合同及付款管理制度

合同管理制度

第一章总则

第一条本制度适用于各本公司所有对外非开发类合同的签订工作。开发类合同参考本制度执行。

第二条招标部为对外签订合同的唯一部门，超出此范围的合同签订，必须报公司总裁审批。

第二章合同签订工作流程

第三条项目定标后，合同原则上按发标时的合同文本进行签订。由招标部组织与中标人洽谈合同细节，协商完成后依次报成本部、法务部对合同条款进行审核，审核无误后报公司总裁审批。

第四条年度框架合同的签订：需求部门在年初时，应编制零星材料采购计划报主管领导批准后，交由招标部进行统一招标，签订年度框架合同。对于不在年度框架合同内的采购项目，按招标采购流程执行。

第五条合同签订时，应提供的资料：

1、合同立项建议书或合同立项请示报告。

2、合同招投标资料或议标资料。

3、合同对方主体资格资料。

报审合同时应提供合法有效的工商登记资料、营业执照、组织机构代码证、符合项目要求的资质等级以及资信、履约能力调查情况等资料。

合同对方主体经审批确定后，不得变更。不得将已审批确定的合同主体变更为其子公司或控股公司，如确有实际操作困难需与其100%全资控股子公司签订合同时，对方主体须为其子公司提供担保，并报公司总裁审批。

4、对方法定代表人、代理人身份证明及代理权限证明。

报审合同时应提交对方法定代表人身份证明书、与原件核对无误的对方法定代表人身份证复印件；对方通过代理人签约的，除提交法定代表人身份证明书外，还须提交与原件核对无误的对方代理人身份证复印件及法定代表人签名加盖公司印章的有效授权委托书。

5、合同变更、解除资料。

因合同发生变更、解除，合同当事人签订协议或补充协议，合同立项部门应按权限提交经公司领导同意的批示。

6、合同审批表。合同审批表上合同名称栏、合同主体栏、合同金额栏的审核遵循严格一致的原则，不得存在任何不一致或涂改。

7、除合同审批表外，对立项资料的审核一般仅审核复印件（对复印件有疑义的，须核原件）。合同与立项资料复印件须留存备案。

第六条在招投标、协商或谈判过程中，凡合同对方承诺的各种对公司有利的事项必须写入合同条款。

第七条对于总价包干合同，在合同履行过程中如出现标的量（即工程量、采购量等）减少等对公司有利的情况，合同立项部门应及时签订补充协议书。

第八条同一承包人在同一时间签订的同一项目合同（包括工程委托）不得拆分。同一项目不得重复签订合同。

第九条严禁公司人员变相以合同形式为不合格单位提供挂靠，使违规经营活动合法化。特殊情况报高公司总裁审批。

第十条签订合同除盖章外，还必须由签约人签名。

第十一条合同审核后，如合同条款完备，内容具体明确，权利义务清楚，合同的立项、报批等程序正确，合同的相关资料经形式审查齐全合格的，签署意见后逐级报审；如对合同内容有异议，应及时与合同立项部门进行沟通、协调，经协调取得一致意见后，形成正式合同文本逐级报审；如达不成一致意见，各部门则在合同审批表上签署建议后逐级报审。

第十二条合同在正式签订前，必须按相关规定及审批权限上报，经批准后方能正式签订；合同签字盖章前，原则上要求对方应先完成签字盖章，我方才签字盖章。

第三章合同的变更、解除、终止

第十三条在合同履行过程中遇到确有不可克服的困难（如遇不可抗力影响）而需要变更、解除、终止合同时，应在法律规定或合理期限内，从维护公司合法权益出发，与对方当事人进行协商。

合同的变更、解除、终止流程按原合同的报审流程执行。

第十四条变更、解除、终止合同，任何部门均不得以个人或部门名义与对方签订协议变更合同内容，如需变更必须按规定的审批权限和程序严格执行。

第十五条变更、解除、终止合同，一律采用书面形式。

给予合同对方补偿、赔偿、奖励或调整合同价格的，必须以合同书形式，严禁采用会议纪要、往来函件、传真等各种非合同书形式（公司总裁批准的除外）。

严禁以非合同书形式变相修改合同内容。

第十六条因变更、解除、终止合同而使公司的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，对方应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

第四章合同文本的管理

第十七条按权限报领导审批的合同必须是全面的与对方协商一致的合同，在经领导审批通过后的合同文本即作为最终签约文本与对方签订，不得更改。

第十八条合同按程序审批完毕后，由法务部负责编号，合同文本原则上壹式肆份，双方各执贰份，如对方有特殊要求需在合同报批时加以注明。两份合同原件交合同立项部门转合同对方，另两份合同原件送人事部、财务部存档。

第十九条其他部门使用合同文本复印件。