地产公司行政部管理制度汇编

山西双明房地产开发有限公司

行政管理中心制度

二零零九年十二月二日

目录

总则 (3)

第一章行政部组织架构 (6)

第二章行政部管理制度 (7)

行政部行为规范管理制度 (7)

会议管理制度 (9)

档案管理制度 (12)

文件收发制度 (13)

文印管理制度 (14)

部门印章、介绍信使用管理制度 (15)

电话使用制度 (16)

办公用具购置与发放管理规定 (16)

卫生管理制度 (17)

差旅费管理制度 (18)

车辆管理制度 (20)

保密制度 (21)

安全保卫制度 (22)

第三章人力资源部制度 (24)

第四章公共关系部制度 (24)

总则

第一条行政管理中心制度的目的

行政管理中心作为公司一个职能部门，主要负责公司行政管理、人力资源管理及公共关系管理工作。为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订以下一系列本制度。

第二条行政管理中心部门职能

本制度详细描述了行政管理中心的部门职能、组织结构及管理规范，用于规范指导行政管理中心的工作，是行政管理中心的基础管理文件。

1、行政部职能

（1）负责全公司文秘、档案管理、行政后勤工作等；

（2）负责全公司各部门工作的督办、考核及协调；

（3）协助总经理做好员工的日常生活安排管理工作；

（4）协助总经理建立内部规章制度，形成规范化、标准化的工作制度，树立良好的企业形象；

（5）负责管理公司后勤保障工作；

（6）负责管理公司办公场所安全保卫及消防工作；

（7）负责管理公司车辆及交通安全工作；

（8）负责公司员工的思想教育作风建设、工作安排以及工作质量进度、劳动纪律等监督考核工作；

（9）积极完成领导安排的其他工作。

2、人力资源部职能

（1）编写制定公司人事管理制度；

（2）组织统筹公司人力资源开发及聘用工作；

（3）协调配合公司各部对人事方面工作的支持；

（4）组织、统筹配合公司各部门对员工进行培训及考核工作；

（5）做好员工到任、离职的交接工作，保证各个岗位的工作衔接正常；

（6）负责办理公司员工保险，及时缴纳各种费用；

（7）依时计划统计向公司呈报各项人事、行政工作月、季、年报表给公司决策参考；

（8）组织统筹策划企业文化活动，增强公司凝聚力，员工归宿感；

（9）负责公司的各种规章制度的落实和执行；

（10）对外协调好与政府劳动管理部门的关系；

3、外联部职能

（1）负责公司各类证照的申报、资质升级及年检工作，保证公司的合法高效运营；

（2）负责公司项目征用开发和管理工作；

（3）负责公司项目的立项、申报工作及土地的规划工作，具体为一文五证即《项目立项核准批文》、《土地证》、《建设用地规划许可证》、《施工许可证》、《建设工程规划许可证》、《预售房许可证》手续

申报及办理工作；

（4）负责沟通各部门协助做好前期工程的服务工作；

（5）负责公司对外有关单位、政府职能部门的联系沟通工作；

（6）接待重要业务单位来访；

（8）负责对外树立公司良好的形象；

（9）经常调查研究、收集整理有关资料，了解国内外相关行业的政策和发展变化情况；

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-6 第一章组织结构

根据行政管理中心职能制订组织结构，如下图示：

第二章行政部管理制度

处理公司的行政事务和对外联络事务，充分发挥行政管理中心的协调、服务和管理功能。协调公司内部各部门、各职能主管之间以及公司外部与政府有关部门、有关方面之间的关系；负责公司日常行政工作；贯彻执行上级的指示决议，检查督促各部门的工作落实情况；做好后勤服务工作。

行政部行为规范管理制度

为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次，特制定如下管理制度。

一、仪表规范

（一）总体要求：得体、协调、整洁、大方。

（二）要求员工上班头发干净，梳理整齐，不得做奇异发型。

（三）服饰熨烫平整、挺括、干净整洁，领带正挺。

（四）女员工上班提倡化妆，饰物佩戴得当。

二、办公室规范

（一）办公桌：桌面除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张外，不允许放其他物品。

（二）辅桌：放文件夹、少量工具书、工作记录本。

（三）坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；

（四）垃圾篓：罩塑料袋，置于办公桌下右前角。

（五）报刊：必须放上报架，或阅毕后放入办公桌内；

（六）饮水机：放指定地点，不得随意移动。

三、语言规范

（一）交往语言：您好，早上好，再见，请问，请您，劳驾您，麻烦您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜；

