物业公司合同协议书管理规定

物业公司合同协议书管

理规定

集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988）

江西xx物业公司合同管理办法

第一章总则

第一条为规范江西南昌创辉电力物业发展有限责任公司（以下简称公司）合同管理程序、明确管理职责、防范经营风险、提高管理效能。根据国家相关法律、法规和《中电投合同管理办法》，结合本公司实际情况，特制定本办法。

第二条本办法所称合同是指公司与平等主体的自然人、法人和其他组织之间，以及公司内各平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，包括公司与其他法人和组织及自然人之间签订的经济合同、技术合同，以及具有合同性质的协议书、履约保函等。

第三条涉及下列内容的合同必须经组织会签订后方可签订：

1、对外投资、联营、借贷合同；

2、担保、招投标合同（招投大标管理办法另行规定）；

3、基本建设、技术改造、大型修缮、单项工程价值在5万元及以上的对外承包项目合同；

4、房屋、建筑物、设备、车辆对外租赁，月收入在800元及以上的租赁合同；

5、单批价值在3万元及以上的物资采购合同；

6、对外提供劳务服务金额在5千元及以上的合同；

7、公司认为有必要组织会签的其他合同。

第四条合同管理实行分级管理原则、分类专项管理相结合原则、统一归档原则，并实行承办部门负责制度，审查会签制度，授权委托制度，合同专用章集中管理制度和重大合同备案制度。

第二章合同管理机构及职责

第五条公司综合办公室为合同归口管理部门；公司综合办公室负责本业务范围内的合同管理工作。

第六条合同管理工作的主要内容包括：

1、建立健全公司合同管理制度；

2、监督公司的合同签订依据法规，按照程序、符合规范；

3、建立合同档案，对合同进行登录、统计、保管及例行报表；

4、监督检查合同的履行；

5、其他合同管理工作。

第七条每一份合同须由法定代表人或业务部门确定一名主要承办人。

承办人可以是业务人员或法律工作人员，但不得是社会临时性借、聘人员。

承办人应对自商约起至合同履行完毕全过程负责，期间出现的任何与合同有关的问题须及时与有关部门及企划部进行协商，并以承办人为主进行解决。

第三章合同的审查与签订

第八条在合同签订前，应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：

1、主体资格合法：具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；

2、经营范围能够满足合同项目（标的）的需要。涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书；

3、由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；

4、具有履约能力；具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要事应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；

5、具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

合同承办人应根据审查结果提出审查意见，并与有关真实资料一同送合同归口管理部门验核。

合同对当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保，其中以保证形式做出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。

上述所列各种文件为合同不可缺少的组成部分（附件），其文件为复印本时，须加注“与原文件核对无误”字样，并由核对人签字。

第九条凡对外合同谈判，必须有公司法律顾问和经济技术专业人员参加。

第十条合同除即时清洁者外，一律采用书面形式。凡国家或行业有标准或师范文本的应优先适用。

当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。

计划单、任务单（书）、预算单（书）、等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。

第十一条合同的起草应由乙方或以乙方为主承担，语言应严谨、简练、准确。

合同中的术语，特有词汇、重要概念应设专款解释。

合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。

除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。

第十二条合同应当包括以下内容：

1、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电影化、法定代表人姓名、职务、代理人姓名、职务、联系方式；

2、标的；（必须明确具体）

3、数量和质量，包括检测标准和方式；

4、价款或酬金，包括支付方式和时间；

5、履行的地点、期限和方式；

6、双方的权利和义务；

7、违约责任；

8、争议解决方式；

9、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

10、附则包括：

正副本的份数、

生效的时间和条件、

附件名称；

签约的地点、日期；

签约各方开户银行及账号；

法定代表人或代理人签字；

签约各方公章或合同专用章，本方合同专用章。

第十三条法定代表人授权委托代理人签订合同时，必须签署授权委托书。

授权委托书必须明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。

重大合同，须经本公司董事长会同中业兴达电力实业有限公司总经理每次单独一次性特别授权。

第十四条合同签订之前，承办人（直接责任人）应将合同草案及与合同有关的证明材料提交经营开发部、综合办公室、财务及其相关部门审查会签后，报送主管领导或委托代理人签订合同。

经营开发部、综合办公室、财务及其相关部门在审查合同草案时，可根据需要，要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。承办人应对其提供的材料的真实性负责。

