行政管理之快递管理规定

1.0目的

规范公司收、发快递管理，防止快递丢失，降低运行风险，控制管理成本，确保公司快递的收发工作及时、准确、高效、安全。

2.0适用范围

本规定适用于000物业总公司、分公司。

3.0权责

3.1总公司行政办公室负责管理规定起草、编制、修订、监督。

3.2分公司行政办公室负责每月至少一次检查监督各区域快递管理情况，对存在问题或违规操作的区域应及时形成书面报告材料，向分公司负责人和总公司行政办公室报告。

3.3行政办公室每月月底前将本月快递费用按使用部门分类核算，形成费用分摊表。3.4同属一个不可分割区域办公场所应独立设立一名兼职快递管理员负责本区域快递的跟踪、登记、分发等工作；区域界定和划分由各分公司行政办公室自行设立，并将相关设立情况向总公司行政办公室报备。

4.0工作程序

4.1定义

快递物品：指公司或员工因工作需要，寄送或收取的文件资料、货物以及其他与工作相关货品等。

4.2收件管理：

4.2.1快递管理员收取快递时间为周一到周五正常上班时间；如遇休息日或请假，应指定相关人员代为收取保管货物和底单，并按要求做好相关记录。

4.2.2快递由快递管理员统一接收（快递管理员不在其位时可委托指定人员代收）。同时快递管理员检查快递包装是否完好无损，核对收件人是否为公司员工，若收件人非公司员工，应当场退回。

4.2.3快递管理员确认签收后，在《快递收件登记表》上进行登记并通知收件人取件（收件人需填写收件物品名称详细）。若收件人当时不在公司，快递管理员需电话通知收件人，以免耽误公务。

4.2.4遇到到付费快递，快递管理员应联系收件人亲自付费签收，若其本人不在，可电话联系本人由其指定代收人签收。快递管理员不负责垫付任何到付费用。

4.2.5贵重物品和公司机密文件，原则上由快递管理员通知收件人到快递管理员处自领，如收件人无法领取时，由快递管理员与收件人确认后再办理代收手续。自领者需携带相关身份证明，如需代领，代领人也需出示相关身份证明后方可办理代收手续。

4.2.6快递管理员签收所有快递件必须进行登记，并让收件人签收，若收件人不在，可通知部门相关人员直接签收。

4.3发件管理

4.3.1快递公司的选择：选择原则是高效率、低成本、安全好。快递管理员对寄件人所选快递公司的合理性进行评定，原则上属证照类快递必须使用邮局EMS签回单形式进行快递，其他物品有权根据公司选择的供应商选定合适的快递公司。

4.3.2填写快递单：由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料（地址、收件人、联系电话、邮编等）。快递管理员电话通知快递公司取件，并妥善保留好相关单据，并把单号告诉发货人，由发货人自行跟踪。

4.3.3检查与包装：快递管理员负责对寄件进行检查审核，并把所寄物品的属性进行详细登记，检查审核通过后，由寄件人按照快递公司的包装要求进行包装，并把快递单贴于包装盒上。

4.3.4公司发件时间：快递发件时间为周一至周五每日10：00-16：00之间，16时之后列入次日快递。如遇周六发件的，寄件人应在周五17：00前告知快递管理员并登记，物品由值班人员保管并发递。

4.3.5寄件人自行清点及打包好物品（发货人应打包扎实确保在运输过程中安全可靠）交到快递管理员并详细填写《快递发件登记表》。未经登记、错误登记、拒绝登记及登记不全者，快递费用及后果由其寄件人承担，不计入公司快递费用报销中。

4.3.6底单按月份与登记表一同保存；月底结算快递费用。快递管理员负责核对费用清单，核对无误须经部门负责人、公司负责人签字确认后，由财务管理部进行支付。

4.3.7私人快递，一律由本人自行承担，不得使用公费。

4.3.8公司所有寄件的快递单统一由快递管理员保管（保管期为一年），便于对账和查询；如寄件人需保留寄件单，仅限保留复印件。

4.3.9保价：为避免风险，超过1万元的物品不可快递，寄5000元至10000元的物品和易碎、易损件必须进行保价，若未保价而物品发生损坏的，寄件人将酌情承担相应责任。

4.4遗损件索赔

4.4.1寄（收）件人发现所寄（收）快递发生遗失或损坏的，应第一时间将单号报到行政办公室，由快递管理员与快递公司跟进索赔，寄（收）件人须给予相关配合。

4.4.2快递管理员须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》上，便于查询和统计快递件的遗失/损坏率和评价快递公司的服务水平。

4.4.3未经授权许可，所有人员不得接收或拆看非本单位（个人）邮件／快递，违者视情处罚。

4.5快递审批权限

各部门、各管理处因工作需要快递，需填写《快递申请表》，并按如下流程审批：

4.6其他规定

4.6.1寄件人不得寄递具有爆炸性、易燃性、腐蚀性、放射性、毒性的危险品、枪支弹药、毒品、淫秽制品等以及麻醉药品、精神药物、现金、金银及一切国家法律、法规、快递行业主管部门及其他行政管理部门规定的禁、限寄物品，违法交寄的法律后果由寄件人承担。

4.6.2严禁公费寄私人物品，一经发现按该单快递费的5-10倍处罚快递管理员。

4.6.3快递管理员每月对所有寄件费用按部门进行统计，发件部门负责人签字确认。4.6.4为了保证快递管理员已签收快递件的安全和维护公司服务的形象，要求收件人（代收人）必须在快递管理员通知后当天即将快递件从快递管理员手中领走。

4.6.5快递管理员已签收快递并通知收件人来领取后，如当天未领走造成遗失或损坏由收件人自行负责。

5.0相关文件

无

6.0记录表格

6.1《快递申请表》

6.2《快递发件登记表》

6.3《快递收件登记表》

6.4《寄件费用分摊表》

6.5《快递遗失/损坏登记表》