房地产企业合同管理制度
合同管理制度
1、总则
1.1为规范本公司与合同相关的行为，有效防范风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律的规定，结合本公司的具体情况，特制定本制度。
1.2 凡属于本制度未作规定的事项，或者对本制度条款有不同解释时，或者欲不遵循本制度的规定处理合同事务时，应当报董事长批准方可执行。
1.3 本制度所称合同是指本公司与其他平等民事主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议（不包括公司与员工签订的《劳动合同》）。
本公司与各级国家立法机关、司法机关、行政机关、人民代表大会及其常务委员会等，基于国家公权力而设立、变更、终止权利义务关系的行为，参照本制度执行。
本公司所有的对外合同行为应当采用书面形式。但是，本公司与其他平等民事主体之间，设立、变更、终止符合如下特征之一种或者数种的合同，可以采用口头形式：
1）可以及时履行完成，且总金额在5000元以下（含本数）的合同；
2）不能及时履行完成，但是总金额在1000元以下的合同；
3）经总经理同意可以不采用书面形式的合同。
以口头形式实施的合同行为，应当参照本制度的规定执行。
1.4 本制度中的业务部门是指，依据公司对该部门的职责分配或者公司上级领导的指示，全面参与合同订立、履行、变更、转让、纠纷处理、档案保存等工作的部门。
业务部门负责合同相关各环节工作的具体实施。
1.5 总经理负责对本公司的合同事务进行审批，其审批权限包括：依据本制度的规定，对业务部门就合同工作提出的实施方案，享有同意权限、否决权限及提出相应处理意见的权限。
对于总经理的审批意见，业务部门应当遵照执行。
1.6 本公司财务部门为合同订立过程中财务问题的审查部门，审查权限包括：1）本公司依据合同履行付款义务是否存在障碍；
2）对于出具票据的问题，建议采用“先款后票”的方式，还是“先票后款”的方式；
3）业务部门在合同履行过程中处理财务问题时，需要注意的事项；
4）其它相关问题。
所有待签合同应当先经财务部门审查，然后再报总经理审批。
1.7 除本制度明确规定以外，本公司各部门在处理所有与合同相关的事务时，应当随时与法律顾问联系，获取专业服务。若由于未充分利用法律顾问而导致工作失误，该部门负责人应当依据本制度相关规定承担责任。
2. 合同的订立
2.1对于金额在5000元以上的合同，业务部门在开展合同签定前的工作以前，应当事先征得总经理同意。
对于使用次数在二次及以上的格式合同，经总经理同意后，业务部门可以不执行前款工作。
2.2 在确定签定合同的意向后，业务部门应当及时调查如下信息：
1）对方的主体资格，包括但不限于：
a）是否符合公司法等法律的一般规定；
b）是否符合合同对主体资格的特别要求。
2）对方的履约能力；
3）对方代理人的代理权限（对方代表是法定代表人的除外）；
4）其它影响我公司利益的信息
2.3 若对方当事人是非自然人，则业务部门在合同谈判前应当从对方当事人处取得如下书面材料：
1）对方当事人盖章的营业执照复印件，以及对方当事人盖章的相关资质证明复印件；
2）对方法定代表人签字并盖章的授权委托书（适用于非法定代表人代表对方与我公司签定合同），或者对方法定代表人身份证复印件（适用于法定代表人代表对方与我公司签定合同）；
3）其它相关书面材料。
若对方当事人是自然人，则业务部门在合同谈判前应当从对方当事人处取得如下书面材料：
1）对方的居民身份证复印件（确保与原件一致）；
2）其它相关书面材料。
2.4业务部门在实施2.2和2.3条所述工作的同时，还应当会同法律顾问实施如下工作：
1）拟订待签合同，或者针对对方的合同样本提出修改意见；
2）拟订谈判思路、方案。
2.5 业务部门在完成2.2～2.4条规定的工作以后，应当及时与对方当事人进行谈判，并及时向总经理汇报谈判内容和进展情况。
2.6所有待签合同在定稿以后，业务部门经办人应当填写《合同评审表》，并按
经办人――法律顾问――业务部门负责人――其他相关部门及财务部――总经理的顺序进行审批。
标的在10000元以上的合同必须经法律顾问评审，标的在10000元以下的合同可以不经过法律顾问的评审。
法律顾问评审后，应当在《合同评审表》上填写法律意见，法律意见应当包括但不限于如下内容：
1）该合同订立后，我方可能面临的法律风险；
2）法律顾问对前述风险与我公司利益关系的分析；
3）最大限度规避风险的操作方式；
4）是否赞成订立合同的建议。
法律顾问应当签字确认法律意见，并将该《合同评审表》和与之对应的合同一起加盖律师骑缝章。
2.7业务部门应当依据法律顾问的法律意见、自己对待签合同在业务操作上的认识，向公司出具是否订立合同的建议。