（二）电话语言：电话铃响三声内接起，先报“您好！双明地产”。

请问，谢谢，再见。

（三）接待语言：您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不起，请登记，打扰您，好的，行。

四、行为规范

（一）坚守工作岗位，不能串岗、脱岗；

（二）上班时间不能玩游戏、闲聊或做与工作无关的事情；

（三）为保持地毯干净，不得在办公室就餐。

（四）接待来访和业务洽谈，在接待处或会议室进行。

（五）不利用公司的电脑上网聊天，打游戏，做与公司无关的事，发现一次，罚款20元。

（六）上班时间尽量不接打私人电话，紧急或特殊情况，通话时间不宜过长。

（七）吸烟请在吸烟区，不得在办公区域内吸烟。发现一次，罚款20元。

（八）根据《清洁值日轮流表》，值日人员必须按要求打扫办公室清洁卫生。

（九）纸杯是为客户提供的，故公司员工不得使用公司纸杯，饮

水者自带水杯。

（十）严守考勤制度。

（十一）节约用水、用电，最后一个离开公司者检查水、电、气是否彻底关闭。

（十二）不将公司的烟缸、茶杯等一切公物，带回家私用。

（十三）爱护公司花草树木，不得人为损坏。

会议管理制度

会议是公司议事、决策的主要方式，是保证企业正常运行的必要手段。会议的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想，提高行动能力，进而解决问题。过多的会议必然导致形式主义、官僚主义，既耽误工作时间，影响工作效率，又增加行政管理费用。因此，必须加强对公司会议的管理，精简数量，讲求质量，提高会议效率，为此，特制定本制度。

一、会议构成

公司会议由董事会会议、总经理会议、公司例会、专业会议、部门会议及其它会议构成。

二、会议内容

（一）董事会会议：每月至少召开一次，由公司董事长主持，参加人员为公司股东、总经理、副总经理等核心领导成员。

会议内容：

1、讨论、制定公司一定时期经营策略。并就一定时期工作事项做出

研究、决策、部署和安排。

2、研究、分析公司在近期在经营发展中出现的重大情况和重要问题，

并制定解决措施与方案。

3、研究制定总业务目标、长期、近期规划及执行计划。

4、评估各部门的工作表现，检查及修正各经理及其所属人员的委任。

5、部署各部门工作，并予以支持引导。

（二）公司例会：每周召开一次，每周五下午5点举行，由总经理主持，参加人员为公司总经理、副总经理和部门经理及其它管理人员。

会议内容：

1、总经理传达董事会会议精神，贯彻落实做出的决议、安排。

2、部门经理汇总本周的工作情况，汇报成绩，指出错误，并提出改

进措施，以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。

3、各部门经理概述下周工作计划，具体实施步骤与完成日期。

4、由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，

进行布置和安排。

（三）专业会议：即公司各部门工程技术、业务综合等会，根据具体需要不定期举行。参会人员为相关部门人员及专业技术人员。（四）部门会议：每周至少举行一次。由部门负责人或具体分管的副总经理主持。

会议内容：汇报本周工作进展情况，分析、解决本周工作中出现的问题。

1、提出下周工作计划以及需请其它部门协调解决的问题。

2、由具体分管的副总经理或部门经理对本周各部门工作进行讲评，

提出下周工作要点，进行布置和安排。

（五）其它会议：突发事件、重大问题等需临时开会解决的，由事件的主管部门组织临时召开。

三、会议安排

（一）董事会会议及公司例会：由行政部提前将会议内容通知参会人员，专业会议、部门会议、设计师、业务人员工作会议及其它会议由部门召集人通知。

（二）会议主持人和召集部门分别做好有关准备工作，拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等材料，落实会场，备好茶水等。

（三）会议进行时，会议主持人首先宣讲会议议程，引导参会人员按要求发言。发言人有偏题或跑题现象发生时，会议主持人应及时提醒，言归正传，把握全局。在必须延长会议时间时，应征得参会者的同意。

