房地产公司档案管理流程介绍

3、流程图

1）项目档案管理流程（略）

2）部门档案管理流程（略）

4、工作程序

4.1项目档案管理程序

4.1.1项目档案管理概述

1）综合管理部设置专职档案管理员，建立安全、保密的公司档案室，各部门指定兼职档案管理人员，配备安全、保密的档案柜。档案管理人员必须建立并登记《文件（合同）管理记录目录》和《文件（合同）借阅登记台账》。

2）项目管理档案包括研发与策划资料、设计资料、报批报建资料、成本预算资料、合同与招投标资料、阶段付款资料、经济签证资料、工程验收资料、结算与尾款支付、销售与收款、交楼入伙、小产权办理和客户服务资料等等。

3）相关部门按业务流程编制项目研发论证资料、营销策划方案和项目开发计划等，并根据权责手册办理审批手续，平时由业务主导部门收集和保存，项目竣工验收后三个月内移交综合管理部档案室归档。

4）项目营销推广、产品设计、报批报建、招投标采购、成本管理、工程管理、项目竣工验收等过程管理资料，由各项业务主导部门根据流程文件的要求进行收集和保存，项目竣工验收后三个月内移交综合管理部档案室归档；交楼入伙资料在该项目合同约定的交楼日三个月内移交综合管理部档案室归档；小产权办理资料和小业主签收记录完成即移交综合管理部档案室归档；客户服务资料于每年3至6月将上年已关闭投诉移交综合管理部档案室归档。

5）项目管理过程中的政府批文、许可证书、招投标资料、合同文本、竣工验收报告和测量报告，以及结算资料和结算报告等，在合同生效或相关业务部门在取得后立即移交综合管理部档案室归档，相关部门若需使用则按本流程规范办理借阅手续。

4.1.2采购合同与招投标档案管理程序

1）业务部门与合作方协商一致后，拟制合同（或协议）文本，向综合管理部档案管理员申请合同编号，然后提交相关部门审核会签。采购类合同若无合同编号，则各部门可不予会签。

2）业务部门将经审批的合同文本交合作方签章，然后连同经审批的《合同会签及审批表》向综合管理部申请加盖XXX置业公章，若需加盖委托建设方公章由业务部门自行办理。

3）综合管理部以合同连续编号和统一加盖公章为控制点，在合同生效的同时留存一份合同（或协议）原件、及作为合同附件的招标、投标、评标、定标资料原件。确保合同（或协议）存档的及时性和完整性。

4）采购类合同签章生效后，业务部门负责将一式多份的合同（或协议）原件，以及一套完整的相关附件复印件，交由合作方装订成册。

5）装订成册的采购类合同由业务部门负责分发到相关执行部门，并办理合同交底手续，合同交底完毕由业务人员将装订成册的采购类合同，及其交底记录送交综合管理部存档。