会计电算化的现状及发展

会计电算化的现状及发展

随着计算机为主的当代电子技术和信息技术在会计实务中的应用，诸如记账"算账"报账"查账以及部分需由人脑完成的对会计信息（数据）的统计、分析、判断乃至提供决策的过程，越来越多地由计算机代替人工来完成。它的使用，可节约大量人力、物力和时间!成倍地提高了工作效率。但是，随着会计电算化所核算的经济比重的上升，会计电算化的管理质量也影响到整个会计行业的信息质量。因此，会计电算化的管理工作也日益受到越来越多的关注，加强会计电算化的管理已成为当务之急。从会计的基础管理工作入手，建立规范的电算化管理制度，为今后的企业全面信息化做好准，这是本文的写作目的。

一、会计电算化概述

“会计电算化”一词是1981年8月中国会计学会、中国人民大学、第一汽车制造厂在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。

会计电算化的含义,根据中华人民共和国财政部会计司1997年编《基层单位会计电算化》一书的定义:是指由专业人员编制会计软件,由会计人员及有关的操作人员操作会计数据,指挥计算机替代人工来完成会计工作的活动。会计电算化的过程,用一句话来说,就是一个用计算机替代人工的记账、算账、报账,以及部分由人脑完成的对会计信息进行分析、判断和利用的过程。在这个过程中,会计软件起着十分重要的作用。

而据东北财经大学出版社1996年出版、由蔡传勋和王孝忠编著的《会计电算化》一书中定义为:以电子计算机为主的当代电子信息技术应用到会计中的简称,是用电子计算机代替人工记账、算账与报账,以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程、会计电算化是现代化大生产和新技术革命的必然产物,也是会计工作不断进步与发展的需要。

可见会计电算化要有计算机代替记账、算账与报账,并能对信息进行分析,为管理决策服务。

我国的会计电算化工作起步较晚,从20世纪70年代末才开始,经历了尝试阶段、自发发展阶段和有组织、有计划地稳步发展阶段,到目前的管理型会计软件发展阶段。在这多年的发展过程中,已取得了长足的进步,商品化、通用化的财务软件得到了广泛的应用。已经通过财政部认可的软件就有40多种,加上各省财政部门认可并使用的,总计达200多种,再加上各企事业单位自行开发的,更是不胜枚举。许多会计软件的开发已经走向专业化、商品化、社会化的轨道,

但同时我们还应看到我国目前会计电算化的普及程度还很低,约80%的企业还处在手工记账阶段的实际情况下,这就迫切要求大多数企、事业单位实施会计电算化。

二、实施会计电算化的意义

会计电算化对企业效益的提高,改善公司的管理具有重要意义)减少重复性、机械性的劳动,提高工作效率采用财务软件进行账务处理,只要将原始数据输入计算机,其核算、汇总、分类等工作都由计算机自动进行,把财务人员从繁杂、单调的事务中解放出来。同时,由于电子计算机处理速度快,是手工处理速度的上千倍, 从而使大量的会计信息能得到迅速地处理,提高了工作效率。

(2)计电算化对于提高会计核算质量具有重要的意义

会计电算化解决了手工会计计算中的记账不规范、不统一、易记错、记漏等问题,提高了核算的质量。

(3)规范会计工作,提高会计人员素质

会计信息质量不高是我国传统会计核算工作中普遍存在的问题,应用计算机后,这种现象将会改变。首先,在财务软件中,输入数据要求规范化;其次,处理过程得到控制,这些都保证了会计核算基础工作的规范化。

(4)促进会计理论和实务发展,推动会计管理的革新

会计电算化改变了传统的会计信息处理模式,必然对会计核算方式、方法、程序、内容等方面产生深远的影响。同时,会计电算化中也出现了许多新问题,如电算化后的内部牵制、审计等,促进会计理论和会计实务的研究和管理工作的革新。