审查意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的否定。

第十五条经营开发部、综合办公室、财务对合同审查的内容包括：

1、合同的经济性：

市场需求情况属实；

市场需求预测可靠、合理；

投入产出核算经济、准确；

2、合同的技术性：

工程技术依据真实、可靠；

技术措施完备、可行；

技术标准、参数科学、真实、可行。

3、合同的可行性：

整体项目技术具有可靠性；

经济效益或社会效益具有真实性；

资产、资金使用效果的财务可行性；

具有可操作性。

4、合同的安全性：

涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施；

无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。

5、资金、资产的合法性：

资金来源合法，资产的所有权明确、合法；

资金使用和资产动用的审批手续合法；

资金、资产的用途及其使用方式合法。

6、价款、酬金和结算的合理、合法性：

价款、酬金的确定正确、具体、合法；

资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法；

与仅仅、资产等有关的其他事项。

7、索赔条款的合法性。

8、经营开发部、综合办公室、财务认为需审查的其他内容。

第十六条会签部门在审查合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审查意见中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还承办人。

承办人修改之后应按第十四条规定重新办理。

结束审查后，应将审查意见连同合同草案退还合同承办人，由合同承办人报送法定代表人审核签署。

第十七条主管领导根据各审查部门审查意见书，决定是否签约。

1、决定签约时，公司法定代表人应在全部合同文本上以同一形式签字，交由中业兴达电力实业有限公司市场企划部加盖总公司或本公司合同专用章；

2、决定不予签约是，应以书面形式明确意见。

第十八条公司采用合同专用章制度，合同专用章由总公司市场企划部管理，其保管、使用方法依照总公司制定。

第十九条签约原则上不得使用转委托方式，必须使用时，应事先征得委托人同意，并由公司法律顾问审查复代理人资格。

第二十条公司各职能部门不得以自己的名义对外签定合同，如确应业务需要，应由主管部门领导书面特别授权。

第二十一条任何人不得以任何形式泄露合同涉及的商业、技术秘密。

第四章合同的履行

第二十二条合同正式生效前，不得实际履行合同。

合同生效后，必须全面、及时、实际履行合用；除法律另有明文规定约定外，不得替物履行或转让、转卖合同。

第二十三条任何人发现对方不履行或不适当履行合同，应立即通告承办人，承办人应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。

异议文件须经法律顾问审查，企划不备案。

收到对方履行异议时，承办人亦应在法定或约定期限内以法定或约定方式予以答复并及时报企划部备案。

第五章合同的变更和解除

第二十四条变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。

第二十五条变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限作出。

第二十六条变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。

第二十七条合同变更解除的程序与合同签订程序相同。

第六章合同纠纷的处理

第二十八条合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。

协商或调解不能达成协议时，可选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。

第二十九条合同发生纠纷时，承办人应及时通知有关部门和人员，并报企划部；同时应迅速收集下列有关证据；

1、合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；

2、有关票据、票证；

3、质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

4、证人证言；

5、其他有关材料。

第三十条合同发生纠纷后，承办人须及时将纠纷及处理情况报企划部备案。

第三十一条仲裁或诉讼解决纠纷时，承办人应与企划部协商确定代理人、诉讼方案等，并向公司主管领导报告。

第三十二条调解书、协议书、裁决书、判决书、原件应与合同正本一并由企划部归档，副本或复印本可交承办人、有关部门或人员使用。

第三十三条企划部和各业务部门应在各自管理权限内建立合同台账并对文本妥善管理。

合同台长内容包括：

1、合同文本及份数、各文本存置纪录；

2、承办人登记；

3、合同附件、审查意见及其他有关文件；

4、履行情况记载；

5、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。

第三十四条对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，承办人应及时向企划部并经公司主管领导同意，向人民法院申请强行执行。

第三十五条公司实行重大合同备案制度。

第七章检查与奖励

第三十六条对在合同管理工作中作出成绩者及避免或挽回经济损失者将予以表彰和奖励。

第三十七条有下列情况之一，情节严重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以通报批评或行政处分；构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。

1、不按本办法签订合同的；

2、签订有重大缺陷或无效合同的；

3、审查人员无正当理由延误审查时间或未审出合同缺陷的；

4、未依法律和本办法规定履行变更或解除合同的；

5、提供虚假资料的；

6、未按规定进行授权或转委托的；

7、发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施的；

8、应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的；

9、在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的；

10、泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的；

11、在合同管理过程中有其他失职行为的。

第八章附则

第三十八条本办法自通知发布之日起施行。第三十九条本办法解释权属经营开发部。