UFZSSUPU采购管理用户手册

北京英斯泰克视频技术有限公司

操作手册

、部门职责：采购部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有：

1、维护供应商资料，进行供应商资料的维护和添加，加强供应商资源管理。

2、及时录入、审核采购订单，为总调室安排生产提供依据。

3、及时取得客户开出的采购发票，录入系统，并及时送交到财务。

4、准确掌握采购发票和采购入库单之间的对应关系，做好采购结算，确定采购成本

5、及时、全面掌握供应商供货质量、价格，优化供应商结构

6、作好各种采购统计，需款分析，为决策层提供分析数据。

二、部门岗位划分：

采购助理：采购管理模块供应商分类、供应商档案、采购订单/采购到货单/采购发票的录入、账表查询。

采购经理：对于采购订单的最终审核、对于账表查询、供应商分析质检员：检验所购的原材料质量，对不合格的通知采购人员作到货退回，对合格品出据质

检单；检验公司产成品的质量情况，出据质检单方可以进行入库处理和发货处理。总调室人员：内请购单录入审核、部分采购订单的录入

三、采购管理模块的作用及与其他模块的关系采购管理模块可以对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、订货、到货、入库、开票、

采购结算的完整采购流程

四、英斯泰克采购管理系统业务处理流程：

业务编号PU-001 业务名称采购入库

备注

1.企业应该就期初已经收到供应商的发票但货物尚未入库的发票和货物已入库但尚未收到供应商发票的入库单作为采购系统的期初数据录入，以利于以后的核销处理。录入完毕后再进行采购的期初记账。

2.简化计量单位组，钢板以张为主计量单位（采购、规划、领用均以张为单位），放弃

包的单位，钢管以根为主机量单位（采购、规划、领用均以根为单位）

系统流程：

1、总调部门根据生产任务考虑库存量结存、安全库存等因素进行规划运算，规划生成采购计划。由

总调、财务、总工进行确认，审核完毕后，最终由总调在系统中进行审核，进行打印下发到采购部门。

2、采购部门根据总调室下发的采购计划，进行对外的询价、订货处理，在系统内拷贝生成采购订

单。

3、采购订单由本部门经理、总调进行审核，手工审核完毕后（具体手工审批流程参考公司

相关采购合同管理规定），由总调在采购管理模块内对采购订单进行审核。

4、供应商材料送到后，由采购人员在采购管理模块中添置到货单通知单，进行打印，库房

根据到货通知单，通知质量检验人员进行材料入库前检验。

5、质量检验人员对入库材料进行检验，检验合格后填写质检单；凭采购人员的到货通知单

和质检单，库房记账人员在库存系统根据采购到货单生成采购入库单进行打印（一式5联？财务、库房、总调、采购），库房管理人员点收实物后手工在采购入库单上进行签字，由仓库主管在系统内进行采购入库单审核

6采购发票（增值税发票/零售发票、运费发票、港杂费发票）到齐后，由财务往来会计进行采购结算，同时作付款或挂账处理；如果月末未作采购结算处理，则系统自动记录为暂估结算。

五、部门日常业务系统处理：

5.1、日常业务类型的界定：

采购类型分类：分为材料采购、商品采购、国外采购，根据采购统计和财务核算的需要，在采购订单的表头栏目内必须选择对应的采购类型，从以上3种分类中进行选择。

业务类型按照结算情况分为两种进行界定：

普通采购业务：无论付款方式是赊购还是现结，如果采购的货物要入仓库，在增加销售订单时选择业务类型为普通采购业务。具体操作见普通采购业务处理流程

直运米购：米购的商品不经过公司库房，直接将商品从供应商处发送到客户方的米购业务，在增加采购订单时选择业务类型为：直运采购。具体操作见直运采购业务处理流程。

因为两种处理方式的业务核算存在不同，所以在增加采购订单时一定要区分清楚。

5.2、应明确的问题：

1.各个存货应尽量简化该存货所使用的计量单位个数，以已有的存货为例：

2.钢板和钢管设定浮动换算率，钢板只有张和公斤两个计量单位，其中张是主计量单位

各个系统都如此），采购时的包必须换算成张。钢管只有根和公斤两个计量单位，其中根是主计量单位（各个系统都如此），其他存货都遵循这个原则，能用单计量单位的尽量用单计量单位，必须用多计量单位的存货要和其他系统关键用户协商

3.存货档案维护和添加由总调度室完成，采购部门如果用到存货档案中没有的存货，要及时通知总

调度室添加，并告知该存货的相关信息。总调度室添加档案时要遵循对换算率的要求，另外要注意: 一种存货只能有唯一的编码，唯一的名称，对于同种存货但不同规格型号的存货要给不同的编码和名称；. 存货档案中的存货属性和计量单位应录入准确；存货档案中的存货参考成本应该尽量录入，以方便规划资金的使用；存货档案中的存货提前期应该尽量准确，以便总调度室合理规划生产和采购的日期；对于比较重要的存货要在存货档案中设立安全库存、最低库存和最高库存，从而为资源的合理配置提供基础资料，才可以实现库存预警

4.供应商档案由采购经理维护，新增供应商时由采购关键用户录入，要注意：供应商的档案应该尽

可能完整，以方便以后的使用；供应商的的编码、名称、简称必须唯一，各部门要做好沟通工作，杜绝出现多种称谓，供应商的全称必须准确；供应商档案的其他部分要尽量填写清楚，为往来管理提供坚实准确的平台，达到资源共享的目的；供应商的税号、开户银行尽量填入，为开出和收到增值税票作准备

5.采购单据处理时应该首先明确该笔采购行为所采购的货物是否要入库，如果要入库则业务类型选

择普通采购，如果不需要入本公司的仓库，直接运到客户那里，则业务类型选择直运采购

6.有可能在企业的采购业务中，由于运输、装卸等原因采购的货物会发生短缺毁损，

应根据不同情况，作出相应的账务处理。属于定额内合理损耗的，应视同提高入库

货物的单位成本，不另作账处理；运输部门或供货单位造成的短缺毁损，属于定额外非合理损耗的，应根据不同情况分别进行账务处理。因此企业应在此事先设置好

本企业可能发生的非合理损耗类型以及对应的入账科目，以便采购结算时根据具体

的业务选择相应的非合理损耗类型，并由存货核算系统根据结算时记录的非合理损

耗类型自动生成凭证

5.3 、基础档案：