(5)随着计算机软硬件的飞速发展,使得原来必须由计算机专业人员操作的计算机正日益普及。

计算机财务软件在国家相关部门和国内财务软件公司的推动下,易用性、可靠性不断增强,经过二十年来的发展,我国会计电算化已经取得了可喜的成绩。据初步统计,截止到1998年底,已有38个商品化会计软件通过了财政部的评审,160个软件通过了省级财政部门的评审,全国有近30%的单位不同程度地开展了会计电算化工作(《会计电算化原理与应用》曲吉林编,经济科学出版社1999年版,P7)。由于开展电算化工作的企业,大都是一些效益较好,规模较大的企业,所以电算化企业占国民经济的比重,估计在40%左右,这使得会计电算化工作的质量,成为影响整个国家会计工作质量的重要因素。

(6)会计电算化是企业管理信息化的基础

首先,会计电算化是开发管理信息系统的基础,作为管理信息系统的重要组成部分,会计子系统常常是最先实行计算机管理的,因为相对于其它的管理信息系统的子系统,会计信息系统提供的信息要求精确和可靠,而且必须符合相关财务制度、法规和计算规程,具有规范化、标准化、可操作性强的特点。据四川省的调查,在购置有计算机的单位,约有93%的单位将计算机用于财务方面(((会计电算化应用教程》,王新庄,电子科大出版社1999年版P2)。

(7)会计电算化的提出虽然已经过了20多年,发展也从财务会计电算化到管理信息系统到企业资源规划,但是从目前企业资源规划的实施成功率来看,还是相当低的,而财务会计电算化又是企业信息化的基础和核心,做好财务会计电算化的管理,不仅能提高企业的财务工作质量,也为以后顺利实现管理信息系统和企业资源规划积累经验,培养人才，为企业的信息化打下良好的基础。

(8)当前的电算化管理现状不尽如人意,曾有人戏言我国的会计电算化的现状是九十年代的硬件,八十年代的软件,七十年代的人才,六十年代的应用,五十年代的管理,管理处在相对落后的位置,函待改善。

财务部门是企业的核心部门,所以财务主管一般由经验丰富的人员担任,由于这一年龄段的人员,大都没有接受系统的计算机培训,对计算机的特性不是很了解,不清楚计算机在财务中能做什么,怎么做。所以,造成了电算化管理的真空,常见的毛病是重硬件、轻软件,重局部、轻整体, 重使用、轻维护, 重员工的日常管理、轻电算化的规章建立,从而导致会计信息系统运行效率低下,运行成本上升,输出的会计信息质量不高。同时,在系统运行过程中,由于没有做好有关人员的动员及培训工作,使得系统在使用过程中阻力重重,有时不得不关闭花很大成本才建立起来的电算化系统,损失惨重。当前的电算化管理还有很多需要改进的地方。

三、我国会计电算化的历程

我国会计电算化总体来说:纵向比较,发展较快,因为我国的电算化起点较高;与横向比较,差距较大,因为我国的会计人员素质较低,电算化工作起步较晚,会计基础工作较落后。我国电算化始于70年代末,80年代初,从那时到现在,可分为4个阶段:

(1)尝试阶段(1979年至1983年)

1979年财政部拨款用于长春第一汽车制造厂的电算化试点工作为起点,我国正式步入会计电算化的历程。1981年8月,中国人民大学与长春一汽召开了专题总结会,会上正式提出了会计电算化这一概念。这个阶段主要特点为少数单位开展的单项业务电算化,最常见的是工资和固定资产核算的电算化,处于对电算化的试验探索期,随着应用的逐步开展,人们逐渐认识到

了电算化的重要性。

这一阶段的电算化发展比较慢,其原因为:(1)我国的经济重建工作刚刚开始,会计制度尚在恢复和建设中,对会计电算化的需求尚不高。(2)既懂计算机又懂会计的人才很少。(3)设备购置困难,价格昂贵。(4)计算机使用极其不便。在当时计算机配置下,既无硬盘,又不能添加内存,操作系统也是英语的,汉化困难,不能处理汉字。

(2)自发发展阶段(1983年至1987年)

