档案归档管理方案

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方

案

--数据应用部

一、背景

作为一个大数据公司，在科技飞速发展的今天，数据应用广泛。数据累积的不易，让公司领导层意识到数据的珍贵。上到公司公有数据，下到部门私有数据，都是一个公司的安身立命之本。将数据完整累积，完整保存下来，也是公司现在的当务之急。要坚持把档案归档作为部门每个员工的责任，立足抓早抓小抓快抓好，谋长远之策、行固本之举、建久安之势、成长治之业。

二、目的

加强档案管理，规范部门档案的收集、归档程序和方法，确保部门档案的完整性、准确性和系统性。提供符合部门需求和保证管理体系有效运行的证据。结合本部门实际情况，特制定本细则，可以制度化、规范化、科学化的管理档案。

三、适用范围

整个部门工作中形成的各种材料，包括：部门及员工从事业务、经营、部门管理方案、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等。

四、归档要求

1、地址要求

（1）电子类档案存放地址：部门百度云账号；

（2）非电子类档案存放地址：仓库或是档案室。

2、档案要求

（1）应归档的材料，必须齐全完整、准确、真实；

（2）电子类档案必须有详细的事由、时间、地点、主要人物；

（3）非电子类档案必须原件归档，且重要的资料，常备两份，一份用于保存，另一份便于借阅。

3、时间要求

（1）对于当天能完成工作且产生有价值的档案资料，及时进行归档保存；电子类档案资料，做到随办随归。

（2）对于周期长的工作，若是电子档案，应及时上传部门百度云。若是非电子文档，则先有个人保存好，待工作结束后，及时放到仓库或是档案室进行保存；

（3）根据档案资料的保存价值，归档的期限可以分为：永久、长期、短期。

4、质量要求

（1）每年归档率要达到：100%，凡是要求归档的文件、资料必须归档，不得遗失。如有丢失，要追究有关人员责任；

（2）归档物品要分类清晰、摆放整齐、美观、便于查找。

5、保管要求

（1）非电子类档案归档的仓库或是档案室必须坚固、安全，库内清洁、通风，应有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七防”措施；

（2）对于长时间保存容易破损的档案资料，派专人定期观察。如果出现破损，应及时进行修补、复制或其他技术处理；

（3）根据保管的资料的价值，划分保管期限，做到准确无误。定期销毁，且必须经过部门领导的审查，填写销毁单。

6、职责要求

（1）管理层

1）负责部门档案归档制度落地且有力执行，监督执行情况；

2）负责档案资料的鉴定（保存价值）；

3）负责档案借阅、销毁的单表审批。

（2）员工

这里分为普通部门内员工和档案归档管理专职人员

1）普通员工：负责部门内档案资料的收集、整理；

2）专职人员：负责部门内档案资料的分类、统计、标识、贮存、保管、质量、利用、归档。

五、归档程序

1、档案资料收集

由部门内所有人员对部门日常工作中和长期工租中形成的档案资料进行收集。

2、档案资料整理

将收集上来的档案资料，进行整理、分类。相类似的档案资料汇集一处，便于后期工作处理。

3、档案资料鉴定

将整理、分类好的档案资料交由领导过目，鉴定其是否有归档保存的资格，且还要在有资格归档保存的档案资料中确定归档期限。

4、档案资料统计

档案归档管理人员根据鉴定后，留下来的档案资料，进行数据统计。标记好每个归档期限的总个数，以及该期限相对应的各类个数。

5、档案资料标识

档案归档管理人员根据鉴定后，留下来的档案资料，进行档案资料编号，增加寻找辨识度。如：SJYYB-SX-ZP-CB-001 类别数据应用部声像资料照片承保顺序编码SJYYB SX ZP CB 001

（1）非电子类档案资料

需要对货架和档案资料进行准确的标识

1）货架采取打印条行标识码的形式，如图：

2）档案资料也采取打印条行标识码的形式，且需要标识序号，如图：

（2）电子类档案资料

需要对文件夹和文件进行准确的标识

1）文件夹命名标识

2）文件命名标识

6、档案资料登记

制作一个《归档登记表》，将部门人员提交的档案资料记录在册，方便日后校对、查找。

《档案归档登记表》

提交人：

序号类别分类名称归档类别数量提交日期

1 声像档案照片类承包照片23 2019、XX、XX

2 声像档案照片类其他照片24 2019、XX、XX

3 声像档案录像类晨会录像25 2019、XX、XX

4 声像档案录像类其他录像26 2019、XX、XX

5 电子档案表格类承保电子分户清单27 2019、XX、XX

6 电子档案表格类其他28 2019、XX、XX

7 电子档案文档类方案29 2019、XX、XX

7、档案资料存期

根据管理层鉴定后，确定各类档案资料存期时间，制作一个《档案资料存期表》便于多年后可以定期销毁无用档案资料。如下表：

8、档案资料归档

由档案归档管理人员根据已经整理、分类、鉴定、统计、标识完成的档案资料归放到相对应的为位置。要求：非电子类的档案资料，要摆放整齐、美观、查找方便。

六、档案借阅

1、借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；

2、档案外借一般只借复印件，借原件者需经部门领导批准。借阅档案交还时，必须当面验证清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导；

3、借阅档案用完后，应及时送还，如超越借阅时间，需重新办