（四）会后两天之内整理、发布《会议纪要》或《会议记录》。董事会会议、总经理会议及公司例会由行政部文员整理记录，部门会议由部门负责人指定人员记录，专业会议由参会部门整理记录，《会议纪要》或《会议记录》发放后，报行政部备案一份。四、会议要求

（一）开会前，会议召集人需明确会议议题，并将此议题通知会议

人员。

（二）参会者提前拟好会议发言提纲，发言时简洁明了，严格遵守会议的限定时间。

（三）会议参加者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见。但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。

（四）严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前不得私自泄露会议内容，影响决议实施。

（五）控制会议人数，与会议内容无关者，不必参加会议。

（六）控制会议时间，公司会议时间为2——3小时；部门一般会议时间为30——60分钟。

（七）会议期间，与会人员关闭手机或呼机，确因急事需会议期间联络，应将手机或呼机设置于静音状态，接听手机时应自觉离开会议室，以免影响会议进程。

（八）会议结束时，主持人要与全体参加人员确定会议结论。（九）参加会议人员不允许迟到，迟到者按公司考勤制度予以处罚。

确因急事不能参加者，应在开会前20分钟内通知会议召集人。

档案管理制度

一、严格执行公司的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。

二、行政管理中心应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对公司全部档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

三、各类规章制度、办法、人事、会议记录、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、固定资产明细等由行政管理中心办公室负责归档。

四、公司内部基础资料，各项目征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸、各类承包合同、协议的正本原件，各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料原件全部由办公室负责归档；相关部门对与自身工作有关的文档进行复印留档。

五、归档资料必须符合下列要求：

（一）文件材料齐全完整；

（二）根据档案内容合并整理、立卷；

（三）根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

六、档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。

七、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定，提交档案报告，并根据有关规定酌情处置。

八、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。

文件收发规制度

一、公司的全部红头文件及其他相关文件

由办公室拟稿。文件形成后，由总经理签发。业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。

二、已签发的文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

三、公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

秘密文件由专人按核定的范围报送。

四、经签发的文件原稿送办公室存档。

五、外来的文件由办公室负责签收，并于接件当日按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。

文印管理规定

一、文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

二、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送办公室打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。

三、文印人员必须按时、按质、按量完

成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

四、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

五、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

部门印章、介绍信使用管理制度

一、公司公章由财务中心保管，合同专用章由合同组保管，介绍信由行政管理中心办公室保管，部门印章由部门经理负责保管。

二、公司及印章的刻制、启用、停用及销毁应报董事会批准。部门章的印制、启用、停用及销毁应报总经理批准。

三、印章使用要求

（一）凡属经济合同文本需盖公司级公章和经济合同专用章的应事先经过董事会或其授权人员批准。

（二）凡属对外公文需盖公司级公章或一般例行公事、联系业务等须加盖公司级公章的，应事先征得总经理批准。

（三）凡需携公章外出办事，应事先征得总经理签字批准，用后立即退回财务中心。

（四）凡因公需要加盖部门印章者须经部门经理同意。此情况只适用于不发生任何经济责任的一般业务性往来。

（五）各类公章的使用均应建立登记制度。

四、介绍信使用要求

（一）介绍信均由办公室统一保管出具，开具介绍信须经办公室主任批准。

（二）因公出差需带加盖公司公章的空白介绍信，要有总经理签字批准。如有剩余介绍信应交回办公室注销。

五、办公室有权不定期检查各部门公章、介绍信的使用情况。

电话使用规定

一、公司各部门电话费均按月包干使用，由办公室专人统一缴纳和报销。

二、若有超出当月包干标准的，从超额部门的工资中扣出。当月节余部分累计到本部门下月话费中使用。

办公用具购置与发放管理规定

一、公司财产、办公用品由行政管理中心办公室负责管理，并建立财产、办公用品购买、使用登记制度。

二、各部门负责人对其所使用的公司财产及办公用品负有指导正确使用、妥善保管的责任，对员工有损坏公司财产的行为应提出严肃批评，并予以制止。对情节严重的应及时做出处理。如有遗失和损坏，应由当事人酌情赔偿。

