第四章 文书管理

第四章文书管理

第一节文书管理概述

一.文书管理的基本内容

1.撰制文书。通常是由秘书人员通过领会领导的意图并收集整理有关的信息撰拟成文稿,再经审核签发以及整理印制盖印等工作过程,形成具有正式效力的文书。

2.办理传递文件。包括收文和发文的处理。收文处理是以本单位的名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。收文是指收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

3.管理文件。是指文书由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。

4.立卷归档。文书办理完毕后,应根据《档案法》和其他有关规定,及时立卷归档。要对在立卷范围内的文件做系统化整理,制成案卷,并在规定的时间内将其移交档案部门。

二.文书处理工作的意义

1.文书处理是单位工作枢纽。表现在:(1)向上级机关报告情况和信息。(2)向下级单位传达指示和部署工作。(3)协调各方关系,加强各方联系。

2.文书处理人员是领导的参谋与助手。

其参谋作用表现在:(1)成为领导的智囊。(2)为领导决策提供建议。(3)主动地提出有建设性的决策方案。

其助手作用表现在:(1)随时提醒领导处理有关事项。领导一天理应处理的事情很多,有的因为忙而被忘记。这时,文书处理人员应该根据事情的轻重缓急,在早晨上班后及时地向领导提醒一下,起个“活电脑”的作用。(2)随时向领导介绍所送公文的要点和当天所发生的大事。(3)协助领导处理交办事项。文书处理人员应尽量创造条件使领导能集中精力处理重大事情,凡是能处理的琐碎事物,都应该主动协助领导处理。

3.文书工作情况是机关工作情况的寒暑表。表现在:(1)反映机关工作的进度。如通过“报表”、“简报”、“报告”等,可以比较全面了解机关所部署的工作在歌部门和下属机关贯彻执行情况,据此有针对性的催办、指导,促进工作的深入。(2)反映决策中的问题,从文书中可以及时发现决策中的不周和失误并在深入调查研究的基础上,提出相应的修正。(3)反映机关的工作作风。(4)反映机关工作人员的素质。一是拟办意见和拟办意见提的是否准确,反映着有关人员对业务的熟练程度。二是文书渠道和会签部门选择的是否准确,反映着有关人员对工作规律性的认识程度。三是承办的速度,反映着有关人员的事业心和责任感。四是文稿的质量,是有关人员的业务水平、政策水平、文化水平和理论水平素质的综合反映。

第二节收文处理

一.概念

收文是指外部送达本机关、单位的公务文件和材料的收进

二.种类

办公室文秘处理的收文,大致有这么几种:文件、电报、信函、内部刊物、资料等,其中信函有两种:一种是一般干部、群众写的,作为一般来信,由信访机构处理:另一种是有关负责同志为了某种事情给机关的来信,其内容或是报告、或是请示,这些都是为了公事。

三.收文的渠道大体来自四方面:机要通信局、机要局(科)、邮电局和专人投递。

四.收文程序

(一)签收

是指收到文件材料后,收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,以明确交接对方的责任,保证文书运转的安全可靠。它主要有三种方式:签字、盖章、收条。

做到“四查清”(见书186页)

(二)拆封

1.是指对装有文件的信封或文件包,拆开取出文件的过程。

2.要注意以下几点:(1)拆封之前要对所有来件——经过签收和未签收的进行分拣,

即按信件不同来源进行分类。(见指南书74页)(2)拆封时要认真细致,注意保护封内文件的完好。(3)注意把封内文件倒净。(4)取出的文件要单独放置,不要与处理过的文件或其他文件混放在一起。

(三)拟办

1.是指对来文的处理提出初步意见,供领导人批办时参考。

2.需要拟办的文件主要有三种:(1)上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件(上对下)

(2)本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件。(下对上)

(3)平等机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件。

3.做好拟办工作需要做到以下几点:

(1)拟办之前,要认真研究来文的内容和发文机关的要求,弄清来文的背景,以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。

(2)要清楚的掌握有关政策和规定,力求使拟办意见既符合实际情况,又符合政策规定。

(3)要熟悉业务。要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况。

(4)拟办意见要周到,要综合考虑各方面的因素和影响。如需要与有关部门沟通意见时,事先了解清楚,商量妥当;判断不准的问题或重要的问题可以多提几种方案,供领导选择;对所拟办的事项,如有前案可查或有与来文相关的材料,在送请领导批办时,要一并附上,供领导批办时参考。