2.8合同评审通过后，业务部门负责人则应当以本公司授权代表的身份在合同上签字。然后由经办人持《合同评审表》和我公司授权代表已经签字的合同，到公司印章管理部门办理盖章、领取授权委托书等手续。
2.9在合同签字、盖章时，业务部门应当履行如下职责：
1）合同书为二页及以上时，在各页边缘处应当同时由对方当事人与我公司加盖骑缝章；
2）应当确认对方当事人的骑缝章、最后签字页上的章、营业执照复印件上的章一致，且清晰可见；
3）对方当事人与我公司都应当签署日期。
合同的签字、盖章工作，原则上应当选择采取如下方式进行：双方当面签字
与盖章；对方当事人先签字、盖章，然后由我公司签字、盖章后交给对方当事人；双方先分别就部分合同签字、盖章，然后再交换签字、盖章。
若采取我公司先签字、盖章，然后由对方当事人签字、盖章后交给我公司的方式，则业务部门应当在我公司签字、盖章之次日起的5日以内收回我公司应当持有的合同。
2.10对方当事人与我公司均在合同上签字、盖章以后，业务部门应当及时分别向财务审计部、档案管理人员提供原件一份。业务部门应当保留原件或复印件一份。未经总经理同意，业务部门不得向其他任何组织、个人提供合同原件或者复印件。
3. 合同的履行与纠纷处理
3.1 合同生效以后，业务部门应当积极准备履行合同需要的条件，并应当依据合同与法律的规定履行我公司的义务。
若合同订立后未及时生效，则在此期间，业务部门应当做好履行合同的各项准备。
在不违反合同与法律规定的前提下，业务部门应当选择最有利于我公司利益的方式履行合同。
3.2 在我公司向对方当事人履行合同的过程中，业务部门应当及时向对方索取我公司已经履行义务的书面凭证。
对于需要签字、盖章的书面凭证，应当要求对方当事人的法定代表人签字且公司盖章，或者代理人签字。
3.3业务部门应当客观预测我公司的履约能力，若预测结果显示我公司存在不能按期履行合同的可能，则业务部门应当及时向总经理汇报。总经理应当尽快采取措施，以防止我公司违约。
若我公司已经违约，则业务部门应当及时与对方当事人联系，以争取对方当
事人给予宽限期，同时应当在违约事实发生的当日内，向总经理报告。业务部门应当在总经理的指导下，尽快妥善处理相关问题。
业务部门在向总经理报告的同时，应当在违约事实发生次日起的1日内，要求法律顾问出具书面处理建议，业务部门应当要求法律顾问签字确认。若处理建议为二页及以上，则应当要求法律顾问在每一页上签字。
业务部门应当在违约事实发生次日起的2日内，将法律顾问的处理建议原件报总经理，总经理最后决定处理方案。
3.4 业务部门应当要求对方当事人依据合同与法律的规定履行合同。
若对方当事人违约，则业务部门应当在违约事实发生的当日内，向总经理报告。业务部门应当在总经理的指导下，尽快妥善处理相关问题。
业务部门在向总经理报告的同时，应当在违约事实发生之次日起的1日内，要求法律顾问出具书面处理建议，业务部门应当要求法律顾问签字确认。若处理建议为二页及以上，则应当要求法律顾问在每一页上签字。
业务部门应当在违约事实发生次日起的2日内，将法律顾问的处理建议原件报总经理，总经理最后决定处理方案。
4. 合同的变更、转让、权利义务终止
4.1 合同签定以后，若对方当事人提出变更合同条款，或者业务部门认为需要变更合同条款；业务部门应当及时向总经理报告。若总经理提出变更合同，则业务部门无需报告。
若决定变更合同，则业务部门应当按照本制度2.4～2.10条的规定，与对方当事人订立补充协议。
4.2 若需要将合同中的权利、义务转让给第三人，我公司应当与受让方订立书面协议。业务部门应当比照本制度第二章的规定履行职责。
4.3 合同生效以后，原则上应当以履行完成的方式终止。若需要以其它方式终止
合同，应当由总经理决定。
5. 其它
5.1公司统一制作授权委托书。公司的印章管理人员负责管理授权委托书。
5.2 业务部门应当经总经理同意后，方可领取授权委托书。总经理应当告诉授权委托书管理人员受托人的权限。
业务部门领取授权委托书时，应当按照总经理同意的权限，填写完整授权委托书存根与正文的全部内容。
若业务部门需要领取空白授权委托书，应当由总经理同意。
5.3 除本制度另有规定外，与合同相关的所有资料原件，应当由专门的档案管理人员保存。业务部门在交付资料原件时，应当遵守如下规定：
1）对于自合同生效之次日起三个月内履行完成的合同，业务部门应当自合同履行完成之次日起的5个工作日以内，将所有资料原件分类汇编成册，并交给档案管理员。
2）对于自合同生效之次日起三个月内不能履行完成的合同，业务部门应当在合
同签定之次日起的5个工作日以内，将合同签定前的所有资料原件交档案管
理员。然后，自合同履行完成之次日起的5个工作日以内，将其他所有资料
原件分类汇编成册，并交给档案管理员。
5.4 发生仲裁、诉讼的合同档案中，应当包括仲裁、诉讼的全部资料。