经过前一段时期的探索,很多单位取得了较好的效果,在相关部门的领导下,我国掀起了学习和使用计算机的热潮。计算机在国民经济各部门、各领域得到广泛应用,会计电算化的开展有了客观上的基础。推动了电算化在各行各业的应用。主管部门领导认识到了会计电算化的意义,组织本系统内部技术力量,进行财务软件的自行开发工作,许多单位也采取委托高等院校、科研单位开发的方式,开发出许多适合本单位的会计软件。会计电算化软件的开发出现了喜人的局面。但这段时间也存在一些问题:如脱账率很低,一些单位在采用电算化运行一段时间后,效果不理想,又回到手工状态;有些单位长期不能脱账,增加了会计工作人员负担。其原因为:(1)会计软件的开发大多是小作坊式,方式和手段都很落后;(2)会计软件的开发是一项复杂的工作,需要既懂电脑,又懂财务的人才,而单纯的计算机人员开发造成软件脱离实际,而会计人员开发则效率低下,不能采用新的计算机技术,;(3)会计软件可移植性差,会计主管人员没有意识到软件必须遵守日常会计工作规程,并符合会计工作习惯,导致开发的软件质量不高,而不同行业间会计软件的要求不同,也难以进行相应的移植;(4)单位会计工作基础薄弱;(5)受手工习惯的影响,会计人员不能熟练地使用会计软件,导致系统的运行效率不高。

(3)商品化阶段(1987年至1996年)

随着经济的不断发展,市场经济的不断扩大,出现了一些专门从事会计软件开发与销售和服务的公司。如最早通过财政部评审的先锋公司,以及后来的用友,金蝶、万能、安易等软件公司,其中用友公司从一开始就确立了面向普通财务人员提供实用、先进的技术,开发的软件具有较强的适用性和可靠性,近十年来一直位于应用软件公司的首位。财政部在这方面也做了大量的工作,1989年12月,财政部不失时机地颁布了《会计核算软件管理的几项规定(试行)》,1990年7月,制定了《关于会计核算软件评审问题的补充规定》,对商品会计软件进行管理,这些条例的制定,客观上推动了软件的商品化进程,促进了会计软件市场的形成,使得财务软件市场成为国产软件业中最成功的一块,国产化率达到90%以上。市场上流通的会计软件有数百个。这一阶段单位选用商品化软件占有很高的比例,会计电算化覆盖率迅速提高,脱帐率与以前相比有较大幅度的增长,向电算化的转化过程比较稳定和顺利。究其原因,主要是推行会计软件商品

化,通过会计软件面向市场,用户可以通过市场,购买合适的软件。但在此阶段也出现了一些问题:如一些质量不高,售后服务不好的软件公司,影响了电算化的声誉;一些企业在应用中效果不好,甚至半途而废。

(4)管理型会计软件发展阶段(1996年至今)

随着市场经济的发展以及人们对经济管理要求的提高,以记账、算账、报账为主要内容的财务会计软件难以满足管理上的需求,各单位需要加强会计在管理中的作用,对事前预测、决策,事中规划、控制,事后核算和分析的“管理型”会计软件需求增加,以适应市场经济下管理的要求。其标志是:1996年的全国会计电算化发展研讨会,对开发“管理型”会计软件提出了一些具体的意见和建议,从此迈入了“管理型”会计软件的新时代。管理型软件已取得一定成就,并开始开发会计决策支持系统(Accounting decision supporting system),有的则直接实施企业资源规划(Enterprise Resource Planning)。经过十多年的发展,我国会计电算化己经取得了可喜的成绩,它带动了企业管理信息化的进程,是企业信息化的基础。同时我国目前会计电算化发展还很不够:一是会计电算化软件的开发、设计和应用缺乏统一的标准,特别是数据接口;二是软件市场有待于规范,改变目前混乱的状况;三是会计人员素质较低,应用效果不尽如人意。

四、当前会计电算化存在的主要问题

（一）尚未充分认识到电算化的重要性。我国电算化事业起步较晚,人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。多数单位电算化应用于代替手工核算,仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手,根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性,使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时,在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够,更不用说建立企业内部局域网以及注册自己的网站,根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率。