三、各部门需购物品须按月提出购买计划，由部门负责人按照“合理、必须、节约”的原则填写《物品购买申请》，注明购买原因、数

量及预算价，按相关程序和管理权限报总经理审批。

四、各部门购买物品计划，经总经理审批后交办公室统一采购，专用或特殊用品需自行采购时，应事先征得办公室核准。

五、办公用品购置后，须持总经理审批报告和购货发票、清单，到财务部报销。

六、各类物品采购后由办公室负责总务人员验收、登记、入库。

七、员工领用物品均需填写“物品领用单”。单价在100元以上物品，员工在离开公司时应予以收回。属非正常损失或遗失的，应有但是人酌情赔偿，赔偿由办公室会同财务部门核定，大额赔款可分期在工资中扣除。办公室每年要会同财务部门对固定资产以及使用年限在一年以上的低值易耗品进行一次清点。办公室有责任不定期检查部门保管、使用各类物品的情况。

八、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报分管副总经理审批后，由办公室统一购买或印制。

九、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

十、物品报废须由使用部门负责人填写“报废申请单”，由办公室会同财务部门审核，报有关领导批准后执行。

十一、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。十二、所有物品的调配、办理执照、缴纳管理费、租金、参加财产保险、和车辆维修及更新等事项均由办公室统一负责。

卫生管理制度

为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。

一、卫生管理的范围为公司各部门、会议室、厕所、走廊、门窗等办公场所及其设施的卫生。

二、卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐，无灰尘，橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；微机、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；厕所墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味。

三、公司办公场所所有公共区域的卫生由保洁人员负责；办公室负责董事长办公区域的卫生和总经理办公室的卫生,分管副总经理办公室的卫生保洁实行部门责任制，部门负责人为责任人，各部门办公室的卫生，由各部门负责日常保洁。

四、办公场所公共区域卫生清理每周集中进行一次大清理，平时随手清洁。

五、公司将不定期举行“5S工作现场评比”活动，每月检查两次，累积积分，根据结果每月要作出相应奖励，并存档汇总，列入年终部门先进评比的。各部门要认真对待，积极营造良好的工作氛围。

差旅费管理制度

根据有关规定，结合本公司实际情况，本着既勤俭节约开支，又要保证出差人员工作与生活需要的原则，制订本制度。

一、本办法适用于本公司因公出差支领旅费的员工。

二、出差旅费分交通费、住宿费及特别费三项：

（一）交通费系指火车、汽车、飞机等费用。

（二）膳宿费系指膳食费及宿费。

（三）特别费系指因公支付邮电或招待费等。

三、员工因公出差，应事先填明《员工出差申请单》，经部门负责人审核并呈报总经理批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告总经理，等返回公司后，应立即补办手续，员工出差报支表的处理程序如下：

（一）出差前依单填明部门、级别、姓名、出差事由、搭乘交通工具、出差日期、预支金额，经部门负责人审核后呈报总经理批准。

（二）出差人凭核准的预支金额，填写借款单，向财务中心预支差旅费。

（三）出差人返回后7日内应填写差旅费报销单，注明实际出差日期、起讫地点、工作内容、报支项目及金额等，由所属部门和财务中心负责人审核后报总经理批准，由财务中心在报销时冲销预支数。

四、差旅费按业务需要、按岗位职务分成如下几个包干：

（一）享受总经理待遇的人员，差旅费实报实销。

（二）享受副总经理和总工程师、总会计师待遇的人员，宿费上限300元/日。

（三）享受部门负责人待遇的人员，宿费上限200元/日，其他人员宿费上限100元/日，另伙食补助100元/天。交通费以经主管领导核准的交通方式依票据实报实销。

（四）公司员工出差期间，确因工作需要宴请时，需经主管领导核准，依票据实报实销，同时取消当日伙食补助。

（五）公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。

车辆管理制度

一、公司车辆由行政管理中心办公室统一管理、调度。各部门公务用车，由部门负责人先向车队队长提前说明，明确用车事由、地点、时间，根据需要统筹安排派车。

二、车辆使用按先上级、后下级；先急事、后一般事；先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排。除公司领导或各部门到有关部门、工地办事外，单独一人在城区办事，原则上不安排车辆。

三、外单位借车，需经分管副总经理批准后方可安排。

四、车辆驾驶实行专人专车，专车专管。如有临时安排其他部门用车，在用车期间内承担责任，保持车况完好。

五、车辆实行定点维修，需维修的项目由驾驶员列出清单后，由车队队长报总经理批准。