行政前台接待工作管理规定

行政前台接待工作管理规定

一、前台接待管理概述

（一）目的：规范公司前台秩序，保障办公区域安全，树立企业良好外部形象。

（二）适用范围：公司前台接待的管理。

二、接待礼仪

客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。标准语如下：“您好，请问您找哪位？”

三、接待对象

前台日常的接待对象，大致可以分为公司客人、应聘者、参观人员和推销人员四种类别。

（一）公司客人

1.询问客户来访意图和姓名，将信息转达致相关人员，

并填写《来访人员登记表》（附表二十三）。

2.请客户就座，主动给客户递上茶水，并说：请喝水。

3.客户离开后，及时把水杯及垃圾清理干净，把公司资

料归放原处。

（二）应聘者与报到者

1.安排前来公司的应聘者填写相关资料，并及时将应聘

资料上报到相关的负责人员处。

2.提供公司的宣传画册给应聘者阅读，便于其对公司有

进一步的了解。

3.录用人员报到后，及时联系人事部门的相关同事跟

进。

（三）参观人员

1.向参观人员说明本层可供参观区域，提醒参观人员勿

进入办公区域，并请参观人员谅解。

2.回答参观人员的一些基本问题，包括可参观的楼层、

具体展厅位置等。

3.当现场气氛较为高涨时，可适当提醒参观人员注意控

制音量。

（四）推销人员

当有推销人员到我公司，应及时制止，可将其资料留

下，禁止其进入办公区域。

四、电话接待话术

（一）问候以及自我介绍

1.听电话时先问候，并自报公司、部门。标准语如下：

“您好，这里是道和集团，请问您有什么需要帮助的吗？”

（二）根据对方需求作出回应

对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉

对方。随后根据对方问话，迅速判断出他有何需求？

作出标准回话：

1.找人

先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么？请

问您跟他（她）预约了吗？请您稍等。（然后接通X先

生的电话确认后，按“R+分机号”，将电话转至X先生。）

2.不指明的电话

判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电

话转给能处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容

简明扼要地告诉接话人。

3.推销电话

先生（小姐），我们公司现在暂时没有这方面的需要，

请您联系其他公司吧，谢谢！

五、电话接待礼仪

（一）听到铃响，至少在第三声铃响前拿起话筒。

（二）通话简明扼要，不应长时间占线。

（三）态度诚恳，表情自然、大方，语言和气亲切，表达得体。

（四）谈话中意见不一致时，要保持冷静，以豁达的态度包容或回避话题。

（五）结束时应说“再见！”，礼貌道别，待对方切断电话，

再放下听筒。