(四)承办

1.是指有关部门或秘书人员根据领导批示意见,对文件内容和要求的具体执行办理。它

是公文处理的核心部分,因为公文只有通过承办才能发挥作用,达到行文的目的。

2.承办的要求:(1)统筹规划,妥善安排,即对文件分清主次缓急,有计划有步骤的进

行办理,确保紧急重要的文件优先迅速办理。为使承办工作井然有序,主次分明,承办人员应将需办理的文件,分别置于“急要件待办”、“一般件待办”、“办结”等几个卷宗之内,每天按时检查,做到心中有数,以免使待办的公文积压。一般地说,文件处理的时限是:特急件,应随收随办,在当时或当天办理完毕;急件,仅赐于特急件的办理时限,也应随收随办,最迟不超过三天为限,未明确规定办理时限的公文,也应根据文书的性质与重要程度,规定出具体的办理时间,尽快办理,最迟不超过七天为限。

(2)对来文的处理,要从本地区、本机关的实际出发,做到因地制宜、因时制宜。

(3)实行岗位责任制,加强监督检查,严格评比,奖惩分明,以加强承办人员的责任心,保证办文质量,提高办文效率。

(五)传阅

1.文书的传阅是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件,需要经机关各位领导

人和许多部门阅知时,由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

2.主要有以下几种方法:(1)分送传阅法和集中传阅法。

分送传阅法的办理流程是:先送第一应阅人,第一应阅人退回后,再送第二应阅人,依次传阅。应阅人相互之间不横传文件,均由文书管理人员采用一送一退的办法传阅。

集中传阅法就是利用单位领导集中学习或开会的机会将紧急而又简短的传阅文件集中传阅。这项工作常常由负责组织会议的办公室主要负责人来承担。为了不影响领导同志学习和开会,传阅尽量利用会前或会后进行。文字较长的文件,不宜采用这种办法,以免影响领导开会。利用会议传阅文件,可使那些急而短的文件,得到很快处理。

(2)设立阅文室法和专传法

有条件的机关,均设立机要阅文室,由办公室文秘管理有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。

由专人将传阅文件送给有关领导同志审批的过程称为专传。这种传阅方式只有在两种比较特殊的情况下使用:一特急件,二是绝密件。采用专传式可以减少中间环节,节省时间,大大加快传阅速度,避免费时误事。

(3)横传法和回传法

横传法又称“接力式传阅”。即文件送出后,第一应阅人(甲)阅后再传至第二应阅人(乙),传阅文件像接力棒一样逐次传递,直至由最后一位阅文人将文件退回办公室。这种传阅方式走的是直线,减少了中间环节,因此可以加快传阅速度。其缺点是容易失控,只有在特殊情况下,比如时间紧迫、两个办公室离的比较近,用此种方法。

回传法是后边阅批人的意见需要向前边已经作过批示的领导同志通报。回传是文件传阅工作中的一种不可缺少的形式。

(六)催办

1.文书的催办是指那些必须办理答复的文件,秘书人员要根据承办时限的要

求,及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

2.催办工作的要求:一是要及时、连续催办;二是要准确、真实、全面的反馈

信息;三是要催办和查办相结合;四是要建立机关公文催办系统和催办的登记、分

层逐级汇报制度,以落实催办工作,及时反馈公文处理信息;五是要编发公文处理

与会议决议办理情况的通报或简报。

3.催办方法:主要有电话催办、发函催办、登门催办和请承办部门来人汇报等

四种方法。

第三节发文处理

(一)概述

1.发文的内容。发文内容主要包括七个方面:一是请示文件;二是批复文件;三是

向下发的指导性文件;四是向上级机关反映本地区或本部门工作或情况的报告及对上级机关交办事项的回复;五是对平行机关(包括不相隶属机关)商洽工作的问函或复函;

六是代上级机关翻印或转发的文件;七是机关编印的简报、刊物。

2.发文处理一般包括拟稿、核稿、校对、缮印、用印、封发、传递等过程。

(二)拟稿

1.拟稿即撰写文件的初稿或草稿。它是秘书人员根据领导拟办或批办的意见草拟文稿的过程。文件拟稿一般一次完成,重要的文件需要反复讨论修改,可以形成几次或几十次草稿。

一个机关或部门制发的文件,是在两种情况下形成的:一是被动制文,就是针对本机关收文而被动形成的文件,如对下级的请示批复,对平级或不相隶属的机关来函商洽工作、询问事项的复函,应上级要求所做的报告,等等,这类发文可视为是收文处理工作的继续。二是主动制文,就是根据本机关工作的需要而主动形成的文件,向上级的请示、报告,向下级部署工作的决定、通知、命令、指示,向平级机关商洽、询问事项的公函,等等。

