放标准，也不得根据关系密切程度多发或少发，一定能够坚持原则按相关部门通知和领导批示执行。再如差旅费、电话费报销标准审核时，各单位根据财政部相关文件均制定报销标准，财务人员就应严格按规定的标准执行，无论是领导还是其他群众报销，都应以规定的相应标准来进行审核，不偏不移对待每个报销的人员，属于出差到外地的，就获取出差申请，从中获取出差地点及途经路线、出差拟需时间等信息，以判定其是否绕道、改变路线等，方可作为记账依据。另外，对于出差人员遗失的火车票、飞机票等原始凭证确实无法取得证实的，应由当事人写明出差时间、起讫地点、金额和提供有关依据等情况，由单位领导、部门负责人和财务处长批准后，才能代作原始凭证入账。 五、总结 财务人员在社会上被俗称为“财神爷”，事实上，财务会计仅是政策执行部门，并非决策部门，财务人员对单位的资金没有任何的决策权，财务人员仅仅是对资金进行管理，在资金收入和支出方面严格按相关会计法、会计准则及税法等法律、法规的规定管理好单位的各项收支活动，

严格把握好凭证审核这个关键环节，勤于思考、勇于动脑，努力地学习新知识，不断提高自身素质，同时会计审核人员要树立良好的职业道德，依法把关守口，当好用款单位的“服务员”，头脑里不能有“睁只眼闭只眼、多一事不如少一事”的思想；不仅要敢于抵制歪风邪气，同一切违法乱纪行为作斗争，而且要有实事求是、客观公正、尽职尽责的工作态度，对报账人员一视同仁，不能利用工作之便搭车报销，更不能为自己的熟人、好友开绿灯，切实把好票据的“入口关”，不断探索规范财务工作的新路子，以提高会计的审核水平和监督质量，同时充分利用财务管理理念，对资金进行早收晚付管理，把单位资金管活、管好。（作者单位：中国科学院西双版纳热带植物园）
合法性
含义：就是原始凭证所反映的经济业务必须符合国家政策、法令以及会计法规、制度和预算的规定。
具体要求：
①不真实的原始凭证，如假发票、假收据、假车票等均是不合法的；
②虽真实但制度不允许报销的也是不合法的，如个人因私购买物品、外出旅游而用公款报销等；
③虽能报销，但超过规定比例和限额的部分也是不合法的。如职工出差超标准乘坐交通工具、住宾馆，超标准开支医药费等等。
完整性
含义：就是原始凭证应具备的要素必须完整，手续必须齐全。比如，双方经办人员必须签名或盖章；发票上应该印有税务专用章和财务公章；事业、行政单位收费应该开具的是财政部门统一印制的收据；购买实物的凭证必须有验收证明或使用证明人签章；支付款项的凭证必须有收款单位或收款人的收款证明；需经领导签名批准的凭证应该有领导人的亲笔签名；填制退货发票退款时，必须取得对方的收款收据或汇款银行的凭证；职工因公出差，应填写正式借据，报销差旅费冲销或归还借款时，应由财会人员另开收据；经过上级批准的经济业务，应将批准文件作为原始凭证附件，若批准文件需单独保管，应在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号；购买的是专控商品，除了必须通过银行转账、取得汇款凭证、销货发票、本单位验收或使用证明外，还必须附有社会集团购买力专控办公室签发的批文。
对原始凭证的审核，从一般意义上来讲，主要从以下方面进行：
2.完整性审核。
主要是审核原始凭证各个项目是否填写齐全，数字是否正确；名称、商品规格、计量单位、数量、单价、金额和填制日期的填写是否清晰，计算是否正确。对要求统一使用的发票，应检查是否存在伪造、挪用或用作废的发票代替等现象，凭证中应有的印章、签

名是否齐全、审批手续是否健全等。特别应注意的是：
（1）外来的发票、收据等是否用复写纸套写？是否是“报销”一联？不属此例的一般不予受理，对于剪裁发票要认真核对剪裁金额是否与大小写金额
（2）购买商品、实物的各种原始凭证，必须附有保管人的验单或其他领用者签名才能受理。
（3）对外支付款项的凭证应附有收款人的收款手续方能转账注销。
（4）自制的原始凭证附有原始单据的，要审核金额是否相符；无原始单据的是否有部门负责人的批准、签章。
3.合法性审核。
审核原始凭证的合法性，这是对原始凭证进行实质性的审核，也是重要的审核，具体说来：
（1）审核凭证内容是否符合国家的方针、政策、法令制度和计划。
（2）审核凭证本身是否具有“合法性”。

审核中对不同情况的处理
1.符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证。
2.对于不真实、不合法的原始凭证，会计人有权不予受理，并向单位负责人报告。
3.对于内容不全面、手续不完备、数字不准确或填写错误的原始凭证，应当退还给有关业务单位或个人，并令其补办手续或进行更正。