（二）财会专业人员计算机知识的欠缺。目前，不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来，他们在使用微机处理业务的过程中往往很多是除了开机使用财务软件之外，对微机的软硬件知识了解甚少，一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时，就束手无策，即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训，但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢，而且在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流!使系统数据丢失!严重的还会导致系统崩溃。一般会计人员所掌握的知识、理论能满足手工会计的需要，但是随着电算化的普及，对会计人员提出了更高的要求，既要求会计人员要掌握一定会计专业知识，同时还要掌握相关的计算机知识、财务软件的使用技术以及

保养和维护等。这个问题已成为企业快速实现电算化的障碍。

（三）数据保密性、安全性差。很多时候,财务上的数据,是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展,但几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件认真研究过数据的保密问题。例如成都某公司计算机被盗,内存价值百万元的资料而无任何加密防范措施,该公司的损失已远远超出了计算机本身的价值。而有些软件所谓的加密,也无非是对软件本身的加密,防止盗版,不能真正起到数据的保密作用,安全性上,更是难如人意,系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,或者突然断电,很难恢复原来的数据。

（四）会计电算化档案管理制度不完善。由于许多单位实行会计电算化时间短,对会计电算化档案的组成内容不甚了解,缺乏管理经验,造成存储会计档案的磁盘和会计资料未能及时归档,已经归档的内容不完整。没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责,从而造成会计档案被人为破坏和自然损坏,乃至单位会计信息泄密。会计数据盘的备份和清理不规范。实行会计电算化后,应及时备份硬盘数据,并且每次备份不少于两套,分两地存放;按时清理磁盘备份,每年至少进行一次清除过期数据。但一些单位对会计数据备份管理未形成制度,随意性大,一旦会计电算化系统出现故障,会计数据将无法恢复。

（五）应用会计电算化后,会计制度没有作相应的修改。现行的财务会计制度主要是以手工核算为基础的,应用会计电算化后,从账户设置、账户登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式和会计档案的保存介质和方法都发生了变化,因此必须根据会计电算化的特点,财务会计制度做出相应的修改。由于会计电算化的运用是近几年才开始的,大多数单位把主要精力放在软件使用上,财务会计制度的滞后影响了会计电算化的发展。

（六）会计软件的开发没有考虑国际化。随着世界经济日趋全球化,对外贸易不断增加,国际间的交流合作不断增强,而我国财务软件还不具备有多国语言、多种货币处理能力,而且在会计核算和财务管理方面有些不符合国际惯例和国际会计准则等。还有更深层次的会计文化问题,使得我国会计软件不能够满足现代跨国企业经营和企业集团化发展的需要。

（七）会计软件通用性差、集成化程度低。近几年不少财务软件厂商基本是一套软件使用于不同类型、不同规模的用户,对行业特征和单位的核算特点考虑不够,导致不少施行电算会计的单位,仍要会计人员做大部分的辅助工作,致使一些企业对会计电算化处于观望之中。我国会计电算化软件的应用暴露出一些难以克服的弱点,如系统初始化工作量较大,系统体积大,企业难以增加自己所需要的功能等等,而仅就会计电算化系统看,其材料、工资等各核算子系统之间又彼此分隔,缺乏会计数据传输的实用性、一致性和系统性。另外,一个公司购买的会计软

件是不能与从另一个公司购买的其他软件联系在一起的,结果会计电算化系统往往独立于其他子系统,无法进行数据交换、信息共享和控制管理,不能与企业内其它管理子系统 (库存、销售、人事等 )集成融为一体,很难形成整个企业管理信息系统。

五、对策及建议

（一）提高人们对会计电算化的思想及理论认识。

会计电算化,顾名思义就是电子计算机在会计工作中应用的简称,就是把以电子计算机为代表的现代化数据处理工具和以信息论、系统论、控制论、数据库以及计算机网络等新兴理论和技术应用于会计核算和财务管理工作中,以提高财会管理水平和经济效益,进而实现会计工作的现代化。我们应当而且是必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法,扩大了会计数据领域,提高了会计信息质量,而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术,因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善,促进了会计管理制度的改革,是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。