2.公文的起草过程需要注意以下几个问题:

(1)稿前边要用公文稿头纸。公文稿头纸的格式一般包括:标题、主送单位、抄送单位、拟稿单位、拟稿人、单位领导签署、有关部门会签及签发等等。

(2)标题要醒目。①公文的标题构成要包括行文机关名称、公文内容和公文名称三要素,不应随意简化。②公文的标题要与其内容相适应,使人一看标题便知其内容。

如文题不相符,收文机关在百忙之中便容易处理错,使行文的目的不能尽早实现。

③标题给人们的概念应是完整的,准确的,不难摸棱两可,让人们去猜测。

(3)主题要明确。撰写一份文件,要解决什么问题,怎样解决,都要非常明确、具体。

文书的主题要明确,既便于收文机关或部门处理,也有利于行文机关或部门预期目的的实现。如像在请示中,主题明确非常重要,如果请示的主题不明确,上级机关阅后悟不出文中到底有什么要求,自然也就无法处理答复了。

(4)要—事—文

公文的形成必须要一事一文,若等到几件事情一起行文时,就会耽误时间。

(5)行文字体要规范化。①用统一的标准文字。②用好标点符号③注意各种业务上专用符号的应用④字迹要清晰工整。如结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。

(三)核稿

文书的审核是指文书的草稿在送交机关、单位领导人审批签发前,对文书的内容、体式进行的全面审核和检查。它是文书处理工作的关键性环节之一。

文书的审核要做到“六查”。(见书180页)

(四)签发

文书的签发是指领导人最后的审批。

1.公文签发的原则是:(1)按职权划分的原则。由于领导人工作上有分工,因而只有对

自己职权范围内的有关文件才有签发权。(2)集体负责的原则。对于有些有关全局的长期性、关键性文件,必须由领导班子集体讨论通过后,共同负责,最后由主要领导签发。

(3)授权代签原则。当文件法定签发人因公外出或因其他原因不内视事,可以授权或委托其他领导人代为签发,事后再送法定签发人阅知。(4)加签原则。凡想以业务主管部门名义发出的文件,原则上应由业务部门签发。但当文件内容涉及方针政策等重大问题时,应送主管领导人审阅后加签。(5)会签原则。当文稿内容涉及到两个以上业务主管部门的职权范围时,必须经相关部门的负责人共同协商,并在发文纸的“会签”栏内签署具体的核准意见。会签后的文稿,有两种发布形式:一是以业务主管部门的名义联合发文;二是以领导机关的名义发文。

2.签发时应注意以下几个问题:

(1)机关领导在签文时,必须是确认在自己职权范围内的有关公文才有权签发,不可越级签发公文。

(2)签发人在签发文件时,必须对文件内容和文字作严格审阅,对其所签发的文字公文内容和文字表述的正确性应负完全责任。

(3)文件经签发人审批同意发出时,签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“急发”、“印发”等字样,并签署全名,注明年、月、日。

第四节文书的日常管理

一.文书日常管理的原则

文件的日常管理,是指对所有文件、材料的存放、清退、销毁等各项工作。一个单位、一个部门文件管理的好坏,直接关系到这个单位和部门文件处理工作的效率和效果,也关系到党

和国家的安全。因此,要遵循以下原则:1.统一渠道,集中管理;2.科学管理,方便使用;

3.建章建制,严格保密。

二.管理工作的内容

1.制订文书管理制度

文书管理是从办公室文秘和领导两方面进行的。办公室文秘主要是抓文书材料的分类管理,使文书材料井然有序,领导主要抓文书制度的管理。;领导不可能直接去管,也没有那么多时间和精力,只能宏观管理,抓制度的建设。

2.运行文书的管理

通过运行,文书材料的作用才能发挥出来,运行的方式多种多样,要根据对文书材料的不同要求,加强文书材料的管理,对发挥文书作用和提高机关工作效率,都有重要作用。

3.暂存文书的管理

文书的作用发挥一段时间后,就可以进入暂存阶段。但进入暂存阶段的文书并非无人再利用了,相反,可能利用仍很频繁。为便于考查、利用,必须科学放置。

4.销毁文书的管理

文书材料办结之后,按其价值可分为有保存价值的和无保存价值的。有保存价值的,应该而且必须继续保存下去,而无保存价值的则应销毁。

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