（二）建立一个通用统一的财务软件协议,并与市场细分相结合。财务软件协议可以规定相同的数据接口 (譬如输入输出数据库名称、格式、类型、字段名称等 ),或者规定公共的转换接口,使不同的数据可以相互转换,以被识别、被接受,这样不同软件系统下的数据可以直接使用,不必再作处理,这样可降低对操作员的要求,也可使不同系统实现数据共享。建议按农业、工业、商业、外贸、金融、行政机关、科研单位的特点,分别开发设计出适用这些行业的不同的通用会计电算化软件,如银行的流动资产、施工企业的产成品等,分别根据其行业不同或客户需求设计出不同的模块。

（三）为了保证会计信息的真实、完整和安全要建立必要的防护措施。在财务软件中增加安全功能,建立预防病毒的安全措施及必要的技术防护措施。会计电算化软件各层数据处理应层层设防,在软件功能上增加必要的提示功能、检验功能和限制功能,要防止操作失误造成数据破坏,操作人员进入系统要设置口令和密码,以防无关人员非法进入。在系统中应建立起“操作日志”,记录所有人员对系统所做的操作,包括操作的时间、操作人员姓名、操作内容等,这样一旦出现问题,可以依据“操作日志”所提供的线索,对有关人员进行核查。为了防止病毒的侵袭,要坚持使用正版软件,不能使用盗版或来路不明的软件,对外来的软盘要先进行病毒检测,方可在计算机中使用;在计算机中装入防病毒软件,这样在开机时进行时实控制,对硬盘进行病毒检测,及时发现并杀死病毒;定期备份数据和文件;不打开和阅读来历不明的电子邮件等。

此外,要建立必要的技术防护措施。为了防止非法用户和黑客的侵入,可以通过设置防火墙、采用身份识别系统等技术防护措施,将非法用户拒之网络之外,面对重要商业秘密泄密的问题,可以对软件的重要信息采用加密技术,以防重要信息在传输过程中被泄露。

（四）要做好电算化会计档案管理工作。随着我国会计电算化事业的不断发展,应做好会计电算化会计档案的管理工作,使其发挥更大、更好的作用。为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝 (备份 )存储到磁性介质或光盘上,从而脱离于原计算机系统的会计档案。还要做好电算化会计档案的管理与保存工作,由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。同时还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。电算化会计档案的利用,即电算化会计档案的调阅。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况,即所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致或不一致。前一种情况只需将所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅 (或数据恢复 )功能进行调阅即可;后一种情况只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。

（五）建立一致的会计电算化协议。应由相关的上级组织部门协调各单位情况,提供一个适应大多数单位情况的会计电算化协议,各单位遵照执行,使各单位有共同的工作方式。同时,企业管理电算化软件的良好运行,不仅需要具有丰富实践经验的财会人员有效应用系统,还需要生产技术人员、企业管理人员以及企业高层领导参与和配合,特别注意企业管理电算化各子系统之间的有机衔接,以保证数据的共享。

（六）使系统开放并使软件具有国际水准。这就要加强自身软件的更新和完善,使得我国会计软件能够满足现代跨国企业经营和企业集团化发展的需要;研究如何从我国会计文化的传统出发,兼顾西方会计文化,开发出适应全球范围的会计软件。

（七）培养复合型的会计人才,适应会计电算化工作的要求。会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能,还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识,才能根据本单位的自身特点,利用电算化会计的特点,为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此,在各单位实行会计电算化的过程中,更应注意培养“会计—

——计算机———管理”型的复合型人才,以促进会计电算化的顺利发展。

总之,会计电算化的施行大大提高了会计信息处理的速度和准确性,为用户提供及时准确的会计信息,有助于加强管理,提高企业的竞争力;能有效的减轻会计工作人员的负担使他们能从简单复杂而又枯燥的记账算账中解放出来,以更多的精力从事更主要的管理和决策工作,从而提高了会计人员的地位,使会计的两个主要分支———财务会计和管理会计能更有效地互相结合,互相补充,充分发挥各自的职能等等。

但如果我们对会计电算化工作中存在的上诉问题不重视或不及时解决,将严重阻碍我国会计电算化在会计实践中的作用和发展;如果重视并及时解决了这些问题,它必然会促进我国会计电算化向更深更远层次的发展,最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量,更好地为提高各级企事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。

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